柯尼卡美能達解決方案打造高效辦公流

2024-11-20 05:41:10

    泡泡網企業頻道頻道5月19日 傳統製造業作為商業社會發展的絕對推力，伴隨其產業的規模化，許多舊有的管理癥結逐漸浮出水面。一些「百年老店」的CIO們或許已經發現，繼續沿襲傳統辦公模式將導致工作效率持續低下，辦公設備部件老化、功能單一，與現代高效辦公的需求越來越不不相匹配。製造業在追求自身產品創新的同時，也在不斷探索如何突破舊有模式，打造更高效的工作流。

    同樣的問題也曾困擾某世界500強塗料製造企業中國總部的管理層。據負責人介紹，該總部由於負責國內各生產基地、銷售公司、實驗室以及培訓中心的運營，日常辦公形式更趨於多樣化，而且流程繁冗複雜。原有辦公設備已經明顯無法適應工作需求。企業希望通過導入專業辦公解決方案來徹頭徹尾擺脫這些辦公管理痼疾，並最終選擇柯尼卡美能達OPS綜合提案服務進行了成功的實施。

傳統型辦公面臨「三大難」

    「我們的業務覆蓋多個商業領域，由於業務量的不斷增加，日常辦公設備已經無法滿足工作負荷，」該企業信息化負責人描述了方案導入前辦公應用的「三大難」狀況。

    一是設備使用難。「總部各部門共計擁有辦公輸出設備近35臺，其中大部分是單功能印表機，大多數設備使用年限已經超過5年，有的型號已經停產，這樣的設備基礎遠遠無法負荷總部25萬張的月印量，而且現代型的環保、高效辦公需要到雙面輸出、安全管控等功能擴展都無法實現。」二是後期維護難，這也是IT部門日常負擔最重、耗時最多的工作之一。由於公司不同時段採購的辦公設備品牌眾多、型號老舊、布局分散，導致日常維護頻繁，而且全部依靠人工操作，浪費了大量的人力物力。即便如此，辦公設備的工作效率仍然令人堪憂。三是成本管控難，壓縮成本是製造企業迫在眉睫的問題，原有模式不能即時呈現各部門設備使用和耗材消耗情況，除了可見的購機成本、維護成本外，更多譬如紙張浪費等隱性管理成本難以掌握。

「軟硬兼施」 扭轉低效辦公困境

    客戶的需求一直是推動柯尼卡美能達解決方案進行創新的重要力量。經過方案專家的前期現場數據採集，和文印類型的分析，柯尼卡美能達為該客戶提供了「量身定製」的OPS綜合提案服務，實施涵蓋軟硬體的個性化改善項目。

    一套辦公解決方案是否行之有效，首先以合理的硬體配置為基礎。

    柯尼卡美能達為客戶列出了一張「縮減版」的設備清單，將以往多臺單一功能設備更換為多功能複合機，僅通過一臺設備就可以輕鬆應對日益增長的列印、複印、掃描等一系列複雜文檔輸出工作，並按照使用頻次，配以包括bizhub 283、bizhub 552、bizhub C220及bizhub C552在內的黑白、彩色中高速檔複合機。然後根據各部門的物理位置、員工走動頻率及工作組安排，對設備布局進行了統一、科學的布局規劃，最大程度節約辦公資源。

    以全新設備為基礎，柯尼卡美能達繼續導入PSES管理分析軟體中的兩個模塊，Net Care Device Manager及Authentication Manager，用以幫助客戶統計、分析每臺設備的即時使用情況，控制各部門的辦公費用支出。每月該系統將自動生成統計報表，使企業管理層原先對設備及輸出費用渾然不知的情況也得到了顯著的改善，「成本可視化」讓實時控制和監督更加有效。另外，企業在選購新的設備時，推薦採用租賃或抄表的方式，大大削減總體擁有成本。

高效工作流為客戶帶來驚喜

    在柯尼卡美能達解決方案導入後，通過各方反饋和數據顯示，企業各個層面對日常辦公發生的明顯變化感到欣喜。員工普遍反映新設備在功能方面的多樣化為工作節省了大把時間，辦公環境也更為安全舒適。採購和行政管理部門對「一元化」售後服務窗口所降低的人力和時間成本表示滿意，IT部門的後期維護也不再成為難題，「我們能夠切身體會到設備管理及故障處理時間減少，不再需要面對設備維護帶來的繁重的工作量，讓IT部門可以專攻更核心的業務。」

    除此之外，新方案實施最大的驚喜是，在實際使用過程中採用先進的刷卡列印技術。「列印前先刷卡認證，使得所有列印任務都可以追蹤到每一設備、每一個人和部門，每月辦公成本以清晰的報表形式呈現。由於採用了這種管理手段，杜絕了輸出文件閒置的問題，確保列印輸出的安全性，員工的錯誤列印也可以提前刪除，進一步節省了不必要的辦公支出。」

    對於柯尼卡美能達OPS綜合提案服務的總體評價，企業負責人談到，「雖然市場上提供辦公解決方案的供應商不在少數，但我們經過多輪招標最終確認選擇柯尼卡美能達。從合作過程看來，柯尼卡美能達能切實站在客戶的角度，實實在在地解決我們遇到的困境。OPS綜合提案服務是一套智能、高效、安全的辦公解決方案，真正幫助我們改善了工作流程，提高了文檔輸出品質和效率，公司各方對方案的實施效果都非常滿意。而雙方更深入的合作也正在順利進行。」 ■