辦公用品登記管理辦法（辦公用品管理暫行辦法）

2023-10-20 05:49:14

本辦法為君創有限公司印發執行的管理辦法，是按照君創公司的組織架構結合釘釘流程審批規範修訂而成的。

第一章 總 則

第一條 為加強公司辦公用品管理，提高利用效率，節約辦公成本，制訂本辦法。

第二條 辦公用品由綜合管理部統一採購、管理、發放。

第三條 辦公用品的管理原則是：

（一）嚴格流程。辦公用品的計劃、採購、領用，必須嚴格履行審批流程。

（二）清晰記錄。辦公用品必須建立實物臺帳，將購置成本、購置日期、存放地點、保管部門（人員）以及處理方式等清晰完整記錄下來。

（三）精心愛護。全體員工都要細心使用、精心愛護辦公用品。

（四）責任追究。辦公用品的管理堅持「誰使用，誰負責」。因管理人或使用人主觀因素造成辦公用品丟失損壞的要承擔賠償責任，所在部門主管承擔連帶經濟處罰責任。

第四條 本辦法適用於公司及其分、子公司。

第二章 辦公用品的分類與責任劃分

第五條 根據使用年限和耐用程度，辦公用品可分為消耗品和管理品兩類。

（一）消耗品是指使用年限在一年以內或單位價值在叄佰元以下的辦公用品，主要包括：鉛筆、籤字筆、筆芯、信箋、信封、列印紙、複寫紙、印刷品、膠水、膠帶、訂書釘、大頭針、曲別針、夾子、圖釘、修正液、橡皮、帳冊、卷宗、檔案袋（盒）、標籤、紙杯、粘鉤、印泥補充液、硒鼓、推夾器、膠條、膠棒、筆記本、白板筆、電池等。

（二）管理品是指使用年限在一年以上或單位價值在叄佰元以上的辦公用品，主要包括：文件夾、文具盒、美工刀、剪刀、訂書機、打孔機、筆筒、印泥、直尺、計算器、驗鈔機、電話機、插線板、路由器、鍵盤、桌牌、滑鼠等。

第六條 辦公用品的管理責任劃分如下：

（一）使用人責任。辦公用品的使用人為直接責任人，對所分配的辦公用品日常管理負全部責任。辦公用品使用中應避免出現以下情形：

1、將辦公用品隨意放置，無人管理。

2、故意損壞、破壞辦公用品。

3、超負荷使用辦公用品，導致其效能降低、使用壽命縮短。

4、將辦公用品隨意私藏侵吞。

5、隨意浪費辦公用品。

6、對出現故障的辦公用品隨意摔碰、丟棄、藏匿。

7、其它不愛護辦公用品的行為。

出現上述行為一次的，直接責任人按照辦公用品原價的2倍進行賠償；出現兩次及以上的，給予警告處分。

（二）部門主管責任。各部門主管對分配至本部門的辦公用品管理負有領導責任。本部門員工承擔辦公用品賠償責任時，每次從部門主管工資中扣除伍拾元。

（三）綜合管理部責任。綜合管理部是公司辦公用品管理的牽頭組織部門，對辦公用品管理的關鍵環節進行控制，具體責任如下：

1、建立《辦公用品實物臺帳》，確保帳實相符。

2、根據辦公用品領用申請、辦公用品臺帳和庫存，制定辦公用品採購計劃。

3、每月對辦公用品庫存進行一次盤點，認真核對、及時調整《辦公用品實物臺帳》。

4、檢查監督各分（子）公司辦公用品管理規定的落實情況。

第三章 辦公用品的計劃與採購

第七條 綜合管理部行政助理根據辦公用品消耗與庫存，編制辦公用品採購計劃，每月月底前通過釘釘發起「採購申請」流程，審批人為綜合管理部行政經理、綜合管理部總監、財務總監、總裁、執行董事，抄送人為所有副總裁、綜合管理部。

第八條 綜合管理部根據審批後的辦公用品採購計劃實施採購。採購人員須經常了解辦公用品供應商及市場價格，保證最優性價比和質量。辦公用品採購計劃自審批後，一般應於5個工作日內完成採購。採購時應詳細了解產品的性能功用、質量評價等信息，擇優購買。在認真核對產品數量、價格並開具發票後，支付對方貨款。

第九條 如使用京東、淘寶等電商平臺購買，則應選擇好相應的公司開票信息，填寫好收貨地址和聯繫人員，確保採購過程安全、高效。

第十條 特殊情況處理。採購任務較為急迫時，可報請輪值總裁或總裁批准後抓緊購買，事後補發採購審批流程。

第十一條 所採購的辦公用品入庫時，必須填寫《辦公用品入庫單》（見附件）。此單一式兩份，一份交財務中心，一份由綜合管理部行政助理留存。

第四章 辦公用品的領用與管理

第十二條 每周二申請人通過釘釘發起「物品領用」流程，審批人為綜合管理部行政經理、行政助理，抄送人為所有副總裁、綜合管理部。出現辦公用品急用等特殊情況時，可單獨申請領用審批流程。

第十三條 辦公用品領用時，走完網上流程後，到綜合管理部行政助理處籤字領取。

第十四條 管理品再次領用須以舊換新；如有故障或損壞，應及時申請修理；如有遺失，應由領用人按照原價賠償。

第十五條 新員工到崗時，所需辦公用品由綜合管理部安排發放。

第十六條 員工離職（轉崗）時，須與行政經理及崗位交接人完成辦公用品交接或歸還後再履行其它手續。

第十七條 綜合管理部行政助理每月最後一天（如遇法定節假日順延至次日）盤點庫存，查對臺帳與實物，保證帳實相符。

第十八條 綜合管理部須根據辦公用品的消耗及領用情況，保持合理的庫存種類和數量，以保證正常使用、減少資金佔用。

第十九條 綜合管理部行政助理須防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。

第五章 附 則

第二十條 本辦法由綜合管理部負責制定、修改、解釋。

第二十一條 本辦法自發布之日起實行。