檔案綜合管理系統的製作方法
2023-06-06 08:36:46 1
專利名稱：檔案綜合管理系統的製作方法
技術領域：
本發明屬於存儲設備領域，具體涉及一種文件、資料或檔案的檔案綜合管理系統。
背景技術：
伴隨著日益龐大的信息量更新，紙質、電子文件的日趨增加對當下傳統的檔案管理系統提出了日益嚴峻的要求。檔案室或圖書館在存儲檔案文件時採用人工編序存放，調取時需要找到原先存儲時的編號，根據編號依次找到相應的檔案文件，在存儲的紙質文件和電子文檔數量較多，信息量過大時，這種管理方式在資料的錄入、存儲、管理以及調閱方面需要耗費大量的工作量，極其不具備靈活性，難以達到檔案系統簡單、省時的目的。現今亦有一些檔案管理系統是利用計算機的一些功能，完成紙質文檔的編碼存儲。但是在面臨如大型圖書館或者學校檔案館的大量紙質或電子文檔時，很難完成不同類別、不同層次的分類，以及管理的前期工作。在資料的調閱方面大多數市面上的系統還是人工調閱。市面上亦有許多檔案管理軟體，但大多是管理電子版文件的錄入，歸檔以及調閱，必須要把紙質文件進行掃描才能錄入系統。同樣面臨許多檔案必須保留原件的問題。綜上所述，一種可·以完成紙質和電子文檔的錄入、存儲、管理以及便於調閱，並且方便利用計算機控制的自動化檔案管理系統是現今信息化時代檔案管理系統的需求。
發明內容
本發明的目的是為了解決現有技術的不足，提供一種較為先進的檔案管理系統，以滿足日益龐大的檔案數據與軟體系統配合管理的需求。為實現上述目的，本發明提供了一種檔案綜合管理系統，採用以下技術方案一種檔案綜合管理系統，包括用於存儲紙質檔案的自動化紙質檔案存儲模塊、將紙質檔案轉化為電子檔案的數據轉化模塊、用於存儲電子檔案的自動化電子檔案存儲模塊、以及用於控制及管理自動化電子檔案存儲模塊和自動化紙質檔案存儲模塊的綜合控制模塊，所述綜合控制模塊還包括將電子檔案分類存儲的分類模塊、用於管理紙質檔案的紙質檔案管理模塊、用於管理電子檔案的電子檔案管理模塊，所述數據轉化模塊與分類模塊連接，分類模塊與自動化電子檔案存儲模塊連接，紙質檔案管理模塊與自動化紙質檔案存儲模塊連接，電子檔案管理模塊與自動化電子檔案存儲模塊連接。所述綜合管理模塊還包括紙質檔案調取模塊、電子檔案檢索模塊、以及用於記錄文件存儲信息的信息記錄模塊，紙質檔案調取模塊與紙質檔案管理模塊及自動化紙質檔案存儲模塊連接，電子檔案檢索模塊與電子檔案管理模塊和自動化電子檔案存儲模塊連接，信息記錄模塊與電子檔案檢索模塊及電子檔案存儲模塊連接。所述信息記錄模塊記錄檔案的名稱、編碼、歸檔時間、調取時間、及電子檔案的初預覽。所述數據轉化模塊包括用於獲取紙質檔案的電子文件的圖像獲取設備、用於對電子文件進行處理獲取圖像文件的圖像處理模塊、用於將圖像文件識別為元數據的數據識別模塊、以及用於將元數據填入自動化電子檔案存儲模塊的數據處理模塊。所述電子檔案管理模塊還包括光碟刻錄機以及列印設備，用於將存儲與自動化電子檔案存儲模塊中的電子文檔刻錄或列印出來。所述圖像獲取設備包括掃描儀和高拍儀，數據識別模塊包括OCR識別系統。所述自動化紙質檔案存儲模塊還包括條形碼讀寫設備，條碼讀寫設備與電子檔案管理模塊連接，用於記錄紙質檔案在自動化紙質檔案存儲模塊中的位置。所述綜合控制模塊為安裝有控制軟體的計算機終端。
所述自動化紙質檔案存儲模塊為自動化檔案櫃，可根據所取文件的編碼信息自行將文件移至取閱位置。所述綜合控制模塊還包括遠程埠，方便內部人員遠程管理。有益效果計算機技術和軟體的發展為解決傳統檔案系統管理方式、信息處理方式以及信息量的管理方式提供了一系列的智能解決方案。以新型軟體和檔案管理硬體相結合的先進方式，形成了大型管理系統可以在處理大量信息的錄入、分類、存儲、調閱、歸檔等方面提供更快、更便捷的解決途徑，與傳統檔案管理系統相比其工作速度大為提高，且減少了人力、物力，更減少了因人為操作導致信息丟失、檔案破損等問題。在紙質文件方面，利用文件的掃描完成錄入功能；電子文檔方面，利用軟體進行分類存儲；最終利用控制系統實現檔案的歸類管理以及調閱功能。整個裝置方便、靈活、可靠性高，減少了檔案管理人員的工作量，提升了檔案管理人員的工作效率。
圖I是本發明的所述檔案綜合管理系統組成框圖。
具體實施例方式為了加深對本發明的理解，下面將結合實施例和附圖對本發明作進一步詳述，該實施例僅用於解釋本發明，並不構成對本發明保護範圍的限定。參見圖I所示，本發明設計了一種檔案綜合管理系統，包括用於存儲紙質檔案的自動化紙質檔案存儲模塊、將紙質檔案轉化為電子檔案的數據轉化模塊、用於存儲電子檔案的自動化電子檔案存儲模塊、以及用於控制自動化電子檔案存儲模塊和自動化紙質檔案存儲模塊的綜合控制模塊，綜合控制模塊還包括將電子檔案分類存儲的分類模、用於管理紙質檔案的紙質檔案管理模塊、用於管理電子檔案的電子檔案管理模塊，數據轉化模塊與分類模塊連接，紙質檔案管理模塊與自動化紙質檔案存儲模塊連接，電子檔案管理模塊與自動化電子檔案存儲模塊連接。其中，數據轉化模塊包括用於獲取紙質檔案電子檔的電子文件的圖像獲取設備、用於對電子文件進行處理獲取圖像文件的圖像處理模塊、用於將圖像文件識別為元數據的數據識別模塊、以及用於將元數據填入自動化檔案存儲模塊的數據處理模塊。電子檔案管理模塊還包括光碟刻錄機以及列印設備，用於將存儲與自動化電子檔案存儲模塊中的電子文檔刻錄或列印出來。在實際應用過程當中，圖像獲取設備使用的是掃描儀和高拍儀，數據識別模塊使用的是OCR識別系統，採用光學字符識別技術，通過獲取圖像文件上的文字圖像信息，利用不同的識別算法來分析文字形態特徵，判斷出漢字的標準編碼，並採用通用格式存儲在文本文件中。綜合管理模塊還包括紙質檔案調取模塊、電子檔案檢索模塊、以及用於記錄文件存儲信息的信息記錄模塊，紙質檔案調取模塊與紙質檔案管理模塊及自動化紙質檔案存儲模塊連接，電子檔案檢索模塊與電子檔案管理模塊和自動化電子檔案存儲模塊連接，信息記錄模塊與電子檔案檢索模塊及電子檔案存儲模塊連接。信息記錄模塊是對記錄電子檔案的簡要信息，包括名稱、編碼、歸檔時間、調取時間、及電子檔子檔案的初預覽等。所述自動化紙質檔案存儲模塊還包括條形碼讀寫設備，條碼讀寫設備與電子檔案管理模塊連接，用於記錄紙質檔案在自動化紙質檔案存儲模塊中的位置。所述綜合控制模塊為安裝有控制軟體的計算機終端。 所述自動化紙質檔案存儲模塊為自動化檔案櫃，可根據所取文件的編碼信息自行將文件移至取閱位置。所述綜合控制模塊還包括遠程埠，方便內部人員遠程管理。本發明設計的一種檔案綜合管理系統在實際應用過程當中，包括紙質檔案管理和電子檔案管理，其中新檔案的錄入包括如下步驟步驟I.採用圖像獲取設備獲取紙質檔案的電子文件；步驟2.採用圖像處理模塊對電子文件進行圖像處理並獲得圖像文件；步驟3.採用數據識別模塊將圖像文件識別為元數據；步驟4.採用數據處理模塊將元數據填入自動化電子檔案存儲模塊；步驟5.確認是否需要存儲紙質檔案，是則進入下一步，否則結束；步驟6.設置紙質檔案的存儲目錄並將存儲位置記錄入自動化電子檔案存儲模塊，生成電子標籤紙，貼在紙質檔案上；步驟7.自動化紙質檔案存儲模塊根據指定存儲目錄存放紙質檔案，同時，綜合控制模塊根據電子標籤紙對紙質檔案的存儲進行監控。其中紙質檔案的調取包括如下步驟步驟I.通過綜合控制模塊查詢自動化電子檔案存儲模塊是否存在所需調取檔案的電子檔案，是則進入下一步，否則提示錯誤結束；步驟2.再通過綜合控制模塊查詢自動化電子檔案存儲模塊是否存在所需調取檔案的紙質檔案，是則顯示紙質檔案所在自動化紙質檔案存儲模塊中的位置，否則提示錯誤結束；步驟3.自動化紙質檔案存儲模塊根據查詢到的存儲位置，自動調取所需調取的紙質檔案，管理員通過條形碼讀寫設備對其電子標籤紙進行掃碼，所述綜合控制終端根據掃碼結果對紙質檔案的調取進行監控。本發明設計的一種檔案綜合管理系統，加裝UPS備用電源保證了整個系統的安全穩定運行；同時設置多種圖像獲取設備，保證了圖像的獲取質量；加之配合光碟刻錄機和列印設備，使檔案的調取變得更加人性化以及方便；而且設置身份識別模塊，為檔案的保存提供了更好安全性。以上所述僅為本發明的較佳實施例而已，並不用以限制本發明，凡在本發明的精神和原則之內，所作的任何修改、等同替換、改進等，均應包含在本發明的保護範圍之內 。
權利要求
1.一種檔案綜合管理系統，其特徵在於包括用於存儲紙質檔案的自動化紙質檔案存儲模塊、將紙質檔案轉化為電子檔案的數據轉化模塊、用於存儲電子檔案的自動化電子檔案存儲模塊、以及用於控制及管理自動化電子檔案存儲模塊和自動化紙質檔案存儲模塊的綜合控制模塊，所述綜合控制模塊還包括將電子檔案分類存儲的分類模塊、用於管理紙質檔案的紙質檔案管理模塊、用於管理電子檔案的電子檔案管理模塊，所述數據轉化模塊與分類模塊連接，分類模塊與自動化電子檔案存儲模塊連接，紙質檔案管理模塊與自動化紙質檔案存儲模塊連接，電子檔案管理模塊與自動化電子檔案存儲模塊連接。
2.根據權利要求I所述的檔案綜合管理 系統，其特徵在於所述綜合管理模塊還包括紙質檔案調取模塊、電子檔案檢索模塊、以及用於記錄文件存儲信息的信息記錄模塊，紙質檔案調取模塊與紙質檔案管理模塊及自動化紙質檔案存儲模塊連接，電子檔案檢索模塊與電子檔案管理模塊和自動化電子檔案存儲模塊連接，信息記錄模塊與電子檔案檢索模塊及電子檔案存儲模塊連接。
3.根據權利要求2所述的檔案綜合管理系統，其特徵在於所述信息記錄模塊記錄檔案的名稱、編碼、歸檔時間、調取時間、及電子檔案的初預覽。
4.根據權利要求I所述的檔案綜合管理系統，其特徵在於所述數據轉化模塊包括用於獲取紙質檔案的電子文件的圖像獲取設備、用於對電子文件進行處理獲取圖像文件的圖像處理模塊、用於將圖像文件識別為元數據的數據識別模塊、以及用於將元數據填入自動化電子檔案存儲模塊的數據處理模塊。
5.根據權利要求I所述的檔案綜合管理系統，其特徵在於所述電子檔案管理模塊還包括光碟刻錄機以及列印設備，用於將存儲與自動化電子檔案存儲模塊中的電子文檔刻錄或列印出來。
6.根據權利要求4所述的檔案綜合管理系統，其特徵在於所述圖像獲取設備包括掃描儀和高拍儀，數據識別模塊包括OCR識別系統。
7.根據權利要求I所述的檔案綜合管理系統，其特徵在於所述自動化紙質檔案存儲模塊還包括條形碼讀寫設備，條碼讀寫設備與電子檔案管理模塊連接，用於記錄紙質檔案在自動化紙質檔案存儲模塊中的位置。
8.根據權利要求I所述的檔案綜合管理系統，其特徵在於所述綜合控制模塊為安裝有控制軟體的計算機終端。
9.根據權利要求I所述的檔案綜合管理系統，其特徵在於所述自動化紙質檔案存儲模塊為自動化檔案櫃，可根據所取文件的編碼信息自行將文件移至取閱位置。
10.根據權利要求I所述的檔案綜合管理系統，其特徵在於所述綜合控制模塊還包括遠程埠，方便內部人員遠程管理。
全文摘要
本發明公開了一種檔案綜合管理系統，包括用於存儲紙質檔案的自動化紙質檔案存儲模塊、將紙質檔案轉化為電子檔案的數據轉化模塊、用於存儲電子檔案的自動化電子檔案存儲模塊、以及用於控制及管理自動化電子檔案存儲模塊和自動化紙質檔案存儲模塊的綜合控制模塊，所述數據轉化模塊包括圖像獲取設備、圖像處理模塊、數據識別模塊以及數據處理模塊；各模塊通過控制模塊的軟體實現本發明涉及的一種檔案綜合管理系統，實現了對紙質檔案和電子檔案的統一管理，使得紙質檔案的保存與電子檔案的管理緊密聯繫。
文檔編號G06F17/30GK102968426SQ20121023078
公開日2013年3月13日 申請日期2012年7月4日 優先權日2012年7月4日
發明者周聖潔, 周韜, 張 傑, 韋正廣, 常江, 高金梁 申請人:南京斯譜藍自動化科技有限公司