工作流管理設備及方法

2023-05-26 12:04:41

專利名稱：工作流管理設備及方法
技術領域：
一般來說，本發明涉及工作流管理，特別是涉及一種用於存儲工作流功能添加程序的記錄介質，存儲電子郵件程序的記錄介質，用於存儲工作流管理程序的記錄介質，用戶終端單元，工作流管理設備，工作流處理方法，以及工作流管理方法。
背景技術：
近幾年，工作流系統變得眾所周知，當多人通過網絡工作時，這種工作流系統管理並且使從一個人到另一個人的文檔流或消息流自動化，以便使他們的工作變得便利。已公開的這樣的系統，例如在Haruo Hayami；「Expanding Workflow Management System1(擴充工作流管理系統1)」IPSJ(日本消息處理協會)期刊，第39卷，第11號，第1160-1165頁(1998)；Haruo Hayami，Toshiaki Sakaguchi以及Ryoichi Shibuya；「ExpandingWorkflow Management System2(擴充工作流管理系統2)」IPSJ期刊，第39卷，第12號，第1258-1263頁(1998)；Haruo Hayami，Ryoichi Shibuya，TakaoSuzuki，Junichi Ikoma，Yosuke Terashita，Naoki Ueno，Satoshi Kaneo以及Kiyoshi Hayashi；「Expanding Workflow Management System3(擴充工作流管理系統3)」IPSJ期刊，第40卷，第5號，第507-513頁(1999)；「Standards(標準)」http//www.wfmc.org/standards/stanards.htm(檢索日期2003年7月3日)；「Workflow Management Coalition，The Workflow Reference Model(工作流管理聯合，工作流參考模型)」http//www.wfmc.org/standards/docs/tc003v11.pdf(檢索日期2003年7月3日)；以及「WorkflowManagement Coalition，Terminology Glossary(工作流管理聯合，術語詞彙表)」http//www.wfmc.org/standards/docs/TC-1011 term glossary v3.pdf(檢索日期2003年7月3日)。
根據常規的工作流管理系統，與工作流相關的處理的通知通常是由電子郵件完成的。工作流參與者啟動電子郵件軟體，然後確認與工作流相關的處理的通知。接著，工作流參與者啟動工作流管理系統專用的應用程式，再打開與電子郵件軟體的屏幕分離地屏幕以執行與工作流相關的處理，然後執行與工作流相關處理的操作。
然而，這裡卻有問題，就是與工作流相關的處理被分成兩個操作，即啟動電子郵件軟體、然後確認與工作流相關的通知郵件；以及新啟動工作流管理系統專用的應用程式、然後執行與工作流相關的處理的操作。
進一步，在電子郵件軟體屏幕上同等地處理來自工作流管理系統的通知消息和常規電子郵件消息。因此，這裡有問題，如果與工作流相關的通知消息未經閱讀，就很難在大量收到的電子郵件消息中找到那些未經閱讀的通知消息。
這裡還有問題，就是應該為工作流管理系統新安裝用戶管理系統以及/或用戶身份驗證系統。

發明內容
相應地，本發明的總目的是提供工作流管理，其中可以消除上述缺點。
本發明的更特定的目的是提供用於存儲工作流功能添加程序的記錄介質，用於存儲電子郵件程序的記錄介質，用於存儲工作流管理程序的記錄介質，用戶終端單元，工作流管理設備，工作流處理方法，以及工作流管理方法，此工作流管理方法可以防止忘記執行與工作流相關的處理以及有效率地進行與工作流相關的處理。
本發明上述的目的通過計算機可讀取的、用於存儲工作流功能添加程序的記錄介質來實現，其中工作流功能添加程序用於促使計算機執行一方法，此方法包括這些步驟(a)在有關電子郵件程序的屏幕上顯示工作項目的列表；以及(b)改變在步驟(a)中顯示的工作項目的列表的顯示狀態。
本發明的上述目的也可以通過計算機可讀取的、存儲電子郵件程序的記錄介質來實現，其中電子郵件程序用於促使計算機執行一方法，此方法包括這些步驟(a)在有關電子郵件程序的屏幕上顯示工作項目的列表；以及(b)改變在步驟(a)中顯示的工作項目列表的顯示狀態。
本發明的上述目的也可以通過計算機可讀取的、用於存儲工作流管理程序的記錄介質來實現，其中工作流管理程序用於促使計算機執行一方法，此方法包括這些步驟(a)響應於工作流功能添加程序獲得格式模板的請求，提供包含在涉及工作流的進程實例中的格式模板；以及(b)響應於工作流功能添加程序記錄格式實例的請求，記錄格式實例，該格式實例包括用戶輸入的數據。
本發明的上述目的也可以通過計算機可讀取的、用於存儲工作流管理程序的記錄介質來實現，其中工作流管理程序用於促使計算機執行一方法，此方法包括這些步驟(a)響應於電子郵件程序的第一電子郵件消息，而提供包含在涉及工作流的進程實例中的格式模板，所述第一電子郵件消息請求獲得該格式模板；以及(b)響應於來自電子郵件程序的第二電子郵件消息，而記錄包括用戶輸入的數據的格式實例，所述第二電子郵件消息請求記錄該格式實例。
本發明的上述目的也可以通過用戶終端單元來實現，此單元包括包含工作流功能添加部分的電子郵件部分，其被配置為添加與工作流相關的功能，其中工作流功能添加部分在涉及電子郵件部分的屏幕上顯示工作項目列表。
本發明的上述目的也可以通過用戶終端單元來實現，此單元包括包含工作列表處理部分的電子郵件部分，其被配置為執行涉及工作項目列表的處理，其中工作列表處理部分在涉及電子郵件部分的屏幕上顯示工作項目的列表。
本發明的上述目的也可以通過工作流管理設備來實現，此設備包括工作流管理部分，其被配置為管理涉及工作流的進程，其中工作流管理部分響應於用戶終端單元的工作流功能添加部分獲取格式模板的請求，而提供格式模板，該格式模板包括在與工作流相關的進程實例中，並且工作流管理部分響應於工作流功能添加部分記錄格式實例的請求，而記錄包含用戶輸入的數據的格式實例。
本發明的上述目的也可以通過工作流管理設備來實現，此設備包括工作流管理部分，其被配置為管理涉及工作流的進程，其中為響應從用於電子郵件發送的發送伺服器所接收的第一電子郵件消息，工作流管理部分發送包括格式模板的第二電子郵件消息給發送伺服器，該第一電子郵件消息請求獲得該格式模板，該格式模板包括在與工作流相關進程的實例中。
本發明的上述目的也可以通過在用戶終端單元內處理工作流的方法來實現，其中用戶終端單元包括電子郵件部分和工作流功能添加部分，這個方法包括以下步驟(a)工作流功能添加部分在涉及電子郵件部分的屏幕上顯示工作項目列表；以及(b)工作流功能添加部分改變步驟(a)中顯示的工作項目列表的顯示狀態。
本發明的上述目的也可以通過在用戶終端單元內處理工作流的方法來實現，其中用戶終端單元包括電子郵件部分，此電子郵件部分又包括執行涉及工作項目列表的處理的工作列表處理部分，此方法包括以下步驟(a)工作列表處理部分在涉及電子郵件部分的屏幕上顯示工作項目列表；以及(b)工作列表處理部分改變步驟(a)中顯示的工作項目列表的顯示狀態。
本發明的上述目的也可以通過在工作流管理設備中管理工作流的方法來實現，其中工作流管理設備用於管理涉及工作流的進程，這個方法包括以下步驟(a)響應於用戶終端單元的工作流功能添加部分獲得格式模板的請求，提供包括在與工作流相關的進程實例中的格式模板，以及(b)響應於工作流功能添加部分記錄格式實例的請求，而記錄包括用戶輸入的數據的格式實例。
本發明的上述目的也可以通過在工作流管理設備中管理工作流的方法來實現，其中工作流管理設備用於管理涉及工作流的進程，這個方法包括以下步驟(a)響應於來自用戶終端單元的電子郵件部分的第一電子郵件消息，而提供包括在與工作流相關的進程實例中的格式模板，所述第一電子郵件消息請求獲取該格式模板；以及(b)響應於來自電子郵件部分的第二電子郵件消息，而記錄包含用戶輸入的數據的格式實例，所述第二電子郵件消息請求記錄該格式實例。
根據本發明，有可能防止忘記執行與工作流相關的處理，以及可以有效率地執行與工作流相關的處理。


當結合附圖一起閱讀以下詳細說明時，本發明的其它目標、特徵和優點會更加明顯，其中圖1是顯示根據本發明的第一實施例的系統配置的示意圖；圖2是顯示根據本發明的第一實施例的客戶端PC硬體配置的框圖；圖3是顯示根據本發明的第一實施例的工作流管理伺服器硬體配置的框圖；圖4是顯示根據本發明的第一實施例的系統功能配置的框圖；圖5是說明根據本發明的第一實施例的MUA工作列表顯示屏幕的示意圖；
圖6是說明根據本發明的第一實施例、考慮到時間限制的工作列表顯示的示意圖；圖7是說明根據本發明的第一實施例、考慮到時間限制的另一工作列表顯示的示意圖；圖8是說明根據本發明的第一實施例、在MUA屏幕上的工作項目處理區域顯示的示意圖；圖9是說明根據本發明的第一實施例的與工作流啟動相關的屏幕的示意圖；圖10是根據本發明的第一實施例說明以下情況的處理示意圖，其中工作流功能添加模塊沒有結合在MUA中；圖11是說明根據本發明的第一實施例的郵件標題的示意圖；圖12是根據本發明的第一實施例的工作流啟動的順序圖；圖13是根據本發明的第一實施例、顯示基於SOAP的進程模板列表的數據範例示意圖；圖14是說明根據本發明的第一實施例的進程模板的圖；圖15是說明根據本發明的第一實施例的進程實例的圖；圖16是根據本發明的第一實施例的工作流處理的順序圖；圖17是說明根據本發明的第一實施例的格式模板獲取請求發送操作的流程圖；圖18是顯示根據本發明的第二實施例的系統功能配置的框圖；圖19是根據本發明的第二實施例的工作流啟動的順序圖；圖20是根據本發明的第二實施例的工作流處理的順序圖；圖21是顯示根據本發明的第三實施例的系統功能配置的框圖；圖22是顯示根據本發明的第四實施例的系統功能配置的框圖；圖23是顯示根據本發明的第五實施例的系統配置的圖；和圖24是顯示根據本發明的第五實施例的系統功能配置的框圖。
具體實施例方式
下面參考附圖，給出本發明實施例的說明。
圖1是顯示根據本發明的第一實施例的系統配置的示意圖。
圖1的系統包括工作流管理伺服器1和至少一個客戶端PC 2，它們之間通過網絡100而連接。
工作流管理伺服器1包括POP(郵局協議)伺服器3、SMTP(簡單郵件傳送協議)伺服器4、工作流管理系統5、工作流DB(資料庫)6、郵件DB7、以及身份驗證DB 8，以下都參考圖4而給出說明，並且工作流管理伺服器1執行與工作流相關的處理。
客戶端PC 2包括電子郵件軟體(為了簡化說明，在下文稱為MUA[郵件用戶代理])9以及下面說明的工作流功能添加模塊10，它結合在MUA9中。工作流功能添加模塊10顯示工作列表以及一區域，用於處理在MUA9的屏幕上的工作項目。這裡，工作項目涉及一步驟，該步驟形成與工作流相關的進程，其中在這裡，此步驟應該由工作流參與者執行。工作列表是這種工作項目的列表。進程是一系列涉及到文檔等的工作操作的流。
如下述第二個和第四個實施例所示，客戶端PC2可以包括工作流專用MUA14，其中在MUA14裡，從一開始就提供了工作流功能添加模塊10的功能。
POP伺服器3、SMTP伺服器4、工作流管理系統5、工作流DB6、郵件DB7、以及身份驗證DB 8，並不總是要包含在相同的伺服器中。然而，在下面的說明中，為了簡化說明，則假設上述的部件3到8，都包含在工作流管理伺服器1中，除非另有說明。
參考圖2，下面給出客戶端PC2的硬體配置說明。圖2是顯示客戶端PC2硬體配置的框圖。
參考圖2，客戶端PC2的硬體配置包括輸入單元22、顯示單元23、驅動單元24、硬碟26、存儲器單元27、處理器20、以及接口單元21，它們通過總線而相互連接。
輸入單元22包括用於操作客戶端PC2的鍵盤或滑鼠，並且用於將多種操作信號輸入到客戶端PC2。顯示單元23顯示客戶端PC2操作所需要的多種窗口和數據。接口單元21是這樣接口，它用於將客戶端PC2連接到網絡100，並將其它設備連接到客戶端PC2。接口單元21是由以下部件組成例如NIC(網絡接口卡)、數據機、以及USB(通用串行總線)。
用於促使客戶端PC2進行操作的程序、以及相應於MUA9、工作流功能添加模塊10、以及專用MUA14(圖18和22)的程序，通過如CD-ROM的記錄介質25而提供、或是通過網絡100下載上述的程序。記錄介質25在驅動單元24中設置，以便數據、程序、以及相應於MUA9、工作流功能添加模塊10、以及專用MUA14的程序，都通過驅動單元24，從記錄介質25而安裝在硬碟26中。或者，那些包括相應於MUA9、工作流功能添加模塊10、以及專用MUA14的程序，可以預安裝在客戶端PC2中。
硬碟26存儲數據、程序、以及相應於MUA9、工作流功能添加模塊10、以及專用MUA14的程序。硬碟26也存儲例如接收到的電子郵件消息、工作項目列表、以及格式模板。當客戶端PC2啟動時，存儲器單元27從硬碟26讀取包括那些相應於MUA9，工作流功能添加模塊10，以及專用MUA14的程序，並存儲讀出的程序。處理器20依照存儲在存儲器單元27中的程序而執行處理。
接著，參考圖3，給出工作流管理伺服器1硬體配置的說明。圖3是顯示工作流管理伺服器1的硬體配置的框圖。
參考圖3，工作流管理伺服器1的硬體配置包括輸入單元42、顯示單元43、驅動單元44、記錄介質45、硬碟46、存儲器單元47、處理器40、以及接口單元41，它們通過總線而相互連接。
輸入單元42包括鍵盤和滑鼠，用於操作工作流管理伺服器1，並且用於將多種操作信號輸入到工作流管理伺服器1。顯示單元43顯示工作流管理伺服器1操作所需要的多種窗口和數據。工作流管理伺服器1可以不用配置輸入單元42和顯示單元43。
接口單元41是這樣接口，它用於將工作流管理伺服器1連接到網絡100，並將其它設備連接到工作流管理伺服器1。接口單元41是由以下部件組成例如NIC、數據機、以及USB。
例如，用於操作整個工作流管理伺服器1的工作流管理伺服器程序(或是用於促使單獨系統和/或伺服器進行操作的工作流管理系統程序和/或SMTP伺服器程序和/或POP伺服器程序)，是通過如CD-ROM的記錄介質45而提供的，或是通過網絡100而下載的。記錄介質45在驅動單元44中設置，以便數據以及工作流管理伺服器程序(或是用於促使單獨系統和/或伺服器進行操作的工作流管理系統程序和/或SMTP伺服器程序和/或POP伺服器程序)通過驅動單元44，從記錄介質45而安裝在硬碟46中。或者，工作流管理伺服器程序(或是用於促使單獨系統和/或伺服器進行操作的工作流管理系統程序和/或SMTP伺服器程序和/或POP伺服器程序)可以預安裝在工作流管理伺服器1中。
硬碟46存儲數據以及工作流管理伺服器程序(或是用於促使單獨系統和/或伺服器進行操作的工作流管理系統程序和/或SMTP伺服器程序和/或POP伺服器程序)。硬碟46也存儲例如工作流DB6、郵件DB7、以及身份驗證DB8。當工作流管理伺服器1啟動時，存儲器單元47從硬碟46讀取工作流管理伺服器程序(或是用於促使單獨系統和/或伺服器進行操作的工作流管理系統程序和/或SMTP伺服器程序和/或POP伺服器程序)，並存儲工作流管理伺服器程序(或是用於促使單獨系統和/或伺服器進行操作的工作流管理系統程序和/或SMTP伺服器程序和/或POP伺服器程序)。處理器40依照存儲在存儲器單元47中的工作流管理伺服器程序(或是用於促使單獨系統和/或伺服器進行操作的工作流管理系統程序和/或SMTP伺服器程序和/或POP伺服器程序)而執行處理。
接著，參考圖4，給出依照本發明第一實施例的系統功能配置的說明。圖4是顯示根據第一實施例的系統的功能配置的框圖。
參考圖4，工作流管理伺服器1包括POP伺服器3、SMTP伺服器4、工作流管理系統5、工作流DB6、郵件DB7、以及身份驗證DB8。
POP伺服器3是用於接收電子郵件消息的伺服器。當POP伺服器3接收電子郵件消息時，POP伺服器3將接收到的電子郵件消息分發到相應的個人郵件帳戶，並且將電子郵件消息存儲在郵件DB7中。在接收電子郵件消息的情況下，MUA 9的用戶使用MUA9而連接到POP伺服器3，然後提供她/他的帳戶名和密碼給POP伺服器3。POP伺服器3基於MUA9所提供的帳戶名，參考身份驗證DB8，並確定帳戶名和密碼是否構成了正確的結合。如果POP伺服器3確定帳戶名和密碼構成了正確的結合，則MUA9的用戶使用MUA9，從郵件DB7中，提取出收信人是此用戶的電子郵件消息。
在說明書中被簡單說明為「POP」的POP伺服器3，也可以是下述兩個之一相應於郵件接收協議POP3的伺服器，或是相應於另一個郵件接收協議IMAP4的伺服器。在下文中，為了簡化說明，稱POP伺服器3為POP。
SMTP伺服器4是用於發送電子郵件消息的伺服器。當SMTP伺服器4接收合約用戶的MUA9發送的電子郵件消息時，SMTP伺服器4在目標用戶的網絡上找到運行的SMTP伺服器，然後向該處發送電子郵件消息。為了接收電子郵件消息，目標用戶調用接收伺服器(POP伺服器)，然後使接收伺服器發送由SMTP伺服器接收到的電子郵件消息。
工作流管理系統5是管理與工作流相關的進程的管理系統。工作流DB6存儲例如關於工作流參與者的信息，以及與工作流相關的進程模板。
例如，當工作流管理系統5接收到來自工作流功能添加模塊10的進程模板列表搜索請求時，工作流管理系統5就搜索工作流DB6，並為工作流功能添加模塊10提供進程模板列表，即搜索結果。
進一步，如圖4所示，客戶端PC2包括MUA9，以及工作流功能添加模塊10。工作流功能添加模塊10包括工作列表處理部分11，格式處理部分12，以及通信處理部分13。
如上所述，MUA9是電子郵件軟體，工作流功能添加模塊10是用於在MUA9的屏幕上執行與工作流相關的處理的模塊(插件程序)。
工作列表處理部分11執行涉及與工作流相關的進程的步驟(工作項目)的列表(工作列表)的處理，其中在這裡，這些步驟應由工作流參與者執行。
格式處理部分12執行處理，此處理涉及代表與工作流相關的用戶接口的格式。
基於預定的協議(例如，SOAP[簡單對象訪問協議])，通信處理部分13執行與工作流管理伺服器1的工作流管理系統5的通信。
接著參考圖5，給出MUA 9的工作列表顯示屏幕的說明。圖5是說明MUA9的工作列表顯示屏幕的圖示。
如圖5所示，工作流功能添加模塊10在MUA9的屏幕上顯示工作列表。例如，MUA9的用戶從顯示在MUA9的屏幕上的工作列表的未經處理的工作項目(UNPROCESSED列)列中，選擇一個工作項目，並處理所選擇的工作項目。
如圖5所示，通過在MUA9屏幕上顯示工作列表，就可以防止忘記執行與工作流相關的處理。
接著，參考圖6，給出考慮時間期限的工作列表顯示的說明。圖6是說明了考慮到時間限制的工作列表顯示的示意圖。
如圖6所示，超過時間限制的工作項目(過期的工作項目)，可以顯示在獨立的窗格裡。如上所述，工作流功能添加模塊10引用由包括在郵件標題中的X-WF-Limit(限制)所指示的時間限制，將該時間限制與工作流功能添加模塊10或MUA9的時鐘進行比較，然後將過期的工作項目顯示在獨立的窗格裡。
如圖6所示，通過工作流功能添加模塊10將過期的工作項目顯示在獨立的窗格裡，就可以防止MUA9的用戶忘記處理過期的工作項目。
接著，參考圖7，給出考慮時間限制的另一個工作列表顯示的說明。圖7是說明考慮到時間限制的另一個工作列表顯示的圖。
如圖7所示，可以標記出過期的工作項目。如上所述，工作流功能添加模塊10引用由包括在郵件標題中的X-WF-Limit所指示的時間限制，將該時間限制與工作流功能添加模塊10或MUA9的時鐘進行比較，然後標記出過期的工作項目。
如圖7所示，通過工作流功能添加模塊10標記出過期的工作項目，就可以防止MUA9的用戶忘記處理過期的工作項目。
接著，參考圖8，給出在MUA9的屏幕上的工作項目處理區域顯示的說明。圖8是說明在MUA9的屏幕上的工作項目處理區域顯示的示意圖。
如圖8所示，當MUA9的用戶從MUA9屏幕上顯示的工作列表中選擇一個工作項目時，工作流功能添加模塊10就從工作流管理系統5得到相應的格式模板，並在MUA9的屏幕上顯示用於處理工作項目的區域31(工作項目處理區域)。
如圖8所示，通過在MUA9的屏幕上顯示工作項目處理區域31，就可以在不劃分與工作流相關的處理的情況下而處理在MUA9的屏幕上的工作項目。
接著，參考圖9，給出與工作流啟動相關的屏幕說明。圖9是說明與工作流啟動相關的屏幕圖示。
如圖9所示，將啟動工作流的MUA9的用戶，在「文件」菜單上點擊「新建」，然後接著點擊「工作流」。
如果確定MUA9的用戶點擊了「工作流」，工作流功能添加模塊10就發送與工作流相關的進程模板列表搜索請求到工作流管理系統5，然後從工作流管理系統5獲得與工作流相關的模板列表。接著，基於與工作流相關的模板列表，工作流功能添加模塊10顯示與工作流相關的進程的列表，如圖9中所示的Travel Expense Application(旅行支出應用程式)、Purchase Application(購買應用程式)、Proposal Drafting(A)(建議起草(A))、以及Proposal Drafting(B)(建議起草(B))。
MUA9的用戶選擇進程，用戶將從所顯示的與工作流相關的進程列表中啟動所選擇的進程。如果確定MUA9的用戶已經選擇了進程，工作流功能添加模塊10就發送生成進程實例的請求到工作流管理系統5。
參考圖9的說明，MUA9的用戶可以通過使用MUA9來選擇並啟動與工作流相關的進程。
接著參考圖10，給出工作流功能添加模塊10沒有結合在MUA9中的情況下的處理的說明。圖10是說明以下情況的處理示意圖，其中工作流功能添加模塊10沒有結合在MUA9中。
首先，工作流管理伺服器1將包含工作流功能添加模塊檢測程序51的電子郵件消息50，發送到客戶端PC2。
工作流功能添加模塊檢測程序51由客戶端PC2的MUA9啟動，並確定工作流功能添加模塊10是否結合在MUA9中。
如果工作流功能添加模塊檢測程序51檢測到工作流功能添加模塊10，工作流功能添加模塊檢測程序51就將帶有這個結果的電子郵件消息返回到工作流管理伺服器1。另一方面，如果工作流功能添加模塊檢測程序51沒有檢測到工作流功能添加模塊10，工作流功能添加模塊檢測程序51就將帶有這個結果(錯誤消息)的電子郵件消息返回到工作流管理伺服器1。
如果工作流管理伺服器1收到錯誤消息，此消息報告說沒有從工作流功能添加模塊檢測程序51檢測到工作流功能添加模塊10，則工作流管理伺服器1就發送電子郵件消息給客戶端PC2，此電子郵件消息包含工作流功能添加模塊10。
通過執行如圖10所示的處理，工作流管理伺服器1可以確定工作流功能添加模塊10是否合併在工作流參與者的MUA9中，如果工作流功能添加模塊10沒有合併在其中，則工作流功能添加模塊10可以被分配並合併到MUA9中。
另外，工作流功能添加模塊檢測程序51可以包括檢測工作流功能添加模塊10版本的功能。在這種情況下，當工作流功能添加模塊檢測程序51檢測到工作流功能添加模塊10時，工作流功能添加模塊檢測程序51就檢測工作流功能添加模塊10的版本，並將帶有這個結果的電子郵件消息(包括工作流功能添加模塊10的版本)返回到工作流管理伺服器1。
工作流管理伺服器1檢測包括在接收到的電子郵件消息中的工作流功能添加模塊10的版本，如果所檢測的是舊版本，則工作流管理伺服器1將包括最新版工作流功能添加模塊10的電子郵件消息發送到客戶端PC2。
通過執行這樣的處理，如果工作流功能添加模塊10合併在工作流參與者的MUA9中，則工作流管理伺服器1就能檢測工作流功能添加模塊10的版本，以及如果所檢測的是舊版本，則工作流管理伺服器1可以通過分配最新版的工作流功能添加模塊10，而更新工作流功能添加模塊10的版本。
接著，參考圖11，給出與工作流相關的電子郵件消息的郵件標題範例的說明。圖11是說明郵件標題的示意圖。下述的欄位和/或存儲在欄位中的值，通過工作流管理系統5而添加到郵件標題。
如圖11所示，涉及工作流的電子郵件消息的郵件標題包括兩個欄位，X-WF-Status(狀態)和X-WF-Limit(限制)，這是為了使工作流功能添加模塊10執行與工作列表相關的處理。
X-WF-Status存儲相應工作項目的狀態。例如，如果相應的工作項目未被處理，則X-WF-Status存儲N，以及如果經過處理，則存儲O。
工作流管理伺服器1最初在電子郵件消息的X-WF-Status中存儲N，然後將電子郵件消息發送到工作流參與者的客戶端PC2。工作流功能添加模塊10引用該狀態，並且如果X-WF-Status的值是N，則工作流功能添加模塊10就在工作列表的UNPROCESSED(未處理)列中顯示相應的工作項目。如果MUA9的用戶(工作流參與者)處理了該工作項目，那麼工作流功能添加模塊10就將X-WF-Status的值從N改變為O，並且在工作列表的PROCESSED(已處理)列中顯示該工作列表。
另一方面，X-WF-Limit存儲相應工作項目的處理時間限制。例如，如關於圖6和7的說明，工作流功能添加模塊10引用存儲在X-WF-Limit中的工作項目的時間限制，並且將該時間限制同它自己的或MUA9的時鐘進行比較。然後，工作流功能添加模塊10在獨立的窗格裡顯示或標記出過期的工作項目。
進一步，如圖11所示，與工作流相關的電子郵件消息的郵件標題也包括四個欄位，分別是X-WF-Server(伺服器)，X-WF-ID，X-WF-UID，以及X-WF-Creator(創建器)，這些是為了使工作流功能添加模塊10執行與格式相關的處理。
X-WF-Server存儲伺服器的主機名，它包括工作流管理系統5(這個實施例中的工作流管理伺服器1)。例如，工作流功能添加模塊10引用存儲在X-WF-Server中的主機名，並且與該主機名(這個實施例中的工作流管理伺服器1)所識別的伺服器建立連接。
X-WF-ID存儲進程ID，該ID用於識別與工作流相關的進程。例如，工作流功能添加模塊10引用存儲在X-WF-ID中的進程ID，並獲取用於在這個步驟從工作流管理系統5處理由該進程ID識別的進程的格式模板，。
X-WF-UID存儲MUA9的用戶的用戶ID(郵件帳戶)。
X-WF-Creator存儲申請工作流的申請者(創建者)的用戶ID(郵件帳戶)。
接著，參考圖12，給出有關工作流啟動的順序的說明。圖12是工作流啟動的順序圖。
首先，MUA9的用戶啟動MUA9。然後，在步驟S10，已經啟動的MUA9將包括郵件帳號的用戶身份驗證請求發送到POP伺服器3，並接收身份驗證結果。
在步驟S11，當MUA9從POP伺服器3接收身份驗證結果時，工作流功能添加模塊10引用由MUA9獲得的身份驗證結果，並使用該身份驗證結果作為它自身的身份驗證結果。
通過工作流功能添加模塊10採用MUA9使用郵件帳號執行的身份驗證，作為它自身的身份驗證，可以在系統中不安裝新的用戶身份驗證系統(伺服器)的情況下構造與工作流相關的系統，用於工作流認證。
接著，如關於圖9的說明，MUA9的用戶在MUA9屏幕上的「文件」菜單中點擊「新建」，接著點擊「工作流」，從而生成獲得進程模板列表的請求。下面將參照圖14描述進程模板列表的範例。
在步驟12，當MUA9確定用戶已經在MUA9的屏幕上點擊了「工作流」時，MUA9為工作流功能添加模塊10提供與工作流相關的進程模板列表搜索請求。
在步驟S13，當工作流功能添加模塊10從MUA9接收進程模板列表搜索請求時，工作流功能添加模塊10將與工作流相關的進程模板列表搜索請求發送到工作流管理系統5。
當工作流管理系統5從工作流功能添加模塊10接收與工作流相關的進程模板列表搜索請求時，響應該請求，工作流管理系統5搜索工作流DB6，並且為工作流功能添加模塊10提供與工作流相關的進程模板列表，此列表就是搜索結果。這裡，如上所述，基於例如SOAP，工作流功能添加模塊10執行與工作流管理系統5的通信。圖13顯示了進程模板列表的數據範例，它從工作流管理系統5被發送到工作流功能添加模塊10。
然後，在步驟S14，如關於圖9的說明，基於所獲得的與工作流相關的進程模板列表，工作流功能添加模塊10在MUA9的屏幕上顯示與工作流相關的進程列表，如Travel Expense Application、Purchase Application、ProposalDrafting(A)、以及Proposal Drafting(B)。
接著，通過選擇用戶將要從所顯示的與工作流相關的進程列表中啟動的進程，MUA9的用戶選擇進程模板。
當在步驟S15，工作流功能添加模塊10通過MUA9確定用戶已經選擇了進程模板時，在步驟S16，工作流功能添加模塊10將生成MUA9的用戶所選擇的進程模板的實例的請求發送到工作流管理系統5。
從工作流功能添加模塊10接收到生成由MUA9的用戶所選擇的進程模板實例的請求後，響應此請求，工作流管理系統5生成所選擇的進程模板的實例，並將該生成的實例存儲到例如工作流DB6中。下面將參考圖15說明進程實例的範例。
接著，在步驟S17，工作流功能添加模塊10將一請求發送給工作流管理系統5，其中該請求是要獲得包括在進程模板的實例中的格式模板，該進程模板的實例由在步驟S16中發送的生成請求而生成。
接收到來自工作流功能添加模塊10的格式模板獲取請求之後，響應該請求，工作流管理系統5獲得包含在所生成的進程模板格式實例中的格式模板，例如，工作流DB6，並為工作流功能添加模塊10提供格式模板。
接著，在步驟S18，基於所獲取的格式模板，工作流功能添加模塊10在MUA9的屏幕上顯示用於創建進程的區域(屏幕)。MUA9的用戶在所顯示的區域中輸入涉及進程創建或啟動的數據，然後按「繼續處理」按鈕或「發送」按鈕，從而請求進程的繼續。
在步驟S19，工作流功能添加模塊10通過MUA9，從MUA9的用戶接收到進程繼續請求，然後在步驟S20，工作流功能添加模塊10將記錄格式實例的請求發送到工作流管理系統5，其中，格式實例包括MUA9的用戶輸入的數據。
從工作流功能添加模塊10接收到格式實例記錄請求之後，響應該請求，工作流管理系統5將在存儲於例如工作流DB6中的相應進程實例中記錄所獲得的格式實例。
進一步，在步驟S21，工作流功能添加模塊10將繼續該進程的請求發送到工作流管理系統5。
在步驟S22，從工作流功能添加模塊10接收到進程繼續請求之後，響應於該請求，工作流管理系統5發出關於相應工作項目的處理的通知電子郵件消息，給SMTP伺服器4。
如圖12所示，MUA9的用戶可以使用MUA9的屏幕來啟動工作流。
圖13是顯示基於SOAP的進程模板列表的數據範例圖示。
如圖13所示，工作流功能添加模塊10和工作流管理系統5基於預定的協議，如SOAP，而相互通信。
接著參考圖14，給出進程模板的說明。圖14是說明進程模板的圖。
從包含在屬性裡的「title(題目)」而確定圖14所示的進程模板是用於關於PURCHASE APPLICATION(購買應用程式)的進程的模板。
進一步，圖14的進程模板在信息項目「sequence(序列)」中包括ACTIVITYTEMPLATE(動作模板)1、ACTIVITY TEMPLATE 2、以及ACTIVITYTEMPLATE 3，其定義CREATION(創建)動作、EXAMINATION(檢查)動作，以及APPROVAL(批准)動作將按順序執行。這裡，動作是指工作流的步驟。動作和工作項目之間的關係是由人員處理的動作是工作項目。
進一步，圖14的進程模板包括FORM TEMPLATE(格式模板)1，FORMTEMPLATE 2，以及FORM TEMPLATE 3。例如，在FORM TEMPLATE 1中定義用於CREATION的屏幕格式，在FORM TEMPLATE 2中定義用於EXAMINATION的屏幕格式，以及在FORM TEMPLATE 3中定義用於APPROVAL的屏幕格式。
接著參考圖15，給出相應於圖14的進程模板的進程實例的說明。圖15是說明進程實例的示意圖。
圖15所示的進程實例是進程實例的範例，其中格式實例是在圖12的順序的步驟S20中輸入的。
對照圖14所示的進程模板，例如，在圖15的進程實例中，編號被加入到「title」裡，並且工作流參與者的用戶ID(郵件帳戶)被作為創建者以及屬性而被加入，其中工作流參與者創建了該進程實例。
如圖15所示，進程實例包括動作模板的實體的副本，以便即使當進程在進行中的時候進程的定義被改變，也預防進程受影響。
進一步，圖15的進程實例在信息項目「sequence」中包括ACTIVITY 1作為動作實例。在ACTIVITY 1中，工作流創建者的用戶ID(郵件帳戶)作為屬性而被加入「participant(參與者)」。在「date Time(日期時間)」中，加入工作流創建的日期和時間。進一步，在「participant 2」中，加入工作流參與者(檢查者)的用戶ID(郵件帳戶)。一時間限制被加入作為「limit(限制)」，其中參與者(檢查者)應該在此時間限制之前完成檢查。
如圖15所示，進程實例包括格式模板的實體的副本，以便即使當進程在進行中的時候進程定義被改變，也能預防進程受影響，。
圖15所示的進程實例包括FORM(格式)1作為格式實例。在FORM1中，加入工作流創建者的名字而作為在「string(字串)1」中的屬性。進一步，在「string 2」的「comment(注釋)」中，加入了由工作流創建者在MUA9的屏幕上輸入的注釋。
接著參考圖16，給出關於工作流的處理的順序的說明。圖16是工作流處理的順序圖。
首先，MUA9的用戶啟動MUA9。接著，在步驟S30，已經啟動的MUA9將包括郵件帳戶的用戶身份驗證請求發送到POP伺服器3，然後接收身份驗證結果。
當MUA9從POP伺服器3接收到身份驗證結果時，在步驟S31，工作流功能添加模塊10引用由MUA9保持的身份驗證結果，然後採用該身份驗證結果作為它自身的身份驗證結果。
通過工作流功能添加模塊10採用MUA9用郵件帳戶執行的身份驗證，作為它自身的身份驗證，可以在不安裝新的用戶身份驗證系統(伺服器)的情況下，在用於工作流身份驗證的系統中構造與工作流相關的系統。
接著，MUA9的用戶生成請求以獲得郵件列表。當MUA9確定MUA9的用戶已經做出要獲取郵件列表的請求時，在步驟S32，MUA9就將該郵件列表獲取請求發送到POP伺服器3，然後獲得郵件列表。
在步驟S33中，如參考圖5到7的說明，工作流功能添加模塊10基於由MUA9所獲得的郵件列表，而在MUA9的屏幕上顯示工作列表。例如，工作流功能添加模塊10引用由MUA9所獲得的、並存儲在例如硬碟26中的郵件標題，然後確定相應的電子郵件消息是否與工作流相關，如果工作流功能添加模塊10確定電子郵件消息與工作流相關，工作流功能添加模塊10就基於郵件標題的信息，而在MUA9的屏幕上顯示工作列表。
MUA9的用戶使用MUA9的屏幕，從工作流管理系統5中選擇與工作流相關的電子郵件消息。
在步驟S34，MUA9將要獲取與工作流相關的電子郵件消息的請求發送到POP伺服器3，其中工作流相關的電子郵件消息是由MUA9的用戶選擇的，然後MUA9就獲取相應的電子郵件消息。
接著，在步驟S35，工作流功能添加模塊10發送一請求到工作流管理系統5，該請求是要獲得相應於與工作流相關的通知電子郵件消息的格式模板，其中通知電子郵件消息是由MUA9獲得的。
從工作流功能添加模塊10接收到格式模板獲取請求之後，響應該請求，工作流管理系統5就獲取相應的格式模板，其中的格式模板包括在相應的、例如工作流DB6的進程模板格式的實例中，然後工作流管理系統5為工作流功能添加模塊10提供所獲得的格式模板。
在步驟S36，如參考圖8的說明，基於所獲得的格式模板，工作流功能添加模塊10在MUA9的屏幕上顯示工作項目處理區域31。
MUA9的用戶在所顯示的區域(屏幕)3 1上輸入注釋，通過點擊EXAMINE(檢查)或DISAPPOVE(不批准)按鈕，而處理工作項目，並且請求進程的繼續。
當在步驟S37，工作流功能添加模塊10通過MUA9而從MUA9的用戶接收到繼續進程的請求之後，在步驟S38中，工作流功能添加模塊10將記錄格式實例的請求發送到工作流管理系統5，其中格式實例包括用戶輸入的注釋。
從工作流功能添加模塊10接收到格式實例記錄請求之後，響應於該請求，工作流管理系統5在存儲於例如工作流DB6中的相應進程實例中記錄所獲得的格式實例。
進一步，在步驟S39，工作流功能添加模塊10將繼續進程的請求發送到工作流管理系統5。
從工作流功能添加模塊10接收到進程繼續請求之後，在步驟S40，響應該請求，工作流管理系統5發出關於相應工作項目的處理的通知電子郵件消息給SMTP伺服器4。
另一方面，在步驟S41，工作流功能添加模塊10改變在MUA9的屏幕上顯示的工作列表的顯示狀態。例如，工作流功能添加模塊10在MUA9的屏幕上將經過處理的工作項目從未處理列移動到已處理列，或者從工作列表中刪除經過處理的工作項目。
通過執行圖16所示的處理，MUA9的用戶可以使用MUA9的屏幕處理工作流。
接著，參考圖17，給出格式模板獲取請求的發送操作說明。圖17是說明格式模板獲取請求的發送操作的流程圖。
在圖17的S100，工作流功能添加模塊10確定由MUA9獲取的電子郵件消息的郵件標題是否包括如圖11所示的X-WF-Status欄位。如果工作流功能添加模塊10確定由MUA9獲取的電子郵件消息的郵件標題包括X-WF-Status欄位(即，步驟S100中的「是」)，則工作流功能添加模塊10進行到步驟S110，以及如果工作流功能添加模塊10確定由MUA9獲取的電子郵件消息的郵件標題不包括X-WF-Status欄位(即，步驟S100中的「否」)，工作流功能添加模塊10就結束操作。
在步驟S110，從由MUA9所獲得的電子郵件消息的郵件標題的X-WF-Status欄位中，工作流功能添加模塊10獲得工作流管理伺服器1的主機名。
接著，在步驟S120，工作流功能添加模塊10基於在步驟S110中獲得的主機名，與工作流管理伺服器1建立連接。
接著，在步驟S130，從所獲得的電子郵件消息的郵件標題的X-WF-ID欄位，工作流功能添加模塊10獲得用於識別與工作流相關的進程的進程ID。
接著，在步驟S140，工作流功能添加模塊10將獲得格式模板的請求發送到工作流管理系統5，該格式模板相應於所獲得的、與工作流相關的通知電子郵件消息，該請求包括在步驟S130中獲得的進程ID。
接著，在步驟S150，工作流功能添加模塊10從工作流管理系統5獲得該格式模板。
通過執行圖17所示的處理，工作流功能添加模塊10可以從工作流管理系統5獲得格式模板，該格式模板相應於由MUA9獲得的電子郵件消息。
在第一實施例中，給出了將工作流功能添加模塊10結合在通用MUA9中的情況說明。或者，通過採用工作流處理專用的MUA14(在下文中也稱為專用MUA14)，也能有效地執行與工作流相關的處理，其中從一開始，MUA14就包括如圖4所示的工作列表處理部分11和格式處理部分12。
接著參考圖18，給出根據本發明的第二實施例的系統的功能配置的說明。圖18是顯示根據本發明的第二實施例的系統的功能配置的框圖。
參考圖18，工作流管理伺服器1包括POP伺服器3、SMTP伺服器4、工作流管理系統5、工作流DB6、郵件DB7、以及身份驗證DB8。
例如，當工作流管理系統5通過SMTP伺服器4，從專用MUA14接收進程模板列表搜索請求的電子郵件消息時，工作流管理系統5就搜索工作流DB6，並通過SMTP伺服器4而向專用MUA14提供進程模板列表，即搜索結果。
進一步，如圖18所示，客戶端PC2包括專用MUA14，並且專用MUA14包括工作列表處理部分11和格式處理部分12。如上所述，專用MUA14是僅用於工作流的電子郵件軟體。
工作列表處理部分11執行有關與工作流相關的進程的步驟列表(工作列表)的處理，其中的步驟應該由工作流參與者在這裡執行。
格式處理部分12執行有關格式的處理，其中格式代表與工作流相關的用戶界面。
接著參考圖19，根據第二實施例，給出關於工作流啟動順序的說明。圖19是工作流啟動的順序圖，它根據本發明的第二實施例。
首先，專用MUA14的用戶啟動專用MUA14。然後，在圖19的步驟S50，使用專用MUA14的郵件帳戶，已經啟動的MUA14將包括郵件帳戶的用戶身份驗證請求發送到POP伺服器3，然後接收身份驗證結果。
通過使用專用MUA14的郵件帳戶而執行用戶身份驗證，可以在不安裝新的用戶身份驗證系統(伺服器)的情況下，在系統中構造與工作流相關的系統。
接著，如參考圖9的說明，專用MUA14的用戶在專用MUA14的屏幕上的「文件」菜單上點擊「新建」，然後點擊「工作流」，從而生成獲得進程模板列表的請求。
當專用MUA14確定用戶點擊了專用MUA14屏幕上的「工作流」時，在步驟S5 1中，專用MUA14的用戶為SMTP伺服器4提供與工作流相關的進程模板列表搜索請求的電子郵件消息。
接著，在步驟S52，SMTP伺服器4向工作流管理系統5提供進程模板列表搜索請求的電子郵件消息。
接收到進程模板列表搜索請求的電子郵件消息之後，在步驟S53，響應於該請求，工作流管理系統5搜索工作流DB6，並為SMTP伺服器4提供進程模板列表電子郵件消息，它包括與工作流相關的進程模板列表，即搜索結果。
SMTP伺服器4將接收到的進程模板列表電子郵件消息存儲在例如郵件DB7中。
在步驟S54，專用MUA14通過POP伺服器3，獲得存儲在例如郵件DB7中的相應的進程模板列表電子郵件消息。
接著，在步驟S55，如圖9所示，基於所獲得的與工作流相關的進程模板列表，專用MUA14在專用MUA14屏幕上顯示與工作流相關的進程的列表，如Travel Expense Application、Purchase Application、Proposal Drafting(A)，以及Proposal Drafting(B)。
接著，通過選擇用戶將要從所顯示的與工作流相關的進程列表中啟動的進程，專用MUA14的用戶選擇進程模板。
在步驟S56，專用MUA14將請求生成進程模板實例的電子郵件消息發送到SMTP伺服器4，其中進程模板實例是專用MUA14的用戶所選擇的。
在步驟S57，SMTP伺服器4為工作流管理系統5提供該進程實例生成請求電子郵件消息。
接收到該進程實例生成請求電子郵件消息之後，響應於該請求，工作流管理系統5生成所選擇的進程模板的實例，並將所生成的實例存儲在例如工作流DB6中。
接著，在步驟S58，專用MUA14將一請求的電子郵件消息發送到SMTP伺服器4，該請求是要獲得包括在步驟S56中發送的生成請求所生成的進程模板實例中的格式模板。
在步驟S59中，SMTP伺服器4為工作流管理系統5提供格式模板獲取請求的電子郵件消息。
接收到格式模板獲取請求的電子郵件消息之後，在步驟S60中，響應該消息，工作流管理系統5從例如工作流DB6獲得包括在生成的進程模板實例中的格式模板，並為SMTP伺服器4提供包含該格式模板的電子郵件消息。
SMTP伺服器4將接收到的格式模板電子郵件消息存儲在例如郵件DB 7中。
在步驟S61中，專用MUA 14通過POP伺服器3，獲得存儲在例如郵件DB7中的相應的格式模板電子郵件消息。
接著，在步驟S62中，基於所獲得的格式模板，專用MUA14在專用MUA14屏幕上顯示用於進程創建的區域(屏幕)。
專用MUA14的用戶在所顯示的區域輸入有關進程的創建或啟動的數據，並通過按CONTINUE PROCESS(繼續進程)按鈕或TRANSMIT(發送)按鈕而請求進程的繼續。
接收到專用MUA14的用戶的進程繼續請求之後，在步驟S63中，專用MUA14將請求記錄格式實例以及進程繼續的電子郵件消息發送到SMTP伺服器4，其中格式實例包括專用MUA14的用戶輸入的數據。
在步驟S64，SMTP伺服器4為工作流管理系統5提供請求格式模板記錄以及進程繼續的電子郵件消息。
接收到請求格式實例記錄以及進程繼續的電子郵件消息之後，在步驟S65，響應該請求，工作流管理系統5將獲得的格式實例記錄在相應的進程實例中，其中進程實例存儲在例如工作流DB6中，接著工作流管理系統5發出關於相應工作項目處理的通知電子郵件消息給SMTP伺服器4。
如圖19所示，專用MUA14的用戶可以使用專用MUA14的屏幕來啟動工作流。
接著參考圖20，依照第二個實施例，給出關於工作流處理順序的說明。圖20是工作流處理的順序圖。
專用MUA14的用戶啟動專用MUA14。然後，在圖20的步驟S70，使用專用MUA14的郵件帳戶，已經啟動的專用MUA14將包括郵件帳戶的用戶身份驗證請求發送到POP伺服器3，然後接收身份驗證結果。
通過使用專用MUA14的郵件帳戶執行用戶身份驗證，可以在不安裝新的用戶身份驗證系統(伺服器)的情況下，在系統中構造與工作流相關的系統。
接著，專用MUA14的用戶做出獲得郵件列表的請求。當專用MUA14確定專用MUA14的用戶做出了要獲得郵件列表的請求時，在步驟S71，專用MUA14就將郵件列表獲取請求發送到POP伺服器3，然後獲得郵件列表。
在步驟S72，如參考圖5到7的說明，基於所獲得的郵件列表，專用MUA14在專用MUA14屏幕上的顯示工作列表。例如，專用MUA14引用接收到的並存儲在例如硬碟26中的郵件標題，然後確定相應的電子郵件消息是否與工作流相關。如果專用MUA14確定電子郵件消息與工作流相關，則專用MUA14基於該郵件標題的信息，在專用MUA14屏幕上顯示工作列表。
專用MUA14的用戶使用專用MUA14的屏幕，從工作流管理系統5中選擇與工作流相關的電子郵件消息。
在步驟S73，專用MUA14將一請求發送到POP伺服器3，其中該請求是要獲得與工作流相關的電子郵件消息，該電子郵件消息是由專用MUA14的用戶所選擇的，然後專用MUA14獲得相應的電子郵件消息。
接著，在步驟S74，專用MUA14將一請求的電子郵件消息發送到SMTP伺服器4，以獲得格式模板，該格式模板對應於所獲得的與工作流相關的通知電子郵件消息。
在步驟S75，SMTP伺服器4向工作流管理系統5提供格式模板獲取請求的電子郵件消息。
接收到格式模板獲取請求的電子郵件消息後，在步驟S76，響應於該消息，工作流管理系統5從例如工作流DB6中獲得相應的格式模板，該格式模板包括在相應進程模板的實例中，然後工作流管理系統5為SMTP伺服器4提供包括所獲得的格式模板的格式模板電子郵件消息。
SMTP伺服器4將收到的格式模板郵件存儲在例如郵件DB7中。
在步驟S77，專用MUA14通過POP伺服器3，獲得存儲在例如郵件DB7中的相應的格式模板電子郵件消息。
在步驟S78，如參考圖8的說明，基於所獲得的格式模板，專用MUA14在專用MUA14的屏幕上顯示工作項目處理區域31。
專用MUA14的用戶在所顯示的區域(屏幕)31上輸入注釋，通過點擊EXAMINE或DISAPPOVE按鈕而處理工作項目，並且請求進程的繼續。
當專用MUA14的用戶請求專用MUA14繼續進程時，在步驟S79，專用MUA14將請求記錄格式實例以及繼續進程的電子郵件消息發送到SMTP伺服器4，其中格式實例包括專用MUA14的用戶輸入的注釋。
在步驟S80，SMTP伺服器4為工作流管理系統5提供格式實例記錄和進程繼續的電子郵件消息。
接收到請求格式實例記錄以及繼續進程的電子郵件消息後，在步驟S81，響應該消息，工作流管理系統5將所獲得的格式實例記錄在相應的進程實例中，其中該進程實例存儲在例如工作流DB6中，接著工作流管理系統5發出關於處理相應工作項目的通知電子郵件消息給SMTP伺服器4。
另一方面，在步驟S82，專用MUA14改變在專用MUA14屏幕上顯示的工作列表的顯示狀態。例如，專用MUA14在專用MUA14屏幕上將經過處理的工作項目從未處理列移動到已處理列，或者從工作列表中刪除經過處理的工作項目。
通過執行如圖20所示的處理，專用MUA14的用戶可以使用專用MUA14的屏幕處理工作流。
在第一實施例中，工作流功能添加模塊10包括通信處理部分13，並且工作流功能添加模塊10基於如SOAP的預定協議，通過通信處理部分13，直接與工作流管理系統5通信。或者，與工作流管理伺服器1的通信可以使用MUA9的郵件功能來執行。
參考圖21，根據本發明的第三實施例，給出系統的功能配置說明。圖21是顯示根據本發明的第三實施例的系統的功能配置的框圖。
參考圖21，工作流管理伺服器1包括POP伺服器3、SMTP伺服器4、工作流管理系統5、工作流DB6、郵件DB7、以及身份驗證DB8。
例如，當工作流管理系統5通過SMTP伺服器4，從MUA9接收到進程模板列表搜索請求的電子郵件消息時，工作流管理系統5就搜索工作流DB6，並通過SMTP伺服器4，為MUA9提供進程模板列表，即搜索結果。
進一步，如圖21所示，客戶端PC2包括MUA9以及工作流功能添加模塊10，而工作流功能添加模塊10包括工作列表處理部分11以及格式處理部分12。
如上所述，MUA9使用它自身的郵件功能，與工作流管理伺服器1進行通信。

在第二實施例中，專用MUA14通過使用它的郵件功能，與工作流管理伺服器1進行通信。或者，專用MUA14可以包括第一實施例(圖4)所示的工作流功能添加模塊10的所有功能，以便使用通信處理部分13與工作流管理系統5進行通信。
參考圖22，依照本發明的第四實施例，給出系統的功能配置的說明。圖22是顯示根據本發明第四實施例的系統的功能配置的框圖。
參考圖22，工作流管理伺服器1包括POP伺服器3、SMTP伺服器4、工作流管理系統5、工作流DB6、郵件DB7、以及身份驗證DB8。
例如，當工作流管理系統5從專用MUA14的通信處理部分13接收到進程模板列表搜索請求時，工作流管理系統5就搜索工作流DB6，並通過通信處理部分13，為專用MUA14提供進程模板列表，即搜索結果。
進一步，如圖22所示，客戶端PC2包括專用MUA14，而專用MUA14包括工作列表處理部分11、格式處理部分12、以及通信處理部分13。
如上所述，專用MUA14基於如SOAP的預定協議，通過通信處理部分13，直接與工作流管理系統5進行通信。
在上述的各個實施例中，POP伺服器3、SMTP伺服器4、工作流管理系統5、工作流DB6、郵件DB7、以及身份驗證DB8都包括在同一伺服器(工作流管理伺服器1)中。然而，如上所述，所有如上所述的部件3到8，並不總是要包括在同一伺服器中。
在第五實施例中，將上述實施例中的工作流管理伺服器1的功能和配置劃分成工作流管理伺服器1和郵件伺服器15。
圖23是顯示根據本發明第五實施例的系統配置的圖。圖23的系統包括工作流管理伺服器1、郵件伺服器15、以及客戶端PC 2，它們通過網絡100連接。郵件伺服器15的硬體配置等同於圖3所示的工作流管理伺服器1。郵件伺服器15的處理器依照郵件伺服器程序(或是POP伺服器程序和/或SMTP伺服器程序)而執行處理。
接著參考圖24，根據本發明的第五實施例，給出系統的功能配置的說明。圖24是顯示根據本發明的第五實施例的系統功能配置的框圖。
參考圖24，工作流管理伺服器1包括工作流管理系統5和工作流DB6。郵件伺服器15包括POP伺服器3、SMTP伺服器4、郵件DB7、以及身份驗證DB8。
進一步，如圖24所示，客戶端PC2包括MUA9以及工作流功能添加模塊10。進一步，工作流功能添加模塊10包括工作列表處理部分11、格式處理部分12、以及通信處理部分13。
如在第五實施例中所示，POP伺服器3、SMTP伺服器4、工作流管理系統5、工作流DB6、郵件DB7、以及身份驗證DB8，並不總是要包括在同一伺服器中。
工作流管理伺服器1可以是工作流管理設備，而其中程序可以是工作流管理程序。工作流管理系統5也可以是工作流管理設備，而其中程序也可以是工作流管理程序。MUA9可以是客戶端PC2的電子郵件部分，而相應於MUA9的程序可以是電子郵件程序。專用MUA14也可以是客戶端PC2的電子郵件部分，而相應於專用MUA14的程序也可以是電子郵件程序。
本發明並不局限於這些具體公開的實施例，可以在不偏離本發明的範圍的情況下進行改變和修改。
本申請基於在2003年8月26日申請的編號為2003-301777，和2004年8月9日申請的編號為2004-232296的日本優先權專利申請，這裡結合它們的全文作為參考。
權利要求
1.一種計算機可讀記錄介質，用於存儲工作流功能添加程序，以促使計算機運行一方法，該方法包括以下步驟(a)在關於電子郵件程序的屏幕上顯示工作項目的列表；以及(b)改變在所述步驟(a)中所顯示的工作項目的列表的顯示狀態。
2.如權利要求1所述的計算機可讀記錄介質，其中所述步驟(a)依照處理每個工作項目的時間限制，在關於電子郵件程序的屏幕上顯示工作項目的列表。
3.如權利要求1所述的計算機可讀記錄介質，其中該方法進一步包括步驟(c)基於從管理關於工作流的進程的工作流管理系統獲得的格式模板，在關於電子郵件程序的屏幕上顯示一區域，該區域用於處理工作項目中的相應的一個。
4.如權利要求1所述的計算機可讀記錄介質，其中該方法進一步包括步驟(c)響應於關於工作流的通知電子郵件消息，從管理關於工作流的進程的工作流管理系統獲得相應於該電子郵件消息的格式模板，該格式模板包括在與工作流相關的進程的實例中。
5.如權利要求4所述的計算機可讀記錄介質，其中與工作流相關的通知電子郵件消息的標題包括關於工作流的欄位。
6.如權利要求1所述的計算機可讀記錄介質，其中工作流功能添加程序使用該電子郵件程序的郵件帳戶來執行用戶管理。
7.如權利要求1所述的計算機可讀記錄介質，其中該方法進一步包括步驟(c)在關於電子郵件程序的屏幕上顯示與工作流的啟動有關的菜單。
8.一種存儲電子郵件程序的計算機可讀記錄介質，其中該電子郵件程序包括如權利要求1所述的工作流功能添加程序。
9.一種計算機可讀記錄介質，用於存儲電子郵件程序，以促使計算機運行一方法，該方法包括以下步驟(a)在有關電子郵件程序的屏幕上顯示工作項目的列表；以及(b)改變在所述步驟(a)中所顯示的工作項目的列表的顯示狀態。
10.如權利要求9所述的計算機可讀記錄介質，其中所述步驟(a)依照處理每個工作項目的時間限制，在關於電子郵件程序的屏幕上顯示工作項目的列表。
11.如權利要求9所述的計算機可讀記錄介質，其中該方法進一步包括步驟(c)基於從管理關於工作流的進程的工作流管理系統獲得的格式模板，在關於電子郵件程序的屏幕上顯示一區域，該區域用於處理工作項目中的相應的一個。
12.如權利要求9所述的計算機可讀記錄介質，其中該方法進一步包括步驟(c)響應於關於工作流的通知電子郵件消息，從管理關於工作流的進程的工作流管理系統獲得相應於該電子郵件消息的格式模板，該格式模板包括在與工作流相關的進程的實例中。
13.如權利要求12所述的計算機可讀記錄介質，其中與工作流相關的通知電子郵件消息的標題包括關於工作流的欄位。
14.如權利要求9所述的計算機可讀記錄介質，其中該方法進一步包括步驟(c)在關於電子郵件程序的屏幕上顯示與工作流的啟動有關的菜單。
15.一種計算機可讀記錄介質，用於存儲工作流管理程序，以促使計算機運行一方法，該方法包括以下步驟(a)響應於來自工作流功能添加程序以獲取格式模板的請求，提供包括在進程實例中的格式模板，其中該進程與工作流有關；以及(b)響應於來自工作流功能添加程序以記錄該格式實例的請求，記錄包括用戶輸入的數據的格式實例。
16.如權利要求15所述的計算機可讀記錄介質，其中該方法進一步包括步驟(c)響應於來自工作流功能添加程序以繼續與工作流相關的進程的請求，發出通知電子郵件消息，此電子郵件消息與工作流相關進程的步驟處理有關。
17.一種計算機可讀記錄介質，用於存儲工作流管理程序，以促使計算機運行一方法，該方法包括以下步驟(a)響應於來自電子郵件程序的第一電子郵件消息，提供包括在與工作流有關的進程的實例中的格式模板，所述第一電子郵件消息請求獲取格式模板；以及(b)響應於來自所述電子郵件程序的第二電子郵件消息，記錄包括用戶輸入的數據的格式實例，該第二電子郵件消息請求記錄格式實例。
18.如權利要求17所述的計算機可讀記錄介質，其中該方法進一步包括步驟(c)響應於來自電子郵件程序以繼續與工作流相關的進程的請求，發出通知電子郵件消息，此電子郵件消息與工作流相關進程的步驟處理有關，其中該請求包括在來自電子郵件程序的第二電子郵件消息中。
19.一種用戶終端單元，包括電子郵件部分，包括工作流功能添加部分，其被設置為添加與工作流相關的功能，其中工作流功能添加部分在與電子郵件部分有關的屏幕上顯示工作項目的列表。
20.一種用戶終端單元，包括電子郵件部分，它包括工作列表處理部分，其被配置為執行關於工作項目的列表的處理，其中該工作列表處理部分在與電子郵件部分有關的屏幕上顯示工作項目的列表。
21.一種工作流管理設備，包括工作流管理部分，其被設置為管理關於工作流的進程，其中響應於來自用戶終端單元的工作流功能添加部分、以獲取格式模板的請求，所述工作流管理部分提供包括在與工作流相關的進程實例中的格式模板，以及響應於來自工作流功能添加部分、以記錄格式實例的請求，所述工作流管理部分記錄包括用戶輸入的數據的格式實例。
22.一種工作流管理設備，包括工作流管理部分，其被設置為管理關於工作流的進程，其中響應於從用於電子郵件發送的發送伺服器接收的第一電子郵件消息，工作流管理部分將包括格式模板的第二電子郵件消息發送到該發送伺服器，其中該第一電子郵件消息請求獲得該格式模板，該格式模板包括在與工作流相關的進程的實例中。
23.一種方法，用於處理在用戶終端單元中的工作流，該用戶終端單元包括電子郵件部分和工作流功能添加部分，該方法包括以下步驟(a)工作流功能添加部分在有關電子郵件部分的屏幕上顯示工作項目的列表；以及(b)工作流功能添加部分改變在所述步驟(a)中所顯示的工作項目的列表的顯示狀態。
24.一種方法，用於處理在用戶終端單元中的工作流，該用戶終端單元包括電子郵件部分，其中該電子郵件部分包括工作列表處理部分，用於執行與工作項目的列表有關的處理；以及該方法包括以下步驟(a)工作列表處理部分在有關電子郵件部分的屏幕上顯示工作項目的列表；以及(b)工作列表處理部分改變在所述步驟(a)中所顯示的工作項目的列表的顯示狀態。
25.一種方法，用於管理在工作流管理設備中的工作流，其中該工作流管理設備用於管理與工作流有關的進程，該方法包括以下步驟(a)響應於來自用戶終端單元的工作流功能添加部分、以獲取格式模板的請求，提供包括在與工作流相關的進程實例中的格式模板；以及(b)響應於來自工作流功能添加部分、以記錄該格式實例的請求，記錄格式實例，其中格式實例包括用戶輸入的數據。
26.一種方法，用於管理在工作流管理設備中的工作流，其中工作流管理設備用於管理與工作流有關的進程，該方法包括以下步驟(a)響應於來自用戶終端單元的電子郵件部分的第一電子郵件消息，提供包括在與工作流相關的進程實例中的格式模板，該第一電子郵件消息請求獲取該格式模板；以及(b)響應於來自電子郵件部分的第二電子郵件消息，記錄包括用戶輸入的數據的格式實例，該第二電子郵件消息請求記錄該格式實例。
全文摘要
公開了一種計算機可讀記錄介質，該介質存儲工作流功能添加程序，以促使計算機運行一方法，該方法包括以下步驟(a)在有關電子郵件程序的屏幕上顯示工作項目的列表；以及(b)改變在所述步驟(a)中所顯示的工作項目的列表的顯示狀態。
文檔編號G06Q10/00GK1601543SQ20041008745
公開日2005年3月30日 申請日期2004年8月26日 優先權日2003年8月26日
發明者山本研策, 今鄉詔, 黑瀬博靖 申請人:株式會社理光