文件管理系統的製作方法

2023-05-24 03:34:36 1

專利名稱：文件管理系統的製作方法
技術領域：
本發明涉及防止保管在柜子等的文件架上的重要文件被非法帶出而 被濫用的文件管理系統。
背景技術：
以往，合同書、規格書、設計圖、公司內部文件等記載有外部人員不應知道的機密性高的內容的重要文件保管在公司內的柜子(cabinet)等文 件架中，由諸如此類的方法進行嚴格管理。
通常，將重要文件保管在具有上鎖的上鎖開鎖裝置的柜子內等，以免 被盜或輕易閱讀內容，由此進行管理的情況居多。
然而，有時在公司職員中有懷有歹意的人，因此也能想到即使為公司 職員，也可能被第三人誘使、出於錢財目的而偷盜出這些重要文件的公司 內犯罪行為。
例如，若公司職員屬於人事部，就能夠輕易知道保管重要文件的柜子 或將上鎖的所述柜子開鎖的鑰匙的保管場所等。
從而，休息日等其他公司職員不在時， 一個人也能偷盜出保管在柜子 中的重要文件，因此，也能想到受到信賴的公司職員進行的公司內犯罪行 為的發生。
公司內保管的信息越有價值，越可能發生這樣的公司內犯罪行為，從 而存在不能簡單地防止的問題。
作為以往技術，提出了通過事先登記開鎖人的指紋、聲紋、視網膜、 面容等信息，在進行保管有文件的箱子的開鎖時，進行基於這些登記信息 的認證，從而確保安全的技術(例如，參照專利文獻l)。
然而，由於工作的關係，多個公司職員欲從柜子等保管有文件的箱子 取出文件而頻繁閱讀的情況下，由於每次都進行基於登記信息的認證處
理，因此也具有花費時間，工作效率下降的問題。
由於這樣的情況，在出入場所被上鎖管理的房間中，只要重要的文件 從該房間不被帶出即可，因此，在處理工作的方面來說，使許可閱讀這些 重要文件的公司職員在該房間中自由閱讀是有效的。
然而，還沒有在從保管重要文件的房間的出口向外部帶出重要文件 時，若為不具有帶出權限的人就使其不能帶出的技術，因此是不方便的。
專利文獻1:特開2003—269024號公報

發明內容
1本發明提供一種文件管理系統，其在柜子等中保管的重要文件從其房 間的出口向外部被帶出時，即使為公司職員，只要是不具有帶出權限的人， 也使其不能輕易地帶出，從而能夠防止公司職員等進行的帶出重要文件等 公司內犯罪行為。
本發明的一實施方式中，提供一種文件管理系統，其防止保管的文件從房間被非法帶出，其特徵在於，包括文件，其附帶有非接觸方式的信息存儲介質，該信息存儲介質存儲有文件識別信息；信息存儲介質讀取裝 置，其具有以非接觸方式從保管在文件架上的文件的所述信息存儲介質讀 取文件識別信息的讀取機構、和在成為不能讀取由所述讀取機構讀取的文 件識別信息的狀態時向處理裝置發送信號的機構；非接觸方式的便攜信息 存儲介質，其存儲有個人識別信息；第一便攜信息存儲介質讀取裝置，其 從自所述文件架取出文件的文件取出人的所述便攜信息存儲介質讀取所 述個人識別信息；上鎖開鎖裝置，其控制所述房間的出口門的上鎖開鎖； 第二便攜信息存儲介質讀取裝置，其設在所述房間的出口門附近；信息處 理裝置，其以可通信的方式與所述第一便攜信息存儲介質讀取裝置、第二 便攜信息存儲介質讀取裝置、所述信息存儲介質讀取裝置、和所述上鎖開 鎖裝置連接，所述信息處理裝置具有文件信息資料庫，其登記有保管於 文件架上的文件所附帶的信息存儲介質的文件識別信息；文件帶出權限信 息資料庫，其與個人識別信息建立關係而登記有許可帶出的文件的文件識 別信息；取出文件特定機構，其在從所述信息存儲介質讀取裝置接收了信 號時，基於所述文件信息資料庫，特定所取出的文件的文件識別信息；判斷機構，其基於登記在所述文件帶出權限信息資料庫中的信息，根據從所 述第一便攜信息存儲介質讀取裝置接收的個人識別信息、和由所述取出文 件特定機構特定的文件的文件識別信息，判斷所述文件取出人是否具有該文件的取出權限；在從第二便攜信息存儲介質讀取裝置接收了所述個人識別信息時，所述文件取出人己經由所述判斷機構判斷為具有帶出權限的情 況下，向所述上鎖開鎖裝置發送用於解除出口門的鎖定狀態的信號的機 構。
所述文件管理系統中，即使為公司職員，只要對所帶出文件沒有被賦 予預先登記的帶出權限，則也不能對該房間的出口門的上鎖進行開鎖，因 此，具有能夠防止公司職員等進行的重要文件被帶出等公司內犯罪行為。
在本發明的其他的實施方式中，文件管理系統的特徵在於，所述非接觸方式的信息存儲介質是RFID無線標籤，所述信息存儲介質讀取裝置是 標籤閱讀器(tag reader),非接觸方式的便攜信息存儲介質是非接觸IC卡， 所述便攜信息存儲介質讀取裝置是IC卡閱讀器。
所述文件管理系統中，文件上附設RFID無線標籤，得到文件的取出 信息，並且利用非接觸IC卡進行從放置有文件的房間退出的人的帶出權 限的判斷處理，由此具有能夠防止不具有帶出權限的人員進行的文件非法 帶出的效果。


圖1是說明本發明的實施方式的文件管理系統的結構概要的圖。
圖2是本發明的實施方式的文件管理系統的方框圖。
圖3是表示本發明的實施方式的文件管理系統的信息處理裝置具備的
文件信息資料庫的登記信息的 一例的圖。
圖4是表示本發明的實施方式的文件管理系統的信息處理裝置具備的
文件帶出權限信息資料庫的登記信息的一例的圖。
圖5是表示本發明的實施方式的文件管理系統的信息處理裝置具備的
公司職員信息資料庫的登記信息的 一 例的圖。
圖6是表示本發明的實施方式的文件管理系統的處理步驟的流程圖。 圖中1—文件；2—RFID無線標籤(tag); 3—文件架；4， IO—標籤閱讀器；5， 13—IC卡閱讀器；6—非接觸IC卡；7—公司職員；8—通信 線路；9一信息處理裝置；ll一上鎖開鎖裝置；12—出口門；14—房間； 15—出口門附近的空間區域；16—隔壁；17—通路。
具體實施例方式
以下，根據附圖，詳細說明本發明的實施方式的文件管理系統。
圖1是說明本發明的實施方式的文件管理系統的結構概要的圖，圖2 是本發明的實施方式的文件管理系統的方框圖，圖3是表示本發明的實施 方式的文件管理系統的信息處理裝置具備的文件信息資料庫的登記信息 的一例的圖，圖4是表示本發明的實施方式的文件管理系統的信息處理裝 置具備的文件帶出權限信息資料庫的登記信息的一例的圖，圖5是表示本 發明的實施方式的文件管理系統的信息處理裝置具備的公司職員信息數 據庫的登記信息的一例的圖，圖6是表示本發明的實施方式的文件管理系 統的處理步驟的流程圖。
如圖1所示，管理向房間外部的帶出的重要文件1附帶有作為非接觸 方式的信息存儲介質的RFID無線標籤2，並保管在文件架3上。
所述文件架3可以為附帶有門且具有上鎖開鎖裝置的柜子，也可以為 不附帶有門的架子，但無論哪一種，都具備以非接觸方式進行保管在文件 架3上的文件1的RFID無線標籤2中存儲的標籤ID的讀取的作為信息存 儲介質讀取裝置的標籤閱讀器4。
配備在文件架3上的標籤閱讀器4在文件架3設有天線，從而能夠利 用電波接收標籤ID，使得始終讀取保管在文件架3上的所有文件1的RFID 無線標籤2中存儲的標籤ID。
另外，能夠由標籤閱讀器4讀取的距離設定為幾十釐米左右，並且設 定為若從文件架3取出文件1並離開，則不能讀取附帶在文件1上的 RFID無線標籤2中存儲的標籤ID。
另外，文件架3具備作為第一便攜信息存儲介質讀取裝置的非接觸用 的第一IC卡閱讀器5。
所述IC卡閱讀器5可以直接配備在文件架3上，也可以設置在文件 架3附近。
另外，預先向公司職員7發放了作為公司職員證的非接觸IC卡6，該 非接觸IC卡6是便攜信息存儲介質，存儲有作為個人識別信息的公司職 員ID，用IC卡閱讀器5可讀取非接觸IC卡6中存儲的公司職員ID。
標籤閱讀器4和IC卡閱讀器5經由通信線路8以可通信的方式與信 息處理裝置9連接。
還有，由配備在文件架3上的標籤閱讀器4始終讀取的文件1上附設 的RFID無線標籤2中存儲的標籤ID經由通信線路8向信息處理裝置9 發送。
從而，在由於公司職員7取出保管在文件架3上的文件1，導致不能 讀取由標籤閱讀器4始終讀取的標籤ID時，通過從標籤閱讀器4始終發 送的標籤ID的發送停止，由此能夠在信息處理裝置9側判斷為文件1從 文件架3被取出。
另外，由IC卡閱讀器5從非接觸IC卡6讀取的公司職員ID也經由 通信線路8向信息處理裝置9發送。
公司職員7在從文件架3取出文件1時，使IC卡閱讀器5讀取存儲 在非接觸IC卡6中的公司職員ID，由此將公司職員ID向信息處理裝置9 發送。
由此，在從文件架3取出文件1時，向信息處理裝置9發送公司職員 ID和不能讀取標籤ID的讀取停止的標籤ID信息，從而能夠用信息處理 裝置9管理文件1的取出信息。
另外，在房間的出口門12側附近具備作為信息存儲介質讀取裝置的 標籤閱讀器10。
所述標籤閱讀器10在帶出保管於文件架3上的文件1以外的文件時 使用，具有如下功能通過使附帶在文件上的RFID無線標籤2中存儲的 標籤ID靠近，讀取標籤ID，並經由通信線路8向信息處理裝置9發送標 籤ID。
進而，房間的出口門12具備控制出口門12的開鎖的上鎖開鎖裝置11 。
上鎖開鎖裝置11經由通信線路8以可通信的方式與信息處理裝置9連接。
出口門IO始終被上鎖開鎖裝置11鎖定為上鎖的狀態，通過使上鎖開
鎖裝置11從信息處理裝置9接收指示信號，進行電控制而設定為開鎖狀
態，使得公司職員7打開出口門12而到房間外。
另外，在出口門12附近具備作為第二便攜信息存儲介質讀取裝置的 第二 IC卡閱讀器13，從打開出口門12而到房間外的公司職員7的非接觸 IC卡6讀取所存儲的公司職員ID。
所述IC卡閱讀器13經由通信線路8以可通信的方式與信息處理裝置 9連接，由IC卡閱讀器13讀取的公司職員ID向信息處理裝置9發送。
所述房間14具備將出口門12附近的空間區域15從放置有文件架3 的其他空間區域隔開的隔壁16，進而在隔壁16的一部分設有一個公司職 員7能夠通過的通路17。
由所述隔壁16隔開的出口門12附近的空間區域15設為不能進入多 名公司職員，只能使僅一名公司職員進入所述空間區域15，從而為了從出 口門12出來而進行基於IC卡閱讀器13的非接觸IC卡6的讀取等。
由此，防止在一次基於非接觸IC卡6的認證處理下，非法地沒有接 受認證的其他公司職員利用接受了認證的公司職員乘機從出口門12出來。
其次，基於圖2及圖5，對信息處理裝置9進行說明。
信息處理裝置9具備文件信息資料庫18、文件帶出權限信息資料庫 19、公司職員信息資料庫20、取出文件特定機構21、判斷機構22、開鎖 信號發送機構23、認證機構24、存儲機構25、控制機構26等。
在文件信息資料庫18中，如圖3所示，關於保管在文件架3上的文 件1，在每個該文件1附帶的RFID無線標籤2中登記有標籤ID27、文 件名稱28以及標籤ID讀取的有無信息29等，所述標籤ID讀取的有無信 息29表示信息處理裝置9是否正在從配備在文件架3上的標籤閱讀器4 接收由標籤閱讀器4讀取的標籤ID27的信息。
在圖3所示的例子中，標籤ID為"3062"的文件的標籤ID讀取的有 無信息29顯示為"X"，表示文件從文件架已取出的狀態。
這樣，通過確認存儲在文件信息資料庫18中的信息，能夠調查文件 架3上保管有哪個文件、哪個文件已被取出的狀態。
其次，在文件帶出權限信息資料庫19中，在每個附帶在文件1上的 RFID無線標籤2的標籤ID27中登記有具有將所述文件帶出到房間外部的權限的公司職員的公司職員ID30。
根據文件帶出權限信息資料庫19的登記信息，可按每個文件調查誰 具有從房間帶出的權限，從而禁止在所述文件帶出權限信息資料庫19中 沒有賦予帶出權限的公司職員從所述文件的房間帶出所述文件。
另外，由於人事變動等，可以根據需要改變每個文件的帶出權限，但 此時，設定為需要具有文件管理的正式權限的人的批准等，徹底實現文件 管理。
其次，在公司職員信息資料庫20中登記有公司職員ID31、姓名32、 所屬部門名稱33、職務34等公司職員信息。
根據所述公司職員信息資料庫20中登記的公司職員ID31、和文件帶 出權限信息資料庫19中登記的具有帶出權限的公司職員的公司職員 ID30，能夠按每個文件特定誰具有帶出權限。
另外，取出文件特定機構21中，在由於公司職員從文件架3取出文 件，導致不能接收由標籤閱讀器4讀取的公司職員ID27的信息時，表示 不能接收的標籤ID存在的信息從標籤閱讀器4到達信息處理裝置9,由此 根據文件信息資料庫18的登記信息特定不能讀取標籤ID的文件，並且向 標籤ID讀取的有無信息29進行"X"寫入處理。
另外，判斷機構22具有以下所述的功能，即在公司職員7從文件 架3取出文件1時，用IC卡閱讀器5讀取非接觸IC卡6中存儲的公司職 員ID，將信息處理裝置9接收的公司職員ID和由取出文件特定機構21 特定的、公司職員從文件架3取出的文件上附設的RFID無線標籤2中存 儲的標籤ID與文件帶出權限信息資料庫19的登記信息進行核對，進行所 述公司職員是否具有將所述文件帶出到房間外部的權限的判斷處理。
還有，判斷機構22在判斷為所述公司職員具有文件的帶出權限的情 況下，向開鎖信號發送機構23發送如下所述的信號，即許可從信息處 理裝置9向上鎖開鎖裝置11發送指示將出口門12進行開鎖的指示信號。
認證機構24中，在配備於出口門12附近的IC卡閱讀器13從公司職 員7的非接觸IC卡6讀取公司職員ID，從IC卡閱讀器13向信息處理裝 置9發送了公司職員ID的情況下，信息處理裝置9根據接收的公司職員 ID和公司職員信息資料庫20的登記信息，進行認證處理，進行可否打開出口門12的判斷，並且在認可了認證的情況下，向開鎖信號發送機構23
發送如下所述的信號，即許可從信息處理裝置9向上鎖開鎖裝置11發
送指示將出口門12進行開鎖的指示信號。
其次，開鎖信號發送機構23從信息處理裝置9向上鎖開鎖裝置11發 送指示將出口門12進行開鎖的指示信號，但規定有幾個用於進行指示信 號的發送的條件。
首先，第一從判斷機構22和認證機構24接收許可從信息處理裝置 9向上鎖開鎖裝置11發送指示將出口門12進行開鎖的指示信號的信號的情況。
第二從認證機構24接收許可從信息處理裝置9向上鎖開鎖裝置11 發送指示將出口門12進行開鎖的指示信號的信號，進而文件信息資料庫 18的信息中沒有從文件架3取出的文件的狀態的情況。
第三從認證機構24接收許可從信息處理裝置9向上鎖開鎖裝置11 發送指示將出口門12進行開鎖的指示信號的信號，進而信息處理裝置9 接收由配備在出口附近的標籤閱讀器10讀取的RFID無線標籤2的標籤 ID，由判斷機構22判斷出所述公司職員具有帶出文件的權限，開鎖信號 發送機構23從信息處理裝置9接收了向上鎖開鎖裝置11指示將出口門12 進行開鎖的指示信號的情況。
在滿足以上三種條件的情況下，從信息處理裝置9向上鎖開鎖裝置11 發送指示將出口門12進行開鎖的指示信號，上鎖開鎖裝置11基於接收的 指示信號，將出口門的鑰匙進行開鎖。
即，在所述第一種條件的情況下，在一名公司職員帶出文件的情況下 有效，在所述第二種條件的情況下，在不帶出文件而退出的情況下有效， 進而在所述第三種條件的情況下，在房間內多名公司職員從文件架3取出 文件的情況下有效。
另外，所述第三種條件的情況設定為優先於所述第一種條件的情況。
由此，即使在房間內多個公司職員從文件架3取出文件的情況下，也 通過臨時由標籤閱讀器10讀取文件的RFID無線標籤2的標籤ID，使得 即便其他公司職員正在從文件架3取出文件，也能夠從房間帶出文件。
其次，基於圖6的流程圖說明本發明的文件管理系統的處理步驟。
首先，若公司職員7從文件架3取出所希望的文件2，則文件架3的 標籤閱讀器4成為不能讀取存儲在RPID無線標籤2中的標籤ID的狀態， 從標籤閱讀器4向信息處理裝置9發送表示不能讀取的文件取出信號(步 驟l)。
在信息處理裝置9中，基於文件取出信號的接收信號，向文件信息數 據庫18中存儲的標籤讀取的有無的信息寫入表示不能讀取的信息"X" (步驟2)。
另外，公司職員7在從文件架3取出所希望的文件2時，用IC卡閱 讀器5讀取非接觸IC卡6中存儲的公司職員ID (步驟3)。
然後，從IC卡閱讀器5向信息處理裝置9發送公司職員ID(步驟4)。
在信息處理裝置9中，根據從標籤閱讀器4接收的標籤ID和從IC卡 閱讀器5接收的公司職員ID，基於登記在文件帶出權限信息資料庫19中 的信息，進行所述公司職員7是否具有將所述文件1帶出到房間14外部 的權限的判斷處理(步驟5)。
在所述判斷處理中，判斷為所述公司職員7具有將所述文件1帶出到 房間14外部的權限的情況下，暫時存儲機構25中存儲標籤ID和公司職 員ID作為帶出預定信息(步驟6)。
然後，所述公司職員7為了將所述文件1帶出到房間14的外部，而 通過隔壁16的通路17並移動到出口門12附近的空間區域15後，用IC 卡閱讀器13讀取存儲在非接觸IC卡6中的公司職員ID (步驟7)。
從IC卡閱讀器13向信息處理裝置9發送公司職員ID (步驟8)。
其次，在信息處理裝置9中，核對所接收的公司職員ID和登記在公 司職員信息資料庫20中的公司職員ID31，進行公司職員的認證處理(步 驟9)。
在所述認證處理中被承認的情況下，確認存儲機構25中是否存儲有 帶出預定信息，將認證被承認的公司職員ID和作為帶出預定信息而存儲 的公司職員ID的一致作為條件，利用信息處理裝置9的開鎖信號發送機 構23向上鎖開鎖裝置11發送指示開鎖的指示信號(步驟10)。
然後，上鎖開鎖裝置11從信息處理裝置9接收指示開鎖的指示信號， 進行出口門12的鑰匙的開鎖(步驟ll)。
如上所述，在本發明的文件管理系統中，用上鎖開鎖裝置11控制出口
門12的鑰匙的開閉狀態，另外，基於來自信息處理裝置9的指示信號控 制上鎖開鎖裝置11，使信息處理裝置9根據基於來自文件架3的標籤閱讀 器4及IC卡閱讀器5、和配備在出口門12附近的IC卡閱讀器13的接收 信息的判斷處理或承認處理的結果進行控制，因此，按每個文件判斷帶出 權限的有無，從而，即使為公司職員也不能帶出不具有帶出權限的文件。
產業上的可利用性
本發明可利用在企業、公共機關以及其他場所中管理文件的系統。
權利要求
1.一種文件管理系統，其防止保管的文件從房間被非法帶出，其特徵在於，包括文件，其附帶有非接觸方式的信息存儲介質，該信息存儲介質存儲有文件識別信息；信息存儲介質讀取裝置，其具有以非接觸方式從保管在文件架上的文件的所述信息存儲介質讀取文件識別信息的讀取機構、和在成為不能讀取由所述讀取機構讀取的文件識別信息的狀態時向處理裝置發送信號的機構；非接觸方式的便攜信息存儲介質，其存儲有個人識別信息；第一便攜信息存儲介質讀取裝置，其從自所述文件架取出文件的文件取出人的所述便攜信息存儲介質讀取所述個人識別信息；上鎖開鎖裝置，其控制所述房間的出口門的上鎖開鎖；第二便攜信息存儲介質讀取裝置，其設在所述房間的出口門附近；信息處理裝置，其以可通信的方式與所述第一便攜信息存儲介質讀取裝置、第二便攜信息存儲介質讀取裝置、所述信息存儲介質讀取裝置、和所述上鎖開鎖裝置連接，所述信息處理裝置具有文件信息資料庫，其登記有保管於文件架上的文件所附帶的信息存儲介質的文件識別信息；文件帶出權限信息資料庫，其與個人識別信息建立關係而登記有許可帶出的文件的文件識別信息；取出文件特定機構，其在從所述信息存儲介質讀取裝置接收了信號時，基於所述文件信息資料庫，特定所取出的文件的文件識別信息；判斷機構，其基於登記在所述文件帶出權限信息資料庫中的信息，根據從所述第一便攜信息存儲介質讀取裝置接收的個人識別信息、和由所述取出文件特定機構特定的文件的文件識別信息，判斷所述文件取出人是否具有該文件的取出權限；在從第二便攜信息存儲介質讀取裝置接收了所述個人識別信息時，所述文件取出人已經由所述判斷機構判斷為具有帶出權限的情況下，向所述上鎖開鎖裝置發送用於解除出口門的鎖定狀態的信號的機構。
2.根據權利要求1所述的文件管理系統，其特徵在於， 所述非接觸方式的信息存儲介質是RFID無線標籤，所述信息存儲介質讀取裝置是標籤閱讀器，非接觸方式的便攜信息存儲介質是非接觸IC卡，所述便攜信息存儲介質讀取裝置是IC卡閱讀器。
全文摘要
一種文件管理系統，其包括附帶有信息存儲介質的文件；讀取文件識別信息的讀取機構；在成為不能讀取文件識別信息的狀態時向處理裝置發送信號的信息存儲介質讀取裝置；便攜信息存儲介質；第一便攜信息存儲介質讀取裝置；第二便攜信息存儲介質讀取裝置；上鎖開鎖裝置；信息處理裝置，信息處理裝置具有文件信息資料庫；文件帶出權限信息資料庫；基於文件信息資料庫特定文件的文件識別信息的取出文件特定機構；根據從第一便攜信息存儲介質讀取裝置接收的個人識別信息和文件識別信息，判斷帶出權限的判斷機構；在從第二便攜信息存儲介質讀取裝置接收了個人識別信息時，具有帶出權限的情況下，對上鎖開鎖裝置發送解除鎖定狀態的信號的機構。
文檔編號G06Q50/00GK101203891SQ20068002108
公開日2008年6月18日 申請日期2006年6月14日 優先權日2005年6月16日
發明者近田恭之 申請人:大日本印刷株式會社