企業信息管理系統及管理方法

2023-05-12 22:27:36 1

專利名稱：企業信息管理系統及管理方法
技術領域：
本發明涉及一種企業信息管理系統及管理方法，是一種以項目管理為主線，以產品數據為核心來管理產品全生命周期內的所有文檔和產品數據的系統。
背景技術：
目前一些企業在新產品開發立項到最終產品批產過程中，各個業務環節都會產生大量信息，包括開發需求信息、產品設計資料、項目過程文件等，目前這些信息分散管理、各自為政的情況阻礙了企業資源共享和協同工作。技術資料籤審、發放和項目管理都是通過手工方式，以手工方式的運作模式逐步顯示出工作狀況不透明、不及時、設計質量不可控制等情況。
企業的文件管理存在的問題有所有資料都存放在以各自名字命名的共享文件夾下，對資料的準確性無法控制；資料沒有分門別類的管理，查看起來非常困難；資料的命名方式很隨意，無法從名稱上進行判斷，必須要打開文件進行查看；項目過程文件與技術文件不齊全，很多都是為了應付檢查而補齊的資料；設計更改後的電子文件沒有版本管理，紙質文件有版本控制，但是追溯舊版本資料相對困難，並且沒有新舊版對照。難以形成知識庫；資料安全性難於保證，共享文件中的資料可以隨意刪除，雖然說有了加密軟體，但是通過該加密軟體加密過後的文件可在網絡上下載破譯軟體。在項目開發過程中，沒有嚴格按照計劃的時間節點來控制項目的進度。缺少績效管理數據支撐，考核過程靠人為去檢查，人為因素可能會缺乏公平
產品開發過程中和生產後產生的大量設計變更如果不能很好的管制，將直接影響到產品質量、製造成本，最主要的是多次更改後容易造成電子文件與下發給生產環節的紙張文件的不一致，產生潛在的產品質量問題隱患。

發明內容
本發明的目的是針對上述存在的問題提供一種企業信息管理系統及管理方法，保證企業各個環節數據的唯一性、完整性，能做到數據的全程共享，保證數據的實時性、可追溯性和關聯性。實現數出一處，全局共享，減少重複勞動、提高效率、避免差錯、職責明確的目標。實現產品開發項目進度的控制和工作監控，通過項目監控動態的了解產品的實際工作情況，以此為基礎進行有效、合理的工作安排和分派，實現無紙化辦公。上述的目的通過以下的技術方案實現
企業信息管理系統，包括圖文檔與表單管理模塊、物料分類與屬性管理模塊、研發項目管理模塊、審批流程管理模塊、設計變更管理模塊，
所述的圖文檔與表單管理模塊用於將企業內部的資料以附件的形式存放，附件的實際存放位置是在FTP伺服器中；
所述的物料分類與屬性管理模塊包括根據產品、零部件參數信息建立物料族庫，根據物料分類建立起企業統一的物料編碼規則，和圖文檔與表單建立關聯，形成完整的產品結構；
所述的研發項目管理模塊用於將全新產品開發項目、改型產品開發項目、客戶需求開發項目分別建立相應的流程模板、調整任務、團隊成員維護及任務分派、工期設置；
所述的審批流程管理模塊包括針對流程節點設置該節點的處理時間、流程節點的協辦與轉辦、流程代理；
所述的設計變更管理模塊用於將變更通知單和申請單採用流程表單的方式，做單據欄位控制，使得單據與系統統一界面。所述的企業信息管理系統，所述的圖文檔與表單管理模塊中包括三種查看視圖系統、文檔生命周期管理系統、文檔的權限管理系統、圖文檔的發布與回收管理系統，
所述的三種查看視圖系統包括根據創建人進行查看，切換到創建人查看視圖後，看到的是該人員所有由其創建的文件；按照所別來進行查看，即文件夾方式的查看，看到的是該所所有的文件；根據文件類型進行查看，即文檔的業務類型查看，看到的是屬於該類型的所有文件；
所述的文檔生命周期管理系統包括工作區、歸檔區、發布區、報廢區、回收區；
所述的文檔的權限管理系統用於將文檔統一採用文控發布的方式，系統記錄發布的過程與用戶籤收的記錄，便於追溯。所述的企業信息管理系統，所述的物料分類與屬性管理模塊包括新物料的新增模塊、產品的選配模塊。所述的企業信息管理系統，所述的研發項目管理模塊中包括項目流程模板。利用上述的企業信息管理系統進行企業信息管理的方法，包括圖文檔與表單管理、物料分類與屬性管理、研發項目管理、審批流程管理、設計變更管理，
所述的圖文檔與表單管理是將企業內部的資料以附件的形式存放在FTP伺服器中，並對文件進行加密處理，有權限的用戶才能打開文件查看，當用戶將個人電腦上製作好的資料上傳來進行管理的時候，先按照對於的業務類型、文件夾進行文件上傳到工作區，此時文件可以進行修改，通過審核之後的文件自動到歸檔區，此時文件已經受控，此時文件將不可隨意修改，若要修改則該份文件需要發生版本的變化，即此時會產生文檔版本的概念，歸檔文件下發給應用部門的時候，接受文件的用戶可在其發布區中查看分發給其的文件，系統內作廢的文件統一由資料管理員進行文件報廢操作，此時文件進入到報廢區，文檔的版本控制方式按照項目階段。來進行劃分，在文件的審批過程中設置一個發布節點，對籤審通過後即可發布的文件由資料管理員對所籤文件進行發布，發布授予的權限分為瀏覽、只讀、可修改權限；
所述的物料分類與屬性管理是建立物料分類，建立起規範的新物料的申請流程，選配時先查看現有產品庫中有沒有符合客戶需求的產品，若沒有則再進行產品的選配，若有符合客戶需求的產品或者其能夠進行產品的選配，則可直接判斷產品是否可滿足客戶需求。所述的研發項目管理是建立相應的流程模板，項目建立好後，開始規劃項目，內容包括調整任務引用模塊新建的項目，若有任務需要增加或減少，可進行調整，包括任務之間的前置後續關係也可根據情況進行調整；團隊成員維護及任務分派將項目團隊成員添加進項目組並給每個任務分配具體的任務負責人或執行人；工期設置為任務設定計劃工期，項目規劃好了之後，項目負責人啟動項目，各任務的負責人將會收到其負責的任務，當在項目執行過程中，由於客戶需求變化、人員調整、計劃工期變化等情況需要對原規劃的項目進行調整，則應該啟動項目變更流程。
所述的審批流程管理是針對流程節點設置該節點的處理時間，流程節點的協辦與轉辦，流程代理當某用戶出差期間不方便審批流程的時候，可設置該類流程可由其他同事代理行使審核職責。所述的設計變更管理包括設計變更申請流程和設計變更執行流程。有益效果
I.本發明通過項目管理和電子工作流程管理方法，以實現產品開發項目進度的控制和工作監控，通過項目監控動態的了解產品的實際工作情況，以此為基礎進行有效、合理的工作安排和分派，實現無紙化辦公。以文件分類、部分文件夾、創建人、項目文件夾等多種視圖來規範並分門別類的管理企業內所有的技術文件、項目過程文件等。以版本的方式來記錄資料更改的過程與新舊版對照，以規範命名的方式方便檢索系統中的文件。對歷史資料進行規範性整理，方便後續設計借鑑。2.本發明的圖文檔與表單管理模塊中以文件分類、部分文件夾、創建人、項目文件 夾等多種視圖來規範並分門別類的管理企業內所有的技術文件、項目過程文件等。以版本的方式來記錄資料更改的過程與新舊版對照，以規範命名的方式方便檢索系統中的文件。對歷史資料進行規範性整理，方便後續設計借鑑。
具體實施例方式 下面結合具體的實施例對本發明的技術方案做進一步地說明
實施例I:
企業信息管理系統，包括圖文檔與表單管理模塊、物料分類與屬性管理模塊、研發項目管理模塊、審批流程管理模塊、設計變更管理模塊，
所述的圖文檔與表單管理模塊用於將企業內部的資料以附件的形式存放，附件的實際存放位置是在FTP伺服器中；每類文檔中若有固定模板的，這將模板進行綁定，未來技術中心同事在PLM系統中只需調用該份模板進行內容填制即可，為標準化工作打下基礎。2、每類文檔綁定固定的審批流程，以便於業務流程標準化。所述的物料分類與屬性管理模塊包括根據產品、零部件參數信息建立物料族庫，根據物料分類建立起企業統一的物料編碼規則，和圖文檔與表單建立關聯，形成完整的產品結構；
所述的研發項目管理模塊用於將全新產品開發項目、改型產品開發項目、客戶需求開發項目分別建立相應的流程模板、調整任務、團隊成員維護及任務分派、工期設置；
所述的審批流程管理模塊包括針對流程節點設置該節點的處理時間、流程節點的協辦與轉辦、流程代理；
所述的設計變更管理模塊用於將變更通知單和申請單採用流程表單的方式，做單據欄位控制，使得單據與系統統一界面。實施例2:
所述的企業信息管理系統，所述的圖文檔與表單管理模塊中包括三種查看視圖系統、文檔生命周期管理系統、文檔的權限管理系統、圖文檔的發布與回收管理系統，
所述的三種查看視圖系統包括根據創建人進行查看，切換到創建人查看視圖後，看到的是該人員所有由其創建的文件；按照所別來進行查看，即文件夾方式的查看，看到的是該所所有的文件；根據文件類型進行查看，即文檔的業務類型查看，看到的是屬於該類型的所有文件；
所述的文檔生命周期管理系統包括工作區、歸檔區、發布區、報廢區、回收區；
所述的文檔的權限管理系統用於將文檔統一採用文控發布的方式，系統記錄發布的過程與用戶籤收的記錄，便於追溯；
實施例3
所述的企業信息管理系統，所述的物料分類與屬性管理模塊包括新物料的新增模塊、產品的選配模塊。實施例4:
所述的企業信息管理系統，所述的研發項目管理模塊中包括項目流程模板。
實施例5
利用上述的企業信息管理系統進行企業信息管理的方法，包括圖文檔與表單管理、物料分類與屬性管理、研發項目管理、審批流程管理、設計變更管理，
所述的圖文檔與表單管理是將企業內部的資料以附件的形式存放在FTP伺服器中，並對文件進行加密處理，有權限的用戶才能打開文件查看，當用戶將個人電腦上製作好的資料上傳來進行管理的時候，先按照對於的業務類型、文件夾進行文件上傳到工作區，此時文件可以進行修改，通過審核之後的文件自動到歸檔區，此時文件已經受控，此時文件將不可隨意修改，若要修改則該份文件需要發生版本的變化，即此時會產生文檔版本的概念，歸檔文件下發給應用部門的時候，接受文件的用戶可在其發布區中查看分發給其的文件，系統內作廢的文件統一由資料管理員進行文件報廢操作，此時文件進入到報廢區，文檔的版本控制方式按照項目階段。來進行劃分，在文件的審批過程中設置一個發布節點，對籤審通過後即可發布的文件由資料管理員對所籤文件進行發布，發布授予的權限分為瀏覽、只讀、可修改權限；
所述的物料分類與屬性管理是建立物料分類，建立起規範的新物料的申請流程，選配時先查看現有產品庫中有沒有符合客戶需求的產品，若沒有則再進行產品的選配，若有符合客戶需求的產品或者其能夠進行產品的選配，則可直接判斷產品是否可滿足客戶需求；按照產成品、系統、分系統、總成件、零件進行較為詳細的分類，並定義每個分類的屬性項。根據物料分類建立起企業統一的物料編碼規則。在系統內建立以下幾個角色，並對其分配好相應權限。物料維護人員對物料庫有維護權限，可新增、修改、刪除物料，未來負責將PLM物料和BOM傳遞到ERP。物料標準化人員檢查物料屬性是否按照規範進行屬性描述。所述的研發項目管理是建立相應的流程模板，項目建立好後，開始規劃項目，內容包括調整任務引用模塊新建的項目，若有任務需要增加或減少，可進行調整，包括任務之間的前置後續關係也可根據情況進行調整；團隊成員維護及任務分派將項目團隊成員添加進項目組並給每個任務分配具體的任務負責人或執行人；工期設置為任務設定計劃工期，項目規劃好了之後，項目負責人啟動項目，各任務的負責人將會收到其負責的任務，當在項目執行過程中，由於客戶需求變化、人員調整、計劃工期變化等情況需要對原規劃的項目進行調整，則應該啟動項目變更流程；成立項目管理部，主要職責是做項目管理方面的工作，即技術環節人員只管做好技術工作，項目過程中的跟蹤、推進及匯報工作由項目管理部人員來執行。若在一個任務中，任務的負責人只有一個，但是該任務的輸出是多個人員的交付物匯總，則可由負責人發起資料匯總流程，採用審批流程的方式進行資料的匯總。
所述的審批流程管理是針對流程節點可設置該節點的處理時間，比如說所長審核階段設定其處理時間是4小時，可設置4小時內未處理則通過郵件催辦(可綁定徐工公司內部郵箱，要求每個用戶有一個固定郵箱)。當然也可實現手機簡訊的催辦，但這得與電信運營商購買簡訊平臺。流程節點的協辦與轉辦功能比如說在技術副總與研究院正副院長審核節點中，副總或正副院長在審批的過程中若需要參考總經理的意見，則可在該節點上協辦給總經理，由總經理給出審核意見進行審核。流程代理當某用戶出差期間不方便審批流程的時候，可設置該類流程可由其他同事代理行使審核職責。 所述的設計變更管理包括設計變更申請流程和設計變更執行流程。
權利要求
1.一種企業信息管理系統，其特徵是包括圖文檔與表單管理模塊、物料分類與屬性管理模塊、研發項目管理模塊、審批流程管理模塊、設計變更管理模塊， 所述的圖文檔與表單管理模塊用於將企業內部的資料以附件的形式存放，附件的實際存放位置是在FTP伺服器中； 所述的物料分類與屬性管理模塊包括根據產品、零部件參數信息建立物料族庫，根據物料分類建立起企業統一的物料編碼規則，和圖文檔與表單建立關聯，形成完整的產品結構； 所述的研發項目管理模塊用於將全新產品開發項目、改型產品開發項目、客戶需求開發項目分別建立相應的流程模板、調整任務、團隊成員維護及任務分派、工期設置； 所述的審批流程管理模塊包括針對流程節點設置該節點的處理時間、流程節點的協辦與轉辦、流程代理； 所述的設計變更管理模塊用於將變更通知單和申請單採用流程表單的方式，做單據欄位控制，使得單據與系統統一界面。
2.根據權利要求I所述的企業信息管理系統，其特徵是所述的圖文檔與表單管理模塊中包括三種查看視圖系統、文檔生命周期管理系統、文檔的權限管理系統、圖文檔的發布與回收管理系統， 所述的三種查看視圖系統包括根據創建人進行查看，切換到創建人查看視圖後，看到的是該人員所有由其創建的文件；按照所別來進行查看，即文件夾方式的查看，看到的是該所所有的文件；根據文件類型進行查看，即文檔的業務類型查看，看到的是屬於該類型的所有文件； 所述的文檔生命周期管理系統包括工作區、歸檔區、發布區、報廢區、回收區； 所述的文檔的權限管理系統用於將文檔統一採用文控發布的方式，系統記錄發布的過程與用戶籤收的記錄，便於追溯。
3.根據權利要求I或2所述的企業信息管理系統，其特徵是所述的物料分類與屬性管理模塊包括新物料的新增模塊、產品的選配模塊。
4.根據權利要求I或2所述的企業信息管理系統，其特徵是所述的研發項目管理模塊中包括項目流程模板。
5.一種利用上述的企業信息管理系統進行企業信息管理的方法，其特徵是包括圖文檔與表單管理、物料分類與屬性管理、研發項目管理、審批流程管理、設計變更管理， 所述的圖文檔與表單管理是將企業內部的資料以附件的形式存放在FTP伺服器中，並對文件進行加密處理，有權限的用戶才能打開文件查看，當用戶將個人電腦上製作好的資料上傳來進行管理的時候，先按照對於的業務類型、文件夾進行文件上傳到工作區，此時文件可以進行修改，通過審核之後的文件自動到歸檔區，此時文件已經受控，此時文件將不可隨意修改，若要修改則該份文件需要發生版本的變化，即此時會產生文檔版本的概念，歸檔文件下發給應用部門的時候，接受文件的用戶可在其發布區中查看分發給其的文件，系統內作廢的文件統一由資料管理員進行文件報廢操作，此時文件進入到報廢區，文檔的版本控制方式按照項目階段來進行劃分，在文件的審批過程中設置一個發布節點，對籤審通過後即可發布的文件由資料管理員對所籤文件進行發布，發布授予的權限分為瀏覽、只讀、可修改權限；所述的物料分類與屬性管理是建立物料分類，建立起規範的新物料的申請流程，選配時先查看現有產品庫中有沒有符合客戶需求的產品，若沒有則再進行產品的選配，若有符合客戶需求的產品或者其能夠進行產品的選配，則可直接判斷產品是否可滿足客戶需求；所述的研發項目管理是建立相應的流程模板，項目建立好後，開始規劃項目，內容包括調整任務引用模塊新建的項目，若有任務需要增加或減少，可進行調整，包括任務之間的前置後續關係也可根據情況進行調整；團隊成員維護及任務分派將項目團隊成員添加進項目組並給每個任務分配具體的任務負責人或執行人；工期設置為任務設定計劃工期，項目規劃好了之後，項目負責人啟動項目，各任務的負責人將會收到其負責的任務，當在項目執行過程中，由於客戶需求變化、人員調整、計劃工期變化等情況需要對原規劃的項目進行調整，則應該啟動項目變更流程； 所述的審批流程管理是針對流程節點設置該節點的處理時間，流程節點的協辦與轉辦，流程代理當某用戶出差期間不方便審批流程的時候，可設置該類流程可由其他同事代理行使審核職責； 所述的設計變更管理包括設計變更申請流程和設計變更執行流程。
全文摘要
本發明涉及一種企業信息管理系統及管理方法。目前一些企業在新產品開發立項到最終產品批產過程中，各個業務環節都會產生大量信息，這些信息分散管理、技術資料籤審、發放和項目管理都是通過手工方式，逐步顯示出工作狀況不透明、不及時、設計質量不可控制等情況。本發明包括圖文檔與表單管理模塊、物料分類與屬性管理模塊、研發項目管理模塊、審批流程管理模塊、設計變更管理模塊，本發明通過項目管理和電子工作流程管理方法，以實現產品開發項目進度的控制和工作監控，通過項目監控動態的了解產品的實際工作情況，以此為基礎進行有效、合理的工作安排和分派，實現無紙化辦公。
文檔編號G06Q10/06GK102831505SQ20121029598
公開日2012年12月19日 申請日期2012年8月20日 優先權日2012年8月20日
發明者陸理, 楊佐民, 王麗, 張立智, 邵敬娟 申請人:南京徐工汽車製造有限公司