用於辦公設備的安全管理裝置及用於辦公設備的安全管理方法
2023-05-21 18:24:41
專利名稱：用於辦公設備的安全管理裝置及用於辦公設備的安全管理方法
技術領域：
本發明涉及用於諸如MFP(多功能外圍設備)的、具有多種作業功能的辦公設備的安全管理裝置及安全管理方法。對於本發明而言，辦公設備包括複印機、掃描儀、印表機、傳真機以及用作圖像處理裝置的PC。
背景技術：
已知具有擦除曾經存儲在其中的數據以防止信息洩漏的安全功能的辦公設備。例如，已經公開了一種提供視頻數據擦除部的技術(例如，參考日本專利申請公開出版物第2004-153516號)，該視頻數據擦除部裝配有一部件，該部件根據將將被擦除的視頻數據作為輸出的每個處理模式所需的安全等級，控制將由視頻數據擦除部執行的擦除操作的次數，以允許用戶任意選擇擦除將要擦除的視頻數據的次數。
然而，近些年來，辦公設備，特別是MFP，被製造為顯示複雜的作業功能，因此如果其具有簡單擦除數據的安全功能，就將不再令人滿意。另一方面，辦公設備的部分用戶對使用這種安全功能的需求可以根據所述的作業功能有較大變化，並因用戶的不同以及作業的不同而有較大變化，所以必須滿足不同的需求。另外，在需要改善和擴充這樣的安全功能的同時，還要求減少合適作業處理速度的降低。
發明內容
因此，鑑於上文指出的問題，本發明的目的在於提供一種用於辦公設備的安全管理裝置，以提高辦公設備的安全管理的自由度，從而改善辦公設備的安全性和可操作性。
在本發明的一個方面，通過提供一種用於具有多種作業功能(feature)的辦公設備的安全管理裝置來實現上述目的，該裝置包括安全功能設定部，用於對應於每個作業功能設定安全功能；以及安全功能執行部，用於對應於將要執行的作業，在作業執行時，執行由安全功能設定部設定的安全功能。
在本發明的另一方面，提供了一種用於管理具有多種作業功能的辦公設備的安全的安全管理方法，該方法包括安全功能設定步驟，用於對應於每個作業功能設定安全功能；以及安全功能執行步驟，用於對應於將要執行的作業，在作業執行時，執行在安全功能設定步驟中設定的安全功能。
如上文中詳細限定的，根據本發明，提供了用於辦公設備的安全管理裝置、安全管理方法以及安全管理程序，以提高辦公設備的安全管理的自由度，從而改善辦公設備的安全性和可操作性。
圖1是應用本發明的實施例的圖像形成裝置(MFP)的示意性框圖，示出其結構。
圖2是圖1的圖像形成裝置的硬碟的示意圖，示出其結構。
圖3是為每個作業功能設定安全功能的操作(每個作業功能的安全功能設定操作)的流程圖。
圖4是用於為每個作業功能設定安全功能的安全功能設定圖像的示意圖。
圖5是用於為用戶管理安全功能的表。
圖6是用於為用戶管理特殊安全功能的表。
圖7是為每個作業設定安全功能的操作(每個作業的安全功能設定操作)的流程圖。
圖8是當為每個作業設定安全功能時，將在顯示面板上顯示的安全功能設定圖像的示意圖。
圖9是用於管理作業的表。
圖10是在PC顯示屏幕上的印表機驅動器的UI圖像的示意圖。
圖11是執行作為作業功能的複印功能的操作的流程圖。
圖12是文件寫入程序的流程圖。
圖13是文件讀取程序的流程圖。
圖14是文件刪除程序的流程圖。
具體實施例方式
現在，將參照示出本發明的優選實施例的附圖，更加詳細地描述本發明。
圖1是應用本發明的實施例的圖像形成裝置(MFP)的示意性框圖，示出其結構；以及圖2是圖1的圖像形成裝置的硬碟驅動器(HDD)的示意圖，示出其結構。
應用本發明的實施例的圖像形成裝置包括掃描儀1、印表機2、操作/顯示面板3、HDD 4、CPU 5和存儲器6以及加密/解密部7，如果有必要，加密/解密部7用於將將要存儲到HDD 4中的數據加密並當讀出時將其解密。
HDD 4的存儲區被劃分為S1到Sn的多個分區，以與多種安全功能(例如，加密、擦除等)相對應，這在以下將更詳細地描述。已經由CPU 5和以下將更詳細描述的程序為對應安全功能處理的數據被存儲在HDD 4的一個分區中，並被從該分區中讀出。CPU 5以及以下將更詳細描述的程序形成本發明的存儲數據管理部。通過將為安全功能而處理的數據存儲在對應分區中的配置，可以提高數據處理速度。
(為每個作業功能設定安全功能)現在，將首先參照用於實施例的圖3的流程圖來描述為每個作業功能設定安全功能的操作。
首先，當用戶設定按扭被按下以設定用戶(S1，Y)以及安全功能設定按扭被按下以設定安全功能(S2，Y)時，在步驟S3中顯示如圖4所示的安全功能設定圖像。
參照圖4，包括「重寫」、「加密」等的多種安全功能被顯示在安全功能設定區域中，以對應於包括「複印」、「列印」、「文件」、「地址簿」等多種作業功能。當用戶按下區域中他(她)想要的一個按鈕時，他(她)為作業功能選擇了相應安全功能，以及當用戶按下「OK」按鈕時，他(她)設定了使用所選擇的安全功能。如果用戶不想要任何安全功能，則他(她)選擇相應的「關閉」欄位並按下「OK」按鈕。
當「OK」按鈕被按下時，在步驟S4中，CPU 5識別出安全功能被指定(S4，Y)，並將所指定的安全功能寄存在存儲器中(S5)。然後，當用戶選擇作業功能時，CPU 5實現為該作業功能而選擇的安全功能，同時執行對於該作業功能的處理。
圖5和圖6是用於管理安全功能的管理表。更具體地，圖5是用於為用戶管理安全功能的表，以及圖6是用於管理圖5中所示的特定安全功能的表。因此，在該實施例中，安全功能被設定用於用戶和作業功能的每種組合，並被管理。
在上述配置中，對本發明而言，步驟S1到S5是用於為作業功能設定安全功能的安全功能設定部的操作。更具體地，對本發明而言，步驟S1是用戶登記部(或步驟)的操作，以及步驟S3和S4是安全功能選擇步驟，而步驟S5是管理步驟。
(為每個作業設定安全功能)現在，將參照圖7的流程圖描述必要時每當執行作業時(作業對應安全功能設定操作)設定安全功能的操作，作為另一種操作模式。
首先，當按下排列在如圖8所示的顯示面板上的諸如「複印」、「傳真」、「掃描」等多種作業功能指定按扭中的作業功能指定按扭時(S11，Y)，在步驟S12中確定安全功能設定按扭是否被按下。例如，如果將「複印」選擇為作業功能，則與複印功能相關的圖像被顯示為如圖8的(a)所示，並確定「安全」按鈕是否被按下。
如果確定安全功能設定按扭被按下(S12，Y)，則顯示如圖8的(b)所示的安全功能設定圖像(S13)。安全功能設定圖像顯示了可用安全功能的類型，並且假設可用安全功能中的一種被選擇(S14，Y)，則寄存所選擇的安全功能(S15)並且為作業執行所選擇的安全功能。圖9示出用於管理所寄存的作業的表。換言之，對應於各個作業的安全功能被登記在表上。
雖然圖8示出了選擇「複製」的情況，但是如果選擇「列印」，則可以在如圖10所示的PC上顯示的關於印表機驅動器的UI圖像上設定安全功能。在這種情況下，可以設定諸如加密列印數據的安全功能，用於在列印操作後存儲和擦除數據。
可以不依賴於如圖3所示的、為每個作業功能設定的安全功能，獨立地設定作業對應安全功能設定功能。如果兩個功能彼此不同，則優選地給安全功能優先權。在實現本發明的這種模式中，可以轉換或取消用戶在一個作業接著一個作業的基礎上對應於作業功能設定的安全功能。沒有完成用戶設定的用戶也可以在不經過圖3的處理的情況下使用安全功能。
在上面的描述中，對於本發明而言，步驟S11到S14是作業對應安全功能設定部和安全功能選擇步驟的操作，並且對於本發明而言，步驟S15是管理步驟。
為了擦除數據，可以通過使用隨機數數據生成功能，用隨機數數據重寫將要擦除的數據，來快速地擦除數據，並根據重寫的次數提高擦除的確定性。在該實施例中，為了擦除數據，還可以將重寫的次數設定為安全功能。
現在，將通過執行用於複印功能的作業應用的實例，在下文中描述如何執行以上述方式設定的安全功能，以及如何形成本發明的安全功能執行部或作業對應安全功能執行部。
圖11是執行作為作業功能的複印功能的操作的流程圖。首先，當啟動鍵被按下時(S21，Y)，CPU 5檢測原稿的尺寸(S22)並確保對應於原稿尺寸的存儲區(S23)。然後，CPU 5打開文件(S24)。隨後，其通過掃描原稿臺上的原稿獲得視頻數據並將所獲得的視頻數據放到存儲器中(S25)。然後，其壓縮存儲器中的視頻數據(S26)並通過下文將更詳細描述的文件寫入程序來調用文件系統，以將壓縮數據寫到文件上(S27)。然後，其將頁數增加一(S28)並返回到啟動鍵。
當結束鍵被按下時(S21，N)、(S29，Y)，CPU 5通過以下更詳細描述的文件讀出程序將文件讀出(S30)。然後，將壓縮數據擴展(expend)並展開(unfold)到存儲器上(S31)。然後，其將數據傳輸到印表機(S32)並將頁數減一(S33)。然後，重複步驟S30到S33，直到頁數變成等於零(S34，Y)，並通過下文中將更詳細描述的文件刪除程序刪除文件(S35)。
現在，以下將參照圖12描述步驟S27中使用的文件寫入程序。首先，CPU 5確定HDD中的、將用於寫入數據的分區(S271)。可以基於如圖5和圖6中所示的安全功能管理表或圖9中所示的表中的作業ID，通過確定安全功能來確定分區。
如果所確定的分區是加密指定分區(S272，Y)，則CPU 5通過加密/解密部的加密部將文件加密(S273)並將文件寫入該分區。另一方面，如果所確定的分區不是加密指定分區(S272，N)，則CPU 5不對文件加密並將未加密的文件寫入該分區(S274)，然後結束該程序的處理。
現在，以下將參照圖13描述步驟S30中使用的文件讀出程序。首先，CPU 5從作業ID獲取作業功能、用戶以及安全等級(安全功能)(S301)。然後，CPU 5確定該安全功能是否是加密的安全功能(S302)，並且，如果其是加密的安全功能(S302，Y)，則將文件讀出(S303)並通過加密/解密部的解密部將文件解密(S304)，以結束該處理。另一方面，如果安全功能不是加密的安全功能(S302，N)，則CPU 5將文件讀出而無須任何解密(S305)並結束該處理。
現在，將參照圖14描述步驟S35中使用的文件刪除程序。首先，CPU 5確定與該處理相關的分區(或作業)(S351)。然後，如果該分區是有關加密的分區(加密指定分區)(S352，Y)，則CPU5使加密部操作(S353)。然後，如果擦除(重寫/擦除)被指定為安全功能(S354，Y)，則CPU 5調用用於重寫的刪除功能並重寫以擦除數據(S355)。另一方面，如果重寫/擦除沒有被指定為安全功能(S354，N)，則CPU調用刪除功能並擦除數據(S356)。
在圖12到14中示出的用於上述操作的程序中，步驟S272、步驟S302以及步驟S352和S354形成本發明的安全功能確定步驟，而步驟S273、步驟S304以及步驟S353和S355形成本發明的安全功能執行部或作業對應安全功能執行部(步驟)。
在該實施例中，雖然用於在裝置內部執行本發明的功能可以預先存儲在存儲器中，可選地，類似的功能可以從網絡下載到裝置或者從存儲有類似功能的記錄介質中安裝到裝置。對於本發明而言，可以使用的記錄介質包括能夠存儲程序的CD-ROM，只要裝置可以讀出用於這樣的存儲介質的程序。仍然可選地，可以通過預先安裝或下載獲取的功能，可以通過與裝置內部的作業系統(OS)協作來實現。
以上所述僅為本發明的優選實施例而已，並不用於限制本發明，對於本領域的技術人員而言，本發明可以有各種更改和變化。凡在本發明的精神和原則之內，所作的任何修改、等同替換、改進等，均應包含在本發明的保護範圍之內。
權利要求
1.一種用於具有多種作業功能的辦公設備的安全管理裝置，所述裝置包括安全功能設定部，用於對應於每種作業功能設定安全功能；以及安全功能執行部，用於對應於將要執行的作業，在作業執行時，執行由所述安全功能設定部設定的所述安全功能。
2.根據權利要求1所述的裝置，進一步包括用戶登記部，用於登記用戶；所述安全功能設定部適於對應於由所述用戶登記部登記的所述用戶以及所述作業功能，設定安全功能；所述安全功能執行部適於對應於與執行所述作業相關的用戶和所述作業，執行由所述安全功能設定部設定的所述安全功能。
3.根據權利要求1所述的裝置，其中所述安全功能設定部具有作業對應安全功能設定部，所述作業對應安全功能設定部用於在執行所述作業之前，設定所提供的多種安全功能中的期望安全功能，以對應於所述作業；以及所述安全功能執行部具有作業對應安全功能執行部，所述作業對應安全功能執行部用於在執行所述作業時，執行由所述作業對應安全功能設定部設定的所述安全功能。
4.根據權利要求1所述的裝置，進一步包括存儲數據管理部，用於為每個所述安全功能劃分用於存儲執行所述作業時處理的數據的非易失性存儲器的存儲區，並存儲所述數據。
5.根據權利要求1所述的裝置，其中所述安全功能包括重寫數據以將數據擦除的擦除功能。
6.根據權利要求1所述的裝置，其中所述安全功能包括加密數據的加密功能。
7.一種用於管理具有多種作業功能的辦公設備的安全的安全管理方法，所述方法包括安全功能設定步驟，用於對應於每個作業功能設定安全功能；以及安全功能執行步驟，用於對應於將要執行的所述作業，在作業執行時，執行在所述安全功能設定步驟中設定的所述安全功能。
8.根據權利要求7所述的方法，進一步包括用戶登記步驟，用於登記用戶；所述安全功能設定步驟適於對應於由所述用戶登記部登記的用戶以及所述作業功能，設定安全功能；所述安全功能執行步驟適於對應於與所述作業的執行相關的用戶和所述作業，執行在所述安全功能設定步驟中設定的所述安全功能。
9.根據權利要求7所述的方法，其中所述安全功能設定步驟包括作業對應安全功能設定步驟，用於在執行所述作業之前，設定所提供的多種安全功能中的期望安全功能，以對應於所述作業；以及所述安全功能執行步驟包括作業對應安全功能執行步驟，用於在執行所述作業時，執行在所述作業對應安全功能設定步驟中設定的所述安全功能。
全文摘要
本發明公開了一種用於辦公設備的安全管理裝置，以提高辦公設備的安全管理的自由度，從而改善辦公設備的安全性和可操作性。用於諸如MFP的、具有多種作業功能的辦公設備的安全管理裝置包括安全功能設定部，用於對應於每個作業功能設定安全功能；以及安全功能執行部，用於在執行作業時，對應於將要執行的作業，執行由安全功能設定部設定的安全功能。
文檔編號H04N1/21GK1805500SQ20051011720
公開日2006年7月19日 申請日期2005年10月28日 優先權日2005年1月11日
發明者高橋俊晴 申請人:株式會社東芝, 東芝泰格有限公司