一種企業電子文檔管理服務端及系統的製作方法
2023-09-24 04:08:50
一種企業電子文檔管理服務端及系統的製作方法
【專利摘要】本發明的一種企業電子文檔管理服務端及系統，服務端包括：按預設容量值分配的多個存儲區的資料庫、將電子文檔按預設容量值分割存儲在不同存儲區及提取合併的存取模塊、將所述電子文檔進行分類的文檔分類模塊、根據所述文檔分類將電子文檔轉換並另存為可預覽格式的預覽轉換模塊、可內容欄位檢索的索引模塊等，服務端通過網絡連接客戶端，所述系統採用大容量存取快速的非關係型資料庫，具備文件預覽功能便於查看，高效搜尋引擎加速查詢，服務端客戶端間上傳下載速度均對文檔作壓縮處理提升傳輸速度，解決企業電子文檔管理系統存取的核心問題，實現高效率信息資源管理。
【專利說明】一種企業電子文檔管理服務端及系統
【技術領域】
[0001]本發明涉及電子文檔管理，特別是涉及企業電子文檔管理系統。
【背景技術】
[0002]隨著經濟及科技的不斷發展，企業日常運營活動中的各種資料已經採用電子文檔形式保存，這些都是屬於公司的寶貴資源，隨著電子文檔日益增多，企業電子文檔管理系統應運而生。
[0003]傳統的方式，當企業需要集中管理所有這些文檔時，會採用WEB應用程式解決方案，將個人電腦上的相關文件上傳到伺服器的指定文件夾中，需要時，由伺服器端的應用程式來檢索相關的伺服器硬碟上的文件夾目錄，所以，傳統的管理文件方式，實質上是依託於對伺服器上作業系統下的文件目錄系統，來進行添加、檢索、刪除等操作。
[0004]這種傳統的使用文件夾(目錄)集中管理的方式，隨著所需管理的文件的數量越來越大，分類越來越複雜，使用者越來越多，會出現一系列的問題，從而導致WEB應用文檔管理系統的性能越來越差，大概有以下缺陷:
[0005]( I)文件太多，效率低下；
[0006]應用程式檢索一個文件夾，是首先獲取其目錄內的所有文件及子目錄，得到一個數組列表，再根據條件得到其中所需要的文件，這個數組列表，一般是佔用內存的方式來得到的，當某些文件夾下面的文件及子目錄非常多時，比如上萬甚至十多萬時，首先會因獲取所有文件數組時佔用太多的存內，其次，以數組循環的方式逐個檢索文件，所費的時間很長，效率很低。
[0007]( 2 )訪問量增多，伺服器負荷過重。
[0008]當訪問要求檢索文件的人員越來越多時，由於檢索的效率低下，佔用伺服器內存過多，伺服器會因耗費太多資源，而使響應的時間越來越長，客戶端因長久得不到伺服器的返回信息，而使用戶體驗感越來越差。
[0009](3)分類變化，管理不便。
[0010]當需要對文檔的分類細化或更改時，因為使用文件夾管理，其分類完全依靠文件的名稱，所以不得不對文件夾中的文件重新進行分目錄，或移到新的文件夾中，或建立子文件夾，或需要將原先的文件夾重命名，需要大量更換文件的存儲位置及新增或重命名文件夾，這個過程很容易出錯，也會非常耗時耗力，很不方便。
[0011](4)訪問權限設置複雜。
[0012]不同的用戶，需要有訪問不同內容文件的權限，使用文件夾管理，權限只能依託於設置文件夾的訪問權限，當文件夾的層次與數量越來越多時，所需要的權限設定也越來越複雜。
[0013](5)無法預覽。
[0014]有時使用者僅僅需要稍做查看，但因為文檔在伺服器的文件夾內，不得不要將其下載到本地，才能用本地的程序打開文檔查看，不僅不方便，而且不必要地佔用了網絡資源。
【發明內容】
[0015]鑑於以上所述現有技術的缺點，本發明的目的在於提供一種企業電子文檔管理服務端及系統，用於解決上述現有企業電子文檔管理系統存取速度慢、效率低下的各種問題。
[0016]為實現上述目的及其他相關目的，本發明提供一種企業電子文檔管理服務端，包括:資料庫，包括按預設容量值分配的多個存儲區塊；文檔存取模塊，用於將電子文檔按所述預設容量值分割為多個部分並分別存儲至不同的所述存儲區塊並分配對應所述電子文檔的辨識號，以及用於根據所述辨識號從所述不同存儲區塊將被分割的電子文檔各部分還原成所述電子文檔並讀取；文檔分類模塊，用於根據文檔格式對所述電子文檔進行分類，所述分類包括:辦公類文檔、圖片類文檔、影音類文檔；預覽轉換模塊，用於根據所述文檔分類，將符合預設文檔分類的文檔轉換並另存為可預覽格式的備份件；索引模塊，用於解析所輸入檢索條件以提取檢索關鍵詞信息、以及對應電子文檔內容欄位的文檔內容欄位信息，並據以在所述電子文檔內容對應欄位按所述關鍵詞信息進行檢索；其中，所述企業電子文檔管理服務端通過網絡連接有至少一客戶端，接收從所述客戶端上傳的電子文檔、提供所述客戶端電子文檔供下載、以及提供所述預覽格式的備份件以供預覽。
[0017]優選的，所述資料庫為非關係型資料庫。
[0018]優選的，所述預設欄位包括:摘要、正文、關鍵信息。
[0019]優選的,所述辦公類文檔包括office軟體中的word、ppt、excel軟體文檔；所述圖片類文檔包括:文檔後綴名為bmp、png、jpg、img的文檔；所述影音類文檔包括:文檔後綴名為wav、rmvb、avi的文檔。
[0020]優選的，所述預設文檔分類包括:WOrd、ppt、excel格式文檔，所述可預覽格式為Flash格式。
[0021]優選的，所述索引模塊包括軟體搜尋引擎，所述軟體搜尋引擎包括:luCene、S0lr、sphinx,所述索弓I模塊還包括中文分詞插件。
[0022]優選的，所述企業電子文檔管理系統還包括服務端文檔壓縮處理模塊，用於對所上傳的壓縮格式電子文檔進行解壓縮、以及將待下載的電子文檔轉換為壓縮格式。
[0023]本發明還提供一種企業電子文檔管理系統，包括:上述企業電子文檔管理服務端、與所述企業電子文檔管理服務端網絡連接的至少一客戶端。
[0024]優選的，所述客戶端包括客戶端文檔壓縮處理模塊，用於對所下載的電子文檔解壓縮、以及將待上傳的電子文檔轉換為壓縮格式。
[0025]本發明還提供所述企業電子文檔管理系統的另一實施方式，所述企業電子文檔管理包括:上述企業電子文檔管理服務端、與所述企業電子文檔管理服務端網絡連接的至少一客戶端、以及文檔壓縮處理單元；所述文檔壓縮處理單元，用於將所述客戶端的待上傳電子文檔轉換為壓縮格式、並在所述已壓縮電子文檔上傳至所述服務端後進行解壓縮；所述文檔壓縮處理單元，還用於將所述服務端的待下載電子文檔轉換為壓縮格式、並在所述已壓縮電子文檔下載至所述客戶端後進行解壓縮。
[0026]如上所述，本發明的一種企業電子文檔管理服務端及系統，服務端包括:按預設容量值分配的多個存儲區的資料庫、將電子文檔按預設容量值分割存儲在不同存儲區及提取合併的存取模塊、將所述電子文檔進行分類的文檔分類模塊、根據所述文檔分類將電子文檔轉換並另存為可預覽格式的預覽轉換模塊、可內容欄位檢索的索引模塊等，服務端通過網絡連接客戶端，所述系統採用大容量存取快速的非關係型資料庫，具備文件預覽功能便於查看，高效搜尋引擎加速查詢，服務端客戶端間上傳下載速度均對文檔作壓縮處理提升傳輸速度，解決企業電子文檔管理系統存取的核心問題，實現高效率信息資源管理。
【專利附圖】
【附圖說明】
[0027]圖1顯示為本發明的一種企業電子文檔管理服務端的實施例的結構示意圖。
[0028]圖2顯示為本發明的一種企業電子文檔管理系統的實施例的結構示意圖。
[0029]圖3顯示為本發明的一種企業電子文檔管理系統的另一實施例的結構示意圖。
【具體實施方式】
[0030]以下通過特定的具體實例說明本發明的實施方式，本領域技術人員可由本說明書所揭露的內容輕易地了解本發明的其他優點與功效。本發明還可以通過另外不同的【具體實施方式】加以實施或應用，本說明書中的各項細節也可以基於不同觀點與應用，在沒有背離本發明的精神下進行各種修飾或改變。
[0031]請參閱圖1，本發明提供的企業電子文檔管理服務端1，包括:資料庫11、文檔存取模塊12、文檔分類模塊13、預覽轉換模塊14、索引模塊15。
[0032]所述資料庫11，包括按預設容量值分配的多個存儲區塊，而所述文檔存取模塊12，用於將電子文檔按所述預設容量值分割為多個部分並分別存儲至不同的所述存儲區塊並分配對應所述電子文檔的辨識號(ID)，以及用於根據所述辨識號從所述不同存儲區塊將被分割的電子文檔各部分還原成所述電子文檔並讀取。在本實施例中，所述資料庫為非關係型資料庫(NoSQL)，即採用NoSQL類型的資料庫來保存文件，所謂NoSQL資料庫，是指非傳統的使用SQL語句查詢的資料庫，這種類型的資料庫具有強大的快速存取的性能，有些更是具備了專門存儲海量大文件的功能，可以將文件以二進位格式，存儲在非關係型資料庫的欄位中，在實際的物理存儲中，如果一個文件的大小超過設定的區塊最大值，就會被所分割成多個區塊，存入資料庫設備的區塊集中，最後，再把這些區塊集存入資料庫的文件管理系統中；在讀取文件時，根據文件辨識號(ID)號可查到此文件欄位對應的所有區塊，根據資料庫設定的存儲規則排序，依次讀取出保存的字節內容，還原成原先的文件。由於這些快速存取，以及專門的文件管理體系，使這類支持文檔存儲的資料庫，有優於文件夾保存的快速，靈活，查詢檢索方便的特性，使用資料庫相關的命令，可快速查出符合條件的文件的存儲位置，而不需要在一個大類中循環查找，查詢的結果信息可以分頁的方式返回，節省的伺服器的資源和查找時間；並且擁有可以存儲上百萬的文件而無需擔心的擴容性能；同時，由於納入資料庫11的管理體系，在備份，安全，分布式管理等方面，都有足夠的保證。除此之外，由於非關係型資料庫的鬆散存儲形式，無論何時需要更改分類或其它相關信息，只需隨意添加欄位，或修改欄位內容，非常容易地可達到調整分類及相關檢索規則的要求。
[0033]所述文檔分類模塊13，用於根據文檔格式對所述電子文檔進行分類，所述分類包括:辦公類文檔、圖片類文檔、影音類文檔，而所述預覽轉換模塊14，用於根據所述文檔分類，將符合預設文檔分類的文檔轉換並另存為可預覽格式的備份件。[0034]在本實施例中,所述辦公類文檔包括office軟體中的word、ppt、excel軟體文檔；所述圖片類文檔包括:文檔後綴名為bmp、png、jpg、img的文檔；所述影音類文檔包括:文檔後綴名為wav、rmvb、avi的文檔,而所述預設文檔分類包括:word、ppt、excel格式文檔,所述可預覽格式為如swf格式的Flash文件，並且flash文件僅為備份件，原電子文檔還是存在所述資料庫11以保護其完整性，另本實施例此處僅列舉部分現有文件格式，其實只要是現有的各種相關格式的電子文檔均可對應分類，並非以本實施例為限制。
[0035]具體來說，所述服務端I通過網頁形式提供對電子文檔的各種操作如檢索、下載，即「雲端」，為了在網頁上實現預覽文件，需要將所存存儲的文件在存儲的同時，預先做一個可供在網頁上打開的流媒體格式的文檔，這個流媒體格式文件的生成方式，主要可採用開源的openoffice等項目所提供的轉換工具,將上傳過來的原生的word、ppt、excel等文檔，轉換成如swf格式的flash文件,這個文件也同樣可保存在NoSQL資料庫11中，當用戶需要預覽上傳的文檔時，實際在網頁上打開的是轉換生成的flash文件。因為flash插件支持在瀏覽器上以流的方式展現，所以，用戶能即時地在網頁上瀏覽這個預生成的flash文件，而不需要將原先上傳的word、ppt、excel等文件下載後再打開查看。這樣無疑能較大的減少不必要的網絡傳輸。
[0036]所述索引模塊15，用於解析所輸入檢索條件以提取檢索關鍵詞信息、以及對應電子文檔內容欄位的文檔內容欄位信息，並據以在所述電子文檔內容對應欄位按所述關鍵詞信息進行檢索。在本實施例中，所述預設欄位包括:摘要、正文、關鍵信息，所述關鍵信息可以是跟預設關鍵詞庫例如某個具體【技術領域】的關鍵詞庫相匹配的關鍵詞信息等，所述欄位可以是電子文檔編輯時預先設定形成的，也可以根據具體內容解析形成，當然優選的，自然是全文檢索方式，對於上傳文件中的關鍵內容或摘要，可以建立搜索索引，採用搜尋引擎來實現全文搜索。全文檢索是指計算機索引程序通過掃描文章中的每一個詞，對每一個詞建立一個索引，指明該詞在文章中出現的次數和位置，當用戶查詢時，檢索程序就根據事先建立的索引進行查找，並將查找的結果反饋給用戶的檢索方式。這個過程類似於通過字典中的檢索字表查字的過程。全文搜索的具體實現主要是依靠搜尋引擎來實現的，目前使用廣泛的站內開源搜尋引擎，有lucene、solr、sphinx等,在使用這些搜尋引擎的同時,需要確立分詞的插件，分詞是搜索的基本要素，英語的詞組是非常容易區分的，只需以空格來區分即可，但中文的完全不同，需要根據單個漢字組成的詞語來區分，目前已有相關的幾種漢語分詞插件，需要將這些中文分詞插件配置到搜尋引擎中，來實現中文詞組的分析。使用搜尋引擎來提供文件中摘要內容的檢索，將極大地提高查找相關內容文檔的效率，可供查找的線索，也不再局限於文檔分類，而是擴展到了能夠查找文件中出現的相關內容信息。
[0037]所述企業電子文檔管理服務端I通過網絡連接有至少一客戶端2，接收從所述客戶端2上傳的電子文檔、提供所述客戶端2電子文檔供下載、以及提供所述預覽格式的備份件以供預覽。在本實施例中，所述企業電子文檔管理系統還包括服務端文檔壓縮處理模塊16，用於對所上傳的壓縮格式電子文檔進行解壓縮、以及將待下載的電子文檔轉換為壓縮格式，所述壓縮格式如zip、rar等，在文檔被下載前先進行壓縮有利於加快下載速度，對所收到的客戶端2上傳來的電子文檔解壓縮便於直接存儲。
[0038]如圖2所示，本發明還提供一種企業電子文檔管理系統，包括:所述企業電子文檔管理服務端1、與所述企業電子文檔管理服務端I網絡連接的至少一客戶端2，所述客戶端2例如為臺式機、筆記本電腦、手機、平板電腦等，而且一般企業會有大量員工，因此所述客戶端2的數量可不止為一個，可以是幾個、幾十個、成百上千乃至更多。
[0039]在本實施例中，所述網絡連接可以是網際網路、企業內部區域網、教育網等等，既可以是有線網絡，也可以是無線網絡如wifi ;所述客戶端2包括客戶端文檔壓縮處理模塊21，用於對所下載的電子文檔解壓縮、以及將待上傳的電子文檔轉換為壓縮格式，結合所述服務端I對電子文檔的壓縮、解壓縮處理，從而配合實現電子文檔被上傳和下載前的壓縮處理，以及被上傳和下載後的解壓縮處理。
[0040]具體來說，文件經過壓縮後再上傳下載會提高速度，因為它會更小，在網絡上傳輸的時間也會更少。但一般用戶，在上傳時很少會有壓縮後再上傳的意識，另外一個原因，用戶使用zip，rar等工具壓縮後，將是生成另外一個壓縮文件，這樣無法直接在網頁上預覽了。所以，在軟體處理上傳下載時，就需要增加壓縮和解壓縮環節，那就是用戶確定上傳文檔時，軟體系統自動來將指定的文檔壓縮，壓縮完成後，再上傳，上傳到伺服器上後，再解壓縮還原成用戶指定的原生文件。同樣，在下載時，也需要先下載壓縮後的文件，下載完成時，再還原成原生文件。這樣，能大大縮短上傳下載的速度，節省網絡資源。
[0041]如圖3所示，在另一實施例中，所述企業電子文檔管理系統包括:上述企業電子文檔管理服務端1、與所述企業電子文檔管理服務端I網絡連接的客戶端2、以及文檔壓縮處理單元3 ;所述文檔壓縮處理單元3，用於將所述客戶端2的待上傳電子文檔轉換為壓縮格式、並在所述已壓縮電子文檔上傳至所述服務端I後進行解壓縮；所述文檔壓縮處理單元3，還用於將所述服務端I的待下載電子文檔轉換為壓縮格式、並在所述已壓縮電子文檔下載至所述客戶端2後進行解壓縮。
[0042]相比前一實施例，主要差異在於可以將所述服務端文檔壓縮處理模塊16、客戶端文檔壓縮處理模塊21整合為一獨立單元，安裝在服務端I和客戶端2之間例如中繼、路由等，如此可以減小服務端1、客戶端2的處理壓力，當然應當還有其他實施方式，均可在本發明所提供技術方案上結合實際需求加以變更，非以本實施例為限。
[0043]上述實施例僅例示性說明本發明的原理及其功效，而非用於限制本發明。任何熟悉此技術的人士皆可在不違背本發明的精神及範疇下，對上述實施例進行修飾或改變。因此，舉凡所屬【技術領域】中具有通常知識者在未脫離本發明所揭示的精神與技術思想下所完成的一切等效修飾或改變，仍應由本發明的權利要求所涵蓋。
【權利要求】
1.一種企業電子文檔管理服務端，其特徵在於，包括: 資料庫，包括按預設容量值分配的多個存儲區塊； 文檔存取模塊，用於將電子文檔按所述預設容量值分割為多個部分並分別存儲至不同的所述存儲區塊並分配對應所述電子文檔的辨識號；以及用於根據所述辨識號從所述不同存儲區塊將被分割的電子文檔各部分還原成所述電子文檔並讀取； 文檔分類模塊，用於對所述電子文檔進行分類，所述分類包括:辦公類文檔、圖片類文檔、影音類文檔； 預覽轉換模塊，用於根據所述文檔分類，將符合預設文檔分類的文檔轉換並另存為可預覽格式的備份件； 索引模塊，用於解析所輸入檢索條件以提取檢索關鍵詞信息、以及對應電子文檔內容欄位的文檔內容欄位信息，並據以在所述電子文檔內容對應欄位按所述關鍵詞信息進行檢索； 其中，所述企業電子文檔管理服務端通過網絡連接有至少一客戶端，接收從所述客戶端上傳的電子文檔、提供所述客戶端電子文檔供下載、以及提供所述預覽格式的備份件以供預覽。
2.根據權利要求1所述的企業電子文檔管理服務端，其特徵在於:所述資料庫為非關係型資料庫。
3.根據權利要求1所述的企業電子文檔管理服務端，其特徵在於:所述預設欄位包括:摘要、正文、關鍵信息。`
4.根據權利要求1所述的企業電子文檔管理服務端，其特徵在於:所述辦公類文檔包括office軟體中的word、ppt、excel軟體文檔；所述圖片類文檔包括:文檔後綴名為bmp、png、jpg、img的文檔；所述影音類文檔包括:文檔後綴名為wav、rmvb、avi的文檔。
5.根據權利要求4所述的企業電子文檔管理服務端，其特徵在於:所述預設文檔分類包括:word、ppt、excel格式文檔,所述可預覽格式為Flash格式。
6.根據權利要求1所述的企業電子文檔管理服務端，其特徵在於:所述索引模塊包括軟體搜尋引擎，所述軟體搜尋引擎包括:luCene、S0lr、sphinx，所述索引模塊還包括中文分詞插件。
7.根據權利要求1所述的企業電子文檔管理服務端，其特徵在於，還包括服務端文檔壓縮處理模塊，用於對所上傳的壓縮格式電子文檔進行解壓縮、以及將待下載的電子文檔轉換為壓縮格式。
8.一種企業電子文檔管理系統，其特徵在於，包括:如權利要求1至7中任一項的企業電子文檔管理服務端、與所述企業電子文檔管理服務端網絡連接的至少一客戶端。
9.根據權利要求8所述的企業電子文檔管理系統，其特徵在於，所述客戶端包括客戶端文檔壓縮處理模塊，用於對所下載的電子文檔解壓縮、以及將待上傳的電子文檔轉換為壓縮格式。
10.一種企業電子文檔管理系統，其特徵在於，包括:如權利要求1至7中任一項的企業電子文檔管理服務端、與所述企業電子文檔管理服務端網絡連接的至少一客戶端、以及文檔壓縮處理單元； 所述文檔壓縮處理單元，用於將所述客戶端的待上傳電子文檔轉換為壓縮格式、並在所述已壓縮電子文檔上傳至所述服務端後進行解壓縮； 所述文檔壓縮處理單元， 還用於將所述服務端的待下載電子文檔轉換為壓縮格式、並在所述已壓縮電子文檔下載至所述客戶端後進行解壓縮。
【文檔編號】G06F17/30GK103778202SQ201410012297
【公開日】2014年5月7日 申請日期:2014年1月10日 優先權日:2014年1月10日
【發明者】崔小波 申請人:江蘇哲勤科技有限公司