事務手續管理系統及事務手續的管理方法
2023-05-27 15:08:31
專利名稱：事務手續管理系統及事務手續的管理方法
技術領域：
本發明涉及一種事務手續管理系統及事務手續管理方法。詳細地來說，涉及一種將向行政機關提出文件等的期限和是否答覆等一併管理並省去各法人等進行事務管理的時間，能夠合理地進行事務手續的事務手續管理系統及事務手續的管理方法。
背景技術：
在向行政機關提出文件時，由於需要按照特定的樣式、特定的規則來提出，因此存在代辦上述業務的職業。在代辦的業務中，有關專利權、實用新型權、商標權、外觀設計權等智慧財產權的事務比較複雜且需要各種期限管理。特別是如在向國外也申請的情況下，各國之間的規則不同，並且作業變得複雜。雖然通過委託代理人進行管理，可以進行期限管理，但是並不是沒有用於製成文件的時間，而是對於代理人自身來說，期限管理或事務手續本身很複雜。雖然上述的期限管理或事務手續很複雜，但是始終不需要特別的專業性或對科學的比較廣的見識等。但是，如果不能進行期限管理或事務手續，則不能獲得作為目的的專利權等，因此造成致命的錯誤，從而每個代理人對事務手續都有煩雜的體驗。
雖然提出了用通信線路將代理人和委託人聯結而謀求事情的簡單化的方法(例如，參照特開2001-134661號公報)或通過對期限管理使用計算機而可靠地執行期限管理的方法(例如，參照特開2001-331599號公報)等，但是並不知道謀求通過同時使事務管理本身簡化並謀求合理化而可靠地執行的方法。
現在，由於每個個人、法人等個別地進行該複雜的事務手續而需要很多的勞力，因此不僅成本提高而且經常發生錯誤。該錯誤的種類，並不是對手續具有專業性的人來說，發生錯誤的可能性就變小的種類，但是如果發生錯誤，則擔當人是否具有專業性就成為致命性的問題，只憑該致命性的問題就足以成為大的問題。
雖然在特開2001-134661號公報、特開2001-331599號公報中所述的方法很有效，但是並不是能用複雜度的消除或可靠度等點來充分地解決上述的問題的方法。
如果能夠只集中事務手續而進行管理，則每個個人及法人等、尤其發明人、專利代理人、律師，能夠專心於可發揮其專業性的事情，同時通過介由第3者進行期限管理而提高可靠性。如果存在可實現集中管理方法的具體方法，則是非常有效併合理的。
發明內容
本發明人對解決上述問題而只集中事務手續進行管理的方法進行專門研究而完成了本發明。
即，本發明，在管理與行政機關等之間的文件等的交換的期限及/或答覆與否的事務管理系統中，從由個人及/或法人等構成的多個委託人接收委託，將該委託內容輸入到期限管理系統中並開始進行期限管理，並且獲得來自於行政機關等的文件等，將獲得信息輸入到期限管理系統中並開始進行有關該活動的期限管理，同時將期限管理信息和文件等的獲得信息通過信息配送機構傳達給委託人，常時利用網站並通過期限管理系統將被積累在期限管理系統中的信息只提供給委託人，期限管理系統一邊進行期限管理，一邊通過與委託人及/或行政機關等交換該文件等來處理委託人和行政機關等之間的文件等的交換。
另外，本發明，在管理與行政機關等之間的文件等的交換的期限及/或答覆與否的事務手續的管理方法中，其特徵在於，從由個人及/或法人等構成的多個委託人接收委託，將該委託內容輸入到期限管理系統中並開始進行期限管理，並且獲得來自於行政機關等的文件等，將該獲得信息輸入到期限管理系統中並開始進行有關該活動的期限管理，同時將期限管理信息和文件等的獲得信息通過信息配送機構傳達給委託人，常時利用網站並通過期限管理系統將被積累在期限管理系統中的信息只提供給委託人，期限管理系統一邊進行期限管理，一邊通過與委託人及/或行政機關等交換該文件等來處理委託人和行政機關等之間的文件等的交換。
圖1是表示本發明的事務手續管理系統的構成的一例的圖。
具體實施例方式
下面，對本發明的事務手續管理系統，表示其最佳方式，並詳細地進行說明。在圖1中表示本發明的事務手續管理系統的構成的一例。
此外，在本發明中所謂的行政機關等指政府機關或其代辦者，例如，如果管理的事務手續是專利申請等、有關工業所有權的手續，則為專利局。
另外，在本發明中所謂的法人等指除了個人以外的、與行政機關對應的所有組織。
另外，在本發明中所謂的文件等指在由個人及/或法人等構成的委託人對行政機關等執行手續時，應在委託人和行政機關等之間交換的所有文件(包括電子資料)。
另外，在本發明中所謂的期限管理系統是為了運用本發明的事務手續管理系統而使用的系統，至少由管理條件作成機構、管理信息保存機構、管理條件判斷機構及管理條件保存機構構成，並通過管理條件判斷機構判斷為妥當，基於被儲存到管理條件保存機構中的期限管理信息而運用的系統，將其作為優選方式進行表示。
下面，根據圖1對本發明進行詳細的說明。
通過由個人及/或法人等構成的多個委託人進行期限管理的委託。委託內容被寫入到考慮了向系統的輸入的具有特定的格式的檢驗單中而直接輸入到與所取得的期限管理系統連接的網站，或能夠以郵寄、FAX等的機構來獲得並通過手輸入或OCS等輸入，由此將委託的內容輸入到期限管理系統中。
該委託人委託時所記入的檢驗單，已預先準備、記載了例如管理的手續、每個手續的應管理的項目、管理方法等、為了進行事務手續的管理所需要考慮的項目，委託人能夠按照想要委託的內容從這些項目選擇所需的項目。
將被輸入後的數據送到下面詳細表示的管理條件作成機構1中，並作成包括應當管理的內容、向委託人聯絡的內容、向委託人聯絡的時期的條件。
接著，通過管理條件判斷機構3將根據上述管理條件作成機構1所作成的條件，與有關以保管在管理信息保存機構中的法律等來決定的條件的信息進行比較，並判斷通過管理條件作成機構1作成的來自於委託人的委託條件的妥當性。如果其與被保管在管理信息保存機構2的條件沒有差別，判斷為妥當，則這些信息被保存在管理條件保存機構4中。如果出現問題，則為了確認而將用管理條件作成手段1作成的信息輸出。此時，能夠採用一些作標記等的辦法以使差別部分能夠立刻理解。關於差別部分，通過一些方法與委託人進行確認，將修正後的數據再次發送到管理條件作成機構1中。由此有關被委託人委託的管理的信息的數據被存儲在管理條件保存機構4中，在其內，涉及期限管理的信息成為期限管理信息。
一方面，從行政機關等被送出的信息被輸入到專用的終端10中。在該信息被變換為在期限管理系統中可接受的形式之後，從委託人的終端11經由公共線路通過經由網站被傳送到伺服器12中。從伺服器12進一步將數據發送到管理條件作成機構1，並通過管理條件判斷機構3與保管在管理信息保管機構2中的信息進行比較，判斷通過管理條件作成手段1作成的條件的妥當性。如果與被保管在管理信息保存機構2中的條件沒有差別，則這些信息被發送到判斷機構6中。如果出現問題，為了確認而輸出由管理條件作成機構1作成的信息。在判斷機構6中，將被發送到判斷機構6中的信息與保持在管理條件保存機構4中的應管理的信息進行比較，管理所需要的信息被追加在管理條件保存機構4，同時與其他信息一同被追加到經過信息保存機構5中。同時應發送給委託人的信息經由輸出伺服器13，通過信息配送機構7被發送到委託人。
另一方面，如果被保持在管理條件保存機構4中的信息，通過判斷機構6，隨著時間經過，到了將應管理的信息內的期限管理信息傳達給委託人的時刻，則該信息被發送到伺服器13，通過信息配送機構7變換為規定的報告用格式之後，經由公共線路被輸送給委託人。
此時，優選傳達給委託人的期限管理信息是添加了檢驗單的信息。對該期限管理信息所添加的檢驗單表示已傳達的期限管理信息是涉及哪方面的信息、或答覆的期限是何時等，除此之外，也可舉出與該信息對應的法律的條文等、用於使委託人簡單地把握狀況的項目。另外，也可以利用在委託人委託期限管理時記入的檢驗單。
在到達委託人的信息內、應向行政機關等提出的信息從終端11變換為應向行政機關等答覆的格式之後，被發送到專用終端10並從專用終端10向行政機關提出文件。
另一方面，從專用終端提出的無用信息，從判斷機構6被傳送到伺服器13並直接輸出，以規定的方法向行政機關等郵寄或呈報。
在專利申請手續等中的在線手續中，作為將從行政機關等發送到委託人的數據傳送到期限管理系統，並將從期限管理系統發送給委託人的文件傳送到行政機關等的機構，優選設置自動傳送機構8。該自動傳送機構8更優選兼備變換信息的形式的功能和轉送的功能。
被保存在經過信息保存機構5中的經過信息等、被積累在期限管理系統中的信息，常時利用網站並通過期限管理系統被只提供給委託人。此時，如果委託人訪問網址，則通過訪問確認機構9確認訪問者，對積累的信息只可閱覽委託案件。
在本發明中，本發明中的期限管理系統根據如上所述的方法進行期限管理，並同時通過與委託人及/或行政機關等交換文件等，執行對委託人的行政機關等的必需的手續，處理委託人和行政機關等之間的文件等的交換。
下面，詳細地表示構成本發明中的期限管理系統的各機構。
管理條件作成機構基於委託人已委託輸入的信息，作成包括應管理的內容、與委託人聯絡的內容、與委託人聯絡的時期的管理條件的機構。
管理信息保存機構如果保持並改正關於用法律等來決定的應管理的內容的信息，則變更為被改正後的信息的機構。
管理條件判斷機構將通過管理條件作成機構作成了的各條件與管理信息保存機構的信息進行比較，如果用管理條件作成機構作成了的條件沒有出現問題並判斷為妥當，則將用管理條件作成機構作成了的條件保存在管理條件保存機構中，如果出現問題，則進行用於確認的輸出的機構。
管理條件保存機構保持包括應管理的內容、向委託人聯絡的內容、向委託人聯絡的時期的管理條件的機構。積累在該機構中的信息內、涉及期限管理的信息成為期限管理信息。
經過信息保存機構對委託管理的案件，對在期限管理系統中獲得的信息保存經過的機構。
判斷機構基於從行政機關等獲得並追加的信息，與被保持在管理條件保存機構中的信息進行比較，並對管理所需要的條件進行判斷，將管理所需要的信息輸入到管理條件保存機構，同時與其他信息一起輸入到經過信息保存機構，輸出有關向委託人的聯絡等的處理所必需的信息的機構。
信息配送機構將從判斷機構、管理條件判斷機構等輸出的信息經由公共線路等來配送給委託人的機構。
訪問確認機構在委託人要求閱覽經過信息等、積累在期限管理系統中的信息並訪問網站的情況下，確認訪問者並對經過信息保存機構等的信息只可閱覽委託案件的機構。
自動傳送機構①接收從行政機關等發送給委託人的信息，同時變換為在期限管理系統中可接受的形式之後，利用公共線路等傳送給期限管理系統，②將來自於期限管理系統的輸出信息變換為能夠向行政機關等提出的形式之後，經由專用終端傳送給行政機關等的機構。
自動傳送機構通常被設置在委託人側的系統中，但是變換信息的形式的功能也可以設在期限管理系統側。在設在期限管理系統側的情況下能夠安裝在信息配送機構中。
在本發明中重要的點在於只集中管理手續上的事務管理。實際的手續需要各種專業性，在作為代理人執行時需要各種資格等，也可以設想手續本身通過作為委託人的各個人、法人等、及其代理人執行的情況。
對於應事務管理的內容，對各個手續用法律等決定，因此上述的內容按照規定的方式被保存在管理信息保存機構中。
另外，委託人經由公共線路訪問網站並通過訪問確認機構得到認證之後，只可看到積累在期限管理系統中的經過信息保存機構等的本人所委託的信息。
下面，以專利申請的情況為例，對本發明的事務手續管理系統完成的內容進行更具體地說明。
委託人通過終端訪問期限管理系統的網站，按照檢驗單，作為手續進行所謂的專利申請的選擇，如果輸入申請預定日期，則顯示規定的最新的申請樣式。如果按照樣式輸入，則信息被傳送到管理條件作成機構。在此所作成的信息，例如申請預定日期、根據其他委託人的希望所記入的委託人、發明人等的信息，如上所述，被保存到管理條件保存機構。
可以將說明書的研究等合而為一進行研究，但是在單純地代辦事務手續的情況下，如果應該申請的日期來臨時，則作為用判斷機構判斷的信息、已被完成的申請文件經由委託人的終端並經過自動傳送機構，通過專用終端向專利局進行電子申請。此時，優選通過期限管理系統所完成的文件，是經過由委託人進行確認的工序而得到的文件。
如果申請結束，則由專利局確定申請編號，根據申請日期、具體情況確定優先權主張日期。如上所述的信息，同樣地經過自動傳送機構、委託人終端輸入網站，通過判斷機構判斷而被保存到管理條件保存機構及經過信息保存機構。下面，能夠一併進行是否審查請求的確認、對拒絕理由通知的答覆等的所有的事務管理。
被積累在期限管理系統中的信息可以通過網站進行參照，但是為了保秘，也可以採用標題以外的秘密信息只可用專用線路參照的方法。另外，也可以採用以下方法等重要的信息不保存到管理條件保存機構而保存到其他輔助機構；或對於公開後的信息，從市場獲得信息並追加到經過信息保存機構而向委託人提供；或在管理條件判斷機構中，對從委託人所獲得的信息進行比較，用後管理條件保存機構來保存更正確的信息。
將累積在管理條件保存機構中的期限管理信息作為預先設定好的信息，通過信息配送機構、例如電子郵件傳達給委託人，在委託人除了被傳達的信息之外還需要詳細的說明的情況下，也可採用點擊參照按鈕後，就能夠立即獲得信息的辦法。
作為能夠用本發明的系統進行管理的事務手續，由上述說明可以明確，以對行政機關等進行的全部手續為對象而沒有任何限制，但是對於所有涉及複雜而管理期限長的專利的申請/權利化/維持等、用法律來保護的智慧財產權一併進行管理時，可取得比較大的價值。在這種情況下，當然無論國內外，無論手續的種類為補正、審查請求、審決取消訴訟、主張異議等，都可以進行管理。
產業上的可利用性通過實施本發明的方法使事務手續合理化，發明人、專利代理人、律師等能夠專心於原來的具有專業性的業務，因此提高效率，同時也能夠謀求減少作為通過能夠專心於管理的第3者所進行的管理的結果的錯誤而提高質量。從而，本發明的系統及方法在個人、法人或其代理人對行政機關等執行手續時能夠有效地利用的產業上非常有價值。
權利要求
1.一種事務手續管理系統，其管理與行政機關等之間的文件等的交換的期限及/或答覆與否，由下述內容構成從由個人及/或法人等構成的多個委託人接收委託，將該委託內容輸入到期限管理系統中並開始進行期限管理，並且獲得來自於行政機關等的文件等，將該獲得信息輸入到期限管理系統中並開始進行有關該活動的期限管理，同時將期限管理信息和文件等的獲得信息通過信息配送機構傳達給委託人，常時利用網站並通過期限管理系統將被積累在期限管理系統中的信息只提供給委託人，期限管理系統一邊進行期限管理，一邊通過與委託人及/或行政機關等交換該文件等來處理委託人和行政機關等之間的文件等的交換。
2.一種事務手續的管理方法，其管理與行政機關等之間的文件等的交換的期限及/或答覆與否，其特徵在於，從由個人及/或法人等構成的多個委託人接收委託，將該委託內容輸入到期限管理系統中並開始進行期限管理，並且獲得來自於行政機關等的文件等，將該獲得信息輸入到期限管理系統中並開始進行有關該活動的期限管理，同時將期限管理信息和文件等的獲得信息通過信息配送機構傳達給委託人，常時利用網站並通過期限管理系統將被積累在期限管理系統中的信息只提供給委託人，期限管理系統一邊進行期限管理，一邊通過與委託人及/或行政機關等交換該文件等來處理委託人和行政機關等之間的文件等的交換。
3.根據權利要求1中所述的事務手續管理系統，期限管理系統，至少由管理條件作成機構、管理信息保存機構、管理條件判斷機構及管理條件保存機構構成，基於通過管理條件判斷機構被判斷為妥當並被積累在管理條件保存機構中的期限管理信息來被運用。
4.根據權利要求2中所述的事務手續的管理方法，期限管理系統，至少由管理條件作成機構、管理信息保存機構、管理條件判斷機構及管理條件保存機構構成，基於通過管理條件判斷機構被判斷為妥當並被積累在管理條件保存機構中的期限管理信息來被運用。
5.根據權利要求1或3中所述的事務手續管理系統，期限管理信息是添加了檢驗單的信息。
6.根據權利要求2或4中所述的事務手續的管理方法，期限管理信息是添加了檢驗單的信息。
7.根據權利要求1、3或5中所述的事務手續管理系統，由個人及/或法人等構成的多個委託人和行政機關等之間的文件等的交換通過以下方式來進行從行政機關等發送給該委託人的數據通過自動傳送機構傳送到期限管理系統，從期限管理系統發送給該委託人的、由期限管理系統完成的文件通過自動傳送機構傳送到行政機關等。
8.根據權利要求2、4或6中所述的事務手續的管理方法，由個人及/或法人等構成的多個委託人和行政機關等之間的文件等的交換通過以下方式來進行從行政機關等發送給該委託人的數據通過自動傳送機構傳送到期限管理系統，從期限管理系統發送給該委託人的、由期限管理系統完成的文件通過自動傳送機構傳送到行政機關等。
9.根據權利要求7中所述的事務手續管理系統，通過期限管理系統完成的文件，是經過進行由委託人向行政機關等提出文件的確認的工序後而得到的已完成的文件。
10.根據權利要求8中所述的事務手續的管理方法，通過期限管理系統完成的文件，是經過進行由委託人向行政機關等提出文件的確認的工序後而得到的已完成的文件。
全文摘要
提供一種將行政機關和文件等的提出等的期限或答覆與否等一併管理，省去各個人、法人等進行事務管理的時間，能夠合理地可靠地進行事務手續的事務手續管理系統及管理方法。通過以下處理對事務手續進行管理通過至少由管理條件作成機構(1)、管理信息保存機構(2)、管理條件判斷機構(3)及管理條件保存機構(4)構成的、基於存儲在管理條件保存機構(4)中的期限管理信息而被運用的期限管理系統，一邊進行期限管理，一邊通過與委託人及/或行政機關等交換該文件等來處理委託人和行政機關等之間的文件等的交換。
文檔編號G06Q10/00GK1813265SQ20048001849
公開日2006年8月2日 申請日期2004年6月22日 優先權日2003年7月1日
發明者淺沼正, 平泉尚子 申請人:三井化學株式會社