一種電子郵件資料的分類儲存及查閱方法
2023-08-01 06:47:51
專利名稱：一種電子郵件資料的分類儲存及查閱方法
技術領域：
本發明涉及一種電子郵件資料的分類儲存查閱的方法，特別是一種將電子郵件資料製作成電子書的分類儲存方法。
背景技術：
於現今社會中，電子郵件的使用已相當普及，每個人的電子郵件信箱中堆積了許多的信件，當資料越來越龐大，使用現有的電子郵件閱讀程序如Outlook(Express)、Netscape Message等，都不易查閱過去(如半年前)的電子郵件，因此使用者需要花許多時間由大量過去郵件中搜尋。現在公司的運行方式，電子郵件往來已成為一個不可缺少的溝通工具，公司每天所收到的電子郵件，如個人往來、商業往來、甚至垃圾信件，已經到了非常大量的地步，所以大多數人的電子郵件信箱都累積了許多的信件。這些電子郵件也漸漸地包含許多重要的商業文件，包括了機密文件、交易秘密、交易過程及許多重要的商業數字資產，甚至專利申請過程的證據；這些電子郵件資料與紀錄對個人與公司都是重要的參考信息及數字資產，但現在都埋藏在電子郵件信箱中。而電子郵件中也包含括許多私人信件，所以各個種類的郵件都集中一處，當需要去查閱過去某特定時間特定種類郵件時，得花相當時間才能找到。雖然現在電子郵件閱讀程序可以提供基本的分類，但是只能對單一項目(如寄件人，標題，或關鍵詞)搜尋；對單一項目所搜尋到信件，也可能因為不同事情而包含大量信件，要在這些信件中找到所需的資料，是一件消耗心力和時間的工作。
歸納前述情形，因為從大量的歷史電子郵件資料中，使用者無法有效率地找到所需的資料，所以如果能夠有一個簡單的方式，可以將該等電子郵件資料進行分類儲存，製作成電子書，如此當需要查閱過去的電子郵件資料時將可迅速找到所需要郵件，進而節省許多時間並提升工作效率；更甚者，如果能將該等分類過的電子書存放在PDA或手機中，則可讓使用者隨身攜帶，更能提升查詢資料時的便利性。
發明內容
本發明的主要目的是提供一種電子郵件資料的分類儲存查閱方法，該方法可將特定期間內的複數筆電子郵件資料依其屬性特徵(如收件日期、寄件者、標題主旨或資料內關鍵詞等)進行分類，並轉換成一種具有不同章節目錄的電子書的形式，以達到方便閱讀及有效查詢所需電子郵件資料的功效。
本發明的次要目的是提供一種電子郵件資料的分類儲存方法，該方法系可將分類完成的電子書儲存於一儲存媒體中，故使用者可將該電子書隨身攜帶並查詢的，以達到便於查詢所需電子郵件資料的功效。
為達上述目的，該電子郵件資料的分類儲存方法包括a)提供一伺服裝置以及一儲存媒體，該伺服裝置具有電子郵件資料；b)從該伺服裝置擷取預定期間內的電子郵件資料儲存至該儲存媒體；c)將儲存於該儲存媒體的電子郵件資料依該等電子郵件資料的至少一特徵，分類成具有至少一章節目錄的電子書；以及d)將章節目錄對應至電子郵件的內容為了便於進一步了解本發明的結構、功效及其方法，下面結合附圖以具體實例對本發明進行詳細說明。
圖1是本發明用於電子郵件架構的示意圖；圖2是本發明電子郵件資料的分類儲存方法的示意圖；圖3是利用本發明所產生的具有分類目錄的電子書的示意圖；以及圖4是利用本發明所產生的電子書的操作示意圖。
附圖標記說明1電子書；1A電子書；1B電子書；2郵件伺服裝置；3伺服器端軟體；4客戶端軟體；5使用者郵件資料夾；9電子郵件架構；11目錄；12目錄；13目錄；14目錄；70開始分類電子郵件資料；71提供電子郵件資料；72設定一段期間；73從該電子郵件資料中將該段期間內的電子郵件資料擷取並儲存至一儲存媒體；74將儲存於該儲存媒體的電子郵件資料依該等電子郵件資料的至少一特徵分類成具有至少一章節目錄的電子書；75結束分類電子郵件資料；80開始操作該電子書；81使用者輸入或選擇一個或多個目錄特徵；82電子書由已分類過的目錄中選擇符合該特徵的目錄；83使用者是否輸入其它目錄特徵；84電子書顯示該等選擇出的章節目錄資料；85閱讀該章節的電子文件；86結束操作該電子書。
具體實施例方式
請參照圖1所示的本發明用於電子郵件架構的示意圖。於圖1中，電子郵件架構9包括一郵件伺服裝置2，該郵件伺服裝置2為一郵件伺服器、伺服器端軟體3、客戶端軟體4以及使用者郵件資料夾5。電子郵件(圖中未示出)一般儲存於該郵件伺服裝置2中；或當使用者欲收信時，可操作客戶端軟體4，通過電子郵件通訊協議(POP)或網際網路訊息存取通訊協議(IMAP)，通知伺服器端軟體3，到該郵件伺服裝置2上取得電子郵件至該使用者郵件資料夾5。因此，電子郵件資料主要儲存於該郵件伺服裝置2或該使用者郵件資料夾5中，而本發明電子郵件資料的分類儲存方法可從該郵件伺服裝置2或該使用者郵件資料夾5中的電子郵件資料裡面擷取出特定期間內的資料後，分別轉換為具有已分類目錄的電子書1A與電子書1B，而分類方法將稍後描述。
請參照圖2與圖3所示的本發明電子郵件資料的分類儲存方法以及利用本發明所產生具有以分類為章節目錄的電子書的示意圖。其中在步驟70開始分類電子郵件資料；接著於步驟71中提供電子郵件資料，如某公司的郵件伺服器或某人的使用者郵件資料夾；在步驟72設定一段期間，如過去一年(2003年1月至2003年12月)；步驟73是從該電子郵件資料中將該段時間內的電子郵件資料擷取並儲存至一儲存媒體，該儲存媒體系可為硬式磁碟驅動器或快閃記憶體等，當然，該儲存媒體亦可為任何可儲存電子郵件資料的儲存媒體；在步驟74中將儲存於該儲存媒體(如硬式磁碟驅動器)的電子郵件資料依該等電子郵件資料的至少一屬性特徵分類成具有至少一章節目錄的電子書，該屬性特徵可為收件日期、寄件者、標題主旨、內容分類或電子郵件資料中的關鍵詞等，當然，該屬性特徵亦可為任何使用者定義的信息；在步驟75結束分類電子郵件資料。
圖3中的電子書1包括一目錄11、一目錄12、一目錄13及一目錄14，該目錄11根據電子郵件的收件日期分類而成的書籍章節，該目錄12根據電子郵件的寄件者分類而成，該目錄13根據電子郵件的郵件標題(主旨)分類而成，該目錄14則根據電子郵件的內容種類分類而成，因此當使用者欲搜尋某特定內容，如會議通知，則只需進入電子書1的目錄13，點選目錄會議通知，即可查讀到所有的會議通知文件；又如需要所有2003年3月的所有電子郵件資料時，只需翻至目錄11點選2003年3月，即可得到所需的電子郵件資料。使用者可以多重選擇分類，如先進入目錄13點選會議通知，再進入目錄11點選2003年3月，即可得到2003年3月中有關會議的電子郵件資料。
圖4是利用本發明所產生的電子書的操作示意圖。其中，在步驟80開始操作該電子書；在步驟81由使用者輸入或選擇一個或多個目錄特徵，如收件日期、寄件者、標題主旨、內容分類或電子郵件資料中的關鍵詞等；在步驟82，電子書從已分類過的目錄中選擇符合該特徵的目錄；在步驟83，檢查使用者是否輸入其它目錄特徵，若是，則回到步驟82，若否，則進入步驟84；在步驟84，電子書顯示該等選擇出的章節目錄資料，以便於讓使用者閱讀；在步驟85，閱讀該章節的電子文件；在步驟86結束操作該電子書。
此外，藉由本發明分類完成的電子書由於可儲存於一儲存媒體中(如硬式磁碟驅動器或快閃記憶體等)，故使用者可將該存有電子書的儲存媒體隨身攜帶並以適當平臺裝置操作以顯示該電子書的內容，如此，可增加應用時的便利性並能隨時查詢所需的資料。
以上所述僅為本發明的較佳實施例，不能以此限定本發明的範圍。因此，凡依本發明權利要求所作的均等變化與修飾的，皆應屬於本發明專利涵蓋的範圍內。
權利要求
1.一種電子郵件資料的分類儲存方法，包括a)提供一伺服裝置以及一儲存媒體，該伺服裝置具有電子郵件資料；b)擷取該伺服裝置內的預定期間中的電子郵件資料儲存至該儲存媒體；以及c)將儲存於該儲存媒體的電子郵件資料依該等電子郵件資料的至少一特徵，分類成具有至少一章節目錄的電子書。d)將章節目錄對應至電子郵件的內容。
2.如權利要求1的電子郵件資料的分類儲存方法，其中該若干筆電子郵件資料儲存在郵件伺服器端。
3.如權利要求1的電子郵件資料的分類儲存方法，其中該若干筆電子郵件資料儲存在使用者郵件資料夾中。
4.如權利要求1的電子郵件資料的分類儲存方法，其中該若干筆電子郵件資料由使用者所使用。
5.如權利要求1的電子郵件資料的分類儲存方法，其中該特徵是電子郵件資料的收件日期。
6.如權利要求1的電子郵件資料的分類儲存方法，其中該特徵是電子郵件資料的寄件人。
7.如權利要求1的電子郵件資料的分類儲存方法，其中該特徵是電子郵件資料的標題主旨。
8.如權利要求1的電子郵件資料的分類儲存方法，其中該特徵是電子郵件資料中的關鍵詞。
9.如權利要求1的電子郵件資料的分類儲存方法，其中該儲存媒體是硬式磁碟驅動器。
10.如權利要求1的電子郵件資料的分類儲存方法，其中該儲存媒體是快閃記憶體。
11.如權利要求1的電子郵件資料的分類儲存方法，其中該電子書可於一裝置平臺上被執行。
全文摘要
本發明公開了一套針對歷史電子郵件的分類、儲存及查閱的方法，可以將這些資料製作成一本本電子書，並通過各種分類的方式，製作出不同類別的章節目錄，使用者就可以像閱讀書籍一樣地去閱讀所需要的電子郵件內容。本發明的方法是先從電子郵件伺服器或電子郵件檔案中擷取一個期間的郵件，並依郵件的屬性或內容加以分類，這些分類將轉換成電子書的章節目錄，由章節目錄再對應到實際電子郵件的內容，如此，就可以製作出一本易於閱讀電子郵件的的電子書。本發明能有效整理大量的電子郵件資料，改善現有電子郵件讀信軟體對歷史電子郵件查詢閱讀的不方便。
文檔編號G06F17/30GK1755717SQ20041008052
公開日2006年4月5日 申請日期2004年9月30日 優先權日2004年9月30日
發明者朱賢良, 張宏生, 林敬堯 申請人:財團法人國家實驗研究院國家高速網路與計算中心