數據管理系統,以及信息處理設備及其方法

2023-05-22 15:00:41 4

專利名稱：數據管理系統,以及信息處理設備及其方法
數據管理系統，以及信息處理設備及其方法 相關申請的交叉參考本申請要求2007年3月29日提交的日本專利申請No.2007-089862 的優先權。該申請的全部主題作為參考結合於此。技術領域下面的描述涉及一種或多種數據管理技術，其使得能夠適當地刪 除存儲在與信息處理設備可通信地連接的外部設備中的數據。
背景技術：
常規上，已經知道一種在諸如個人計算機、數字多功能外圍設備、 和DVD播放器的處理個人信息的信息處理設備中所採用的技術，在這 種技術中，能夠刪除存儲在信息處理設備中不再使用的、i者將要丟棄 的信息，以便防止信息洩漏(例如，日本專利臨時公開No.2006-323546)。近來，這種信息處理設備不僅已經廣泛地安裝在家庭和辦公室， 而且還廣泛地安裝在網吧和旅店，並且由該網吧和旅店的客人使用。同時，近來，出現了這樣一些情況，信息不是存儲在信息處理設 備的內部單元中，而是存儲在與其連接的外部設備中。例如，在一些 情況下，個人信息存儲在與前述信息處理設備連接的另一個信息處理 設備中，例如經由網絡的伺服器和外部硬碟驅動器。發明內容然而，上面的常規技術能夠應用於刪除存儲在信息處理設備的內 部單元中的個人信息，但是仍不能用於刪除存儲在與其連接的外部設 備中的個人信息。因此，當用戶結束使用該信息處理設備時，認為個人信息被完全刪除，用戶可能忘記刪除存儲在與該信息處理設備連接 的外部設備中的個人信息。本發明方面是有優勢的，其原因在於，能夠提供一種或多種改進 的數據管理系統，其使得能夠適當地刪除存儲在與信息處理設備可通 信地連接的外部設備中的數據，本發明還能夠提供能夠應用於該數據 管理系統的一種或多種改進的信息處理設備和方法。根據本發明的各方面，提供一種數據管理系統，其包括信息處理 設備和與該信息處理設備可通信地連接的外部設備。該信息處理設備 包括數據發送裝置，配置成向該外部設備發送數據文件；指定信息 存儲裝置，配置成將用於指定由該數據發送裝置發送的數據文件的數據指定信息存儲在其中；請求裝置，配置成向外部設備發送用於關於 存儲在該外部設備中的數據文件的數據信息的請求；響應接收裝置， 配置成接收該數據信息作為對由該請求裝置發送的請求的響應；判斷 裝置，配置成判斷由被該響應接收裝置接收的數據信息所指定的數據 文件是否包括由存儲在該指定信息存儲裝置中的數據指定信息所指定 的數據文件；以及刪除請求裝置，配置成當該判斷裝置判斷由該數據 信息指定的數據文件包括由該數據指定信息指定的數據文件時，向該 外部設備發送用於刪除由該數據指定信息指定的數據文件的刪除請 求。該外部設備包括接收裝置，配置成接收由該數據發送裝置發送 的數據文件；外部設備側存儲裝置，配置成將由該接收裝置接收的數 據文件存儲在其中；響應發送裝置，配置成向該信息處理設備發送關 於存儲在該外部設備側存儲裝置中的數據文件的數據信息作為對由該 請求裝置發送的請求的響應；以及數據刪除裝置，配置成響應於由該 刪除請求裝置發送的刪除請求，刪除存儲在該外部設備側存儲裝置中 的數據文件。根據本發明的另一方面，提供一種配置成與外部設備可通信地連 接的信息處理設備，其包括數據發送裝置，配置成向外部設備發送數據文件；指定信息存儲裝置，配置成將用於指定由該數據發送裝置發 送的數據文件的數據指定信息存儲在其中；請求裝置，配置成向外部 設備發送用於關於存儲在該外部設備中的數據文件的數據信息的請 求；響應接收裝置，配置成接收該數據信息作為對由該請求裝置發送 的請求的響應；判斷裝置，配置成判斷由被該響應接收裝置接收的數 據信息所指定的數據文件是否包括由存儲在該指定信息存儲裝置中的 數據指定信息所指定的數據文件以及刪除請求裝置，配置成當該判 斷裝置判斷由該數據信息指定的數據文件包括由該數據指定信息指定 的數據文件時，向該外部設備發送用於刪除由該數據指定信息指定的 數據文件的刪除請求。根據本發明的一些方面，即便由該數據發送裝置發送的數據文件 存儲在外部設備中，已經使用該信息處理設備的用戶能夠刪除存儲在 外部設備中的數據文件。在這種情況下，當判定由從該外部設備中接 收的數據信息所指定的數據文件包括由該數據指定信息指定的數據文 件時，該信息處理設備的刪除請求裝置向該外部設備發送用於刪除該 數據文件的刪除請求。因此，該信息處理設備能夠適當地刪除存儲在 該外部設備中的將要刪除的該數據文件。根據本發明的另一方面，提供一種能夠應用於配置成與外部設備 可通信地連接的信息處理設備中的方法，該方法包括向外部設備發 送數據文件的第一步驟；存儲用於指定在第一步驟中發送的數據文件 的數據指定信息的第二步驟；向外部設備發送用於關於存儲在該外部 設備中的數據文件的數據信息的請求的第三步驟；接收該數據信息作 為對在第三步驟中發送的請求的響應的第四步驟；第五步驟，判斷由 在第四步驟中接收的數據信息所指定的數據文件是否包括由在第二步 驟中存儲的數據指定信息所指定的數據文件；以及第六步驟，當在第 五步驟中判定由該數據信息指定的數據文件包括由該數據指定信息指 定的數據文件時，向該外部設備發送用於刪除由該數據指定信息指定 的數據文件的刪除請求。根據如上配置的方法，能夠提供和前面提到的數據管理系統和信 息處理設備同樣的效果。


圖1示意地示出在根據本發明的一個或多個方面的實施例中的數 據管理系統的整體配置。圖2示意地示出在根據本發明的一個或多個方面的實施例中的數 據管理系統的硬體配置。圖3示意地示出在根據本發明的一個或多個方面的實施例中的數據管理系統的功能框圖。圖4是示出在根據本發明的一個或多個方面的實施例中的數字多 功能外圍設備(MFP)的主要操作的流程圖。圖5是示出在根據本發明的一個或多個方面的實施例中的設置處 理的詳細步驟的流程圖。圖6是示出在根據本發明的一個或多個方面的實施例中的掃描處 理的詳細步驟的流程圖。圖7是示出在根據本發明的一個或多個方面的實施例中的終止處 理的詳細步驟的流程圖。圖8是示出在根據本發明的一個或多個方面的實施例中的數據文 件刪除處理的詳細步驟的流程圖。
具體實施方式
應當指出，在下面的描述中提出元件之間的各種連接。應當指出， 除非另有說明， 一般而言，這些連接可以是直接或間接的，並且本說 明書不想局限於這方面。本發明的各方面可以作為可存儲在計算機可 讀介質上的程序在計算機軟體中實現，計算機可讀介質包括但不限於 RAM、 ROM、閃速存儲器、EEPROM、 CD介質、DVD介質、臨時存 儲器、硬碟驅動器、軟碟機、永久性存儲器等。以下將參考附圖描述根據本發明各方面的實施例。圖1示意地示出該實施例中的數據管理系統1的整體配置。如圖 1所示，在根據本發明各方面的實施例中的數據管理系統1配置成具有安裝在旅店H的每個客房中的數字多功能外圍設備(MFP) 30和個人 計算機(PC) 20、文件伺服器40、以及使得能夠在它們之間進行數據 通信的網絡。該數字MFP 30是根據本發明各方面的信息處理設備的例子。安裝 在旅店H的該PC 20和該數字MFP 30經由LAN 50相互連接。每個客 房具有設置在其內的網絡集線器52,並且安裝在每個客房內的該數字 MFP 30禾BPC 20連接於該網絡集線器52。該LAN'50經由路由器51 與英特網INT連接。每個數字MFP 30和PC 20經由英特網INT與外 部文件伺服器40連接。順便提及，雖然在圖1中僅示出單個的文件服 務器40，但是無需說明，在用戶能夠指定將要與該數字MFP 30連接 的目的地的情況下，數字MFP 30可以與任意的文件伺服器連接。圖2示意地示出在本實施例中的數據管理系統1的硬體配置。如 圖2所示，該PC20配置成與普通計算機是相同的，並且具有CPU(中 央處理單元)21、作為易失性存儲器的RAM (隨機存取存儲器)22、 ROM (只讀存儲器)23、作為大容量存儲裝置的HDD (硬碟驅動器) 24、包括鍵盤和滑鼠的作為信息輸入裝置的輸入單元25、包括在其屏 幕上顯示信息的顯示裝置的顯示單元26、通過其在該LAN 50或因特 網INT上向外部設備發送信息並從外部設備接收信息的通信I/F (接 口)。該數字MFP 30具有CPU 31、 RAM 32、 ROM 33以及通信I/F 39。 該數字MFP 30還具有在其上存儲掃描數據以及諸如傳輸設置的各種 設置的HDD 34、根據包含在列印數據中的圖像數據在紙上形成圖像的 列印單元35、將圖像掃描為電子數據的掃描儀36、具有在其上顯示信息的部分和由用戶操作的按鈕的顯示操作單元37、以及電源開關38。該顯示操作單元37具有各種按鈕(未示出)，例如以與眾所周知 的數字MFP同樣方式的複印按鈕、掃描按鈕、設置菜單按鈕，並且配 置成通過操作這些按鈕進行各種操作，例如複印操作、掃描操作、設 置改變。該數字MFP 30配置成經由通信I/F 39在LAN 50或英特網INT上 與外部設備通信。用於控制該數字MFP 30的各種程序存儲在ROM 33中。通過執行 各種程序，實現了下面提到的功能單元。文件伺服器40是外部設備的例子，其以與PC 20同樣的方式配置 成具有與普通計算機同樣的硬體配置。具體說，該文件伺服器40具有 CPU 41、 RAM 42、 ROM 43、 HDD 44、輸入單元45、顯示單元46、 以及通信I/F 49，並且配置成在該LAN 50或英特網INT上與外部設備 通信。因此，將參考圖3，描述該數字MFP30的功能方面。圖3是在本 實施例中的數據管理設備的功能框圖。下面的功能單元通過用該CPU 31執行存儲在ROM 33中的程序實現。如圖3所示，該數字MFP30包括控制單元310、存儲單元320、 操作記錄單元330、通信單元340、指令單元350、比較單元360、裝 置內數據刪除單元370以及添加單元380。而且，通過顯示操作單元 37或電源開關38的輸入/輸出由控制單元310控制。該控制單元310用該數字MFP 30的存儲單元320和功能單元330 至380執行信息發送和接收，並且使功能單元330至380運行。該控制單元310可以看作相當於包括所謂的程序主流程的部分，而功能單 元330至380可以看作相當於，例如，由控制單元310調用的程序。該存儲單元320配置成將由數據發送單元341傳輸的數據，即通 過用掃描儀36掃描圖像而建立的圖像數據的數據文件，和作為指定該 數據文件的信息的數據指定信息，存儲在其中。該存儲單元320具有 設置記錄區321、操作記錄區322和文件存儲區323。上面提到的數據 文件存儲在文件存儲區323。此外，上面提到的數據指定信息存儲在操作記錄區322。圖3示 出數據指定信息的具體例子，其包括指定該數據文件的文件名和文件 建立日期和時間。在操作記錄區322，還存儲刪除許可信息。該刪除許 可信息以與該數據文件的文件名相關的方式存儲作為表示是否刪除該 數據文件的信息。在設置記錄區321，存儲作為該數據文件將要存儲的 目的地的伺服器40的伺服器IP位址和關於該目的地的文件夾路徑的信 息。該操作記錄單元330配置成，記錄用顯示操作單元37執行的用戶 操作。當通過該顯示操作單元37指示將要驅動掃描儀時，該操作記錄史、以及由掃描單元36掃描的圖像數據的文件名和文件建立日期和時 間存儲在該存儲單元320的操作記錄區。該通信單元340配置成，執行與外部設備的數據通信。該通信單 元340包括數據發送單元341、請求單元342、響應接收單元343、以 及刪除請求單元344。數據發送到和接收自USB存儲器(未示出)也 由通信單元340進行。該數據發送單元341配置成向外部設備發送數 據。例如該數據發送單元341將由掃描儀36掃描的圖像數據發送到外 部文件伺服器40。該數據發送單元341將由下面提到的添加單元380 添加的刪除許可信息與數據文件一起發送。該請求單元342配置成，響應於由下面提到的指令單元350發布 的刪除命令，從外部設備請求作為關於存儲在該外部設備中的數據的 信息的數據信息。該數據信息是，例如，作為關於存儲的圖像的數據 文件的信息的，存儲在作為外部設備的該文件伺服器40中的文件名列 表。當然，該數據信息可以包括其他信息列表，例如除了文件名列表 之外，建立日期和時間，或者可以只包括建立日期和時間的列表。該響應接收單元343配置成，接收作為對由該請求單元342發布 的請求的響應的數據信息。例如，當文件伺服器40響應於由該請求單 元342發布的請求，發送文件名列表和/或建立日期和時間時，該響應 接收單元343接收該列表。刪除請求單元344配置成，當由下面提到的比較單元360根據比 較的結果判定該數據信息包括關於由數據指定信息指定的數據的信息 時，向外部設備發送用於刪除由數據指定信息指定的數據的刪除請求。 例如，當由響應接收單元343接收的文件名列表包括由指令單元350 指示將要被刪除的數據文件的文件名時，該刪除請求單元344向外部 設備發送用於刪除該數據文件的刪除請求。該指令單元350配置成，當預定的條件被滿足時發布刪除命令。 該刪除命令向控制單元310發布並且然後該控制單元310響應於該刪 除命令控制該請求單元342。該刪除命令包括用於指定將要被刪除的數 據文件的信息，例如該數據文件的文件名和文件建立日期和時間。發 布刪除命令的預定條件可以任意設置。例如，該預定條件可以包括電 源開關38斷開、預定的時間段已經過去、或是到了住在旅店H的客人 結帳的時間的條件。此外，用戶能夠用其指示刪除該數據文件的刪除 按鈕可以單獨設置在該數字MFP 30上，並且可以響應於刪除按鈕的按 壓，發布刪除命令。該比較單元360配置成，將由該響應接收單元343接收的數據信 息與存儲在該存儲單元320中的數據指定信息進行比較。例如，該比 較單元360判斷作為數據信息的文件名列表是否包括作為包括在該刪 除命令中的數據指定信息之一的文件名。比較的結果發送給控制單元 310。該設備內數據刪除單元370配置成，當判定該數據信息不包括關 於由該數據指定信息指定的數據的信息時，從存儲單元320中刪除由 數據指定信息指定的數據。此外，該設備內數據刪除單元370包括數 據指定信息刪除單元，其配置成，當該比較單元360判定該數據信息 包括關於由該數據指定信息指定的數據的信息時，在刪除請求單元344 發布該刪除請求的條件下，從該存儲單元320的操作記錄區322中刪 除數據指定信息。應當指出，當判定該數據信息包括關於由該數據指 定信息指定的數據的信息時，該設備內數據刪除單元370還從文件存 儲區323中刪除相應的數據文件。該添加單元380配置成，將表示是否刪除該數據文件的刪除許可 信息添加到由該數據發送單元341發送的數據文件。前面提到的"是 否刪除該數據文件"表示當預定的條件被滿足時是否刪除該數據文件。 例如，當斷開電源幵關38時，即便該指令單元350發布刪除命令，並 且該刪除請求單元350被啟用，以便刪除存儲在該文件伺服器40中的 數據文件，當該數據文件的刪除許可信息表示"否(不同意數據刪除)" 時，該文件伺服器不刪除數據文件。同時，當該數據文件的刪除許可 信息表示"是(同意數據刪除)"時，該文件伺服器刪除數據文件。 也就是，當由刪除許可信息表示的狀態(是/否)配置成由用戶選擇時， 能夠在該文件伺服器40中保留數據文件或從該文件伺服器40刪除該 數據文件。因此，下面將描述文件伺服器40的功能方面。下面的功能單元通 過用CPU41執行存儲在HDD44中的程序實現。如圖3所示，該文件伺服器40包括控制單元410、存儲單元420、通信單元440以及數據 刪除單元450。以與該數字MFP 30的控制單元310相同的方式，該控制單元410 啟用功能單元440和450，從存儲單元420讀出/向存儲單元420寫入信息o該存儲單元420配置成，將由該數字MFP 30發送的數據文件存儲 在其中。例如，該存儲單元420以與相應的數據文件相關的方式將由 該數字MFP 30發送的刪除許可信息存儲在其中。該通信單元440配置成執行與外部設備的數據通信。該通信單元 440包括接收單元441和響應發送單元442。該接收單元441配置成接收由該數字MFP 30發送的數據(即，數 據文件)。該響應發送單元442配置成響應於由該數字MFP 30發布的請求， 向數字MFP 30發送數據信息，該數據信息是關於由該接收單元441接 收的數據的信息，例如文件名列表。該數據刪除單元450配置成，當該數字MFP 30發布刪除數據文件 的請求時，從存儲單元420刪除數據文件。該數據刪除單元450涉及 接收的刪除許可信息，並且當該數據文件在刪除許可信息中將指定為 將要刪除的對象時，刪除該數據文件。下面將參考圖4至圖8說明如上配置的數據管理系統的操作。圖 4是示出本發明實施例中的數字MFP 30的主要操作的流程圖。如圖4 所示，在該數字MFP 30啟動之後，該數字MFP 30 —直等待用戶操作。 在這時，判斷用戶操作是否為了選擇設置菜單(S101)，用於用掃描器36進行掃描操作(S102)，用於進行由PC 20指示的列印操作(S103)， 用於進行複印操作(S104)，或用於斷開電源開關38 (S105)。然後， 響應於相應的前面提到的用戶操作，進行設置處理(S200)、掃描處 理(S300)、列印處理(S400)、複印處理(S500)或終止處理(S600)。 當沒有用戶操作時，重複步驟S101至S105以等待用戶操作。下面將 描述每個處理。當通過操作該顯示操作單元37選擇設置菜單時，執行如圖5所示 的設置處理(S200)。如圖5所示，在設置處理中，首先接受用於指 定存儲數據文件的目的地的設置輸入(S201)。例如，可以用作由設 置輸入指定的存儲該數據文件的目的地有文件伺服器40、數字MFP 30、 PC 20(客房中的終端設備)以及將要連接於該數字MFP 30的USB 存儲器。當用戶試圖將數據文件保存在文件伺服器40中時，輸入諸如 文件伺服器40的IP位址、目的地的文件夾路徑和口令(如果必要的話) 的信息。該信息存儲在設置記錄區321中。其次，接受用於終端上的文件刪除設置的輸入(S202)。該終端 上的文件刪除設置是用於確定直到當電源開關38被斷開時是否刪除存 儲的數據文件的設置，S卩，用於輸入前面提到的刪除許可信息的設置， 或當刪除許可信息被輸入時用於確定定時的設置。例如，如圖5所示， 準備作為用於設置的選項有"個人設置"、"刪除全部文件"以及"保 留全部文件"。該"個人設置"是每次建立數據文件時，需要用於確 定當數字MFP 30被斷開時是否刪除該建立的數據文件的輸入的模式。 "刪除全部文件"是每次建立數據文件時，不需要用於確定是否刪除 該建立的數據文件的輸入的模式，而是刪除所有數據文件的模式。"保 留全部文件"是保留所有的數據文件的模式。其次，單獨地從前面提到的終端上的文件刪除設置來看，根據其 個人設置，顯示用於確定是否刪除數據文件的菜單，以便引導用戶的 操作(S203)。當用戶希望根據其個人設置刪除數據文件時，將被刪除的數據文件確定在菜單上。當用戶選擇"個人設置"(S203，是) 時，根據由該指令單元350發布的刪除命令執行數據文件刪除處理 (S700)，並且其後，存儲在操作記錄區322中的該數據指定信息(例 如文件名和文件建立日期和時間)被刪除(S204)。在圖4中，當通過該顯示操作單元37的用戶操作選擇掃描操作 (S102，是)時，執行如圖6所示的該掃描處理(S300)。如圖6所 示，當開始掃描處理時，首先，判斷終端上的文件刪除設置是否設置 成"個人設置"模式(S301)。當判定該終端上的數據文件刪除設置 是設置成"個人設置"模式(S301，是)時，需要給出用於終端上的 文件刪除設置的輸入(S302)。具體說，需要給出用於確定，當電源 開關38被斷開時，是否刪除從現在起將要掃描的圖像數據的輸入。該 輸入臨時存儲在存儲單元320中，並且當數據文件被保留在數字MFP 30或外部設備中時，由添加單元380以與作為表示"是"(同意數據 刪除)或"否"(不同意數據刪除)的刪除許可信息的數據文件相關 的方式存儲。同時，當判斷終端上的文件刪除設置不是設置成"個人設置" (S301，否)，或當用於終端上的文件刪除設置的輸入已完成(S302) 時，該控制單元310控制掃描儀36掃描圖像(S303)。從掃描圖像獲 得的該圖像數據與刪除許可信息一起由數據發送單元341發送給，例 如，根據關於該目的地設置的數據伺服器40。而且，該圖像數據由接 收單元441接收並且存儲在該存儲單元420中(S304)。當然，即使 當該目的地是數字MFP 30或USB存儲器，該數據文件也與刪除許可 信息一起存儲在其每個中。在圖4中，當選擇列印操作或複印操作時，該列印處理(S400) 或複印處理(S500)以其眾所周知的方法執行。這裡將省去列印處理 和複印處理的詳細說明。在圖4中，當電源開關38被斷開時(S105，是)，執行終止處理 (S600)。如圖7所示，在終止處理中，首先，按照由該指令單元350 發布的刪除命令，根據存儲在操作記錄區322的信息，從目的地刪除 將要被刪除的數據文件(S700)。在S700中刪除該數據文件的細節將 在下面描述。其後，該設置記錄區321被清空(S601)，並且接著該操作記錄 區322被清空(S602)。然後，在上面提到的數據刪除完成之後，該 數字MFP30被斷開電源(S603)。因此，在數據文件被刪除之後該操 作記錄區322被清空。因此，該數據文件的確被刪除而不丟失有關保 存數據文件的目的地的信息。而且，由於刪除在設置記錄區321中的 信息導致有關文件伺服器40的信息被刪除，因此不存在該文件伺服器 40被非法訪問的危險。隨後，下面將詳細說明數據文件刪除處理(S700)。如圖8所示， 當數據文件刪除處理開始時，判斷將被刪除的數據文被保存的目的地 是否是該數字MFP 30或USB存儲器(S701)。該判斷可以通過參考 存儲在該操作記錄區322中的信息進行。當判定將被刪除的數據文件 被保存的目的地是該數字MFP 30或USB存儲器(S701，是)時，存 儲在該文件存儲區323中或在USB存儲器中的數據文件，根據關於該 數據文件被存儲的目的地的信息被刪除(S702)，該處理結束。同時，當判定將被刪除的數據文件被保存的目的地不是該數字 MFP 30或USB存儲器時(S701，否)，該請求單元342請求存儲在 該目的地(例如該文件伺服器40)的數據文件的文件名的列表(S703)。 該文件伺服器40建立該數據文件的文件名的列表，並且將該列表發送 給該數字MFP 30。在該數字MFP30中，該響應接收單元343接收作為數據信息的該 數據文件的文件名的列表。當該列表不被該文件伺服器40返回時(S704,否)，本處理進行到S702,並且然後結束。當該列表被該文 件伺服器40返回時(S704,是)，該比較單元360將該列表上的文件 名與將要被刪除的數據文件的文件名進行比較，以判斷是否有將要被 刪除的數據文件的文件名。因此，該比較單元360從列表中抽取單個文件名(數據文件的標 志)(S705)，並且將該發送源(即，在該數字MFP30側被指定為將 被刪除的數據文件)中的該數據文件的文件名(標誌)與該抽取的文 件名進行比較(S706)。當該文件名彼此相一致時(S707，是)，存 儲在目的地的數據文件被刪除。具體說，該刪除請求單元344向該文 件伺服器40發送用於刪除該數據文件的刪除請求(S708)。同時，當該文件名不一致時(S707，否)，或在刪除請求被傳輸 之後(S708)，判斷上述比較是否對該列表上的所有文件名進行(S709)。 當判定該比較不是對該列表上的所有文件名進行時(S709，否)，重 復步驟S705至步驟709。另一方面，當判定該比較是對該列表上的所 有文件名進行時(S709，是)，該設備內數據刪除單元370刪除保存 在文件存儲區323中的將被刪除的數據文件(S710)。應當指出，雖然在上面的比較中文件名僅僅用作數據文件的標誌， 但是諸如文件建立日期和時間的其他標記也可以與文件名一起用。在 這種情況下，由於在比較中不僅使用文件名而且使用文件建立日期和 時間，只有當該數據文件的文件名和文件建立日期和時間與在數據 MFP 30側指定將被刪除的數據文件的文件名和文件建立日期和時間相 一致時，存儲在該目的地的數據文件才被刪除。因此，即便存在多個 具有相同文件名的數據文件，該將被刪除的數據文件也能夠適當地選 擇並刪除。如上所述，根據本發明實施例的數據管理系統1，即便用戶已經 將通過用掃描儀36掃描圖像而建立的數據文件保存在該文件伺服器40中，當電源開關38斷開時，使用旅店H客房中的數字MFP30的用戶 能夠刪除存儲在文件伺服器40中的數據文件。因此，當用戶結帳時， 只要通過關閉數字MFP 30的電源，用戶能夠從文件伺服器40刪除數 據文件。從而，可以防止信息洩露。此外，當判定在文件伺服器40中沒有存儲要被刪除的數據文件 時，存儲在發送源中的將要刪除的數據文件被刪除。因此，當用戶將 數據文件存儲在數字MFP 30的存儲單元320中時，該數據文件能夠被 適當地刪除。還有，當將由數據指定信息指定的數據文件的文件名存儲在該文 件伺服器40中時，該設備內數據刪除單元370響應於由刪除請求單元 44發送的刪除請求清空該操作記錄區322。因此，由於該數據文件的 確能夠被刪除，並且數據指定信息也被刪除，因此能夠防止信息洩漏。此外，如上所述，當向文件伺服器40傳輸數據文件時，通過添加 刪除許可信息，在通過參考該刪除許可信息該數據文件被識別為將被 刪除的對象的情況下，該數據刪除單元450刪除該數據文件。因此， 當用戶發送數據文件時，用戶能夠將該數據文件預先指定為被刪除的 對象。因此，能夠防止由於用戶忘記刪除該數據文件而引起的信息洩 漏。同時，當用戶希望在該文件伺服器40中保留數據文件時，能夠通 過添加表示"否"(不同意刪除數據)的刪除許可信息來保留該數據 文件。以上，已經描述根據本發明各方面的實施例。本發明可以通過採 用常規的材料、方法和設備來實踐。因此，這些材料、設備和方法的 細節在這裡不詳細提出。在上面的描述中，為了提供對本發明的完整 的理解，提出許多具體的細節，例如具體的材料、結構、化學藥品、 處理等。但是應當認識到，不需要重新分配具體提出的細節能夠實施 本發明。在其他例子中，為了不必要地模糊本發明，沒有詳細描述已知的處理結構。在本發明公開的內容中僅示出本發明的示例性實施例而沒有示出 一些通用的實例。應當理解，本發明能夠用於各種其他實施例和情況 中，並且能夠在這裡表達的本發明構思的範圍內進行變化和修改。在前面提到的實施例中，已經描述了該數字MFP30進行數據傳輸 文件給伺服器40的情況，該文件給伺服器40作為在旅店H外面的外 部設備的例子。但是，根據本發明各方面的外部設備可以是不同於該 信息處理設備(數字MFP30)的任何存儲設備。例如，外部設備可以 包括USB存儲器和PC20。因此，本發明能夠應用於不通過網絡傳輸， 該數據存儲在外部存儲裝置中的情況。因此，雖然，在上面提到的實 施例中該文件伺服器40和數字MFP30經由英特網INT連接，但是它 們可以經由LAN連接。
權利要求
1.一種數據管理系統，包括信息處理設備；和與所述信息處理設備可通信地連接的外部設備，其中所述信息處理設備包括數據發送裝置，配置成向所述外部設備發送數據文件；指定信息存儲裝置，配置成將用於指定由所述數據發送裝置發送的數據文件的數據指定信息存儲在其中；請求裝置，配置成向所述外部設備發送用於關於存儲在所述外部設備中的數據文件的數據信息的請求；響應接收裝置，配置成接收所述數據信息作為對由所述請求裝置發送的請求的響應；判斷裝置，配置成判斷由被所述響應接收裝置接收的數據信息所指定的數據文件是否包括由存儲在所述指定信息存儲裝置中的數據指定信息所指定的數據文件；以及刪除請求裝置，配置成當所述判斷裝置判定由所述數據信息指定的數據文件包括由所述數據指定信息指定的數據文件時，向所述外部設備發送用於刪除由所述數據指定信息指定的數據文件的刪除請求，並且其中所述外部設備包括接收裝置，配置成接收由所述數據發送裝置發送的數據文件；外部設備側存儲裝置，配置成將由所述接收裝置接收的數據文件存儲在其中；響應發送裝置，配置成向所述信息處理設備發送關於存儲在所述外部設備側存儲裝置中的數據文件的數據信息作為對由所述請求裝置發送的所述請求的響應；以及數據刪除裝置，配置成響應於由所述刪除請求裝置發送的刪除請求，刪除存儲在所述外部設備側存儲裝置中的數據文件。
2. 根據權利要求l的數據管理系統， 其中所述信息處理設備還包括信息處理設備側存儲裝置，配置成將由所述數據指定信息指定的數據文件存儲在其中；和設備內數據刪除裝置，被配置成響應於由所述請求裝置發送的關 於存儲在所述外部設備中所述數據文件的數據信息，從所述信息處理 設備側存儲裝置中刪除由所述數據指定信息指定的所述數據文件。
3. 根據權利要求1或2的數據管理系統，其中所述信息處理設備還包括數據指定信息刪除裝置，該數據指 定信息刪除裝置被配置成當所述判斷裝置判定由所述數據信息指定的 數據文件包括由所述數據指定信息指定的數據文件時，響應於由所述 刪除請求裝置發送的刪除請求，從所述指定信息存儲裝置刪除所述數 據指定信息。
4. 根據權利要求1或2的數據管理系統，其中所述信息處理設備還包括添加裝置，該添加裝置被配置成將 表示所述數據文件是否被識別為將要刪除的對象的刪除許可信息添加 到將要由所述數據發送裝置發送的數據文件，其中所述數據發送裝置將所述數據文件與所述刪除許可信息一起 發送給所述外部設備，其中所述外部設備側存儲裝置以與所述數據文件相關的方式將所 述刪除許可信息存儲在其中，並且其中當參考所述刪除許可信息並且判定所述數據文件被識別為將 要刪除的對象時，所述數據刪除裝置刪除所述數據文件。
5. 根據權利要求1或2的數據管理系統，其中所述信息處理設備還包括指令裝置，該指令裝置被配置成發 布用於刪除所述數據文件的刪除命令；並且其中所述請求裝置響應於由所述指令裝置發布的刪除命令，向所述外部設備發送關於存儲在所述外部設備中的數據文件的數據信息的 請求。
6. 根據權利要求5的數據管理系統，其中所述指令裝置響應於一外部指令發布所述刪除命令，以關閉 所述信息處理設備。
7. 根據權利要求l或2的數據管理系統，其中，所述信息處理設備還包括刪除模式設置裝置，該刪除模式 設置裝置被配置成設置第一刪除模式、第二刪除模式和第三刪除模式 之一，其中所述第一刪除模式是在其中為在所述信息處理設備中建立的 每一個數據文件單獨確定是否允許通過所述數據刪除裝置刪除建立的 數據文件的模式，其中所述第二刪除模式是在其中允許通過所述數據刪除裝置刪除 所有建立的數據文件的模式，其中所述第三刪除模式是在其中不允許通過所述數據刪除裝置刪 除任何建立的數據文件的模式。
8. —種配置成與外部設備可通信地連接的信息處理設備，包括 數據發送裝置，配置成向所述外部設備發送數據文件； 指定信息存儲裝置，配置成將用於指定由所述數據發送裝置發送的數據文件的數據指定信息存儲在其中；請求裝置，配置成向所述外部設備發送用於關於存儲在所述外部 設備中的數據文件的數據信息的請求；響應接收裝置，配置成接收所述數據信息作為對由所述請求裝置 發送的請求的響應；判斷裝置，配置成判斷由被所述響應接收裝置接收的數據信息所 指定的數據文件是否包括由存儲在所述指定信息存儲裝置中的數據指 定信息所指定的數據文件；以及刪除請求裝置，配置成當所述判斷裝置判定由所述數據信息指定 的數據文件包括由所述數據指定信息指定的數據文件時，向所述外部 設備發送用於刪除由所述數據指定信息指定的數據文件的刪除請求。
9. 根據權利要求8的信息處理設備，還包括信息處理設備側存儲裝置，被配置成在其中存儲由所述數據指定 信息指定的數據文件；以及設備內數據刪除裝置，被配置成響應於由所述請求裝置發送的關 於存儲在所述外部設備中的數據文件的數據信息，從所述信息處理設 備側存儲裝置刪除由所述數據指定信息指定的數據文件。
10. 根據權利要求8或9的信息處理設備，還包括數據指定信息 刪除裝置，被配置成當所述判斷裝置判定由所述數據信息指定的數據 文件包括由所述數據指定信息指定的數據文件時，響應於由所述刪除 請求裝置發送的刪除請求，從所述指定信息存儲裝置刪除所述數據指 定信息。
11. 根據權利要求8或9的信息處理設備，還包括添加裝置，被 配置成向將由所述數據發送單元發送的數據文件添加表示所述數據文 件是否被識別為將要被刪除的對象的刪除許可信息，其中所述數據發送裝置將所述數據文件與所述刪除許可信息一起 發送到所述外部設備。
12. 根據權利要求8或9的信息處理設備，還包括指令裝置，被 配置成發布用於刪除所述數據文件的刪除命令，其中所述請求裝置響應於由所述指令裝置發布的所述刪除命令， 向所述外部設備發送用於關於存儲在所述外部設備中的所述數據文件 的數據信息的請求。
13. 根據權利要求12的信息處理設備，其中所述指令裝置響應於關閉所述信息處理設備的外部指令，發 布所述刪除命令。
14. 根據權利要求8或9的信息處理設備，還包括刪除模式設置 裝置，該刪除模式設置裝置被配置成設置第一刪除模式、第二刪除模 式和第三刪除模式之一，其中所述第一刪除模式是在其中為在所述信息處理設備中建立的 每一個數據文件單獨確定是否允許在所述外部設備中刪除建立的數據 文件的模式，其中所述第二刪除模式是在其中允許在所述外部設備中刪除所以 建立的數據文件的模式，其中所述第三刪除模式是在其中不允許在所述外部設備中刪除任 何建立的數據文件的模式。
15. —種能夠應用於配置成與外部設備可通信地連接的信息處理 設備中的方法，包括向所述外部設備發送數據文件的第一步驟；存儲用於指定在第一步驟中發送的數據文件的數據指定信息的第 二步驟；向所述外部設備發送用於關於存儲在所述外部設備中的數據文件 的數據信息的請求的第三步驟；接收所述數據信息作為對在第三步驟中發送的請求的響應的第四 步驟；第五步驟，判斷由在第四步驟中接收的數據信息所指定的數據文 件是否包括由在第二歩驟中存儲的數據指定信息所指定的數據文件； 以及第六步驟，當在第五步驟中判定由所述數據信息指定的數據文件 包括由所述數據指定信息指定的數據文件時，向所述外部設備發送用 於刪除由所述數據指定信息指定的數據文件的刪除請求。
全文摘要
一種數據管理系統，包括外部設備和與該外部設備可通信地連接的信息處理設備。該信息處理設備包括向該外部設備發送數據文件的數據發送裝置，將數據指定信息存儲在其中的指定信息存儲裝置，向外部設備發送用於關於存儲在該外部設備中的數據文件的數據信息的請求的請求裝置，接收該數據信息作為對由該請求裝置發送的請求的響應的響應接收裝置，判斷由該數據信息所指定的數據文件是否包括由數據指定信息所指定的數據文件的判斷裝置，以及當該判斷被證實時，向該外部設備發送用於刪除由該數據指定信息指定的數據文件的刪除請求的刪除請求裝置。
文檔編號G06F3/12GK101276266SQ20081009075
公開日2008年10月1日 申請日期2008年3月31日 優先權日2007年3月29日
發明者加藤裕史 申請人:兄弟工業株式會社