會議廳座次表製作（自動生成大型會議座次表）

2023-10-31 01:23:12 2

對於辦公室來說，組織會議是經常性工作。在參加人數較多的會議中，座次表的編排是一個關鍵環節。有組織地將參會人員座次安排好，一方面能讓與會者均勻分布在會場，避免會場人員分布凌亂、雜亂無章；另一方面，遵從於共同價值觀的座次順序，能讓參會人員都感到心安，是維護會議嚴肅性必要條件。

今天分享一個簡單的方法，可以實現三個功能：

1.當參會人員名單基本確定時，自動生成《座次表》；

2.當參會人員名單變化時，自動更新《座次表》；

3.自動生成與《座次表》相配套的《合影站位圖》、《餐敘圖》、《籤到索引表》，批量且按順序自動生成「會議桌牌」和「《會議出席證》」等，並且隨參會人員名單的變化而自動調整。簡言之，只要明確了參會人員名單的人名和順序，會議所需多數證表卡都自動生成和自動調整，讓會務準備工作變得輕鬆和從容。

一、《座次表》自動生成模塊

（一）主要步驟

由於人員名單不太好找，本文就用《水滸傳》中梁山108位好漢大會的例子來介紹座次圖的製作。

準備工作：打開一個EXCEL文件，將左下角三個選項卡分別改名為《名單》《會場布局》和《座次表》。然後開始以下三個步驟：

圖一

第一步，在《名單》選項卡中，收錄所有參加會議的人員，並按照既定的規則從前往後依次編號（見圖一）。這裡所說的規則，雖然不同類型的單位略有不同，但一般都是按照職級高低、身份尊卑從前向後排列的，即使是平級，也有大致固定的排列順序，如內部的電話本、人員名冊等。

順序排列好之後，可以請領導審閱過目，遇到順序不對、人名出錯、由於特殊原因需要將一些人提前、放後等情況時，都可以比較容易的調整，然後重新編號。

第二步，在《會場布局》選項卡中畫出會場座位擺放圖。具體擺幾排、每排幾個人、有無過道，都要依據會場條件和會議要求而定。之後依據一定的規則對這些座位進行編號（見圖二），編號後可以請領導過目認可。編號可以手填，更多的是找到規律後用公式批量填寫。

圖二

第三步，在《座次表》選項卡中，將《會場布局》內容完全複製過來，去掉其中的編號。在原來編號區域（B4到T9）使用VLOOKUP函數定義公式。首先，在左上角的B4單元格內輸入如下內容：= VLOOKUP(會場布局！B4，名單！$A:$B，2，0)

按回車鍵，這個單元格內會自動出現兩個字「徐寧」。B4到T9範圍內其他單元格不必另外定義函數公式，只要點擊B4單元格，將滑鼠懸停在這個單元格右下角約1秒，會出現一個很小的「 」符號，請按住滑鼠左鍵不放，向右拖拽，便完成了第一排的函數公式定義，滑鼠仍然不鬆手，再向下拖拽，便完成了所有6排的函數公式定義。

最後進行格式調整，美觀大方即可，可看到下表內容，這就是我們所需要的《座次表》。

圖三