一種智能公章及使用管理系統的製作方法
2023-07-05 21:56:26
一種智能公章及使用管理系統的製作方法
【專利摘要】本發明公開了一種智能化公章結構化方案及公章蓋章自動記錄、跟蹤管理的成套軟體系統(簡稱智能公章)，目的是為了幫助企事業單位方便使用公章、規範蓋章過程，確保每次公章蓋章都有客觀真實的記錄。事前通過項目管理申請，登陸項目名稱及項目責任人，事中可以控制未授權人無法打開印章進行蓋章，事後可以隨時查閱蓋章記錄，確認和評價蓋章的合法性。智能公章能自動記錄蓋章次數、蓋章人、蓋章日期、蓋章時間、和蓋章後的文檔照片等信息，可以定期或實時上傳數據到伺服器電腦，蓋章過程數據記錄真實客觀，能有效抑制公章的非受控使用，同時還可以發送信息給手機，還可以方便鑑別公章真假，還可以起到定位作用，以防公章遺失和跟蹤管理。
【專利說明】一種智能公章及使用管理系統
【技術領域】
[0001]任何企事業單位都離不開與其他單位從事業務往來，對於複雜而重要、需要數個單位相互協作、相互配合、並嚴格履行各自的分擔職責的情況下，協作雙方或多方就會籤訂協議(也稱為合同)，協議的最終生效以雙方在協議文檔上蓋公章為依據，本專利涉及公章的蓋章【技術領域】。
【背景技術】
[0002]各企事業單位的公章必須由公安部門授權的制定單位才能製作，公章製作完成後，還須要在工商管理部門進行備案，作為企事業單位的法人身份標誌。現狀公章由實心特定材料製作，多數為高級塑料、鋁合金、銅合金等，只有簡單的物理特性，沒有電子化、智能化的特徵。隨著市場經濟的發展，企事業單位數量急劇增長，各單位有關公章管理方面發生的問題也越來越多，假公章、假證明、以及冒用公章的現象給國家、企事業單位帶來了不少的麻煩和經濟損失。究其發生的根源，還是現狀公章的使用和管理通過人力很難做到非常規範，公章一旦拿出保險柜，就無法得到控制，什麼時候蓋了印、蓋了幾次、蓋到什麼地方了、甚至是誰蓋的都說不清，記不明。
[0003]本發明專利出現以前，企事業單位公章管理一般現狀:
[0004]1.小單位一般是老闆親自管理，大單位由行政部領導保管，通常放入保險柜上鎖
[0005]2.因業務需要對外出具證明，籤訂合同時，由項目負責人準備好文件資料，填寫蓋章申請
[0006]3.蓋章後，公章管理者對蓋章情況進行登記管理，記錄蓋章項目、項目責任人、蓋章時間
[0007]4.項目履行中需要修訂、增加時，按流程重新進行申請蓋章
[0008]5.如果項目需要在外地籤訂蓋章，則基本都是公章管理者親自參與，一般不會將公章交給普通項目負責人帶出
[0009]現狀的困難點:
[0010]只有蓋章者對公章的使用負責，並對每次蓋章進行記錄並上交記錄、進行保存，方便追溯，才是合理使用公章的唯一正確的方法，由於該項工作比較繁瑣，幾乎沒有哪家企事業單位較好地完成了公章使用記錄，更談不上及時記錄和真實記錄
[0011]改善公章濫用的一般方案:
[0012]目前改善管理印章濫用的普遍方案主要是從印章的真假方面進行區別，例如採用印章的中心五角星做成空心，換成企業特有的標示，例如指紋、複雜的圖案等，使得假公章的製作比較困難。這種方案在一定程度上可以遏止部分假章的濫竽充數現象，但給企業帶來巨大風險的真公章的非法使用卻沒有任何改善。
[0013]本
【發明內容】
[0014]為了幫助企事業單位方便使用公章、規範蓋章過程，使公章使用既方便，又能有效杜絕印章的非預期使用，事後能夠有據可查，本發明公開了一種智能化公章及使用管理系統，能自動記錄蓋章人、蓋章次數、蓋章日期、蓋章時間、和蓋章後的文檔照片等信息，能將蓋章記錄上傳給電腦資料庫管理系統，保留蓋章記錄，可以有效解決目前公章被盜用、公章真假難辨的問題。同時，還具備GPS定位功能，以防公章遺失利跟蹤管理，使用本發明專利後，企事業單位公章管理方法如下:
[0015]1.企事業單位產生業務需要蓋章時，由業務負責人在資料庫客戶端上申請新業務，由上級確定業務重要度級別，業務級別與未來蓋章人的職務級別相關聯，職務級別低的沒有權利蓋印業務重要度級別高的業務項目，職務級別高的有權利蓋印業務重要度級別低的業務項目
[0016]2.公章管理部門登錄公章管理資料庫客戶端軟體，查看需要蓋章的業務項目數據，連接智能公章。智能公章與資料庫軟體交換數據，需要蓋章的業務信息下載到智能公章，已經蓋章的記錄上傳到資料庫
[0017]3.業務進展到籤訂合同階段，蓋章人使用智能公章，錄入指紋信息，如果該指紋權限下無待蓋章項目，智能公章不會開鎖，無法蓋章；如指紋權限下有待蓋章項目，則智能公章進入可以蓋章的狀態，此時如果蓋章人進行蓋章，每蓋章一次，智能公章都會自動記錄一次，記錄內容主要有:登錄指紋人、蓋章次數、日期、時間、文檔拍攝照
[0018]4.蓋章後，蓋章記錄上傳到資料庫，資料庫管理系統能接收智能公章上傳的蓋章記錄，並對數據進行維護管理，包括檢索、核對、和評價記，公章管理部門對蓋章記錄進行確認管理，對部分無效的蓋章進行識別，對有效的蓋章進行跟蹤管理，甚至協助評價跟蹤項目進展
[0019]5.公章管理部門通過電腦資料庫管理蓋章記錄，所有的蓋章項目都能有效得到監控和管理，有利於企業的項目能夠得到跟進和支持；如果發現有非預期的蓋章記錄，可以追溯確認蓋章過程，不利於企業的蓋章行為，能夠預警和發現，並得到及時制止或糾正。
[0020]本套系統採用了電腦資料庫管理技術、微電腦控制技術、圖像處理技術、網絡通信及定位技術、生物識別技術等多方面技術，電腦資料庫管理技術和生物識別技術是兩個關鍵技術。
[0021]關鍵技術之一是對公章蓋章記錄進行管理的方法，目前都是使用電子表格進行記錄，每次蓋章後企事業必須對公章的使用進行嚴格的管理和控制，要求公章的每一次使用都應該具有可追溯性，確保每一次使用都是法人的真實行為，企事業單位必須嚴格要求進行使用記錄和跟蹤管理，實際工作中通過人的努力很難做到位；為克服這一困難，本發明採用電腦資料庫軟體跟蹤管理；關鍵技術另一方面是生物識別技術，涉及一種利用指紋識別技術實現蓋章的真實記錄(誰蓋章)的關鍵要素，採用了微電腦自動識別和自動記錄，保證了數據的真實和客觀，同時與前一關鍵技術，即電腦資料庫管理軟體無縫對接，將兩個關鍵技術有機結合，發明了智能公章獨有的核心技術。同時，本發明還具備物理位置定位功能，利用GPS模塊發送智能公章的當前經緯度數據，既可以記錄蓋章的地理位置，也可以後臺實時查看智能公章當前的地理位置，方便公章丟失或被盜後找回。
【專利附圖】
【附圖說明】
[0022]附圖1說明
[0023]附圖1是本發明的總體構造圖，主要包含兩大部分，一部分是智能化公章部分，另一部分是管理公章蓋章記錄的電腦資料庫管理系統軟體部分，資料庫管理軟體部分需要使用電腦以及電腦網路。這兩部分之間可以通過有線或無線連接進行通信，交換數據，組成有機的智能化整體，共同完成企事業公章的合理使用和有效管理。
[0024]100部分智能化公章部分與普通印章有較大的不同，一般普通公章都是實心材料製作，主要使用公章的印面文字及圖案(以下稱為印面原版)，一般單位不可隨意製作印章，只有公安部門授權認可的印章製作單位才能製作，除此之外，沒有其他特別的功能模塊；智能公章與普通公章的印面原版相同，除此之外，增加了很多獨特的功能，以下所述內容都是普通公章沒有，而智能公章獨有的部分，主要包含內嵌微電腦控制板，指紋採集模塊、拍照攝像模塊、數據存儲器、電子控制開關、蓋章動作傳感、與PC通信的接口、電子顯示信息窗口、印油盒子、以及外殼和精密機械結構等主要部分組成，具體見附圖2說明。
[0025]200部分資料庫軟體部分是針對智能化公章(100部分)專門開發的管理資料庫軟體，安裝在普通電腦上後，可以與智能化公章進行通信，交換數據。蓋軟體主要由公章管理清單庫、公章使用人管理清單庫、公章使用記錄庫、項目清單管理庫等於資料庫構成，其中公章使用記錄庫主要數據為智能化公章上傳過來，未蓋章的項目清單及公章使用人情報等數據下載到智能化公章。
[0026]附圖2說明
[0027]附圖2是本發明的智能化公章(100部分)的主要組成部分，主要包含12大部分，分別是印面原版部分、指紋識別部分、傳感感應部分、攝像照相部分、微電腦控制板、顯示窗、通信口、數據存儲部分、控制開關部分、GPS模塊部分、電池電源部分、保護外罩及動作結構部分
[0028]101部分印面原版儘管不是智能公章的特有功能部分，但與普通公章一樣，印面原版仍然是不可或缺的部分，把它作為核心，其他所有的增加的功能都是圍繞印章原版的使用和記錄進行的設置的，同樣地，印章原版需要得到公安部門認可的單位才能製作。
[0029]102部分指紋識別是記錄蓋章人的基礎條件，只有客觀、準確且真實地記錄，才能保證公章的使用得到有效控制利管理，本方案不排除採用其他生物識別方法，現階段指紋識別由於技術比較成熟，性能比較穩定，作為實例化的首選方法。
[0030]103部分傳感感應的設置是為了更加真實地記錄蓋章動作次數，儘管指紋驗證通過，智能公章處於打開狀態，如果沒有傳感感應是否有蓋下動作，便不知道是否有蓋印，更不知道蓋了幾次，傳感感應可採用行程傳感或利壓力傳感，當蓋印達到一定條件時，通過傳感發送蓋印一次信號，實現準確計數
[0031]104部分攝像照相部分是為了將蓋印後的文檔及時拍下來，方便後期核對。普通公章和智能公章一樣，都會出現蓋章後才發現本次蓋章不成功(如文件內容有問題需要作廢、沒蓋清晰需要補蓋等)，本攝像照相的作用是為了後期核對，對應有效的蓋章，文檔按正常流程進行，對無效的蓋章，文檔交公章管理部門核對後廢棄或特別保管
[0032]105部分微電腦控制板是智能公章(100部分)的核心部分，主要完成指紋數據的採集控制、數據運算與比對、傳感數據的接收與處理、照相攝像數據等數據的存儲控制、以及數據的顯示控制、數據通信、交換數據、驗證公章真假等功能，都是依賴控制板完成的，其核心是大家熟知的微電腦晶片，裡面燒錄用有控制軟體程序
[0033]106部分顯示窗口是智能化公章與蓋章人交換信息的窗口，當前狀態、指紋認證是否通過、待蓋章項目信息、已蓋章次數等信息可通過窗口顯示給蓋章人員，智能化公章與伺服器資料庫之間的信息交換結果可通過窗口顯示給智能公章管理部門
[0034]107部分通信口可以是普通有線連接接口模式，如常用的USB 口或USART 口等，也可以使用無線通信接口，如常用的WLAN、WiFi或無線藍牙等
[0035]108部分數據存儲設置作用主要是由於智能公章不一定在網絡，一直保持與伺服器資料庫相連接，不能隨時將數據上傳給伺服器，需要暫時保存蓋章記錄，以及蓋章前需要驗證蓋章人指紋及相應的業務項目級別，這些信息都需要數據存儲，存儲晶片可使用ER0M、flash、TF卡等數據記錄晶片
[0036]109部分控制開關的作用是保護智能公章印面原版，開關沒有打開前，印章原版被保護起來，無法完成蓋章作業，只有在打開狀態下，印章原版才被釋放，按正常蓋章操作，印章便會在機械結構的作用下，在文檔紙面上留下印案，完成蓋章作業。控制開關採用電子開關，作為本方案的一個實例，可採用電磁閥、螺旋管等
[0037]110部分GPS定位模塊部分為根據定位衛星數據，獲取智能公章當前物理位置的經緯度數據，微電腦對數據進行處理，用於確定智能公章當前的物理位置，以此得知並記錄使用智能公章蓋章時的地點，通過手機或電腦的連接，可以實現實時跟蹤智能公章
[0038]111部分電池電源部分為智能化公章微電腦控制板及其他電子部件工作提供電能，作為可攜式智能公章實例系列，可採用能多次充電的乾電池，如鋰電池等，臺式智能公章實例系列，則可採用普通市電作為電源或兩種電源的結合(信息處理使用乾電池、操作動力使用市電)
[0039]112部分保護外罩及動作結構主要保護或安裝其他功能部分，如控制板部分、指紋識別部分、顯示窗口部分等，另外一個重要的作用是保護公章原版不會在沒有打開控制開關的情況下被非法使用，同時公章原版在控制開關打開的時候，在動作結構的支持下能夠方便靈活地釋放出來，以便完成蓋章動作。
[0040]附圖3說明
[0041]附圖3是本發明中智能公章軟體與電腦資料庫軟體主要流程圖，按操作順序主要分為蓋章前準備部分，蓋章實施過程部分，和蓋章後管理部分，以及智能公章與電腦伺服器的數據交換部分。智能公章軟體完成蓋章結果的自動記錄與保存，為此，蓋章前需要採集和管理指紋數據，並與伺服器資料庫軟體進行通信，上傳採集的指紋數據；電腦伺服器的資料庫軟體完成蓋章業務項目的管理，可對項目進行重要度級別設置、對指紋進行權限分級設置，並將待蓋章項目及指紋權限設置結果下載到智能公章側，當蓋章完成後，再接收蓋章記錄結果，提供給公章管理員進行確認、評價和跟蹤。
[0042]201部分屬於蓋章前準備模塊，通過指紋採集模塊採集有權限人員的指紋，該指紋作為蓋章記錄的基礎數據之一，通過該指紋驗證，打開控制開關後的蓋章操作都被認定為該指紋的蓋章，每蓋章一次記錄一次
[0043]202部分不同職級的人，其指紋設置的級別不同，職級越高，指紋級別越高，職級越低指紋級別越低，該級別的等級設置再電腦資料庫，使用在智能公章
[0044]203部分屬於蓋章實施過程模塊，公章使用前需採集使用人指紋，使用人手指接觸指紋採集模塊，指紋自動採集到智能公章，交微電腦處理
[0045]204部分軟體比對指紋庫，如果找到，則讀取該指紋級別代碼，並在顯示窗口提示指紋級別，如果沒有找到，則顯示窗口提示，指紋不通過；
[0046]205部分軟體提取該級別下的待蓋章項目，如果有待蓋項目，提示待蓋章項目數量及待蓋章項目代碼清單供蓋章人選擇，如果無待蓋章項目，則提示無待蓋章項目
[0047]206部分如果有待蓋章項目，軟體打開控制開關，智能公章處於可蓋章狀態
[0048]207部分軟體採集傳感感應信號，如有感應到蓋章動作，軟體自動記錄蓋章一次，同時，當傳感感知到印章蓋完處於可以拍攝文檔的狀態時，打開攝像單元，拍攝蓋章後的文檔，連同指紋信息、當前日期、當前時間、項目代號一起，完成一個記錄
[0049]208部分電腦側資料庫軟體操作功能，屬於蓋章前準備模塊，需要對公章進行登錄管理，一般企事業單位的公章不止一個，有的多達幾十個，有的多達上百個，還要對蓋章的業務項目進行登錄管理，都在該功能模塊中進行
[0050]209部分不同職級的人，才能完成不同級別的業務項目蓋章，即需要對業務項目設置重要度級別，還要維護指紋的權限級別
[0051]210部分每次蓋章後上傳的數據，需要公章管理人員確認，確認蓋章次數、蓋章是否有效，對有效的蓋章和無效的蓋章進行區分，如發現有非預期的蓋章行為，可以及時報警，甚至採取必要的糾正措施
[0052]211部分需要連接公安部門或工商部門備案資料庫獲取數據、需要連接企業OA軟體或ERP系統下載更新業務項目相關數據、或需要連接電腦資料庫更新蓋章權限數據等時，則智能公章與相應資料庫交換數據
[0053]212部分智能公章有蓋章記錄後，可定期上傳、也可在網實時上傳蓋章記錄。數據上傳後公章管理部門可以對蓋章數據進行確認，檢查每次蓋章的有效性、對蓋章進行評價，以及對項目進行跟蹤。
【權利要求】
1.一種能真實地自動記錄蓋章行為的印章，稱為智能化公章，其特徵在於，包括以下部分:蓋章人識別、指令控制開關、蓋章次數識別、蓋章文檔拍照或攝像、蓋章地點定位識別、公章的真假識別、微電腦控制板 蓋章人識別:通過指紋識別確定蓋章人身份，只有得到授權的指紋才能被通過驗證，沒有授權的指紋不能通過，如果驗證通過，印章處於可以蓋章的狀態，此時如果有蓋章動作，則被認定為該指紋人的蓋章，系統內部自動記錄蓋章人的信息 指令控制開關:在沒有得到開啟指令之前(可以對接OA軟體和ERP系統)，印章被保護起來，無法進行蓋章，只有通過驗證，得到指令，才釋放印章，此時可以實施蓋章 蓋章次數識別:通過傳感識別是否有蓋章動作，如果有蓋章動作，則每動作一次記錄蓋章一次，無論本次蓋章是否有效，系統都會自動記錄蓋章一次，每次蓋章都會與驗證通過的蓋章人相聯繫，智能公章使用後蓋章人必須把每次蓋章原始資料交公章管理部門存檔。 蓋章文檔拍照或攝像:每次蓋章都進行對蓋章部位一次拍照或一段短時間的攝像，可以及時把信息傳回公章管理部門保存，同時作為後期對蓋章結果進行驗證、評價和管理的依據 蓋章地點定位識別:對智能公章進行定位，通過GPS定位模塊獲得智能公章的經緯度數據，可以知道每次蓋章時的準確地理位置，並記錄下來，也可以通過實時通信將當前位置發送給手機或電腦，防止智能公章遺失和跟蹤管理 公章的真假識別:每個智能公章在工商和公安部門都有登記備案，在企業也有登錄備案，設置獨立密碼，通過實時通信可以隨時鑑別智能公章的真假，協議雙方能安心籤訂合同。 微電腦控制板:上述功能`的實現基於微電腦控制板，系統內部需要完成的功能都由該板完成，記錄蓋章次數的同時，記錄當前日期和當前時刻，並通過有線連接或無線網絡(例如手機通訊網絡)連接，將上述記錄數據上傳到伺服器。
2.一套對蓋章進行控制、記錄保存等的功能軟體，包括以下部分:包含指紋識別或其他生物識別的數據採集、對比與判斷的功能部分、蓋章動作及蓋章次數等的數據處理與記錄部分、物理位置定位數據處理以及與手機或電腦資料庫管理系統的數據交換部分。
3.—套對蓋章結果進行管理的資料庫軟體，包括以下部分:包含對蓋章記錄數據進行保存維護和使用查詢的部分，包含與要求I所述的智能化公章進行數據交換用於控制蓋章的部分，包含與企事業單位OA軟體或ERP系統交換數據用於管理業務項目的部分，包含與公安部門備案系統等交換數據用於鑑別公章真假的部分。
4.根據權利要求1所述的智能公章，其特徵在於，還包含指紋識別以外的其他生物識別技術，例如手掌識別、人臉識別、瞳孔識別、熱紅外識別以及其他生物識別技術。
5.根據權利要求1所述的智能公章，其特徵在於，還包含一套外罩及有利於印章原版運動的機械結構，控制開關未打開時，印章原版隱藏在裡面，不能打開進行蓋章，只有開關打開後才能進行蓋章的保護裝置。
6.根據權利要求1所述的智能公章，其特徵在於，還包含顯示窗口，用於顯示智能公章的狀態，包括認證狀態、通信狀態、以及與公章使用人交互操作的提示。
7.根據權利要求1所述的智能公章，其特徵在於，還包含通過如GPS定位模塊以外的其他定位方式，如通過手機信號周邊移動基站(通訊網絡拓撲協議)智能定位技術等。
8.根據權利要求1和2和3所述的軟體，其特徵在於，還包含微電腦控制板與PC資料庫伺服器軟作之間的通信方式，既包含有線連接方式、也包含無線連接方式、還包含利用城際間的通信基站實現遠距離的實時遙控通信。
9.根據權利要求1利2和3所述的智能公章，其特徵在於，還包含與普通公章外形體積相差不多稍人一點的可攜式結構，也包含多部門多人員共同使用的較人體積的固定臺式結構(類似於銀行櫃員機式)。
10.根據權利要求1和2和3所述的智能公章，其特徵在於，不僅包含代表企事業單位法人的公章，還包含公章以外的各功能模塊的專用章，如財務專用章、合同專用章、發票專用章 等。
【文檔編號】G06Q10/10GK103870932SQ201410097268
【公開日】2014年6月18日 申請日期:2014年3月17日 優先權日:2014年3月17日
【發明者】沈自全 申請人:沈自全