一種由計算機控制在幾個不同通信系統間傳送信息的方法以及完成該方法的一種系統的製作方法
2023-09-10 21:07:55
專利名稱：一種由計算機控制在幾個不同通信系統間傳送信息的方法以及完成該方法的一種系統的製作方法
技術領域：
本發明涉及一種由計算機控制的通過幾個不同的通信系統來傳送信息的方法以及應用該方法的系統。
背景技術：
對於在各方之間傳輸文檔信息，比如在不同的公司之間或是在公司與個人之間，目前主要有兩種傳送系統，一種是通過郵政信件傳送，另一種是通過電子文檔傳輸，如傳真或電子郵件。商務領域的人尤其希望儘可能少用郵政信件的方式，因為這種方式涉及多次紙張轉手，而且紙張消耗量大，這種耗費不僅在文檔本身，還包括信封。與此同時，郵政費用較高，郵寄速度相對較慢，有時還不太可靠。使用傳真方式可減少紙張轉手次數，同時信息能夠很快到達接收者，發送者還可收到信息到達的確認。電子郵件方式的好處則更多。一定程度上講，信息的傳輸可以在完全無紙的情況下進行(假設信息是寫在發送者計算機的存儲器裡，而傳輸後接收者是從其計算機的屏幕上閱讀)，接收者還可以決定是將信息以電子方式儲存，還是將其儲存在紙上，或是乾脆不存。電子郵件獨特的優點在於對於以電子方式儲存的信息，發送者和接收者均可對其進行編輯，將其全部或部分傳送到一個存儲器，或是轉到工作文檔以便進行數據處理。
儘管事實上電子通信比郵政信件有許多明顯的優點，但後者的使用仍相當廣泛，不難想像，其中主要是私人郵件，但也不乏一些公司雖具備電子通信的設備但仍要使用郵政方式外發郵件。
雖有設備但電子通信的使用仍受限制，這裡的原因有多種。有些文件可能只適合物理傳送，尤其是原件材料，如籤過字的法律文件，還有一些體積較大的材料，如書籍和各種印刷品。還有一個原因，不過這個原因完全可以消除，就是發送者不敢肯定接收者是否有設備能接收並以電子方式處理所傳輸的信息，如果有，是以何種方式、應傳至哪個地址。另一方面，每個想像得到的聯繫人都必然有一個郵政地址，這就意味著在大量的信件往來中有必要使用郵政服務。比如，權力部門或行政單位如銀行定期使用郵政服務來傳送消息、指令、交易確認、帳戶通訊等，尤其是發票。儘管電子通信有諸多優點，使用也相對較廣，但仍是局限於在公司間傳遞消息或是在交往密切的雙方間頻繁地傳送信息。
因此，如果在公司、行政單位以及權力部門內部能夠儘可能地以電子通信取代郵政服務，必將收益顯著。這種收益不僅表現在實際服務方式的合理化、手工勞動的大量減少，還在於發送者所生成信息比使用郵政服務大為合理化了，特別是接收者可以直接使用該信息，把它作為後續處理和儲存的輸入，而不必再花工夫進行手工輸入以得到電子格式。這一優點在涉及到帳目時尤其明顯，因為目前大部分公司都使用計算機來處理自己的總帳、分類帳和財務報表，這就需要將發票、銀行報表等紙面上的內容進行手工輸入，以便統一進行數據處理。
發明內容
本發明涉及一種方法，可以在計算機控制下為發送者所生成的各種信息選擇傳送途徑，從而選出最佳可用途徑。本發明還涉及一套實現此方法的通信和處理系統。
發送者以數據形式生成要發送的信息，傳送到一個「傳送交換器」，後者根據接收地址及類型對信息進行獨立分析，並在分析的基礎上選擇出傳送信息的最佳途徑。這種方法及實現該方法的系統使得發送者生成信息和接收者進一步處理信息都大為合理化。
本發明的另一個明顯優點在於它為防止發送者和接收者錯誤處理數據處理提供了高度的安全性。同時，也為防止因發錯地址而將信息發給不合法的收件人提供了高度的安全性。
另外一個非常重要的優點是在將該系統介紹給用戶使用時不需進行要繁瑣的安裝和大量的基本數據輸入，因而使用本發明的方法及相關系統無需使用新的電腦程式，也不必對員工進行培訓。
下面將參照有關系統圖解的附圖來說明本發明的方法及系統。
圖1是從發送方一端說明系統生成並傳送信息功能的一個框圖；圖2是說明系統的信息接收功能的一個框圖。
實施方式下面將以一個公司或行政單位內部的財務信息及相關傳送這種應用模式為例來說明本發明的方法和系統。以下列出了記帳過程中最重要的步驟以及相關文檔。
I借記程序1、根據交貨記錄、所完成的工作等生成基本的借記數據2、確定借記數據a)地址b)規格c)數量d)條件3、借記數據的內部記錄，以便編制a)分類帳b)付款催告c)財務報告4、根據傳送方式所確定的形式來生成發票(見以下步驟5)5、按照以下方式傳送發票a)通過郵政服務b)通過傳真c)通過電子郵件並經過接收者的印表機d)按照確認的地址直接將數據以電子方式傳到接收方的數據系統II接收過程1、發票/發票數據經如下途逕到達
a)郵政服務b)傳真c)電子郵件並經印表機d)按照確認的地址直接將數據輸出到接收者的數據系統2、按照函件的內容分類，比如a)付款指示，如發票、付費通知b)有關付款、收款、餘額等的財務數據的報告c)其它與財務相關的函件，如有關發票事項的詢問、詢價、訂單、付款困難的說明d)與財務無關但需要採取行動的函件，如權力部門發出的命令或要求，或是其它限定回復期限的函件e)與財務無關的內含信息量的一般性函件3、根據分類(II.2 a-e)將收到的函件在內部傳送若屬於(2)中的分類a、b)錄入內部財務系統中的財務數據，這裡我們假設財務系統是建立在計算機上的c)內部發送到負責該事物的部門或個人d)標明期限，發送到需採取措施的負責方面e)把與當前業務可能有關的消息發送給有關部門或個人，以便他們了解信息並採取必要行動由此可以看出，在分類之後，與財務相關的函件(2 a，b)可錄入接收者基於計算機的財務系統，這樣相對減少了手工處理的工作量。其它函件(2 c，d，e)雖不能同樣程度地合理化，但由於通常需要由人來決定並採取措施，所以一些基於計算機的工具如檢查、記憶功能、字處理等也都是用得著的。
III因收到函件而引起的各種過程1、支付過程，當發票或其它付款要求到達並錄入基於計算機的財務系統之後，可通過銀行、銀行轉帳或郵政轉帳方式按照正確的程序自動付款。
2、財務報告，對於一個較發達的基於計算機的財務系統，財務報告可由適當的電腦程式來生成。
3、經檢查後針對財務報告追加報告。這將導致資金的重新分配、貨款的繼續償付、某些業務的重新組織以及其它一些與管理職責相關的措施。基於計算機的工具僅可在有限程度內使用。
4、與財務無關的函件。由計算機控制的財務管理僅可用於某些程序化的事物，不過總的來說基於計算機的各種工具還是用得著。
通過上述所列各項可以看出，在借記過程(I)中有許多地方可以通過使用計算機進行數據處理來合理化。這樣做的大前提是，發送者能夠訪問基於計算機的財務系統並能使用執行必要操作的電腦程式。大的公司都能做到這一點，有越來越多的小公司也都能做到這一點了，而那些需要進行大量財務管理的公司和行政單位，如銀行、保險公司以及某些權力部門就更不必說。不過，發票以及其它支付要求的發送(I 5)還沒有完全合理化，這主要是由接收者的接收能力和發送者對此的了解程度決定的。對於收到的函件(II)情況也是類似，它取決於發送者所使用的函件的介質，如前面所提到的，由於不敢保證發送的可靠性，發送者並不總是使用最合同的發送渠道。因而，所收到的函件採用的是哪種形式也正是由這種不確定性決定的。如果發送的方式不盡合理，不是採用電子方式，也會給分類過程的合理化帶來不利影響，同時影響到在基於計算機的財務系統(II 3，a和b)中錄入，導致需要手工操作。在完成了向財務系統的錄入之後，如果財務系統的設計允許，後續的記帳方式(III 1，2)即可由合理的方式來完成。
公司及行政單位內部的記帳過程最適合計算機輔助的合理化，這種合理化較為迅速而廣泛地應用到這些單位的財務部門也正說明了這一點。由前面的內容可以看出，使這種合理化達到最佳的主要困難在於與財務相關的函件的發送其合理化程度還不夠。另一個困難對於小公司表現尤為突出，就是缺乏安裝開發良好的財務系統的資金和時間。
雖然前面講到記帳是很適合應用本發明的一個領域，但實際上其它工作具有重複性且程序化的領域也同樣適合，比如訂票、訂貨等。
有些發出或收到的函件不象與財務相關的函件那樣具有重複性且程序化，合理化的潛力不大，但需要一定程度的人為思考和決定。在此就需要使用合理化過程中的工具，如基於計算機的信息系統，基於計算機的管理工具等。不過，即使是在這裡，仍是用到了合理化的一個方面，那就是合理髮送。發送過程越來越多地使用傳真或電子郵件來完成。不過，也仍是擺脫不了對接收者有何種接收選擇不了解的限制，因此還需要不時地使用速度較慢的郵政服務。
下面，我們將以借記程序為例來說明本發明的系統以及與之相關的方法。首先參看圖1。
該圖中包含三個主要部分發送者子系統1(圖中虛線左上方)，外部服務單元，以下稱為資料庫2(虛線右方)以及接收者子系統3(虛線下方)。子系統1中包含如下定義的一臺或幾臺設備計算機4，掃描儀5，含有必要存儲單元的伺服器6，財務系統7，印表機8，負責函件及其發送的控制單元9。在發送者子系統1中，上述設備可以有一臺或多臺。有些設備可以沒有，但有關數據處理和儲存的設備必須包括。將電子數據輸入控制單元9的設備必須有，且至少要有一臺印表機8與之相連。至於財務系統7，只要系統中有這種功能，不一定非得是獨立的硬體設備，它也可以包含在其它數據處理系統中。這裡所說的功能是指能夠輸入財務數據、儲存並處理這些數據、以及將輸入的材料經數據處理後輸出。
資料庫2中應含有一個服務單元，可由公司及行政單位中的幾個子系統1共同使用。該資料庫通過連接線15與系統中的控制單元相連，連接線15可以是電纜或是無線連接，最好是通過數據網絡連接。
資料庫2包含一個數據寄存器16，它具有高級查找功能，可以從大量存儲的數據中查找並提取數據。連接單元17上接來自子系統1的連接線15，下接數據寄存器16以及連接線18、19、20。此外，我們假定連接單元與一臺或多臺計算機21相連，這些計算機都帶有顯示器和鍵盤，具有人機界面。
發送者子系統1和資料庫可以與幾個接收者通信，接收者由圖中的子系統3表示。這些接收者系統可以有不同的接收函件的設備。圖1中所示的各種接收設備包括用於接收郵政函件的來件郵箱25，傳真機26，連接到計算機用以接收電子郵件的印表機27，以及根據特殊地址和激活編碼來接收數據的數據存儲和數據處理單元28。不同的接收系統其規模有所不同，有的只能使用郵政服務來發掛號信，有的則具有開發完備的系統，其單元28中有專門的地址及激活功能。舉例來說，各個銀行應用這些功能來相互傳遞帳目，來自遠程編碼消息往往引發一筆交易，進而產生記帳條目以及後續的確認操作。各個接收者的子系統3的規模之所以不同是由前面所說的用戶不能確定該用哪種方式發送造成的。
如前所述，資料庫連接到控制單元9，而後者可以接收用戶系統中的數據系統所生成的數據，並可以控制印表機8。這樣，在向印表機傳送數據發生中斷時，控制單元9就可以通過連接線15將收到的信息傳給資料庫2中的控制單元17。資料庫收到數據後寄存器單元16就會開始進行查找函件的收件人身份，包括從控制單元9中獲得的數據中查找，主要是查找姓名及地址信息，如果沒有相關的電子地址信息，則查找其實際地址。
上述過程會有兩種結果，一種是通過查找在從控制單元9中獲得的身份數據中找到了相關的電子地址，另一種是未找到這樣的數據。如果有電子地址，則資料庫會自動進行轉發，轉發是以電子方式完成的，其優先次序為通過可設定地址的數據系統28，或通過電子郵件27，或是通過傳真機26。如果未找到電子地址，就將收到的數據轉到控制單元9並將其轉到已激活的印表機8，從而將相應的文檔列印出來，以便郵寄。
資料庫中的地址簿信息可由多種媒介獲得，如電話號碼簿、傳真地址簿、電子郵件地址簿、辦公通訊錄等，這些一般都有電子格式的，通常可通過CD-ROM獲得。電子地址單元28總是用其代碼將每一個地址的電子通信方式儘量補充完整，包括電子郵件地址或傳真號碼。
如果找不到可用的電子地址，就會從發送者的印表機8以通常的郵政服務方式將函件發送到來件郵箱25。也就是說，有關的函件必須通過印表機8列印出來，並以信件的方式郵寄給接收者。如前面所述，其它電子方式都是通過資料庫2向接收者發送的。如圖所示，傳真機26通過連接線18與資料庫中的連接單元17相連，印表機—計算機27通過連接線19與之相連，而可設定地址的計算機系統28則是通過連接線20與之相連。與連接線15一樣，這些連接也都可以是電纜或無線電連接，最好是通過建立數據網絡來連接。
為實現本發明的方法，控制單元9在執行借記程序的功能中具有很關鍵的一點。它是與伺服器6連接在一起來接收信息的，而且所接收的信息的形式可以控制印表機8，以便將文檔列印出來。這裡我們假定這些文檔為發票或其它支付要求，是在發送者的子系統1中生成的。生成的方式可以有多種通過計算機4手工輸入數據，通過掃描儀5將文檔掃描進去，以及/或者從財務系統7中獲得。要輸入財務系統的數據來源其形式也是多樣的，比如收到的通知、工作報告或是來自下級供貨商的借方單據，後者的格式很方便使用計算機或掃描儀錄入並進行處理。此外，控制單元9還與印表機8相連，以便生成文檔用於郵寄。如前面所述，控制單元是通過連接線15與資料庫2及其連接單元17相連接的。
在借記程序中，需執行如下操作所輸入的數據從伺服器傳到控制單元9，並在控制單元9與印表機8之間發生暫時中斷時經連接線15轉送到資料庫2。在進入資料庫2之後，數據中所包含的地址信息被送往數據寄存器16，以便激活後者的查找功能。在寄存器中所找到的數據包括姓名和地址信息，可用於根據資料庫2建立的服務協議向某一區域內的收件人集體發送。如果在查找過程中能找到某一接收者的電子地址，則會選定該地址並按照如下優先次序進行連接首先是可設定地址的單元28，然後是電子郵件，最後是傳真。如果上述傳遞方式存在，資料庫2就會根據從控制單元9中收到的數據生成一份發票，並決定採用電子方式發送。上述數據還將由事先輸入的有關發送者的數據來補充，以便列印出一份帶有發送者公司標誌等信息的完整的發票。此外，我們還假定文本當中還帶這樣的內容，即說明所傳送的發票為正本，且不再以郵政方式傳送。
上述操作的前提是，在查找過程中找到了接收者的電子地址。在這種情況下，電子傳輸發票代替了郵政服務，控制單元確認沒有數據傳至印表機8，於是不需要進行郵寄。但是，如果在查找過程中找不到電子地址，所有的數據就會返回控制單元並轉發到印表機8。此時，所生成的文檔就需要以常規方式通過郵寄發送。最後，資料庫會向發送者的財務系統7發出一份報告，說明發票已發送、是以何種方式發送的。
以上只是以借記為例通過使用控制單元和資料庫來說明如何使用本發明的方法。不過，這並不等於說本方法不能用於其它函件，比如提示信、催函等種種借記後續措施。不過，該方法也可用於另外一類函件，即發送者無法立即搞清楚哪種發送方式可用，同時又想優先使用電子傳輸的方式，而不是郵政服務。
本發明的範圍還包括有一種情況是，控制單元9中可進一步包含一些其它功能。比如，能把特定功能編為程序的功能。例如，可以規定印表機8暫時只用於某項功能，如出發票，儘管它具有一般的功能。要做到這一點，就需要有一個程序，激活該程序即可讓控制單元啟用上述功能，這又是一種通過資料庫2生成列印文檔或電子文檔的方法。當該程序未激活時，印表機就直接連接到伺服器或是發送者子系統中的其它單元進行正常使用。另外，在使用這樣的程序時，也可以使之包含前面所說的補充數據，以便在需要時使文檔中含有公司標誌等內容，從而讓印表機一併打出，而不必採用預先打好的抬頭紙或表格。如前所述，我們假定這些補充數據可以向資料庫中輸入，也可以由控制單元控制在激活印表機時在數據程序中找到。當激活控制單元來繕制發票或是進行其它財務操作時，前面所說的報告功能和財務系統7的升級功能仍留在其中。
這種要在發送者子系統中使用的程序，可以通過計算機4將其激活，也可以通過直接與控制單元相連接的鍵盤來激活。另一種方法就是打開含有該程序的軟盤或CD-ROM。此外還有一種可以考慮的方法，就是在控制單元或與之相連的設備上裝一個讀卡機。使用卡可讀取該程序並在內存中將其激活，於是只要讀取卡就可保證實現所需要的功能。卡上應有清晰的標記，以防發生錯誤，這一點對於財務類工作尤為重要。另外，這種卡只能發給得到授權的人使用，以防記假帳等不良事件發生。
圖2甚為詳細地說明了所收到的函件在接收者一端(虛線之間左方區域)是如何在子系統35中處理的。在上方的虛線以上是圖1中所說的發送方式25-28，代表了函件進入子系統35的各種途徑。在下方的虛線以下是同樣的發送方式25-28，但所代表的是信函發出的各種途徑，針對某些來函有時偶然需要這樣做。在垂直虛線的右方為資料庫2。用於發送函件的子系統1由虛線所組成的方框來表示。我們假定本方法的多數用戶都既需要接收函件又需要發送函件。雖然在這裡是將兩個系統分開來說明這些功能的，但在實際當中它們是彼此交叉而形成一個完整的通訊系統，即這裡的子系統1和35。
子系統35中包含如下定義的設備一個分類工作站36，郵政函件25、傳真件26和電子郵件27均通向這裡。將收到的材料進行分類(我們假定分類工作是手工完成的)，分為如下幾種情況一種是需要某些員工處理的郵件，即郵箱37；另一種是郵件中所包含的數據需要通過計算機錄入到伺服器38中，以便將數據儲存起來並進行內部處理。後者所指的數據可以是收到的發票中的信息(需要手工錄入)，也可以是由員工即郵箱37發到伺服器38的信息。
我們假定可設定電子郵件地址的信箱28中的函件直接進入伺服器進行數據處理，而不必經過分類箱36。如箭頭40所示，我們假定伺服器38與子系統1相連，生成並發送函件，參看圖1中的情形。這樣，伺服器6和38的處理和儲存功能就可以在同一臺設備上完成。
到目前為止我們只談到了內部處理。如果資料庫2也用於處理髮來的數據，則需要將分類工作站36直接或通過掃描儀41連接到資料庫2。至少有一定數量的可設定地址的消息是通過發送途徑28到達資料庫2並經該伺服器進行傳輸的。員工即郵箱37也都直接、或是在可能的情況下通過掃描儀連接到伺服器。資料庫2在進行數據處理時，至少應對一定數量的掃描信息進行分析(OCR功能)，從而生成發送者身份等信息，以便在可能時進行自動數據處理。這些數據生成後即被送往函件系統1和35進行註冊。
至於外發函件的發送途徑，請參見下部的方框25-28，此時的情形就與圖1中所說明的一樣了。與例1相同，我們假定走郵政服務的函件是在公司內部通過控制單元9和印表機8準備好的。我們還假定傳真機26可以用，電子郵件27和可設定地址的郵箱28也都可以外發郵件。這樣，員工們(郵箱37)就經常使用上述途徑之一發送函件，而不使用資料庫。不過，如果希望他們使用資料庫來選擇發送途徑，就必須直接或是通過掃描儀與資料庫連接。我們還假定伺服器38與資料庫之間為雙向連接，就象在例1中一樣，通過控制單元9這樣的控制單元來連接。
到達資料庫2的數據可以有幾種來源從系統28中來的可設定地址的電子信息；從分類工作站36直接來或是經掃描儀來的數據；從員工(郵箱37)來的數據；以及從伺服器38直接來或是通過控制單元來的數據。對於來自分類工作站36的數據、以及/或是來自員工的數據、或是來自伺服器38並經控制單元的數據，資料庫的任務是執行查找操作，並按照圖1中所說的方式實現合理髮送。
本發明的方法和系統具有多個優點。前面已經指出，通過它可以選擇最佳的發送途徑，方法十分簡便，是通過獨立的資料庫控制的自動處理實現的。資料庫具有查找功能，可以在完整的地址簿中查找地址。這種功能可推動電子傳遞交換信息在用戶網絡中的使用，從而在更大範圍內經常使用合理的傳輸方式。
還應當指出，在使用資料庫發送信息時，不論是由內部引起的發送還是由外來函件引起的發送，都會導致附加服務傳至資料庫。有了這些建立好的通信渠道，就可以通過管理資料庫來實現帳目管理，尤其對於小公司來說，這樣做比通常的內部處理財務函件更能降低操作成本、提高安全性、減少人力需求。
以上所述都是基於這樣一個事實，即用以列印文檔以便郵寄的印表機8是與發送者子系統1相連接的，而不是與資料庫2相連。這樣，控制單元9就可以通過控制使資料庫只對計算機處理過的信息進行電子發送，而要郵寄的信息則由發送者系統中的印表機8來處理，並將所生成的文檔通過發送者系統送交郵寄。本發明的這個實施例尤其適合於這樣的情況，即有大量的文檔需要以郵寄或快遞的方式傳送，而電子發送派不上用場。比如，收件人沒有傳真或電子郵件地址，或是要寄的東西中含有大量的正本文件。
根據本發明的範圍，可以有一臺或多臺印表機連接到資料庫，這樣，當資料庫中的地址簿表明某一電子地址不存在時，與資料庫相連的控制單元或是其它控制功能便將所連的印表機激活，以便將文檔列印出來。於是文檔在資料庫內再經處理，以便轉發。
當然，對於那些不需要在資料庫中對文檔內容進行處理的數據，也應當通過相關的功能進行報告。
權利要求
1.一種由計算機控制、在基於計算機的發送者系統(1)中通過不同的通信系統發送信息的方法，發送者系統(1)處於通訊系統(1，35)內部，後者可生成電子數據以控制多臺印表機(8)，在文檔生成的同時還可生成相應的電子數據，其主要特徵在於在各條將電子數據傳輸到印表機(8)的傳輸線上都有一個控制單元(9)，當向印表機傳輸數據發生中斷時，處於激活狀態的控制單元(9)把欲傳往印表機(8)的數據傳至資料庫(2)，該資料庫中有一個完全的地址簿(16)，包括許多電子地址，當收到數據時，根據從發送者系統(1)經控制單元(9)傳來的有關接收者的身份，資料庫會在地址簿中執行查找操作，如果地址存在，就會將一條完整的電子地址找出來，然後將信息按照相應的電子地址發送出去；對於那些按照接收者身份未能找到電子地址的數據，則將其送往相應的印表機(8)，將文檔列印出來，然後進行郵寄。
2.根據權利要求1的方法，其特徵在於能向通訊系統(1，35)發送信息的資料庫(2)可以將包含地址信息的數據傳送到通訊系統(1，35)，以便進行進一步數據處理。
3.根據權利要求1或2的方法，其特徵在於通訊系統(1，35)位於接收函件的子系統(35)內部，它可以對來函進行分類，將適合於自動數據處理的信息分出來，並將其以電子方式傳送到資料庫(2)進行數據處理，比如對地址簿(16)中所產生的電子地址加以補充。
4.由計算機控制、在基於計算機的發送者系統(1)中通過不同的通信系統發送信息的方法，發送者系統(1)處於通訊系統(1，35)內部，後者可以根據上述信息生成電子數據，這些數據信息可用於生成數據信息載體以進行上述發送，其特徵在於由於資料庫中有一個完整的包括電子地址的地址簿(16)，因而將上述信息送往資料庫(2)的目的是根據從發送者系統(1)經控制單元(9)傳來的有關接收者的身份在地址簿中找到完整的電子地址(如果該地址存在的話)，找到之後，便將信息按照所述地址以電子發送的方式發出去；對於那些根據接收者身份沒能找到其電子地址的數據，則將數據傳輸到印表機(8)，將文檔列印出來，以便郵寄。
5.根據權利要求4，其特徵在於與上述發送相關的資料庫(2)可將含有傳輸信息的數據傳至通訊系統(1，35)，以便進行進一步數據處理。
6.根據權力要求4或5的方法，其特徵在於通訊系統(1，35)位於接收函件的子系統(35)內部，它可以對來函進行分類，將適合於自動數據處理的信息分出來，並將其以電子方式傳送到資料庫(2)進行數據處理，比如對地址簿(16)中所產生的電子地址加以補充。
7.由計算機控制、使用權力要求1-3之中任何一個的方法通過不同的通信系統發送信息的方法，其特徵在於，該通訊系統(1，35)中包括一個基於計算機的發送者系統(1)，用於生成電子數據；幾臺印表機(8)，用以根據與上述電子數據對應的信息生成文檔；一個控制單元(9)，位於將電子數據傳往印表機(8)的傳輸線上，資料庫(2)中有一個完整的地址簿(16)，當上述數據送往印表機發生中斷時，處於激活狀態的控制單元(9)就把欲發往印表機的數據送至資料庫，收到數據後，資料庫找到一條完整的電子地址(如果該地址存在)，然後按照該地址將信息以電子方式發送發出去，如果根據傳入資料庫中的接收者身份未能找到電子地址，資料庫則將上述數據傳往相應的印表機，將文檔列印出來，以便郵寄。
8.根據權利要求7的系統，其特徵在於通訊系統(1，35)中包含一個用以接收函件的子系統(35)，而該子系統中又包含一個分類工作站(36)，它通過幾種傳送渠道(25，26，27，28)來接收函件，並對這些函件進行分類，將那些適於自動數據處理(如以電子地址補充)的函件分出來，分類工作站還有一個數據連結，用於將與這些函件有關的數據傳送到資料庫(2)以進行進一步的數據處理，並返回到通訊系統(1，35)進行註冊和進一步處理。
9.使用權利要求4-6的方法通過不同的通信系統發送信息的系統，其特徵在於通訊系統(1，35)中含有一個基於計算機的發送者系統(1)，它可以生成與上述信息相關的電子數據，並利用其中所包含的數據信息進行發送；資料庫(2)中有一個完整的地址簿(16)，其中包括電子地址；至少有一臺印表機(8)與資料庫相連，用以列印文檔；資料庫在收到上述數據後在地址簿中查找一條完整的電子地址(如果該地址存在的話)，然後按照該地址將信息以電子方式發送出去；對於那些根據接收者身份未找到電子地址的數據，則將其傳輸到上述印表機(8)，將文檔列印出來，以便以郵寄方式發送。
10.根據權利要求9的系統，其特徵在於，通訊系統(1，35)中包含一個子系統(35)，可以接收函件，子系統中又包含一個分類工作站(36)，可通過幾種傳送渠道(25，26，27，28)接收函件，並對這些函件進行分類，將那些適於自動數據處理(如以電子地址補充)的函件分出來，分類工作站還有一個數據連結，用於將與這些函件有關的數據傳送到資料庫(2)以進行進一步的數據處理，並返回到通訊系統(1，35)進行註冊和進一步處理。
全文摘要
由計算機控制的、在一個通訊系統中從基於計算機的發送者系統(1)向幾個不同的通信系統傳送信息的方法及系統,該通訊系統可生成電子數據以控制幾臺印表機(8)。每一條將上述電子數據傳至印表機(8)的傳輸線上都有一個控制單元(9)。在向印表機傳輸發生中斷時,激活狀態下的控制單元接收欲傳給印表機的數據並將其傳輸到一個資料庫(2)。該資料庫中含有一個完整的地址簿(16),其中包括電子地址,這些地址均可用。根據發送者系統(1)經控制單元(9)傳輸的有關接收者的身份,可在該地址簿中找到一個完整的電子地址(如果該地址存在的話),然後按照這個地址通過電子傳送的方式將信息傳輸出去。對於某些傳至資料庫的接收者身份,若無法獲得其電子地址,則將上述數據傳至相應的印表機(8),將文檔列印出來,以便採用郵政方式發送。
文檔編號G06F17/30GK1348567SQ0080666
公開日2002年5月8日 申請日期2000年3月23日 優先權日1999年3月24日
發明者斯文·普裡茲 申請人:韋伯吉羅股份公司