文檔管理系統和文檔管理方法
2023-04-25 16:36:46
專利名稱：文檔管理系統和文檔管理方法
技術領域：
本發明涉及一種用於檢索相關文檔的文檔管理系統及其方法。
背景技術：
最近提出了一種可以檢索相關文檔的文檔管理系統(文檔瀏覽系統)。
例如，在日本特開平10-269237號公報所述的文檔瀏覽系統中，通過參考預先註冊的關鍵詞信息，根據領域、用戶等，從所瀏覽的文檔中提取關鍵詞，並且使用所提取的關鍵詞來檢索相關文檔。
然而，在上述文檔瀏覽系統中，對於每個用戶必需預先定義用戶關鍵詞。因此，在日本特開平10-269237號公報中，必需花費時間和精力事先註冊用戶關鍵詞。
另外，由於關鍵詞信息專用於每個用戶，因此存在不同用戶之間關鍵詞信息不能共享的局限性。
另外，由於對存儲在文檔資料庫中的所有文檔執行相關文檔的檢索，因此相關文檔的檢索效率不高。
由於通過關係資料庫來存儲每個用戶的關鍵詞信息，因此就存在這樣一個問題當添加與用戶有關的信息時，必須為資料庫添加表或列，並且必須修改訪問該資料庫的系統。
發明內容
考慮到傳統技術中的上述問題，本發明旨在提供一種能有效檢索相關文檔的文檔管理系統和方法。
根據本發明的一個方面，提供一種文檔管理系統，用於從將用戶信息、為每個用戶設置的關鍵詞信息、和文檔信息關聯存儲的存儲單元中檢索所期望的文檔信息，該文檔管理系統包括第一檢索單元，用於使用第一檢索條件，從存儲單元中檢索文檔信息；指定單元，用於指定用戶信息；以及第二檢索單元，用於根據第一檢索單元的檢索結果和由指定單元所指定的用戶信息來確定第二檢索條件，並使用該第二檢索條件從存儲單元中檢索文檔信息。
根據本發明的另一方面，提供一種文檔管理方法，用於從將用戶信息、為每個用戶設置的關鍵詞信息、和文檔信息關聯存儲的存儲單元中檢索所期望的文檔信息，該文檔管理方法包括第一檢索步驟，用於使用第一檢索條件，從存儲單元中檢索文檔信息；指定步驟，用於指定用戶信息；以及第二檢索步驟，用於根據在第一檢索步驟的檢索結果和在指定步驟中所指定的用戶信息來確定第二檢索條件，並使用該第二檢索條件從存儲單元中檢索文檔信息。
通過以下參考附圖對典型實施例的說明，本發明的其它特徵和方面是顯而易見的。
包括在說明書中並構成說明書的一部分的附圖，用於進一步理解本發明。附圖示出了本發明的實施例，並與說明書一起用來解釋本發明的原理。
圖1是本發明實施例中的文檔管理系統的典型框圖；圖2示出本發明第三實施例中為每個用戶存儲關鍵詞的例子；圖3示出本發明第四實施例中為每個用戶存儲關鍵詞的例子；圖4示出本發明第一實施例中通過結構化文檔為每個用戶存儲關鍵詞的例子；圖5示出本發明第一實施例中通過關鍵詞檢索的結果的例子；圖6是示出本發明第一實施例中相關文檔的典型檢索處理的流程圖；圖7是示出本發明第二實施例中相關文檔的典型檢索處理的流程圖；圖8示出本發明第二實施例中所設置的文檔的劃分的例子；圖9示出本發明實施例中的文檔管理系統的系統結構；圖10是示出本發明實施例中通過使用所指定用戶的關鍵詞來執行典型檢索處理的流程圖。
具體實施例方式
下面參考附圖來詳細說明本發明的典型實施例。根據應用本發明的裝置的配置和條件，應當適當改變實施例中所示例的構成單元的相對布局。本發明不局限於這些說明性的實施例。
第一實施例圖1是本發明實施例中的文檔管理系統的典型框圖。通過運行在包括通用計算機的系統上的軟體來實現本實施例中的文檔管理系統1000。
用戶接口單元1001輸入用戶操作。文檔管理系統1000通過用戶接口單元1001接收該用戶操作，並將該用戶操作發送到文檔管理控制器1002。
在接收到該用戶操作的情況下，文檔管理控制器1002將對應於該用戶操作的操作請求傳送到資料庫控制器1003。
資料庫控制器1003根據該操作請求控制資料庫。例如，在該操作請求為文檔存儲請求的情況下，將文檔存儲在文檔存儲單元1004中，並將關於該文檔的文檔信息存儲在文檔信息存儲單元1005中。在該操作請求為文檔獲取請求的情況下，從文檔存儲單元1004中獲取文檔，並從文檔信息存儲單元1005中獲取該文檔信息。
在文檔存儲單元1004中，存儲文檔數據本身。在文檔信息存儲單元1005中，存儲與每個文檔數據相關的信息。
圖9示出圖1的文檔管理系統的系統結構。文檔管理伺服器901通過網絡905例如LAN或網際網路與客戶終端902～904相連接。在圖9的系統結構中，用戶接口單元1001位於客戶終端。文檔管理控制單元1002和資料庫控制器1003位於文檔管理伺服器901中。文檔存儲單元1004和文檔信息存儲單元1005位於資料庫906中。文檔管理控制單元1002通過網絡905從客戶終端902、903或904接收對應於用戶操作的操作請求。文檔管理控制器1002將對應於用戶操作的操作請求發送到資料庫控制器1003。本發明不局限於圖9所示的系統結構。能夠實施本發明的任何系統結構都是可適用的。例如，儘管上述包括文檔存儲單元1004和文檔信息存儲單元1005的資料庫906被連接到文檔管理伺服器901，但是它也可以被連接到網絡905上的文檔伺服器(未示出)。
使用用戶標識(ID)的關鍵詞檢索處理下面對根據本發明第一實施例的關鍵詞檢索處理的流程進行說明。
下面來說明與為文檔設立關鍵詞相關聯的處理。首先，每個用戶通過使用用戶接口單元1001，為每個文檔輸入並設立關鍵詞。用戶接口單元1001將與用戶所執行的操作相關聯的信息和用於識別用戶的用戶ID傳送到文檔管理控制器1002。文檔管理控制器1002基於所接收到的用戶操作的信息來確定操作請求。在操作請求為關鍵詞設置請求的情況下，文檔信息存儲單元1005存儲用戶ID、關鍵詞、以及用於通過資料庫控制器1003識別文檔的文檔ID。用戶ID、關鍵詞、和文檔ID相互關聯，並被存儲在文檔信息存儲單元1005中。
圖4示出通過結構化文檔在文檔信息存儲單元1005中為每個用戶存儲關鍵詞的例子。結構化文檔包括由文檔ID所劃分的結構。由文檔ID所劃分的結構進一步被用戶ID劃分。關鍵詞被存儲在由用戶ID所劃分的結構中。即使用戶的數量增加，關鍵詞仍可通過一個結構化文檔文件來存儲，而不必修改資料庫結構。
由於如上所述為每個用戶存儲關鍵詞，因此不僅可以通過使用操作者所設置的關鍵詞來檢索文檔，而且也可以通過使用基於操作者的指示而指定的其他用戶所設置的關鍵詞來檢索文檔。
使用圖10來說明通過使用所指定用戶的關鍵詞執行的檢索處理。
在步驟S101，通過指定在關鍵詞檢索處理中所使用的用戶ID來指定用戶。
接著，在步驟S102，操作者輸入用於文檔檢索的關鍵詞。在步驟S103，使用在步驟S101中所指定的用戶ID和在步驟S102中所輸入的關鍵詞，執行檢索處理。
現在將對使用所指定用戶的關鍵詞的檢索處理的例子進行說明。如圖4所示，關鍵詞「Document Manager」、「DMS」、「DMSWeb」、以及「Gateway」與用戶ID(即「USER ID」)相關聯，並與文檔ID(即「DOCUMENT ID」)相關聯存儲。圖5示出所指定的用戶ID為「1」、使用由用戶ID值為「1」的用戶所設置的關鍵詞「Documcnt Manager」來檢索相關聯的文檔的檢索結果的例子。
本實施例的系統被配置如下。在步驟S101，如果操作者未指明用於指定用戶的用戶ID，則使用與操作者的用戶ID相關聯的關鍵詞來自動檢索文檔。另一方面，在步驟S101，如果操作者指明了所指定的用戶ID，則使用與操作者所指明的指定用戶ID相關聯的關鍵詞來檢索文檔。而且，本發明的系統允許指定多個用戶ID，並基於該多個指定的用戶ID進行文檔檢索。
因此，根據本實施例，可以使用指定用戶所設置的關鍵詞來檢索文檔。
相關文檔檢索處理在本發明的另一實施例中，在執行第一檢索處理(例如使用上述用戶ID和關鍵詞的關鍵詞檢索)之後，可以通過指定另一用戶的用戶ID來檢索相關文檔。
圖6示出與用於檢索相關文檔的檢索處理相關聯的流程。
首先，在步驟S6001，在執行第一檢索處理(例如圖10)之後(即，基於圖5的檢索結果的結構化文檔，顯示第一檢索結果之後)，用戶輸入另外的檢索請求的情況下，確定另外的檢索請求是否是相關文檔的檢索請求。
如果另外的檢索請求不是相關文檔的檢索請求，則處理進入步驟S6007。在步驟S6007，參考圖10如上所述，啟動新的檢索處理。
如果另外的檢索請求是相關文檔的檢索請求，則處理進入步驟S6002。在步驟S6002，獲得第一檢索結果(例如，如圖5所示，通過由所指定的用戶ID「1」所設置的關鍵詞「DocumentManager」獲得的檢索結果)。
接著，在步驟S6003，獲得在檢索相關文檔時用作索引的用戶ID(例如用戶ID「2」)。
在步驟S6004，基於在步驟S6002獲得的第一檢索結果和在步驟S6003獲得的用戶ID，獲得用於檢索相關文檔的新的關鍵詞。所獲得的關鍵詞是在步驟S6002獲得的第一檢索結果中所包含的關鍵詞中由在步驟S6003獲得的用戶ID設置頻率最高的關鍵詞。然而，在步驟S6004獲得的關鍵詞不局限於設置頻率最高的關鍵詞。例如，所獲得的關鍵詞可以是為第一檢索結果的文檔設置的比率高於預定比率的至少一個關鍵詞。或者，所獲得的關鍵詞可以是基於等級系統，在該等級系統中，該關鍵詞被賦予了高於預定等級的等級。
接著，在步驟S6005，使用在步驟S6004所獲得的關鍵詞，從存儲在文檔信息存儲單元1005中的結構化文檔(圖4中所示)，來檢索相關文檔。
例如，在顯示基於用戶ID「1」的關鍵詞「Document Manager」的第一檢索結果後，響應於與第一檢索結果有關的相關文檔的檢索請求，指定用戶ID「2」(在步驟S6003)。在這種情況下，由於在圖5中用戶ID「2」設置頻率最高的關鍵詞是「DMS」，因此使用用戶ID「2」的關鍵詞「DMS」來執行圖4的結構化文檔的關鍵詞檢索。通過上述檢索處理提取文檔ID「1」、「2」、「3」、和「5」，獲得該結果與圖5的結果的不同，並將文檔ID「5」作為相關文檔顯示。
因此，使用本實施例中的文檔管理系統，通過指定其他用戶作為索引，用戶可以檢索當使用某一用戶所設置的關鍵詞執行第一關鍵詞檢索處理時，不被包括在內的相關文檔。
當檢索相關文檔時，可以指定多個用戶作為索引。
在第一實施例中，由於針對每個用戶的關鍵詞信息是用結構化文檔存儲的，因此即使用戶數量發生變化，也無需大幅度地修改資料庫和訪問該資料庫的系統。
第二實施例在第一實施例的相關文檔檢索處理中，在步驟S6003指定索引用戶(被用作相關文檔檢索處理的索引的用戶ID)之後，在步驟S6005從圖4的整個結構化文檔來執行相關文檔的檢索。然而，也可以在從圖4的結構化文檔移除檢索結果的文檔(圖5所示)之後，檢索相關文檔。下面參考圖7來說明該處理。
首先，在步驟S7001，通過指定用戶ID和關鍵詞來執行第一關鍵詞檢索。例如，使用用戶ID「1」和關鍵詞「DocumentManager」執行關鍵詞檢索。該檢索處理與參考圖10如上所述的處理流程相同。
接著，在步驟S7002，將原始文檔集合(圖4所示)劃分成包含在步驟S7001的第一檢索結果(圖5所示)中的文檔集合，以及未被包含在步驟S7001的第一檢索結果中的文檔集合。圖8示出將原始文檔集合劃分成包含在第一檢索結果中的文檔集合和未被包含在該檢索結果中的文檔集合的例子。更具體地，圖8示出使用關鍵詞「Document Manager」和用戶ID「1」來檢索圖4的文檔集合的劃分的例子。
返回到圖7，在步驟S7003，當操作者指明索引用戶(用作相關文檔檢索處理的索引的用戶ID)(用戶ID＝「2」)時，基於包含在第一檢索結果中的文檔集合來指定用於相關文檔檢索處理的新的關鍵詞，然後從未包含在第一檢索結果中的文檔集合來檢索相關文檔。在本例子中，在從圖5的檢索結果(＝圖8的右上部分)獲得索引用戶(用作相關文檔檢索處理的索引的用戶ID)(用戶ID＝「2」)設置頻率最高的關鍵詞「DMS」之後，通過使用所獲得的關鍵詞，從圖8的右下部分所示的文檔集合來檢索相關文檔。
根據第二實施例，由於可以從更小的文檔集合來檢索相關文檔，因此可以更有效地實現相關文檔的檢索。
如上所述，根據本實施例，使用不同用戶設置的關鍵詞，可以有效地執行關鍵詞檢索和相關文檔的檢索。
在檢索相關文檔的情況下，用戶無需分別定義相關的術語。
由於不同用戶設置的關鍵詞可以被用於檢索，因此用戶也可以檢索沒有附上關鍵詞的文檔。
在第二實施例中，由於針對每個用戶的關鍵詞信息是用結構化文檔存儲的，因此即使用戶數量發生改變，也無需大幅度地修改資料庫和訪問資料庫的系統。也無需大幅度地修改結構化文檔的結構。
在第二實施例中，由於相關文檔的檢索是在使用關鍵詞檢索的檢索結果劃分文檔集合後被執行的，因此可以避免不必要的檢索。
第三實施例在上述實施例中，使用如圖4所示的結構化文檔，來執行文檔信息存儲單元1005的關鍵詞管理。在本實施例中，使用表來執行文檔信息存儲單元1005的關鍵詞管理。更具體地，文檔信息存儲單元1005用於以表格式來存儲根據每個用戶對每個文檔設置的關鍵詞信息，其中每個用戶有一個表。例如，如圖2所示，為每個用戶準備一個表，並通過將關鍵詞添加到相應的用戶表來存儲每個用戶的關鍵詞。
第四實施例在上述實施例中，使用如圖4所示的結構化文檔，或者通過使用如圖2所示的針對每個用戶的表，來執行文檔信息存儲單元1005的關鍵詞管理。在本實施例中，也使用表來執行文檔信息存儲單元1005的關鍵詞管理。然而，與前面的實施例不同，在本實施例中，使用包含所有用戶的一個表，而不是對每個用戶使用單獨的表。例如，如圖3所示，為每個用戶和與特定用戶相關聯的每個關鍵詞準備一列。無論何時用戶和/或與之相關聯的關鍵詞的數量增加時，只需要添加附加列就可以了。
其它實施例本發明可適用於由單個設備構成的裝置或包括多個設備的系統。
而且，本發明可以這樣來實現直接或間接向系統或裝置提供實現上述實施例的功能的軟體程序，使用該系統或裝置的計算機來讀取所提供的程序代碼，然後執行該程序代碼。
在這種情況下，只要系統或裝置具有程序的功能，該程序可以以任何形式來執行，例如目標代碼、由解釋程序執行的程序、或向作業系統(OS)提供的腳本數據。
能用來提供程序的存儲介質的例子包括軟盤、硬碟、光碟、磁光碟、CD-ROM(只讀光碟)、CD-R(可刻錄光碟)、CD-RW(可重寫光碟)、磁帶、非易失型存儲卡、ROM、DVD(數字多功能光碟，例如DVD-ROM和DVD-R)、以及藍光碟。
關於提供程序的方法，可以使用客戶計算機的瀏覽器將客戶計算機連接到網際網路上的網站，將本發明的電腦程式或該程序的可自動安裝壓縮文件下載到記錄介質例如硬碟上。而且，可通過將構成該程序的程序代碼分為多個文件，並從不同網站下載該文件來提供本發明的程序。換句話說，WWW(World Wide Web，全球資訊網)伺服器可以將通過計算機實現本發明的功能的程序文件下載到多個用戶。
還可以在例如CD-ROM的存儲介質上加密並存儲本發明的程序，將該存儲介質分發給用戶，允許滿足一定要求的用戶通過網際網路從網站下載解密密鑰信息，並允許這些用戶通過使用該密鑰信息來解密加密的程序，從而將程序安裝在用戶計算機中。
除了通過由計算機執行所讀取的程序來實現根據所述實施例的上述功能的情況之外，運行在計算機上的作業系統等可執行全部或部分實際處理，從而上述實施例的功能可由該處理來實現。
在從存儲介質中讀取程序之後，可以將該程序寫入到插入計算機中的功能擴展板、或與計算機連接的功能擴展單元所配備的存儲器中。安裝在功能擴展板或功能擴展單元上的CPU等執行全部或部分實際處理，從而上述實施例的功能可由該處理來實現。
儘管參考典型實施例說明了本發明，但應當理解，本發明不局限於所公開的典型實施例。以下權利要求書的範圍符合最寬的解釋，以包含所有這類修改和等同結構和功能。
權利要求
1.一種文檔管理系統，用於從將用戶信息、為每個用戶設置的關鍵詞信息、和文檔信息關聯存儲的存儲單元中檢索文檔信息，該文檔管理系統包括第一檢索單元，用於使用第一檢索條件，從存儲單元中檢索文檔信息；指定單元，用於指定用戶信息；以及第二檢索單元，用於根據第一檢索單元的檢索結果和由指定單元指定的用戶信息來確定第二檢索條件，並使用該第二檢索條件從存儲單元中檢索文檔信息。
2.根據權利要求1所述的文檔管理系統，其特徵在於，由第二檢索單元檢索的文檔信息是與由第一檢索單元檢索的文檔信息有關的相關文檔信息。
3.根據權利要求2所述的文檔管理系統，其特徵在於，第二檢索單元用於使用第二檢索條件，從在從存儲在存儲單元中的文檔信息中移除第一檢索單元的檢索結果的文檔信息之後的文檔信息中檢索相關文檔信息。
4.根據權利要求1所述的文檔管理系統，其特徵在於，第二檢索單元用於根據關鍵詞信息來確定第二檢索條件，該關鍵詞信息是與由指定單元對作為第一檢索單元的檢索結果而獲得的文檔信息指定的用戶信息相關聯的關鍵詞信息。
5.根據權利要求1所述的文檔管理系統，其特徵在於，第二檢索單元用於根據關鍵詞來確定第二檢索條件，該關鍵詞是與由指定單元對作為第一檢索單元的檢索結果而獲得的文檔信息指定的用戶信息相關聯的關鍵詞中使用頻率最高的關鍵詞。
6.根據權利要求1所述的文檔管理系統，其特徵在於，第二檢索單元用於根據關鍵詞來確定第二檢索條件，該關鍵詞是與由指定單元對作為第一檢索單元的檢索結果而獲得的文檔信息指定的用戶信息相關聯的關鍵詞中使用比率高於預定比率的關鍵詞。
7.根據權利要求1所述的文檔管理系統，其特徵在於，第二檢索單元用於根據關鍵詞來確定第二檢索條件，該關鍵詞是與由指定單元對作為第一檢索單元的檢索結果而獲得的文檔信息指定的用戶信息相關聯的關鍵詞中級別高於預定級別的關鍵詞。
8.根據權利要求1所述的文檔管理系統，其特徵在於，存儲單元用於以結構化文檔的格式來存儲根據每個用戶對每個文檔所設置的關鍵詞信息。
9.根據權利要求1所述的文檔管理系統，其特徵在於，存儲單元用於以表的格式來存儲根據每個用戶對每個文檔所設置的關鍵詞信息，其中每個用戶有一個表。
10.根據權利要求1所述的文檔管理系統，其特徵在於，存儲單元用於以表的格式來存儲根據每個用戶對每個文檔所設置的關鍵詞信息，其中對所有用戶使用一個表。
11.根據權利要求1所述的文檔管理系統，其特徵在於，第一檢索單元用於根據從與第一用戶信息相關聯的關鍵詞中指定的第一關鍵詞，來確定第一檢索條件。
12.根據權利要求11所述的文檔管理系統，其特徵在於，第一檢索單元用於從存儲在存儲單元中的文檔信息，來檢索與第一關鍵詞相關聯的文檔信息。
13.根據權利要求1所述的文檔管理系統，其特徵在於，還包括關鍵詞設置單元，用於為每個用戶設置每個文檔信息的關鍵詞信息；以及存儲控制器，用於控制存儲單元，以將由關鍵詞設置單元所設置的關鍵詞信息、用戶信息、和文檔信息關聯存儲。
14.一種文檔管理方法，用於從將用戶信息、為每個用戶設置的關鍵詞信息、和文檔信息關聯存儲的存儲單元中檢索文檔信息，該文檔管理方法包括第一檢索步驟，用於使用第一檢索條件，從存儲單元中檢索文檔信息；指定步驟，用於指定用戶信息；以及第二檢索步驟，用於根據第一檢索步驟的檢索結果和指定步驟中指定的用戶信息來確定第二檢索條件，並使用該第二檢索條件從存儲單元中檢索文檔信息。
15.根據權利要求14所述的文檔管理方法，其特徵在於，在第二檢索步驟中所檢索的文檔信息是與在第一檢索步驟中所檢索的文檔信息有關的相關文檔信息。
16.根據權利要求15所述的文檔管理方法，其特徵在於，第二檢索步驟使用第二檢索條件，從在從存儲在存儲單元中的文檔信息中移除第一檢索單元的檢索結果的文檔信息之後的文檔信息中檢索相關文檔信息。
17.根據權利要求14所述的文檔管理方法，其特徵在於，第二檢索步驟根據關鍵詞信息來確定第二檢索條件，該關鍵詞信息是與在指定步驟中對作為第一檢索單元的檢索結果而獲得的文檔信息指定的用戶信息相關聯的關鍵詞信息。
18.根據權利要求14所述的文檔管理方法，其特徵在於，第二檢索步驟根據關鍵詞來確定第二檢索條件，該關鍵詞是與在指定步驟中對作為第一檢索步驟的檢索結果而獲得的文檔信息所指定的用戶信息相關聯的關鍵詞中使用頻率最高的關鍵詞。
19.根據權利要求14所述的文檔管理方法，其特徵在於，第二檢索步驟根據關鍵詞來確定第二檢索條件，該關鍵詞是與在指定步驟中對作為第一檢索步驟的檢索結果而獲得的文檔信息所指定的用戶信息相關聯的關鍵詞中使用比率高於預定比率的關鍵詞。
20.根據權利要求14所述的文檔管理方法，其特徵在於，第二檢索步驟根據關鍵詞來確定第二檢索條件，該關鍵詞是與在指定步驟中對作為第一檢索步驟的檢索結果而獲得的文檔信息所指定的用戶信息相關聯的關鍵詞中級別高於預定級別的關鍵詞。
21.根據權利要求14所述的文檔管理方法，其特徵在於，第一檢索步驟根據從與第一用戶信息相關聯的關鍵詞中指定的第一關鍵詞，來確定第一檢索條件，並從存儲在存儲單元的文檔信息中檢索與該第一關鍵詞相關聯的文檔信息。
全文摘要
提供一種文檔管理系統和文檔管理方法，用於從將用戶信息、為每個用戶設置的關鍵詞信息、和文檔信息關聯存儲的存儲單元中檢索文檔信息，該文檔管理系統包括第一檢索單元，用於使用第一檢索條件，從存儲單元中檢索文檔信息；指定單元，用於指定用戶信息；以及第二檢索單元，用於根據第一檢索單元的檢索結果和由指定單元指定的用戶信息確定第二檢索條件，並使用該第二檢索條件從存儲單元中檢索文檔信息。
文檔編號G06F17/30GK1790334SQ20051013214
公開日2006年6月21日 申請日期2005年12月16日 優先權日2004年12月17日
發明者渡邊龍太郎 申請人:佳能株式會社