如何寫好提案（原來有說服力的人都是這樣做簡報）

2023-05-19 04:20:33

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在職場上，能明確有力地向他人表達想法，是一項關鍵的技能。但我們往往因為其他更緊迫的事情，而忽略要磨練好好簡報、提建議的技巧。

當你絞盡腦汁想解釋清楚你的點子時，可能已經讓其他人對你的能力暗自打折。少了這份信任，將讓你的未來發展及成功機會大幅降低。

凱洛學院的行銷教授提姆．卡金曾說：「你也許是會議室裡最聰明的人，但如果你不能以一場精採的簡報表達自己的想法，你一定會倍感挫折，因為會議室裡的資深人員更看重那些簡報表現佳的員工，即使他們沒有好的點子。」他還說：「商業簡報不是TED演講，也不是在婚禮上致詞，商業簡報是非常獨特的場合。」

為此他提出四項準備簡報，以及自信表達的建議。

準備工作應該從簡報時間敲定後就開始，而且所謂的準備，可能跟你想的不一樣。

卡金說：「很多人擔心的是上臺簡報時怎麼呼吸換氣，以及如何在現場走動。但你在準備時，應該做的是花點時間想想聽眾是誰，找出明確的建議，與清晰而有邏輯的故事。」他強調特別重要的是資料搜集、簡報的布局，並預留足夠時間來消化聽眾的回應。

卡金提到他任職卡夫食品期間，準備一場大型簡報的過程。當時，他知道公司需要改變烤肉醬產品的策略。在與團隊反覆討論數周后，他們提出的建議是，減少促銷優惠的支出，把經費用於改良產品品質。這些措施將導致初期虧損，但會帶來更大的收益，雖然這個策略有些冒險，但還是獲得公司支持。

卡金認為當時向公司高層簡報時的亮點，並不是簡報時聲音中所展現的權威，而是「整個簡報清楚又有邏輯，我們團隊的任何一個人都可以上去講，我們甚至可以叫實習生上去講，因為我們的建議就是這麼簡明有力。」

卡金總是很驚訝看到許多做簡報的人，根本不知道要傳達給聽眾什麼訊息。「很多人根本還不清楚要講什麼，就開始寫講稿，這是很糟糕的方法，因為到最後你只會念出一堆數據，而非一個敘事流暢又有意義的故事。」

卡金建議做簡報的人先抓住主題 - 也就是對該議題的建議，再決定支持論點所需要的重點。找出主題後，簡報的結構就變得很簡單，只要決定前、中、後段各要放入什麼資訊就好。

他認為「我們身處一個充斥大量資訊的世界。我們花很多時間關注資料分析、大數據、及各種美好的想像，但一般人其實無法消化大量的數字。」

卡金建議從公司現況及簡短的公司發展歷程開始你的簡報。「如果聽眾不太了解你的公司，那麼提供一點背景知識，也許對他們會很有用。」

接下來就可以開始講重點，並以數據佐證每個論點。只要你列出了關鍵論點，最重要的就是問問自己，這些論點如何和其他論點相呼應，以及如何導向你要提供的建議。「理想的簡報是一個具有連貫性及緊密銜接的故事。」

你的每個論點都需要數據支撐，每個數據也需要有主題。

雖然數據是建構合理論述的關鍵，但你必須審慎選擇，越多數據不代表越好。一大堆數據可能模糊簡報的流暢度，以及讓你的聽眾不耐煩，左耳進右耳出，轉而開始滑手機收發郵件。

卡金認為「我們身處一個充斥大量資訊的世界。我們花很多時間關注資料分析、大數據、及各種美好的想像，但一般人其實無法消化大量的數字。」

與其用光手上所有的資訊，卡金建議將它們精簡化，留下最能有力支持論點的數據，並讓你轉移到簡報的下個部分。另外要記得，不是每個數據都可信，從可靠來源所得到的資訊更有可信度。卡金建議：「只使用你了解及信任的數據，因為你不會希望聽眾質疑你的資訊來源。」

我們都希望自己在說話時，聽起來很聰明或是「博學多聞」，讓我們的意見顯得很可靠，我們的建議很合理。不過，希望別人支持你的看法，應該做的其實恰恰相反！

卡金認為「大家在簡報時會做的事，就是試著使用許多艱深的字，讓自己看起來很聰明，但事實正好相反。」

研究顯示，使用艱深的字眼可能導致整篇文稿變得沒必要的複雜。簡潔版的文稿才更容易讓人了解與消化，也能讓作者看起來比使用艱澀字眼的人更有智慧。

卡金說：「越簡單的表達，越精簡的字彙，越有說服力，這就是所有簡報的精髓。如果簡報簡潔有力又有邏輯，聽眾便更能理解，進而接受論點、最終同意你的想法。」

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