文檔管理裝置、方法和程序的製作方法

2023-11-03 05:44:32

專利名稱：：文檔管理裝置、方法和程序的製作方法
技術領域：
：本發明涉及以電子方式保存文檔信息並進行管理的技術。
背景技術：
：在企業中，伴隨長年累月積累的高超的技術和豐富的知識和經驗的資料和信息-所謂知識(knowledge)-若積累為職員個人的技術訣竅，則存在因職員離職等而損失的危險性，如何在職員中共享這些知識，而且傳承到下一代，對於企業來說成為很大的課題。近年來，公司等組織內的各種報告書、技術資料等文檔的管理和保存從紙件形式逐漸電子化的動向成為主流。在這樣的動向中，希望有一種信息管理裝置，將不同形式的龐大數量的文檔信息建立體系來高效率地資料庫化，同時對於每日更新的文檔信息也能夠應對。以往，已知在進行文檔信息註冊時賦予分層結構的關鍵字的方法。在資料庫的用戶進行文檔信息註冊時，從具有大分類、中分類、和小分類的分層結構的關鍵字組中搜索適當的關鍵字而賦予。在該分層結構關鍵字的情況下，在用戶進行文檔信息註冊時，為了搜索可能相應的關鍵字，按照大分類、中分類、和小分類的分層結構指定關鍵字，因此需要將其展開顯示。將分層結構按順序展開並分配關鍵字的工作很麻煩，使用不方便，因此註冊文檔信息的用戶基本上都是在對新的文檔信息分配關鍵字時，僅註冊偶然發現的2、3個相應關鍵字就滿足了。因此，由於沒有對各個文本信息完全分配關聯關鍵字，因此即使在文檔信息檢索時用戶進行了關鍵字檢索，也找不到所需的文檔信息的情況頻繁發生。這樣，僅通過通常的分層結構關鍵字不能找到所需文本信息，而且在註冊時增加負擔，因此用戶不進行對於新文本信息的關鍵字分配工作或不進行足夠的分配。其結果，不能充分地搜索特意註冊了的文本信息。此外，在按照分層結構來檢索文本信息的工作中，若不理解該分層本身的構築方針或對於分類的考慮方法，則難以可靠地逐層前進。而且，在意識到走了錯誤的分支的時刻，連應該返回到何處都無法判斷而產生迷惑的情況。另一方面，在學問體系、技術體系、業務複雜化的過程中，即使對於知道某種程度的背景的專家、熟練者，分層探索也是困難的。為了解決這樣的分層結構關鍵字中的問題，作為從不同的觀點使用不同的關鍵字選項一覽畫面接受檢索用關鍵字來檢索文本信息的裝置，有專利文獻1所記載的裝置。在該專利文獻1所記載的裝置中，在關鍵字選項一覽畫面中，在一個畫面中最多能夠顯示150字左右的關鍵字。關鍵字選項一覽例如可以按照價值觀相同的每個組或業務將關鍵字進行分類準備。由於顯示了全部可選擇的關鍵字，所以使用分層結構關鍵字的資料庫的情況這樣的註冊的用戶的心理負擔降低，因此關鍵字的賦予率提高。例如，在如果不滾動則不顯示而隱藏關鍵字的一部分這樣的情況下，該不顯示的關鍵字在文檔信息註冊時被分配的概率，與關鍵字被一覽顯示而能夠看見的情況相比，非常低。這樣，將關鍵字選項全部配置在關鍵字選項一覽畫面中來顯示，從關鍵字賦予率的觀點出發也是很有效的。4此外，由於能夠利用同一畫面進行文本信息註冊和檢索，所以通過圖像而記住關鍵字的位置，因此關鍵字輸入負擔進一步減少。此外，具有相同要素技術的沒有經驗的年輕技術人員等尚未理解構築方針或對於分類的思考方法的用戶也可以經由該關鍵字找出熟練技術人員的文檔信息，並且能夠共享文檔信息。此外，專利文獻2所記載的信息管理裝置可以將文檔信息通過不同的兩個屬性分類註冊，並且能夠從與屬性對應的不同的關鍵字選項一覽中與關鍵字相關聯註冊。從而，能夠從不同的觀點使用不同的關鍵字選項一覽畫面接受檢索用關鍵字來檢索文本信息，並且能夠從各種觀點進行文檔信息的檢索，能夠以適當的關鍵字進行檢索。專利文獻1:國際公開WO/2004/081822號專利文獻2:國際公開WO/2006/030485號
發明內容但是，上述文獻記載的現有技術在以下方面具有改善餘地。在如上述的基於關鍵字選項一覽畫面的信息管理中，在跨越多個部門的信息的情況下，例如，在從題目或字符信息檢索需要的文檔信息的情況下，不能為了進行"對於A部提出的制表的資料"和"B業務中應反饋給C部的問題報告書"等的檢索而進行在部門之間能夠共同使用的"制表"或"問題報告書"這樣的關鍵字檢索。此外，對於某個部門的用戶重要的文檔信息很多情況下未必對於其它部門的用戶也是重要的。即，希望有一種在檢索的情況下，分別通過文檔信息檢索切口簡單地搜索對於每個業務、每個組織不同的重要的文檔信息，多餘的其它部門的不需要的信息不出現的結構。另一方面，在多個部門之間應該共享的知識的存在也不能忽視。本發明鑑於上述情況而完成，其目的在於提供一種能夠提高文檔信息的關鍵字檢索效率，並且能夠有效活用其它部門間的文檔信息的文檔管理裝置、方法和程序。根據本發明，提供一種文檔管理裝置，包括文檔信息存儲單元，以檢索文檔為目的，存儲文檔信息，所述文檔信息包含與所述文檔相關聯的至少一個關鍵字；不同部門關鍵字選項存儲單元，用於存儲分別包含專門關鍵字的多個不同部門關鍵字選項一覽，所述專門關鍵字分別與多個部門相關聯；共同關鍵字選項存儲單元，用於存儲包含對於所述多個部門共同的一般的關鍵字的共同關鍵字選項一覽；認證單元，從用戶接受部門的選擇以及認證信息的輸入，並進行對所述部門的登錄認證；關鍵字選項一覽顯示單元，從所述不同部門關鍵字選項存儲單元中讀出與由所述認證單元認證了的部門對應的所述不同部門關鍵字選項一覽，並且從所述共同關鍵字選項存儲單元中讀出所述共同關鍵字選項一覽，並將所述不同部門關鍵字選項一覽和所述共同關鍵字選項一覽顯示在一個畫面中；接受單元，接受所述用戶從所述關鍵字選項一覽顯示單元中顯示的所述不同部門關鍵字選項一覽或所述共同關鍵字選項一覽中選擇了的關鍵字；檢索單元，根據所述接受單元所接受了的所述關鍵字，檢索所述文檔信息存儲單5元；以及提示單元，對所述用戶提示所述檢索單元所檢索了的檢索結果。根據本發明，可以將按不同部門準備的關鍵字選項一覽提示給登錄到由用戶指定的部門的用戶，並使其選擇關鍵字。部門例如是指按照每個組織或業務等而劃分的組。從而，通過按不同部門設置關鍵字選項一覽，從而可以通過符合部門的專門且更適當的關鍵字來檢索文檔信息，並且能夠高效率地檢索必要的文檔信息，文檔檢索效率提高。此外，由於可以使用用戶慣用的適當的關鍵字來設定檢索條件，所以使用方便且操作性強，同時可以防止由關鍵字的選擇失誤引起的估計錯誤的檢索結果，檢索效率提高。此外，在沒有專門知識的其它部門的用戶檢索文檔信息的情況下，可以使用一般的共同關鍵字來進行檢索，所以方便性好。在上述文檔管理裝置中，可以包括文檔存儲單元，將所述文檔信息與所述多個部門中的其中一個相關聯，進而以分類為多個類別為目的，設置與各部門和各類別的組合對應的多個區域，並在該區域的其中一個中存儲所述文檔；以及檢索對象接受單元，從所述用戶接受以與所述多個類別的哪個相關聯的文檔信息作為檢索對象，可以是所述文檔信息存儲單元將所述文檔存儲在哪個區域中與其文檔信息相關聯而且存儲，所述檢索單元限縮到與所述檢索對象接受單元所接受的檢索對象的類別以及認證了所述用戶的所述部門對應的所述區域中，對所述文檔信息存儲單元進行檢索。根據該結構，由於能夠選擇檢索對象的部門和類別，從而限縮條件來進行檢索，所以文檔檢索效率提高，可以有效活用信息。在上述文檔管理裝置中，可以是所述認證單元接受對所述多個部門整體的登錄認證，並進行所述用戶的認證，所述檢索對象接受單元接受與所述多個部門中至少一個部門關聯的文檔信息作為檢索對象，所述檢索單元限縮到與所述檢索對象接受單元所接受的檢索對象的部門和類別對應的所述區域中，對所述文檔信息存儲單元進行檢索。根據該結構，由於能夠選擇檢索對象的部門和類別，從而限縮條件來進行檢索，所以可以防止徒勞地檢索不需要的信息，並且文檔檢索效率提高。在上述文檔管理裝置中，可以包括註冊關鍵字選項一覽顯示單元，將所述不同部門關鍵字選項一覽和所述共同關鍵字選項一覽顯示在一個畫面中，以便以檢索所述文檔信息為目的而註冊作為所述文檔的所述文檔信息而關聯的關鍵字；以及註冊接受單元，作為關鍵字而接受所述用戶從所述關鍵字選項一覽顯示單元中顯示的所述不同部門關鍵字選項一覽或所述共同關鍵字選項一覽中選擇了的關鍵字，所述關鍵字作為與所述文檔相關聯的所述文檔信息，並且可以將接受了的關鍵字與所述文檔相關聯地作為所述文檔信息而存儲在所述文檔信息存儲單元中。根據該結構，由於可以在一個畫面中閱覽一般的共同關鍵字和專門的不同部門關鍵字，同時分別賦予兩者的關鍵字，所以操作性好。從而，其它部門的用戶和註冊了所述文檔信息的用戶的部門的用戶都能夠進行更限縮的檢索。由此，例如，在跨越多個部門的信息的情況下，"對於A部提出的制表的資料"和"B業務中應反饋給C部的問題報告書"等的檢索也通過在共同關鍵字中舉出"制表"或"問題報告書"等關鍵字，從而關鍵字的註冊變得容易，同時能夠進行文檔信息的檢索。根據本發明，提供一種文檔管理方法，以檢索文檔為目的而將包含與所述文檔相關聯的至少一個關鍵字的文檔信息以電子方式保存在文檔信息存儲單元中並進行管理，其中，準備用於存儲所述文檔信息的文檔信息存儲單元，準備不同部門關鍵字選項存儲單元，所述不同部門關鍵字選項存儲單元用於存儲分別包含專門關鍵字的多個不同部門關鍵字選項一覽，所述專門關鍵字分別與多個部門相關聯，準備共同關鍵字選項存儲單元，所述共同關鍵字選項存儲單元用於存儲包含對於所述多個部門共同的一般的關鍵字的共同關鍵字選項一覽，從用戶接受部門的選擇以及認證信息的輸入，並進行對所述部門的登錄認證，從所述不同部門關鍵字選項存儲單元中讀出與認證了的部門對應的所述不同部門關鍵字選項一覽，並且從所述共同關鍵字選項存儲單元中讀出所述共同關鍵字選項一覽，並將所述不同部門關鍵字選項一覽和所述共同關鍵字選項一覽顯示在一個畫面中，接受所述用戶從顯示的所述不同部門關鍵字選項一覽或所述共同關鍵字選項一覽中選擇了的關鍵字，根據接受了的所述關鍵字，檢索所述文檔信息存儲單元，對所述用戶提示檢索了的檢索結果。根據本發明，提供一種文檔管理程序，用於控制計算機，所述計算機以檢索文檔為目的而將包含與所述文檔相關聯的至少一個關鍵字的文檔信息以電子方式保存在文檔信息資料庫中並進行管理，所述計算機包括存儲了所述文檔信息的文檔信息資料庫；不同部門關鍵字選項存儲單元，用於存儲分別包含專門關鍵字的多個不同部門關鍵字選項一覽，所述專門關鍵字分別與多個部門相關聯；以及共同關鍵字選項存儲單元，用於存儲包含對於所述多個部門共同的一般的關鍵字的共同關鍵字選項一覽，使所述計算機執行從用戶接受部門的選擇以及認證信息的輸入，並進行對所述部門的登錄認證的步驟；從所述不同部門關鍵字選項存儲單元中讀出與認證了的部門對應的所述不同部門關鍵字選項一覽，並且從所述共同關鍵字選項存儲單元中讀出所述共同關鍵字選項一覽，並將所述不同部門關鍵字選項一覽和所述共同關鍵字選項一覽顯示在一個畫面中的步驟；接受所述用戶從顯示的所述不同部門關鍵字選項一覽或所述共同關鍵字選項一覽中選擇了的關鍵字的步驟；根據接受了的所述關鍵字，檢索所述文檔信息資料庫的步驟；以及對所述用戶提示檢索了的檢索結果的步驟。另外，以上的構成要素的任意的組合、將本發明的表現在方法、裝置、系統、記錄介質、電腦程式等之間變換的產物，作為本發明的方式都是有效的。根據本發明，提供一種可以提高文檔信息的關鍵字檢索效率，並且能夠有效活用信息的文檔管理裝置、方法和程序。上述目的以及其它目的、特徵和優點通過以下敘述的優選實施方式以及伴隨其的以下的附圖而變得清楚。圖1是表示本發明的實施方式的文檔管理系統的結構的功能方框圖。圖2是表示圖1的文檔管理系統的文檔存儲單元的結構的一例的圖。圖3是表示圖1的文檔管理裝置的認證信息存儲單元的結構的一例的圖。圖4是表示圖1的文檔管理裝置的訪問權限存儲單元的結構的一例的圖。圖5是表示圖1的文檔管理裝置的文檔信息存儲單元的結構的一例的圖。圖6是表示圖1的文檔管理裝置的關鍵字一覽顯示畫面的一例的圖。圖7是表示圖1的文檔管理裝置的登錄畫面的一例的圖。圖8是表示圖1的文檔管理裝置的類別選擇畫面的一例的圖。圖9是表示圖1的文檔管理裝置的檢索結果畫面的一例的圖。圖10是表示圖1的文檔管理裝置的文本信息畫面的一例的圖。圖11是表示圖1的文檔管理裝置的綜合檢索畫面的一例的圖。圖12是表示圖1的文檔管理裝置的資料庫選擇畫面的一例的圖。圖13是表示圖1的文檔管理裝置的關鍵字檢索畫面的一例的圖。圖14是表示圖1的文檔管理裝置的動作的一例的流程圖。圖15是表示圖14的流程圖的繼續的流程圖。圖16是表示圖1的文檔管理裝置的文檔管理畫面的一例的圖。具體實施例方式以下，使用本發明的實施方式。另外，在所有附圖中，對同樣的構成元件賦予同樣的符號並適當省略說明。圖1是表示本發明的實施方式的文檔管理系統的結構的功能方框圖。本實施方式的文檔管理裝置100包括文檔信息存儲單元114，以檢索文檔為目的，存儲文檔信息，所述文檔信息包含與文檔相關聯的至少一個關鍵字；不同部門關鍵字選項存儲單元(不同部門關鍵字一覽存儲單元122)，用於存儲分別包含專門關鍵字的多個不同部門關鍵字選項一覽，所述專門關鍵字分別與多個部門相關聯；共同關鍵字選項存儲單元(共同關鍵字一覽存儲單元120)，用於存儲包含對於多個部門共同的一般的關鍵字的共同關鍵字選項一覽；認證單元108，從用戶接受部門的選擇以及認證信息的輸入，並進行對部門的登錄(login)認證；關鍵字選項一覽顯示單元(畫面選擇單元124、提示單元128)，從不同部門關鍵字選項存儲單元(不同部門關鍵字一覽存儲單元122)中讀出與由認證單元108認證了的部門對應的不同部門關鍵字選項一覽，並且從共同關鍵字選項存儲單元(共同關鍵字一覽存儲單元120)中讀出共同關鍵字選項一覽，並將不同部門關鍵字選項一覽和共同關鍵字選項一覽顯示在一個畫面中；接受單元(關鍵字接受單元130)，接受用戶從關鍵字選項一覽顯示單元(提示單元128)中顯示的不同部門關鍵字選項一覽或共同關鍵字選項一覽中選擇了的關鍵字；檢索單元132，根據接受單元(關鍵字接受單元130)所接受了的關鍵字，檢索文檔信息存儲單元114;以及提示單元128，對用戶提示檢索單元132所檢索了的檢索結果。8文檔管理裝置100例如是與LAN(LocalAreaNetwork,區域網)或WAN(WideAreaNetwork,廣域網)等網絡3連接的個人計算機(PC:PersonalComputer)、工作站、辦公室計算機等。文檔管理裝置IOO包括未圖示的控制單元(CPU(CentralProcessingUnit,中央處理器))、存儲器、顯示單元、操作單元。另外，在以下的各圖中，省略與本發明的本質無關的部分的結構。此外，文檔管理裝置100的各構成元件可以通過任意的計算機的CPU、存儲器、載入存儲器的本圖的用於實現構成要素的程序、存儲該程序的硬碟等存儲單元、以網絡連接用的接口為中心的硬體和軟體的任意的組合來實現。而且，其實現方法、裝置有各種變形例，這是本領域技術人員應當理解的。以下說明的各圖不是硬體單位的結構，表示功能單位的塊。本實施方式的文檔管理裝置100通過CPU執行存儲在存儲器中的文檔管理程序而實現。該文檔管理程序用於控制計算機(文檔管理裝置100)，所述計算機以檢索文檔為目的而將包含與文檔相關聯的至少一個關鍵字的文檔信息以電子方式保存在文檔信息資料庫(文檔信息存儲單元114)中並進行管理，計算機(文檔信息裝置100)包括文檔信息資料庫(文檔信息存儲單元114)，以檢索文檔為目的，存儲文檔信息，所述文檔信息包含與所述文檔相關聯的關鍵字；不同部門關鍵字選項存儲單元(不同部門關鍵字一覽存儲單元122)，用於存儲分別包含專門關鍵字的多個不同部門關鍵字選項一覽，所述專門關鍵字分別與多個部門相關聯；以及共同關鍵字選項存儲單元(共同關鍵字一覽存儲單元120)，用於存儲包含對於多個部門共同的一般的關鍵字的共同關鍵字選項一覽，使計算機(文檔管理裝置100)執行從用戶接受部門的選擇以及認證信息的輸入，並進行對部門的登錄認證的步驟(認證單元108);從不同部門關鍵字選項存儲單元(不同部門關鍵字一覽存儲單元122)中讀出與認證了的部門對應的不同部門關鍵字選項一覽，並且從共同關鍵字選項存儲單元(共同關鍵字一覽存儲單元120)中讀出共同關鍵字選項一覽，並將不同部門關鍵字選項一覽和共同關鍵字選項一覽顯示在一個畫面中的步驟(畫面選擇單元124、提示單元128);接受用戶從顯示的不同部門關鍵字選項一覽或共同關鍵字選項一覽中選擇了的關鍵字的步驟(關鍵字接受單元130);根據接受了的關鍵字，檢索文檔信息資料庫(文檔信息存儲單元114)的步驟(檢索單元132);以及對用戶提示檢索了的檢索結果的步驟(提示單元128)。文檔管理裝置100有線或無線連接到多個用戶終端1。文檔存儲單元10存儲與文檔管理裝置IOO管理的文檔信息相關聯的文檔。例如，是硬碟驅動器或各種記錄介質及其讀取裝置等。在圖1中，文檔存儲單元10是文檔信息存儲單元114的一個，但也可以是多個。此外，文檔存儲單元10可以通過網絡、串行或並行電纜直接或無線連接到文檔管理裝置亂圖2是表示本實施方式的文檔存儲單元10的結構的一例的圖。文檔管理裝置100包括文檔存儲單元IO，將文檔與多個部門140中的其中一個相關聯，進而以分類為多個類別為目的，設置與各部門140和各類別的組合對應的多個區域142，將文檔存儲在該區域142的其中一個中。具體來說，文檔存儲單元10對於多個部門140的每個具有多個區域142，一個文檔的文檔信息被存儲在一個區域中。例如，在組1(G1)的區域DB1中存儲有文檔ID為D0001和D0007等。另外，在本實施方式中，"文檔"包含由文字處理器生成的文檔文件、由制表軟體生成的電子數據表文件、由演示軟體生成的文件、PDF(PortableDocumentFormat，可移植文檔格式)文件、各種圖像文件、各種文本文件、圖像文件、語音文件、視頻文件、郵件、各種程序文件、各種數據文件、以及伴隨文檔的各種信息。各文檔被賦予文檔ID來管理。文檔信息除了關鍵字之外還包括各種信息，包含在圖10的文檔信息畫面330中可參照的各種信息。作為例子，可以包含文檔標題、生成者、生成開始日、最終更新日、生成語言、企業信息、所有者、工作號碼、內容、添加文件信息、關聯信息。進而，添加文件信息包含添加文件的文檔ID、名稱、使用者的有無、文件名、大小、備註、註冊日、註冊者、註冊者的所屬部門、更新日、更新者、更新者的所屬部門。此外，關聯信息包含信息ID、註冊的部門和區域、標題、生成者。部門140例如是按每個組織或業務等而劃分的組。作為例子，可以通過部或科、項目組等來區分。區域142例如可以將區域DB1設為存儲有關日常文件生成業務的文檔的區域。作為例子，包含營業資料和提議書、獲得資料等。區域DB2可以設為存儲有關該組固有的資料的文檔的區域。作為例子，包含成員日程、管理文件、金錢信息、營業一覽、苦心所得的經驗和技術訣竅、方便工具等。區域DB3可以設為存儲業務標準和指南、樣式等文檔的區域。作為例子，包含正式的業務流程、指南、手冊、合同書、業務樣式等。區域DB4可以設為存儲知識或Q&A等文檔的區域。作為例子，可以包含系統導入、維護相關的Q&A等信息。返回圖l，用戶終端1經由網絡3與文檔管理裝置100有線或無線連接，是利用文檔管理裝置100管理的文檔存儲單元10的文檔的用戶所使用的終端，例如，是PC、工作站、辦公室電腦等。用戶終端1包含未圖示的控制單元、存儲單元、顯示單元、操作單元、接口單元。在用戶終端1中，控制單元控制用戶終端1的各個要素的同時控制用戶終端1整體。存儲單元包含存儲程序的硬碟裝置、從硬碟裝置讀出程序並臨時存儲並且具有在執行程序時使用的區域的主存儲器、包含其它的軟(註冊商標)盤、M0、CD-R(RW)、DVD-R(RW)、磁帶等的外部存儲裝置等。顯示單元進行各種信息顯示、操作畫面顯示、裝置的動作和狀態顯示等，例如是CRT監視器、液晶顯示器、等離子顯示器、有機EL(Electroluminescence,電致發光)顯示器等。操作單元由用戶為指示各種設定和輸入而操作，例如是鍵盤、滑鼠、寫字板、操作按鈕、開關、控制杆、觸摸面板等。用戶終端1和文檔管理裝置100經由網絡3連接，從而可以從文檔管理裝置100使用戶終端1的顯示單元顯示用於進行文檔管理的各種畫面，同時使用用戶終端1的操作單元進行畫面操作，從用戶終端1對文檔管理裝置100進行操作指示。接口單元與經由網絡3連接的文檔管理裝置100進行通信。文檔管理裝置100包括接口單元(1/F)102、登錄接受單元104、判別單元106、認證單元108、認證信息存儲單元(圖中表示為"認證信息")110、訪問權限存儲單元(圖中表示為"訪問權限")112、文檔信息存儲單元(圖中表示為"文檔信息")114、共同關鍵字一覽存儲單元(圖中表示為"共同關鍵字一覽")120、不同部門關鍵字一覽存儲單元(圖中表示為"不同部門關鍵字一覽")122、畫面選擇單元124、操作接受單元126、提示單元128、關鍵字接受單元130、檢索單元132。接口單元102經由網絡3與用戶終端1通信。此外，接口單元102對用戶終端110提供用戶接口。例如，用戶終端1具有瀏覽器功能，可以訪問文檔管理裝置ioo，使用文檔管理裝置100提供的各種操作畫面進行操作。登錄接受單元104接受來自用戶終端1的登錄請求。用戶在後述的登錄畫面中，可以從多個部門中選擇一個希望文本信息的檢索和閱覽的部門，從而指示對該部門的登錄。進而，也可以不指定部門而選擇全體文檔信息的檢索和閱覽，從而指示登錄。認證信息存儲單元110存儲利用文檔管理裝置100的各用戶的認證信息。圖3表示本實施方式的認證信息存儲單元110的結構的一例。認證信息存儲單元110包含用戶ID160、口令162、所屬部門164。判別單元106判別是指定了部門的登錄還是對於全體的登錄，並通知給畫面選擇單元124。進而，判別單元106訪問認證信息存儲單元110，取得接受了登錄的用戶的所屬部門，進而訪問訪問權限存儲單元112，並確認用戶所指定的部門的訪問權限。訪問權限存儲單元112存儲所屬部門之間的訪問權限的信息。圖4表示本實施方式的訪問權限存儲單元112的結構的一例。訪問權限存儲單元112中對於每個所屬部門註冊有對於訪問目的地的部門的文檔的訪問權限。例如，訪問權限為"0"表示對文檔的訪問禁止，意味著不公開該文檔的存在本身。此外訪問權限為"1"表示文檔作為只讀處理，禁止編輯。訪問權限為"2"表示可以進行到文檔編輯。例如，在圖4的例子中，表示所屬部門Gl的用戶可以閱覽部門G2和部門G3的文檔，但禁止編輯，部門G5的文檔對於部門Gl的用戶不公開。此外，部門Gl的用戶可以閱覽和編輯部門Gl和部門G4的文檔。在本實施方式中，採用對每個組設定訪問限制的結構，但不限定於此。訪問限制的設定方法考慮各組的每個資料庫、每個用戶、每個職位、附帶期限等各種方式。返回圖l，判別單元106參照訪問權限存儲單元112，確認對於用戶的所屬部門的登錄接受單元104所接受的部門的訪問限制。在訪問權限為"O"的情況下，指示畫面選擇單元124在用戶終端1中顯示用於通知用戶不能參照相應部門的文檔的消息。在訪問限制為"1"和"2"的情況下，指示畫面選擇單元124在用戶終端1中顯示相應部門的關鍵字檢索畫面。另外，關於通過訪問限制的文檔編輯可否的控制由於與本發明的實質無關，所以這裡省略詳細的說明。認證單元108從判別單元106取得用戶的用戶ID和口令，參照認證信息存儲單元110，與用戶ID進行口令的認證。文檔信息存儲單元114以檢索文檔為目的而存儲包含與文檔相關聯的關鍵字的文檔信息。圖5是表示本實施方式的文檔信息存儲單元114的結構的一例的圖。文檔信息存儲單元114包括對每個文檔附加的文檔ID150、文檔所屬的組152、區域154、文檔的標題156、與文檔相關聯的至少一個關鍵字158。進而，文檔信息存儲單元114可以包含上述各種文檔信息。在本實施方式中，關鍵字158包含對多個部門共同的一般的關鍵字、每個部門的專門關鍵字。共同關鍵字一覽存儲單元120存儲包含對多個部門共同的一般的關鍵字的共同關鍵字選項一覽。此外，不同部門關鍵字一覽存儲單元122存儲分別包含專門關鍵字的多個不同部門關鍵字選項一覽，所述專門關鍵字分別與多個部門相關聯。圖6表示本實施方式的關鍵字一覽顯示畫面200的一例。如關鍵字一覽顯示畫面200所示，共同關鍵字一覽顯示欄202中顯示存儲在共同關鍵字一覽存儲單元120中的共同關鍵字選項一覽，不同部11門關鍵字一覽顯示欄204中顯示存儲在不同部門關鍵字一覽存儲單元122中的不同部門關鍵字選項一覽。另外，在本實施方式中，可以包括註冊關鍵字選項一覽顯示單元(未圖示)，將不同部門關鍵字選項一覽和共同關鍵字選項一覽顯示在一個畫面中，以便以檢索文檔為目的而註冊作為文檔信息而與文檔關聯的關鍵字；以及註冊接受單元(未圖示)，作為關鍵字而接受用戶從關鍵字選項一覽顯示單元中顯示的不同部門關鍵字選項一覽或共同關鍵字選項一覽中選擇了的關鍵字，所述關鍵字作為與文檔相關聯的文檔信息，將接受了的關鍵字與文檔相關聯地作為文檔信息而存儲在文檔信息存儲單元114中。在本實施方式中，在對文檔關聯關鍵字時使用的關鍵字選項一覽和用於選擇檢索文檔信息時使用的關鍵字的關鍵字選項一覽可以使用相同的一覽。由此，可以在一個畫面中閱覽一般的共同關鍵字和專門的不同部門關鍵字，同時分別賦予兩者的關鍵字，所以操作性好。此外，由於可以將不同部門的專用的關鍵字作為文檔信息之一賦予並用於檢索，所以可以賦予準確的關鍵字並進行正確的檢索。例如，在跨越多個部門的信息的情況下，"對A部門提出的制表的資料"和"B業務中應反饋給C部的問題報告書"等的檢索也通過在共同關鍵字中舉出"制表"或"問題報告書"等關鍵字，從而關鍵字的註冊變得容易，同時能夠進行文檔信息的檢索。如圖6所示，關鍵字一覽顯示畫面200還包括關鍵字檢索標籤(tab)206、綜合檢索標籤208、選擇關鍵字顯示欄210、重置按鈕212、檢索執行按鈕214、檢索結果顯示欄216、註銷(logout)按鈕218。在關鍵字檢索標籤206被選擇的情況下，顯示圖6的關鍵字一覽顯示畫面200的畫面，可以從兩個關鍵字選項一覽中選擇關鍵字。不同部門關鍵字一覽顯示欄204中顯示用戶登錄的部門所特有的關鍵字選項一覽。在選擇了綜合檢索標籤208的情況下，顯示後述的綜合檢索畫面，可以通過關鍵字以外的項目進行文檔信息的檢索。選擇關鍵字顯示欄210顯示從共同關鍵字一覽顯示欄202或不同部門關鍵字一覽顯示欄204的關鍵字選項一覽中選擇的關鍵字。重置按鈕212—旦被選擇，則接受將選擇關鍵字顯示欄210中顯示的關鍵字全部重置的指示。檢索執行按鈕214使用在選擇關鍵字顯示欄210中選擇的關鍵字，接受文檔信息的檢索的執行指示。檢索結果顯示欄216中例如分別顯示關鍵字檢索、綜合檢索、以及它們相乘檢索的結果得到的文檔信息的件數。註銷按鈕218接受註銷的指示。返回圖l，畫面選擇單元124按照來自判別單元106的指示，選擇提示給用戶終端1的畫面，並指示給提示單元128。例如，從判別單元106取得用戶登錄了的部門，並從不同部門關鍵字一覽存儲單元122讀出相應的部門的不同部門關鍵字選項一覽，並傳送給提示單元128。操作接受單元126接受來自用戶終端1的各種操作。例如，接受圖6的關鍵字一覽顯示畫面200中的檢索執行按鈕214的操作等。提示單元128經由接口單元102對用戶終端l提供各種畫面。關鍵字接受單元130接受由用戶終端1通過圖6的關鍵字一覽顯示畫面200選擇的關鍵字，並通知給檢索單元132。檢索單元132使用關鍵字接受單元130接受了的關鍵字，呼應操作接受單元126對檢索執行按鈕214的操作的接受而對文檔信息存儲單元114進行訪問，進行文檔信息的檢索。檢索結果被通知給提示單元128，並在圖6的關鍵字一覽顯示畫面200的檢索結果顯示欄216中通過件數顯示。圖7是表示本實施方式的文檔管理裝置100的登錄畫面230的一例的圖。登錄畫面230包含部門名選擇欄232、用戶ID輸入欄234、口令輸入欄236、部門知識登錄按鈕238、全公司知識登錄按鈕240。部門名選擇欄232例如對預先註冊的多個部門名進行列表顯示，接受用戶的選擇。用戶ID輸入欄234接受用戶ID的輸入。口令輸入欄236接受口令的輸入。部門知識登錄按鈕238接受對由部門名選擇欄232選擇的部門的登錄，即用於進行有關特定部門的文檔信息的檢索的登錄的指示。全公司知識登錄按鈕240不限於部門名選擇欄232，接受用於進行全部門共同的文檔信息的檢索的登錄的指示。在登錄畫面230中選擇、輸入和操作並被接受了的信息和指示由登錄接受單元104接受。圖8是表示本實施方式的文檔管理裝置100的類別選擇畫面260的一例的圖。在圖7的登錄畫面230中，部門知識登錄按鈕238被操作從而選擇了檢索有關特定部門的文檔信息的情況下，在用戶終端1中顯示類別選擇畫面260。在類別選擇畫面260中可以接受將與對每個特定的部門設置的多個類別_這裡為4個類別-的哪一個相關聯的文檔信息作為檢索對象。在圖8的類別選擇畫面260中選擇的類別由操作接受單元126接受。文檔管理裝置100包括檢索對象接受單元(操作接受單元126)，用於從用戶接受將與多個類別的哪一個相關聯的文檔信息作為檢索對象，文檔信息存儲單元114將文檔被存儲在哪個區域中與其文檔信息相關聯而且存儲，檢索單元132限縮到與檢索對象接受單元(操作接受單元126)所接受的檢索對象的類別以及認證了用戶的部門對應的區域中，對文檔信息存儲單元114進行檢索。類別選擇畫面260包含類別選擇按鈕262、類別說明顯示欄264、不同類別數據數顯示欄266。類別選擇按鈕262包含多個按鈕，這裡為四個按鈕，可以從"問題報告書/技術見解書"、"技術標準指南"、"技術資料"、"文獻"的四個類別中選擇。這裡，例如是選擇了組l的情況的例子。每個部門的類別選擇按鈕262的內容不同。類別說明顯示欄264中示出各類別的說明，輔助用戶能夠選擇正確的類別。不同類別數據數顯示欄266顯示對各類別當前註冊了的文檔信息的件數。圖9是表示本實施方式的文檔管理裝置100的檢索結果畫面300的一例的圖。在選擇了圖6的檢索結果顯示欄216的欄時顯示檢索結果畫面300。在圖9中，示出選擇了關鍵字檢索結果時的例子。檢索結果畫面300包含檢索結果列表顯示欄302和數據輸出按鈕314。檢索結果列表顯示欄302顯示檢索了的文檔信息的細節。檢索結果列表顯示欄302例如包含勾選(check)欄303、印刷按鈕304、文檔信息ID欄306、部門區域欄308、標題欄310以及生成者欄312。若接受數據輸出按鈕314的操作，則可以將在檢索結果列表顯示欄302中顯示的文檔信息例如輸出為CSV形式文件。若印刷按鈕304接受操作，則對與用戶終端1、文檔管理裝置100或網絡3連接的印表機(未圖示)指示列印輸出相應的文檔信息。文檔信息ID欄306中顯示文檔信息的ID，部門區域欄308中顯示存儲文檔的部門和區域。標題欄310中顯示文檔的標題，生成者欄312中顯示文檔的生成者名。在檢索結果畫面300中被選擇和操作並被接受了的指示由登錄接受單元104接受。這樣，檢索結果和文檔信息不僅通過畫面顯示，而且可以通過數據輸出、列印輸出等提示給用戶。圖IO是表示本實施方式的文檔管理裝置100的文檔信息畫面330的一例的圖。文檔信息畫面330通過在圖9的檢索結果畫面300的檢索結果列表顯示欄302中操作文檔信息ID欄306，從而顯示被選擇了的文檔信息的細節。文檔信息畫面330例如包含標題欄332、生成者欄334、生成開始日欄336、最終更新日欄338、內容欄340、添加文件列表350、關聯信息列表360、以及印刷按鈕370。在圖10的例子中，內容欄340中顯示技術訣竅信息的內容。此外，例如也可以記載文檔的概要等。添加文件列表350—覽顯示與文檔信息對應的文檔文件的信息。添加文件列表350例如包含文檔ID、文檔名、使用者的有無、添加文件名、文件的大小、備註信息、文件的註冊日、註冊者名以及註冊者的所屬部門、更新日、更新者名以及更新者的所屬部門等。關聯信息列表360—覽顯示與文檔信息相關聯的文檔信息。關聯信息列表360例如包含文檔ID、部門和區域、文檔的標題、生成者名等。印刷按鈕370接受文檔信息的印刷指示。在文檔信息畫面330中被選擇和操作並且接受了的指示由登錄接受單元104接受。圖11是表示本實施方式的文檔管理裝置100的綜合檢索畫面400的一例的圖。若選擇綜合檢索標籤208則顯示綜合檢索畫面400。綜合檢索畫面400包含檢索條件項目輸入欄402和條件重置按鈕430。檢索條件項目輸入欄402為了輸入綜合檢索所使用的項目而設有各種欄。檢索條件項目輸入欄402例如包含ID號碼欄404、標題欄406、生成者欄408、所有者欄410、生成開始日欄412、最終更新日欄414、生成狀況欄416、內容欄418、語言設定欄420、工作號碼欄422、企業信息欄424、來源信息欄426。條件重置按鈕430接受用於重置在檢索條件項目輸入欄402中輸入的條件的指示。在綜合檢索畫面400中被選擇、輸入和操作並且接受了的信息和件的指示。在綜合檢索畫面400中被選擇、輸入和操作並且接受了的信息和指示由關鍵字接受單元130接受。呼應於檢索執行按鈕214的操作，圖1的檢索單元132通過在檢索條件項目輸入欄402中輸入的條件進行圖1的文檔信息存儲單元114的檢索，在接受了綜合檢索畫面400的檢索結果顯示欄216的選擇時，圖1的提示單元128將該結果顯示在檢索結果畫面300。圖12是表示本實施方式的文檔管理裝置100的資料庫選擇畫面450的一例的圖。在圖7的登錄畫面230中，全公司知識登錄按鈕240被操作，並且對所有的部門共同的文檔信息的檢索被選擇了的情況下，在用戶終端1中顯示資料庫選擇畫面450。在資料庫選擇畫面450中，還作為資料庫一覽452，對每多個部門，這裡為每6個部門，顯示多個區域，這裡為四個類別的矩陣。在資料庫選擇畫面450中，可以接受進行與其中的哪一個相應的文檔信息的檢索的選擇。此外，登錄了的用戶如果是沒有訪問權限的組，則可以改變顯示讓用戶認識到不能選擇。在圖1的文檔管理裝置100中，圖1的認證單元108接受對多個部門整體的登錄認證，並進行用戶的認證，檢索對象接受單元(圖1的操作接受單元126)接受與多個部門中的至少一個部分關聯的文檔信息作為檢索對象，圖1的檢索單元132可以限縮在與由檢索對象接受單元(圖1的操作接受單元126)所接受的檢索對象的部門和類別對應的區域，檢索圖1的文檔信息存儲單元114。圖12的資料庫選擇畫面450包含資料庫一覽452、全選擇按鈕460、全解除按鈕462、關鍵字畫面轉移按鈕464。14資料庫一覽452中分類為多個部門454和多個區域456。例如，組2的四個類別是"日常文件生成業務"、"組資料"、"業務標準/指南/樣式"、"知識Q&A"。在用戶登錄時，對於判別單元106判別為有訪問權限的區域，作為訪問權限顯示458而改變顏色顯示。對於有訪問權限的區域，可以選擇為檢索對象。全選擇按鈕460接受選擇全部區域作為檢索對象的區域的指示。全解除按鈕462接受臨時選擇了的區域的選擇解除指示。在資料庫一覽452中，在選擇了的區域中例如可以進行改變顏色顯示、閃爍顯示、複選標記顯示等來通知用戶。在資料庫一覽452至少選擇了一個區域之後，關鍵字畫面轉移按鈕464接受向檢索畫面的轉移指示。在資料庫選擇畫面450中被選擇和操作並且接受了的指示由操作接受單元126接受。圖13是表示本實施方式的文檔管理裝置100的關鍵字檢索畫面480的一例的圖。在圖12的資料庫選擇畫面450的關鍵字畫面轉移按鈕464被按下時，轉移到關鍵字檢索畫面480。關鍵字檢索畫面480例如包括共同關鍵字一覽顯示欄202、自由字(freeword)輸入欄482、條件重置按鈕504。在關鍵字檢索畫面480中，可以檢索與由圖12的資料庫選擇畫面450選擇的多個部門關聯的文檔信息。這裡，不使用關鍵字一覽顯示畫面200的不同部門關鍵字一覽顯示欄204中顯示的不同部門關鍵字選項一覽，但可以通過共同關鍵字選項一覽和自由字來進行文檔信息的檢索。自由字輸入欄482例如包含ID號碼欄484、標題欄486、生成者欄488、所有者欄490、生成開始日欄492、最終更新日494、生成狀況欄496、內容欄498、工作號碼欄500以及限定公開組欄502等。在圖13的關鍵字檢索畫面480中被操作並接受了的指示由操作接受單元126接受。另外，關鍵字檢索畫面480的選擇了的關鍵字或自由字由關鍵字接受單元130接受，並通知給檢索單元132。在檢索單元132中，以關鍵字和自由字作為條件，並且從圖12的資料庫選擇畫面450中選擇了的區域內包含的文檔信息中，檢索相應的文檔信息。檢索的結果，在圖13的檢索結果顯示欄216中顯示件數，在接受了所述檢索顯示欄的選擇時，顯示圖9的檢索結果畫面300。以下說明這樣構成的本實施方式的文本管理裝置100的動作。圖14和圖15是表示本實施方式的文檔管理裝置100的動作的一例的流程圖。以下，使用圖1圖15來說明。本發明的實施方式的文檔管理方法是一種文檔管理方法，以檢索文檔為目的而將包含與文檔相關聯的至少一個關鍵字的文檔信息以電子方式保存在文檔信息存儲單元114(圖1)中並進行管理，其中，準備用於存儲文檔信息的文檔信息存儲單元114(圖1)，準備不同部門關鍵字選項存儲單元(圖1的不同部門關鍵字一覽存儲單元122)，所述不同部門關鍵字選項存儲單元用於存儲分別包含專門關鍵字的多個不同部門關鍵字選項一覽，所述專門關鍵字分別與多個部門相關聯，準備共同關鍵字選項存儲單元(圖1的共同關鍵字一覽存儲單元120)，所述共同關鍵字選項存儲單元用於存儲包含對於多個部門共同的一般的關鍵字的共同關鍵字選項一覽，從用戶接受部門的選擇以及認證信息的輸入(Sll)，並進行對部門的登錄認證(S13)，從不同部門關鍵字選項存儲單元(圖1的不同部門關鍵字一覽存儲單元122)中讀出與認證了的部門對應的不同部門關鍵字選項一覽，並且從共同關鍵字選項存儲單元(圖1的共同關鍵字一覽存儲單元120)中讀出共同關鍵字選項一覽(S23)，並將不同部門關鍵字選項一覽和共同關鍵字選項一覽顯示在一個畫面(圖6的關鍵字一覽顯示畫面200)中(S25)，接受用戶從顯示的不同部門關鍵字選項一覽或共同關鍵字選項一覽中選擇了的關鍵字(S27)，根據接受了的關鍵字，檢索文檔信息存儲單元114(圖1)(S29)，以及對用戶提示檢索了的檢索結果(S31)。詳細來說，首先通過圖1的提示單元128在用戶終端1中顯示圖7的登錄畫面230。若用戶使用操作單元操作登錄畫面230，選擇部門，輸入用戶ID和口令，按下部門知識登錄按鈕238或全公司知識登錄按鈕240，並進行登錄指示，則圖1的登錄接受單元104接受該登錄指示(Sll)。然後，認證單元108進行用戶的認證(S13)。在認證失敗的情況下，再次返回登錄畫面230，顯示用於督促用戶再輸入用戶ID和口令的消息。在進行了用戶認證的情況下，判別單元106判別是否為全公司登錄。S卩，通過在登錄畫面230中是按下了部門知識登錄按鈕238還是按下了全公司知識登錄按鈕240來判別。在登錄接受單元104接受了全公司知識登錄按鈕240的按下的情況下(S15的是)，進至後述的步驟S51。登錄接受單元104在接受了部門知識登錄按鈕238的按下的情況下(S15的否)，判別單元106還判別在登錄畫面230的部門名選擇欄232中選擇的部門(S17)。此時，判別單元106參照訪問權限存儲單元112來確認登錄了的用戶的所屬部門和登錄目的地的部門的訪問限制。在沒有訪問權限的情況下，可以對用戶提示用於通知該情況的消息，並返回步驟S11，請求再次登錄。在有訪問權限的情況下，對畫面選擇單元124通知訪問目的地的部門。畫面選擇單元124使提示單元128提示對被通知了的每個部門準備的圖8的類別選擇畫面260(S19)。操作接受單元126接受在圖8的類別選擇畫面260中選擇的類別選擇按鈕262的按下(S21)。然後，畫面選擇單元124從不同部門關鍵字一覽存儲單元122選擇與在步驟S17中判別的部門對應的不同部門關鍵字選項一覽(S23)，並使提示單元128提示在圖6的關鍵字一覽顯示畫面200的不同部門關鍵字一覽顯示欄204中(S25)。此時，在關鍵字一覽顯示畫面200的共同關鍵字一覽顯示欄202中顯示從共同關鍵字一覽存儲單元120讀出的共同關鍵字選項一覽。然後，若用戶從關鍵字一覽顯示畫面200的共同關鍵字一覽顯示欄202和不同部門關鍵字一覽顯示欄204中選擇關鍵字，則關鍵字接受單元130接受選擇了的關鍵字(S27)，並且操作接受單元126接受了在關鍵字一覽顯示畫面200的檢索執行按鈕214的按下時，檢索單元132通過選擇了的關鍵字檢索文檔信息存儲單元114(S29)。檢索單元132檢索的結果由提示單元128以件數提示在圖6的檢索結果顯示欄216中(S31)。這樣，在用戶終端1的顯示單元中顯示圖6的關鍵字一覽顯示畫面200這樣的檢索結果。若操作接受單元126接受圖6的關鍵字一覽顯示畫面200的註銷按鈕218的按下(S33的是)，則結束本處理。省略詳細的說明，在用戶終端l中，在顯示單元中顯示圖6的關鍵字一覽顯示畫面200時，若用戶使用操作單元選擇檢索結果顯示欄216，則圖9的檢索結果畫面300被顯示在用戶終端1的顯示單元中。進而，在圖9的檢索結果畫面300中，若用戶通過滑鼠等點擊選擇了檢索結果列表顯示欄302的文檔信息ID欄306的特定的文檔ID，則在用戶終端1的顯示單元中顯示圖10的文檔信息畫面330。此外，在顯示圖6的關鍵字一覽顯示畫面200時，若用戶使用操作單元通過滑鼠等點擊選擇綜合檢索標籤208，則在用戶終端1的顯示單元中顯示圖11的綜合檢索畫面400。在步驟S15中，登錄接受單元104接受了不同部門關鍵字一覽顯示欄204的按下的情況下(S15的是)，進至圖15。判別單元106訪問訪問權限存儲單元112，確認用戶的所屬部門對於接受了的部門的訪問權限(S51)。然後，畫面選擇單元124使提示單元128提示圖12的資料庫選擇畫面450(S53)。此時，對在步驟S51中確認了的具有訪問權限的部門和區域進行改變顏色從而進行訪問權限顯示458。這裡，示出可訪問組1的區域DB1、組2的區域DB2、組3的區域DB1等。在用戶終端1中，在顯示單元中顯示了圖12的資料庫選擇畫面450的狀態下，若用戶使用用戶終端1的操作單元來選擇檢索對象的區域，則操作接受單元126接受選擇(S55)。這裡，可以選擇多個區域。然後，在操作接受單元126接受了關鍵字畫面轉移按鈕464的按下時，畫面選擇單元124使提示單元128提示圖13的關鍵字檢索畫面480(S57)。在用戶終端1中，在顯示單元中顯示圖13的關鍵字檢索畫面480的狀態下，用戶使用用戶終端1的操作單元進行關鍵字的選擇和自由字的輸入。關鍵字接受單元130接受在圖13的關鍵字檢索畫面480中被選擇和輸入了的關鍵字和/或自由字(S59)，檢索單元132根據該關鍵字和自由字，進行文檔信息存儲單元114的檢索(S61)。然後，使提示單元128在圖13的關鍵字檢索畫面480中提示檢索結果(S63)。由此，在用戶終端1的顯示單元中顯示圖13的關鍵字檢索畫面480。若操作接受單元126接受所述關鍵字檢索畫面的檢索結果216的選擇，則顯示圖9的檢索結果畫面300。此時，若操作接受單元126接受註銷按鈕218的按下(S65的"是")，則結束本處理。另外，在本實施方式的文檔管理裝置100中，提示單元128還可以提示圖16所示的文檔管理畫面530。文檔管理畫面530包括資料庫說明欄532、需要動作(action-needed)標籤540、動作委託標籤542、需要動作文檔一覽560。資料庫說明欄532中記載了本實施方式的文檔管理裝置100中的多個類別的說明。在選擇了需要動作標籤540的情況下，在需要動作欄中顯示對象者欄550、動作種類欄552、緊急性欄554、處理狀況欄556、期間欄558。若選擇動作委託標籤542，則顯示未圖示的動作委託畫面，可以進行動作委託。在需要動作文檔一覽560中顯示由對象者欄550選擇的對象者的需要動作文檔的一覽。這樣，可以在對每個組織決定的業務流程中將信息作為文檔信息相關聯來註冊。這樣，通過同時進行業務和文檔信息註冊，從而可以省略註冊的麻煩。如以上所說明的，根據本發明的實施方式的文檔管理裝置100，可以將按不同部門準備的關鍵字選項一覽提示給登錄到該部門的用戶，並使其選擇關鍵字。通過按不同部門設置關鍵字選項一覽，從而可以通過符合部門的專門且更適當的關鍵字來檢索文檔，並且能夠高效率地檢索必要的文檔，文檔檢索效率提高。由此，可以有效活用累積的文檔信息。此外，由於可以指定部門來進行檢索，所以也可以僅檢索與特定部門有關的文檔信息，並且可以進行"對A部提出的制表的資料"等例如將部門"A"和共同關鍵字"制表"組合的檢索，使用便利性提高。此外，設定為用戶在註冊時至少與一個關鍵字關聯註冊，從而能夠可靠地賦予關鍵字，從而能夠提高檢索效率。此外，通過將在註冊時用於接受關鍵字的指定的畫面和在檢索時用於接受關鍵字的指定的畫面設為相同，從而註冊時的關鍵字的賦予和檢索的效率性兩者都提高。原始註冊的文檔信息根據組織或業務而不同，同時用於導出該文檔信息的關鍵字也不同。根據本發明的實施方式的文檔管理裝置100，通過登錄到根據組織或業務而區別的每個部門，設置部門專用的文檔信息檢索用的關鍵字選項一覽，從而可以防止檢索多個其它部門的不需要的信息(噪聲)。此外，通過一覽顯示限定的關鍵字，從而與用戶隨意決定並註冊關鍵字的情況下相比，賦予正確的關鍵字，並且由於文檔信息註冊的容易性使賦予率提高，進而文檔信息檢索效率也提高。此外，由於可以使用限定了用戶的關鍵字來正確地設定檢索條件，所以使用方便，操作性好，同時可以防止引起關鍵字的選擇失誤引起的估計錯誤的檢索結果，檢索效率提高。此外，在沒有專門知識的其它部門的用戶檢索文檔信息的情況下，可以使用一般的共同關鍵字來進行檢索，所以方便性好。此外，例如在全公司知識登錄檢索中，可以使用圖12的資料庫選擇畫面450選擇檢索對象的部門和類別來限縮條件進行檢索，所以可以減少不需要的信息(噪聲)，文檔信息檢索效率提高。以上，參照了本發明的實施方式，但這些是本發明的例示，也可以採用上述以外的各種結構。18權利要求一種文檔管理裝置，包括文檔信息存儲單元，以檢索文檔為目的，存儲文檔信息，所述文檔信息包含與所述文檔相關聯的至少一個關鍵字；不同部門關鍵字選項存儲單元，用於存儲分別包含專門關鍵字的多個不同部門關鍵字選項一覽，所述專門關鍵字分別與多個部門相關聯；共同關鍵字選項存儲單元，用於存儲包含對於所述多個部門共同的一般的關鍵字的共同關鍵字選項一覽；認證單元，從用戶接受部門的選擇以及認證信息的輸入，並進行對所述部門的登錄認證；關鍵字選項一覽顯示單元，從所述不同部門關鍵字選項存儲單元中讀出與由所述認證單元認證了的部門對應的所述不同部門關鍵字選項一覽，並且從所述共同關鍵字選項存儲單元中讀出所述共同關鍵字選項一覽，並將所述不同部門關鍵字選項一覽和所述共同關鍵字選項一覽顯示在一個畫面中；接受單元，接受用戶從所述關鍵字選項一覽顯示單元中顯示的所述不同部門關鍵字選項一覽或所述共同關鍵字選項一覽中選擇了的關鍵字；檢索單元，根據所述接受單元所接受的所述關鍵字，檢索所述文檔信息存儲單元；以及提示單元，對所述用戶提示所述檢索單元所檢索的檢索結果。2.如權利要求l所述的文檔管理裝置，其中，包括文檔存儲單元，將所述文檔信息與所述多個部門中的其中一個相關聯，進而以分類為多個類別為目的，設置與各部門和各類別的組合對應的多個區域，並在該區域的其中一個中存儲所述文檔；以及檢索對象接受單元，從所述用戶接受以與所述多個類別的哪個相關聯的文檔信息作為檢索對象，所述文檔信息存儲單元將所述文檔存儲在哪個區域中與其文檔信息相關聯而且存儲，所述檢索單元限縮到與所述檢索對象接受單元所接受的檢索對象的類別以及認證了所述用戶的所述部門對應的所述區域中，對所述文檔信息存儲單元進行檢索。3.如權利要求2所述的文檔管理裝置，其中，所述認證單元接受對所述多個部門整體的登錄認證，並進行所述用戶的認證，所述檢索對象接受單元接受與所述多個部門中至少一個部門關聯的文檔信息作為檢索對象，所述檢索單元限縮到與所述檢索對象接受單元所接受的檢索對象的部門和類別對應的所述區域中，對所述文檔信息存儲單元進行檢索。4.如權利要求l所述的文檔管理裝置，其中，包括註冊關鍵字選項一覽顯示單元，將所述不同部門關鍵字選項一覽和所述共同關鍵字選項一覽顯示在一個畫面中，以便以檢索所述文檔為目的而註冊作為所述文檔的所述文檔信息而關聯的關鍵字；以及註冊接受單元，作為關鍵字而接受所述用戶從所述關鍵字選項一覽顯示單元中顯示的所述不同部門關鍵字選項一覽或所述共同關鍵字選項一覽中選擇的關鍵字，所述關鍵字作為與所述文檔相關聯的文檔信息，將接受了的關鍵字與所述文檔相關聯地作為所述文檔信息而存儲在所述文檔信息存儲單元中。5.—種文檔管理方法，以檢索文檔為目的而將包含與所述文檔相關聯的至少一個關鍵字的文檔信息以電子方式保存在文檔信息存儲單元中並進行管理，其中，準備用於存儲所述文檔信息的文檔信息存儲單元，準備不同部門關鍵字選項存儲單元，所述不同部門關鍵字選項存儲單元用於存儲分別包含專門關鍵字的多個不同部門關鍵字選項一覽，所述專門關鍵字分別與多個部門相關聯，準備共同關鍵字選項存儲單元，所述共同關鍵字選項存儲單元用於存儲包含對於所述多個部門共同的一般的關鍵字的共同關鍵字選項一覽，從用戶接受部門的選擇以及認證信息的輸入，並進行對所述部門的登錄認證，從所述不同部門關鍵字選項存儲單元中讀出與認證了的部門對應的所述不同部門關鍵字選項一覽，並且從所述共同關鍵字選項存儲單元中讀出所述共同關鍵字選項一覽，並將所述不同部門關鍵字選項一覽和所述共同關鍵字選項一覽顯示在一個畫面中，接受所述用戶從顯示的所述不同部門關鍵字選項一覽或所述共同關鍵字選項一覽中選擇了的關鍵字，根據接受了的所述關鍵字，檢索所述文檔信息存儲單元，對所述用戶提示檢索了的檢索結果。6.—種文檔管理程序，用於控制計算機，所述計算機以檢索文檔為目的而將包含與所述文檔相關聯的至少一個關鍵字的文檔信息以電子方式保存在文檔信息資料庫中並進行管理，所述計算機包括存儲了所述文檔信息的文檔信息資料庫；不同部門關鍵字選項存儲單元，用於存儲分別包含專門關鍵字的多個不同部門關鍵字選項一覽，所述專門關鍵字分別與多個部門相關聯；以及共同關鍵字選項存儲單元，用於存儲包含對於所述多個部門共同的一般的關鍵字的共同關鍵字選項一覽，使所述計算機執行從用戶接受部門的選擇以及認證信息的輸入，並進行對所述部門的登錄認證的步驟；從所述不同部門關鍵字選項存儲單元中讀出與認證了的部門對應的所述不同部門關鍵字選項一覽，並且從所述共同關鍵字選項存儲單元中讀出所述共同關鍵字選項一覽，並將所述不同部門關鍵字選項一覽和所述共同關鍵字選項一覽顯示在一個畫面中的步驟；接受所述用戶從顯示的所述不同部門關鍵字選項一覽或所述共同關鍵字選項一覽中選擇了的關鍵字的步驟；根據接受了的所述關鍵字，檢索所述文檔信息資料庫的步驟；以及對所述用戶提示檢索了的檢索結果的步驟。全文摘要文檔管理裝置(100)包括文檔信息存儲單元(114)，以檢索文檔為目的，存儲文檔信息，所述文檔信息包含與文檔相關聯的至少一個關鍵字；不同部門關鍵字一覽存儲單元(122)，用於存儲分別包含專門關鍵字的多個不同部門關鍵字選項一覽，所述專門關鍵字分別與多個部門相關聯；共同關鍵字一覽存儲單元(120)，用於存儲包含對於多個部門共同的一般大關鍵字的共同關鍵字選項一覽；認證單元(108)，進行用戶對部門的登錄認證；提示單元(128)，將該部門的不同部門關鍵字選項一覽和共同關鍵字選項一覽顯示在一個畫面中；關鍵字接受單元(130)，從不同部門或共同關鍵字選項一覽中接受選擇關鍵字；檢索單元(132)，通過接受了的關鍵字檢索文檔信息存儲單元(114)；以及提示單元(128)，對用戶提示檢索結果。文檔編號G06F17/30GK101779202SQ20088010276公開日2010年7月14日申請日期2008年6月13日優先權日2007年6月15日發明者高橋正成申請人:東洋工程株式會社