前臺接待禮儀，你知道多少

2023-07-18 13:52:53

　　前臺看似一個簡單的職位，但在中國禮儀文化中卻是一個格外重要的職位，前臺文是來客進入單位或者其它場合的第一個接待人員，同時前臺是一個單位的臉面和名片前臺工作的表現直接影響著單位或公司的形象，所以作為前臺文員首先必須要了解的是前臺文員的工作職責外，那麼前臺接待還要了解有哪些禮儀呢？

　　儀容禮儀：
　　1．面帶笑容，保持開朗的心態；
　　2．保持身體清潔衛生；
　　3．頭髮梳理整齊，面部保持清潔；
　　4．淡妝上崗；
　　5．保持唇部潤澤，口氣清新，以適合近距離交談；
　　6．手部乾淨，指甲修剪整齊，不塗抹鮮豔的指甲油；
　　7．宜用較清新、淡雅的香水。

　　電話接待禮儀：
　　1．前臺接起電話時聲音要不急不慢，並始終保持輕鬆、愉悅的聲調，不得在電話中和來電者耍脾氣，使性子甚至說粗口。
　　2．接電話中，要勤說「請問」「您好」「請稍等」等之類的謙詞。
　　3．在電話鈴聲響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說：「您好，xxx公司」忌以「餵」開頭。
　　4．如果因故接遲，要向來電者說：「對不起，讓您久等了」，對知道的分機號碼或者轉向具體人姓名的電話，可以禮貌的說：「請稍等」，並馬上轉接過去。
　　5．電話接聽完畢之前，不要忘記復誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會。
　　6．在打電話和接電話的過程中都應該牢記讓客戶先收線。因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到「喀嗒」的聲音，這會讓客戶感到很不舒服。因此，在電話即將結束的時候，應該禮貌的請客戶先收線，這時整個電話才算圓滿結束。
　　7．當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應儘快和通話對方致歉，得到許可後掛斷電話。不過，電話內容很重要而不能馬上掛斷時，應告知來訪的客人稍等，然後繼續通話。
　　8．鑑於前臺工作人員每天要接很多電話，為防止嗓子出現意外，要隨時準備水，以滋潤嗓子，隨時保持良好的聲音效果。

　　來訪者接待的禮儀：
　　1．前臺在崗位上一般都是坐著的。但遇到有訪客來時，應立即起身，面朝向訪客者點頭、微笑致意：「您好，請問您找哪一位？」「有預約嗎？」知道找誰，並確認是預約之後，請訪客稍等，立即幫其聯繫。
　　2．如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規範的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間，訪客要找的人還在忙，要關照一下來訪者並說明，不要扔在那裡不管。
　　3．如果來訪者要找的沒有出來接，讓其自己過去，前臺應該用規範的手勢指引如何去，或者帶來訪者去。（接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側）

　　4．如果來訪者要找的人的辦公室即使開著的，也要先敲門，獲得許可後在請來訪者進入。
　　5．有客人未預約來訪時，不要直接回答要找的人在或者不在。而要告訴對方：「讓我看看他是否在？」同時婉轉的詢問對方來意：「請問您找他有什麼事情嗎？」如果對方沒有報姓名則必須問明，儘量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與同事見面。如果客人要找的人是公司領導，就更應該謹慎處理。
　　6．如果你事先知道有客人來訪，需要提前打掃門庭，以迎接嘉賓，並備好茶具，飲料等，也可以根據具體情況，準備好水果、糖、咖啡等。客人在約定時間到來，應該提前出門迎接。
　　7．客人來到公司要熱情接待。公司人員要穿戴整齊，規範站立。
　　8．請客人落座，然後送水、敬茶、遞水果等，注意一定要用雙手遞送。

　　送客的禮儀：
　　1．當客人表示要走時，可以婉言相留，希望其多坐一會兒，但要尊重他們的意願，不能強行挽留，以免貽誤他們的生活安排。
　　2．客人提出告辭後，應等其起身，自己再起身相送，不可當客人一提出要走的時候，就迫不及待地站起來擺出送行的姿態。送客時，把客人送到門口並說「再見」。對待長輩和年老體弱的老人，還應視情況需要，幫助其下樓上車，再與之道別。不可剛和客人道別，馬上就轉身進門。更不可客人後腳剛跨出門檻，就「砰」的一聲把門關上。這些都是非常失禮的。
　　3．客人告辭時，倘若自己正忙於工作而無法送行時，應向客人有所說明，表示歉意。要是客人表示告辭時，自己一聲不吭或無所表示，不管再有多少理由，都是失禮的。

　　前臺內部禮儀
　　1．離座和外出——前臺接待人員工作的特殊性決定了其離座不應該太久，一般不能超過10分鐘。如果是因為特殊的原因需要外出時，應該先找委代辦人，並交代清楚接聽電話的方法等。
　　2．嚴守工作時間——前臺接待人員應嚴守遵守作息時間，一般情況下，應該提前5—10分鐘到崗，下午下班應該推遲5—10分鐘。

　　3．閒談與交談——應該區分閒談與交談。前臺人員應該儘量避免長時間的私人電話佔線。更不應該出現在前臺與其他同事閒談的場面。

　　服務規範示例：
　　1．開始接待：客人到來時，應面帶微笑雙眼注視客人，立即起身主動愉悅的打招呼：「您好，先生／女士，請問我可以幫助你什麼？」（就是問您想諮詢什麼？）如果發現來訪人員搜索接待臺，應指引他（她）「您好，先生／女士，我可以幫你嗎？」
　　2．方向的指引示例：用手掌並手指聚集指引一個地方，不要顯示手背或彎曲手腕（不要用手指指引）。
　　3．步行禮節示例：當你跟著客人時，走在來訪者的後面2—3步；當你指引客人時，走在來訪者的前面2—3步。

　　投訴處理示例：
　　1．凡遇到投訴，從顧客的角度考慮，首先必須做到誠懇耐心的傾聽，適當的記錄，不要打斷，並邊聽邊表示同情，爭取在感情上與心理上與投訴者保持一致。千萬不要話沒聽完就為自己解釋，這很容易引起投訴者的反感。根據不同的客人採取不同的處理方式、方法，注意地點的改變與選擇。
　　2．認真傾聽完之後，負責接待的人員必須立即表示態度，其中第一個姿態是：向投訴者表示衷心的感謝，把他們的投訴看作是對本公司的愛護，對我們公司而言是一次糾正錯誤的好機會。「非常感謝您的寶貴意見，也歡迎繼續關注我校」
　　3．如家長投訴合理，應立即表明處理態度，立即與有關部門或相關的人員取得聯繫。如果是態度（服務）問題，馬上賠禮道歉，最好是讓當事者自己來道歉。倘若問題不可能馬上處理，決不能踢皮球，應該向投訴者保證負責日後的轉告及聯繫。
　　4．發生衝突時，重要的事情是以心平氣和的方式與其溝通，調查根本原因，如查看投訴者反饋的信息是否屬實，以前的問題反饋情況，叫相關的人員實施糾正措施。糾正結果應反饋給投訴者，在雙方的衝突解決方案滿意之前，不要中斷對方。
　　5．認真傾聽，設身處地為客戶考慮，並靈敏的和高效的應對，保持專業的滿腔熱情和堅毅的精神，對不合理的要求要堅定而又有禮貌的拒絕。一旦遇投訴，處理者代表的是公司，而不是個人，千萬要注意維護公司的信譽與形象。

　　必要時也可以按照以下的程序採取補救措施：
　　1．道歉——第一步也是最重要的是衷心的向客人說抱歉，並告訴他公司設有專人對問題及解決負責。
　　2．複述——當客戶向你描述時，複述發生問題並已經確認的理解客戶的意思。而後告訴並顯示你會想盡一切辦法，立即解決投訴問題。您是說＊＊＊問題嗎？我明白了，我會馬上幫您處理，並將處理的結果告訴您。
　　3．同情——確定你與投訴者進行了明確的溝通，以使其理解你知道了他們的感受。
　　4．賠償——不僅告訴投訴者你會很快的解決投訴的問題，而且還要告訴並向客戶顯示你會以特別的方式與他們和解。
　　隨後跟蹤核查了解該客戶現在是否得到滿意。對於存在的不足，應儘快制定糾正措施。

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