一種文件管理系統及方法與流程
2023-10-17 01:58:54 4
本發明屬於計算機技術領域，具體地涉及一種文件管理系統及方法。
背景技術：
現有的網際網路辦公系統或ERP或管理系統，實現了雲空間或本地伺服器的存儲、下載、查閱、刪除等功能，通過用戶權限的分配，獲得權限的用戶可以對文件進行存儲、下載、查閱、和刪除功能。
對於符合質量管理體系或安全管理體系等體系管理規定要求的文件規定，需要有文件更改審批流程和文件更改生效記錄等，但現有的網際網路辦公系統或ERP或管理系統，均未實現將文件在線更改和文件更改記錄很好的同步實現。因為文件更改，直接通過研發管理系統或ERP系統的文件在線編輯功能將導致過多的開發成本，且不能很好看出更改流程記錄和審批記錄，故一般是通過專門的文檔操作軟體(例如Office或Wps等辦公軟體)來操作，更改好再上傳到線上進行更替，對於管理體系上要求的保留文件更改記錄，一般還需要再進行線上填寫專門的記錄，不嚴謹且過程繁瑣。這樣就造成了體系文件不能實現完全的線上辦公，只實現了線上存儲、查閱、下載文件的作用，對於體系文件中要求的持續改進、文件審批流程，還是使用線下審批，做好線下修改記錄，再將更新的文件和記錄上傳到系統上。
技術實現要素：
為了解決上述問題，本發明提供一種文件管理系統及方法，解決目前文件管理體系中，不能實現體系文件的線上更改審批流程、文件更改記錄、文件更改節點信息的存儲、以及文件通過審批後對原存儲文件處理的缺陷。
本發明採取的技術方案為：
一種文件管理系統，包括權限判斷模塊、系統設置模塊、文件存儲模塊和文件更改模塊；其中：
所述權限判斷模塊用於對登錄的用戶進行權限判斷，包括管理權限、普通權限和審批權限；
所述系統設置模塊用於供管理權限的用戶分配用戶的權限，還用於設置文件更改審批流程；
所述文件存儲模塊用於供用戶執行查詢操作或下載操作，還用於供管理權限的用戶執行文件新增操作、修改操作或刪除操作；所述文件更改模塊用於供普通權限的用戶提交文件更改申請，並在申請審批通過後執行文件新增操作、修改操作或刪除操作；還用於供審批權限的用戶對普通權限的用戶提交的文件更改申請進行審批生成並存儲該文件對應的更改記錄。
所述更改記錄包括文件更改申請信息、審批對象、審批結果和審批意見，審批結果包括審批通過和審批不通過，審批意見為審批者填寫的通過或不通過的意見，便於管理層更好的掌握文件的歷史更改情況。
一種文件管理方法，運行於所述的一種文件管理系統中，包括以下步驟：
用戶登錄後，用於進入權限判斷模塊執行對登錄的用戶進行權限判斷的步驟；
當用戶的權限為普通權限時，用於進入文件存儲模塊執行查詢操作或下載操作，或者是進入文件更改模塊提交申請，並在文件更改申請審批通過後執行文件新增操作、修改操作或刪除操作的步驟；
當用戶的權限為管理權限時，用於進入文件存儲模塊執行查詢操作、下載操作、新增操作、修改操作或刪除操作的步驟；
當用戶的權限為審批權限時，用於進入文件更改模塊對普通權限的用戶提交的文件更改申請進行審批，根據審批結果生成並存儲該文件對應的更改記錄的步驟；
所述普通權限的用戶進入文件更改模塊提交文件更改申請的步驟包括：
用於判斷文件更改模式的步驟；
當文件更改模式為新增時，用於添加新增文件信息和待增加文件後，選擇審批對象提交申請的步驟；
當文件更改模式為修改時，用於添加修改文件信息和修改後的文件後，選擇審批對象提交申請的步驟；
當文件更改模式為刪除時，用於添加刪除文件信息後，選擇審批對象提交申請的步驟；
所述新增操作為將待增加文件存入文件存儲模塊；所述修改操作為用修改後文件替換原始文件；所述刪除操作為根據刪除文件信息刪除待刪除文件的步驟；所述查詢操作為在文件存儲模塊中查詢文件，所述下載操作為在文件存儲模塊中下載文件，其中被刪除或被替換的文件不出現在文件存儲模塊，但作為文件歷史版本仍存儲在伺服器，可以在文件更改模塊中查詢文件更改申請記錄查詢到。
所述新增文件信息包括新增文件編號、新增文件名稱、新增原因、文件描述、審批標籤、負責部門、申請人、生效日期，這樣方便審批者了解新增文件的詳細情況，提高了審批效率。
所述修改文件信息包括修改文件編號、修改文件名稱、修改原因、文件描述、審批標籤、負責部門、申請人、生效日期，這樣方便審批者了解修改文件的詳細情況，提高了審批效率。
所述刪除文件信息包括刪除文件編號、刪除文件名稱、刪除原因、文件描述、審批標籤、負責部門、申請人、生效日期，這樣方便審批者了解刪除文件的詳細情況，提高了審批效率。
所述審批對象為預設的審批流程和對象，或者是用戶手動選擇的審批對象，可供用戶按照實際情況選擇，提升用戶體驗。
所述的審批對象不少於1個，並可以按先後順序設置出審批先後流程，通過多層審批，體現了公司體系管理流程，也避免了審批者的誤操作。
所述審批標籤的內容為緊急或正常，所述生效日期為審批通過後立即生效或預設的生效日期，通過添加標籤內容，可優先處理緊急類的更改申請，提高了使用的靈活性和管理效率。
系統自動檢索判斷用戶填寫的更改文件編號，若新增時，新增文件編號與文件存儲模塊的文件編號出現重複時，將提示報錯並且用戶不能提交；若修改或刪除時，用戶可以從系統內選擇文件編號或自行填寫文件編號後，系統自動關聯到文件存儲模塊中的對應文件，供用戶點擊預覽，方便用戶填寫時進一步確認文件更改所填內容無誤。
採用上述技術方案，具有以下優點：
本發明提出的一種文件管理方法，將文件線上更改審批流程與文件存儲進行關聯，通過記錄文件更改審批流程記錄，反饋出體系文件的管理更新情況，通過將更改文件最後的審批結果自動關聯到文件存儲，實現文件在線的新增、更新、刪除，真正將線下的體系文件管理，搬到線上，提高了管理效率。
附圖說明
圖1為本發明的系統流程圖；
圖2為本發明的系統框圖；
圖3為本發明中文件更改流程圖。
具體實施方式
為了使本發明要解決的技術問題、技術方案和優點更加清楚，下面將結合附圖及具體實施例進行詳細描述，這裡的描述不意味著對應於實施例中陳述的具體實例的所有主題都在權利要求中引用了。
從圖1、圖2可以看出，一種文件管理系統，包括權限判斷模塊、系統設置模塊、文件存儲模塊和文件更改模塊；其中：
所述權限判斷模塊用於對登錄的用戶進行權限判斷，包括管理權限、普通權限和審批權限；
所述系統設置模塊用於供管理權限的用戶分配用戶的權限，還用於設置文件更改審批流程；
所述文件存儲模塊用於供用戶執行查詢操作或下載操作，還用於供管理權限的用戶執行文件新增操作、修改操作或刪除操作；所述文件更改模塊用於供普通權限的用戶提交文件更改申請，並在申請審批通過後執行文件新增操作、修改操作或刪除操作；還用於供審批權限的用戶對普通權限的用戶提交的文件更改申請進行審批生成並存儲該文件對應的更改記錄。
所述更改記錄包括文件更改申請信息、審批對象、審批結果和審批意見，審批結果包括審批通過和審批不通過，審批意見為審批者填寫的通過或不通過的意見。
一種文件管理方法，在一種文件管理系統上運行，包括以下步驟：
用戶登錄後，用於進入權限判斷模塊執行對登錄的用戶進行權限判斷的步驟；
當用戶的權限為普通權限時，用於進入文件存儲模塊執行查詢操作或下載操作，或者是進入文件更改模塊提交文件更改申請，並在文件更改申請審批通過後執行文件新增操作、修改操作或刪除操作的步驟；
當用戶的權限為管理權限時，用於進入文件存儲模塊執行查詢操作、下載操作、新增操作、修改操作或刪除操作的步驟，一般是指軟體管理員和體系文件管理員有權限可以在此進行新增、修改和刪除體系文件；
當用戶的權限為審批權限時，用於進入文件更改模塊對普通權限的用戶提交的文件更改申請進行審批，根據審批結果生成並存儲該文件對應的更改記錄的步驟，所述更改記錄存儲在文件更改模塊中；
所述普通權限的用戶進入文件更改模塊提交申請的步驟包括：
用於判斷文件更改模式的步驟；
當文件更改模式為新增時，用於添加新增文件信息和待增加文件後，選擇審批對象提交申請的步驟，所述新增文件信息包括新增文件編號、新增文件名稱、新增原因、文件描述、審批標籤、負責部門、申請人、生效日期，其中所述新增文件編號為體系文件編號，若與系統內已存在的文件編號相同，則提交時執行報錯操作；
當文件更改模式為修改時，用於添加修改文件信息和修改後的文件後，選擇審批對象提交申請的步驟，所述修改文件信息包括修改文件編號、修改文件名稱、修改原因、文件描述、審批標籤、負責部門、申請人、生效日期，其中所述修改文件編號及名稱可以在線查詢或關聯選擇，供用戶點擊預覽；
當文件更改模式為刪除時，用於添加刪除文件信息後，選擇審批對象提交申請的步驟，所述刪除文件信息包括刪除文件編號、刪除文件名稱、刪除原因、文件描述、審批標籤、負責部門、申請人、生效日期，用於獲得文件審批流程的審批結果的步驟，其中所述刪除文件編號和名稱可以在線查詢或關聯選擇，供用戶點擊預覽；
為了滿足用戶審批的靈活性和避免誤操作，所述審批對象為預設的審批對象，或者是用戶手動選擇的審批對象，所述的審批對象不少於1個，可以按照公司管理流程設置審批對象和先後順序，所述審批標籤的內容為緊急或正常，所述新增文件、修改文件、刪除文件信息中的生效日期為審批通過後立即生效或預設的生效日期；
所述新增操作為將待增加文件存入文件存儲模塊，新增文件將出現在文件存儲模塊的文件列表中，在預設的生效時間上公示出來，供具備權限的用戶查閱、下載、列印(即生效)；
所述修改操作為用修改後文件替換原始文件，在達到預設的生效時間後，新文件將覆蓋原文件，原文件刪除，新文件出現在文件存儲模塊的文件列表中，供具備權限的用戶查閱、下載、列印(即生效)；
所述刪除操作為根據刪除文件信息刪除待刪除文件的步驟，根據用戶申請時填寫的文件編號和文件名稱，系統檢索定位到該文件，並在生效日期時將該文件刪除，作為失效文件，不再出現在文件存儲模塊的文件列表中；
所述查詢操作為在文件存儲模塊中查詢文件，所述下載操作為在文件存儲模塊中下載文件，其中被刪除或被替換的文件不出現在文件存儲模塊，但作為文件歷史版本仍存儲在伺服器，可以在文件更改模塊中查詢文件更改申請記錄查詢到。
從圖3可以看出，文件更改模塊內的操作包含4個步驟；首先按照新增、修改、刪除三種文件更改類型，填寫文件更改申請內容，然後選擇審批流程；其次審批流程按照預設的審批流程或是申請人員自主選擇的審批對象進行審批；然後對申請的文件進行審批，無論是同意審批或是不同意審批，該文件更改申請及審批記錄都將作為一條文件更改記錄，存檔在文件更改模塊中；最後當文件更改申請獲得最終通過後，會對照其申請類型對應處理，並更新到文件存儲模塊中，文件存儲模塊將出現新增或更新後的文件，申請刪除的文件將作為失效文件，不再出現在文件存儲模塊的文件列表中。
通過本發明方法，所有文件的處理，不需要另外紙質列印。例如原來的文件更改審批手續，需要申請人紙質填寫理由，並把需要修改的文件列印好，找各個部門的審批人籤字，審批通過後再上傳到電腦，供用戶查閱下載使用；現在使用本發明方法後，文件的更改審批，將在線上實現，節省了紙張浪費，提高了辦公效率，並且文件的更改將自動與對應文件管理，不需要人工再去檢索更換；此外文件的更改記錄也將長久的保管，並關聯到每份文件下，用戶可以根據需要，查詢一段時間內所有文件的更改記錄，也可以查詢某個文件的歷史更改記錄(歷史版本、更改原因、更改部門、申請者和審批者等)，適合管理者對體系管理的整體把握。
優選的實施例，本發明可以應用在一種航運船舶文件管理系統，裡面包含了航運公司或船舶管理公司的安全管理體系功能，原基礎擁有的體系文件管理功能有：體系文件的存儲，並根據用戶權限，對體系文件擁有查閱、編輯和刪除功能。通過此發明，在體系文件管理功能內，增加了體系文件更改模塊，各主辦部門可以對自己職責範圍內的文件進行更新，但需要經過體系辦的領導審批通過後才能實施。各主辦部門(用戶A)填寫文件更改申請，選擇文件更改申請類型(新增、修改或刪除)，填寫申請原因，以及文件編號、文件名稱、申請標籤(緊急或正常)、生效日期或失效日期等必要內容，附上最新的文件，最後提交申請。如果是新增類型，則需要填寫新的文件編號和名稱(若與系統內現有文件的編號相同，則提交時會出現報錯)，上傳新的文件後，提交申請。如果是修改類型，則可以直接選擇系統內現有的文件編號和文件名稱，然後上傳修改後的文件，提交申請。如果是刪除類型，則直接選擇系統內現有的文件編號和文件名稱，然後提交申請。提交申請後，該申請將自動顯示到擁有審批權限的用戶(用戶B，可以多個)的辦公界面上，用戶B經查閱審核後，給予意見，若不同意，則原來文件均不變化，該文件更改申請將作為一項紀錄自動存儲到系統內。若同意，則原來的文件對應發生變化(新增、更換或刪除)，該文件更改記錄也將作為一項紀錄自動存儲到系統的更改模塊內。所有用戶將對應自己的權限，使用到最新的體系文件列表，並查看文件更改記錄。這樣不需要線下再走文件修改申請手續，滿足安全管理體系規定要求。
本發明的工作原理為：用戶登錄後，依照權限進入到文件存儲模塊或是文件更改模塊中，普通權限和管理權限均可進入文件存儲模塊進行文件的查詢或下載；需要對文件更改時，管理員用戶，可直接進行文件的新增、修改、刪除；普通用戶則需要進入文件更改模塊，按照申請的新增、修改、刪除三種類型填寫文件更改申請文件，選擇審批流程，等待審批，無論提交申請是通過還是不通過，該文件更改申請及審批記錄都將作為一條文件更改記錄，存檔在文件更改模塊中；當審批結果為通過時，會對應處理原申請文件，並更新到文件存儲模塊中，文件存儲模塊將出現新增或更新後的文件，申請刪除的文件將作為失效文件，不再出現在文件存儲模塊的文件列表中。
其中所述新增類型為：原體系文件中沒有類似管理文件，用戶需要新增一份體系文件；所述修改類型為：原體系文件因部分或全部內容不滿足要求，需要使用新的文件進行替換；所述刪除類型為：原體系文件已經過時，完全不滿足需求，需要刪除；
最後需要說明的是，上述描述為本發明的優選實施例，此類文件更改流程可以適用於各類體系管理，例如安全管理體系、質量管理體系、環境管理體系、能源管理體系等體系管理中的文件管理。本領域的普通技術人員在本發明的啟示下，在不違背本發明宗旨及權利要求的前提下，可以做出多種類似的表示，可以對前述各實施例所記載的技術方案進行修改，或者對其中部分或者全部技術特徵進行等同替換；而這些修改或者替換，並不使相應技術方案的本質脫離本發明各實施例技術方案的範圍，這樣的變換均落入本發明的保護範圍之內。