差旅費報銷系統及方法
2023-05-03 02:48:11 2
專利名稱：差旅費報銷系統及方法
技術領域：
本發明涉及一種種結合信用卡消費與企業實體差旅費報銷程序的差旅費報銷系統及方法。
當前企業集團紛紛朝向國際化經營的趨勢下，差旅費用就諸多中大型企業而言，已佔其年營運固定成本相當比例(約佔公司可控制費用第三大支出，僅低於薪資及稅金)。為了有效地控制管理這筆龐大費用，多數企業都訂有其內部員工的差旅政策及特定製度，以期適度規範出差費用，而以企業卡或特約發卡機構信用卡支付差旅費用即為解決方案之一。
另就差旅費報銷程序而言，現行模式多半需檢驗附加如發票、票根等大量相關單據，這樣作不僅易於遺失混淆，且不論就差旅費申報人本身，或其後續主管及會計單位的籤核過程，都須耗費大量時間一一核對；即使讓員工如上述以企業卡或特約發卡機構信用卡支付差旅費用，但仍無法免除繁瑣的存根紙面籤報核對工作，故其對企業整體營運成本的耗損極為可觀；且該各種大量單據的檢核、傳送與保存等行為，更與當前辦公室力求電子化、無紙化的趨勢大相違背。
因此，本發明的一個目的，在於提供一種結合信用卡消費行為與企業實體差旅費報銷程序的差旅費報銷系統及方法。
本發明的另一個目的在於提供一種差旅費報銷系統及方法，以簡化企業實體差旅費報銷及其後的審核操作。
為實現上述目的，本發明提供一種差旅費報銷系統及方法，該系統及方法應用在企業實體的差旅費報銷系統中，該企業實體員工均具有一個員工識別碼以登入該報銷系統，該員工出差期間是以一個發卡機構發行的信用卡進行消費，而該信用卡包含一個對應員工識別碼的信用卡識別碼；該報銷系統接收來自該發卡機構的刷卡數據，並將其存儲在一個刷卡記錄資料庫，其中每個刷卡數據都對應於一個信用卡識別碼；當員工以員工識別碼進入報銷系統時，報銷系統即根據員工識別碼從刷卡記錄資料庫中，搜尋出對應於該次出差期間，所有對應該員工識別碼的信用卡識別碼所對應的刷卡數據，以形成一個刷卡數據文件，其中每個刷卡數據文件是對應於一次出差期間的；該員工編輯刷卡數據文件，並將編輯後的刷卡數據文件存儲在刷卡記錄資料庫後，將由其主管確認並將該刷卡數據文件再次存儲在刷卡記錄資料庫，而由會計系統依據確認後的刷卡數據文件支付該員工差旅費用。
為此，在差旅費報銷程序中可省略大量檢附單據，就差旅費申請人及其後的審核主管、會計單位等，都可以節省可觀的人力資源，相對亦提升員工持特定發卡支付消費的意願，故就發卡機構、企業實體及員工三方都受其利。
本發明的其它特徵及優點，在以下配合參考附圖的優選實施例的詳細說明中，將可清楚地理解，在附圖中
圖1是本發明的系統結構圖；圖2是本發明的實施流程圖；圖3是對應圖2步驟76中在差旅報銷系統顯示的畫面；圖4是對應圖2步驟78中在差旅報銷系統顯示的畫面；圖5是對應圖2步驟79中在差旅報銷系統顯示的畫面。
首先請參閱圖1所示的本發明系統結構圖，該系統是以設置在企業實體電腦網路伺服器的差旅費報銷系統1為中心，該報銷系統1主要包括一個存儲該企業實體員工差旅刷卡數據的刷卡記錄資料庫11，以及用於管理該刷卡記錄資料庫11的資料庫管理程序12，而可以對該資料庫11執行提取、編輯、存儲及其它管理功能，該報銷系統1另外具有多個控制模塊13，以執行使用者登入數據認證、數據運算、介面整合及其它控制功能。該報銷系統1與其它實體之間的關聯性如下一、發卡機構2它與該企業實體具合作關係，而讓該企業實體員工在差旅途中都持該發卡機構2發行的信用卡21進行消費，該信用卡21實質包括如企業卡、會員卡、貴賓卡、認同卡及折扣卡等，所有作為支付交易工具的電子貨幣。發卡機構2的電腦系統針對該企業實體員工的刷卡數據，相對建有一個會員刷卡記錄資料庫22，它與設置有該差旅系統1的企業實體網絡伺服器間是以網際網路(internet)23連接的，以即時或定時按批次將該企業實體員工在差旅途中持該信用卡21消費記錄，自發卡機構2端的會員刷卡記錄資料庫22可經加密措施後傳輸到企業實體的刷卡記錄資料庫11。
二、員工3通過一個終端機31(如個人電腦)經該企業實體內部網絡(intranet)32，或以WAP手機、PDA(個人數位助理機)及其它上網設備登入該企業實體網站，而與該企業實體網絡伺服器的報銷系統1連接，並經認證登入程序後，執行查詢、編輯、存儲其差旅持卡21消費記錄等功能，其中具有特定主管資格的員工3，並可通過該系統1以確認其下屬員工3報銷的差旅刷卡數據文件。
三、會計系統4其與報銷系統1是通過內部網絡41連接，用以將經上述特定主管確認的員工3申報請領差旅費用，經由銀行轉帳薪資支付系統5或其它方式發與該員工3。
利用上述基本關聯結構，以下將就該企業員工3在差旅途中持卡消費而至該等金額發放之間各流程步驟，進一步詳細說明請配合參閱上述圖1及圖2所示本發明差旅費報銷方法流程圖，當該企業實體員工3在經特定編號的某次差旅中，持發卡機構2發行的信用卡21消費，如交通購票、旅館住宿、電話費、購買禮物、公務交際或其它私人用途支出等，如圖2步驟71，該筆消費除自其消費處刷卡機通過金融信息網絡連接到發卡機構2，以進行如授權認證、有效期限及消費額度檢核等現行一般認證程序外，經認證成功而完成交易的該筆刷卡消費記錄，將同時存儲在發卡機構2針對該企業實體所設置的會員刷卡記錄資料庫22，如圖2步驟72。上述每筆刷卡數據都對應於一個信用卡識別碼，而該信用卡識別碼還對應企業實體每個員工3所屬的員工識別碼，為此，通過各刷卡數據所含的信用卡識別碼，即可對應確認該筆消費者的員工識別碼，亦即確認各筆刷卡數據是由哪個員工3所消費。
上述存儲在發卡機構2的會員刷卡記錄資料庫22，而包括各員工3在不同次差旅、時間、地點內的多筆刷卡數據，經加密後將通過網際網路21(如數據專線)，即時或定時(如以每天為間隔)成批次地傳輸到企業實體網絡伺服器的報銷系統1，如圖2步驟73。經上述資料庫管理程序12或伺服器的其它管理系統將該各刷卡數據解密後，轉換為企業實體內使用的特定格式而存儲在刷卡記錄資料庫11，如圖2步驟74，且其中每筆刷卡記錄位址都對應於一個信用卡識別碼。
當員工3結束差旅時，擬進行差旅費報銷程序之際，可利用其辦公室個人電腦31及內部網絡32連接到報銷系統1，但如果該員工3另有其它任務而短時間內無法返回辦公地點，亦可通過網際網路利用其它遠端終端機或WAP手機、PDA等上網設備，由該企業實體網站登入該系統1，使該各款項的發放不致延誤過久。員工通過個人電腦31的瀏覽器並配合鍵盤或其它輸入裝置，輸入其所屬員工識別碼及對應密碼，經系統1認證通過後即可進入該系統1，如圖2步驟75，且該系統1並依據該員工識別碼，從刷卡記錄資料庫11搜尋並提取對應的信用卡識別碼所屬所有刷卡數據，並根據前述代表各次差旅的特定編號而各匯整為一個刷卡數據文件，如圖2步驟76，其格式則如圖3所例示，而於每次差旅編號後還包括其起始日期、結束日期、地點、預支金額等數據。
當員工3如圖2步驟77點選圖3中的差旅編號，而進入圖4所示的各次差旅刷卡數據細項畫面後，即可就各筆刷卡數據進行編輯，如圖2步驟78。以該圖4為例，各筆刷卡數據包括其消費「日期」、「項目」、「幣別」、「金額」、「匯率」、「信用卡付費」(預設值)、「說明」項及「刪除」功能，其中「日期」及「金額」是從自刷卡記錄資料庫11所提取的，而「項目」、「幣別」、及「說明項」由員工3填選，「匯率」項則由該系統1內預先存儲的設定匯率自動帶出，如果員工3希望根據不同匯率核算時，須檢附證明文件。另外如果該筆刷卡數據是員工3私人用途(如圖4最下列所例示的購買工具書)，則須點選該「刪除」功能自報銷項目中刪除；反之，由於目前諸多消費地點尚不接收刷卡消費或僅接受特定發卡機構發行的信用卡，若干無法以該發卡機構2發行的信用卡21支付，而須以現金或其它發卡機構發行的信用卡消費的公務項目，亦可在圖4中最上列(其實際列數可視需要增加)填入後，選取最右側的「新增」功能而加入報銷項目中。
一旦員工3完成圖4中各次差旅刷卡數據細項的編輯後，報銷系統1即將該各數據以日期為列，交通費、雜費、住宿費等等為行分別予以匯總，而顯示如圖5上半部所例示的差旅費用報銷明細表，並配合對應該次差旅編號而存儲在系統1的預支金額，進一步核算須實際給付該員工3的差旅費用，或該員工3須退回的預支金餘額，即如圖5下半部表格所示。當員工3就該頁畫面內容確認無誤，點選最下方「送出」選項後，即可將經其編輯的刷卡數據文件重新存儲在刷卡記錄資料庫11，如圖2步驟79。
而後，報銷系統1的控制模塊13將通過內部網絡32通知該員工3的特定主管，提示其登錄進入該系統1後，瀏覽檢視經該員工3編輯並存儲的刷卡數據文件，經確認無誤後將該等刷卡數據文件再次存儲在刷卡記錄資料庫11，如圖2步驟80。上述確認程序中，該員工3所請領的若干特定項目檢驗附加相關單據數據，如交際費須附客戶名單等，提供主管認定核可。系統1的控制模塊13在接獲該主管再次存儲的刷卡數據文件後，即通過內部網絡41將該等刷卡數據文件傳送到該企業實體的會計系統4，將經上述主管確認的員工3申報請領差旅費用，經該企業實體的銀行轉帳薪資支付系統5匯入員工3銀行帳戶，或採人工或其它方式發放，如圖2步驟81。經會計系統4結算的各筆刷卡數據文件，在刷卡記錄資料庫11自動刪除前(如圖2步驟83)，並可進一步利用相關應用軟體匯整分析，如圖2步驟82，以助該企業實體經營者掌握其員工3差旅費用支付狀況及趨勢，並提供與相關消費服務廠商議價折扣的有力具體數據。
利用由上述系統結構及其執行流程，本發明的差旅費報銷系統及方法，相較現有企業信用卡消費及差旅費報銷模式，具有下述顯著優點一、簡化差旅費報銷手續員工3請領的各筆差旅費刷卡數據中，其諸多數據都可以通過網絡而由發卡機構2提供，而無須該員工3就每筆消費金額檢附相關紙本單據，且配合差旅系統1的自動計算匯整功能，不僅明顯簡化員工3報銷手續，其主管及會計單位的校核時間亦相對縮減，故其企業整體節省的人力資源將甚為可觀，更為當前辦公室無紙化及企業電子化必然趨勢。
二、提高單一企業信用卡使用率由於使用與企業實體配合的發卡機構2發行的信用卡21消費，可簡化其後的差旅費申報程序，其員工3持該卡21支付消費的意願自然大為提升，而就發卡機構2而言當然也非常歡迎，再就企業實體而言，不僅可落實其推行企業實體單一信用卡21的美意，亦可進一步與發卡機構2爭取更優惠的合作條件，故可產生企業實體、員工3及發卡機構2三方皆贏的利基。
但是，上述結合附圖的說明，僅是本發明的實施例而已，並非為了限定本發明的保護範圍；凡是熟悉該項技術的人士，其根據本發明的特徵範疇所為的其它等效變化或修飾，都應涵蓋在以下本發明的權利要求書的範圍內。
在本發明的申請文件中包含的元件標號具有以下含義1差旅費報銷系統 11刷卡記錄資料庫12資料庫管理程序13控制模塊2發卡機構 21信用卡22會員刷卡記錄資料庫23網際網路3員工 31終端機32內部網絡4會計系統 41內部網絡5薪資支付系統
權利要求
1.一種差旅費報銷方法，該方法應用在企業實體的電腦設備的差旅費報銷系統中，該企業實體的每個員工均具有一個員工識別碼，供該員工以該員工識別碼登入該報銷系統，該企業實體的員工在一次出差期間是以一個發卡機構發行的信用卡消費的，而該信用卡包含一個信用卡識別碼，以對應該員工的員工識別碼，該報銷方法包括下述步驟該報銷系統接收來自該發卡機構的刷卡數據，並將該刷卡數據存儲在一個刷卡記錄資料庫，其中每個刷卡數據勻對應於一個信用卡識別碼；當該員工以該員工識別碼進入該報銷系統時，該報銷系統根據該員工識別碼從該刷卡記錄資料庫中搜尋出對應的出差期間，所有對應於該員工識別碼的信用卡識別碼所對應的刷卡數據，以形成一個刷卡數據文件，其中每個刷卡數據文件對應於一次出差期間；以及該員工編輯該刷卡數據文件，並將編輯後的刷卡數據文件存儲到該刷卡記錄資料庫。
2.如權利要求1所述的差旅費報銷方法，其中還包括下述步驟當該員工將編輯後的刷卡數據文件存儲到該刷卡記錄資料庫時，該報銷系統將通知該員工的主管，該主管會進入該報銷系統，存取該編輯後的刷卡數據文件，而該主管確認無誤後即將該確認後的刷卡數據文件存儲在該刷卡記錄資料庫。
3.如權利要求2所述的差旅費報銷方法，其中還包括下述步驟當該主管將確認後的刷卡數據文件存儲在該刷卡記錄資料庫時，該報銷系統即將確認後的刷卡數據文件傳送到該企業實體的會計系統，該會計系統將依據確認後的刷卡數據文件，將該員工於出差期間的花費，轉入該員工的銀行帳戶。
4.如權利要求1所述的差旅費報銷方法，其中該員工編輯該刷卡數據文件時，可刪除該刷卡數據文件的某個刷卡數據。
5.如權利要求1所述的差旅費報銷方法，其中該員工編輯該刷卡數據文件時，可新增該刷卡數據文件的至少一個刷卡數據。
6.如權利要求1所述的差旅費報銷方法，其中該員工編輯該刷卡數據文件時，可修正該刷卡數據文件的刷卡數據。
7.一種差旅費報銷系統，該系統設置在企業實體的電腦設備中，該企業實體的每個員工均具有一個員工識別碼，供該員工以該員工識別碼登入該系統，該企業實體的員工在一次出差其間是以一個發卡機構發行的信用卡消費的，而該信用卡包含一個信用卡識別碼，以對應該員工的員工識別碼，該系統並接收來自該發卡機構的該企業實體員工刷卡數據，該報銷系統包括一個刷卡記錄資料庫，用以存儲該刷卡數據，其中每個刷卡數據對應一個信用卡識別碼；及一個資料庫管理程序，用以在該員工以其員工識別碼登入該系統後，供該員工搜尋其在該次出差期間，對應該員工識別碼的信用卡識別碼所對應的刷卡數據，以形成一個刷卡數據文件，且各該刷卡數據文件是對應於一次出差期間，該資料庫管理程序並提供該員工編輯該刷卡數據文件，並將該編輯後的刷卡數據文件存儲在該刷卡記錄資料庫。
8.如權利要求7所述的差旅費報銷系統，其中該報銷系統還包括多個控制模塊，當該員工將編輯後的刷卡數據文件存儲在該刷卡記錄資料庫時，該各控制模塊將通知該員工的主管，並供該主管進入該報銷系統存取該編輯後的刷卡數據文件，而該主管確認無誤後即將該確認後的刷卡數據文件存儲在該刷卡記錄資料庫。
9.如權利要求8所述的差旅費報銷系統，其中該主管將確認後的刷卡數據文件存儲在該刷卡記錄資料庫時，該各控制模塊即將確認後的刷卡數據文件傳送到該企業實體的會計系統，該會計系統將依據確認後的刷卡數據文件，將該員工在出差期間的花費，轉入該員工的銀行帳戶。
10.如權利要求7所述的差旅費報銷系統，其中該資料庫管理程序可供該員工編輯該刷卡數據文件時，可以刪除該刷卡數據文件的一個刷卡數據。
11.如權利要求7所述的差旅費報銷系統，其中該資料庫管理程序可供該員工編輯該刷卡數據文件時，可新增該刷卡數據文件的一個刷卡數據。
12.如權利要求7所述的差旅費報銷系統，其中該資料庫管理程序可供該員工編輯該刷卡數據文件時，可修正該刷卡數據文件的一個刷卡數據。
13.如權利要求7所述的差旅費報銷系統，其中該報銷系統設置的電腦設備為一個網絡伺服器。
全文摘要
本發明提供一種差旅費報銷系統及方法，該報銷系統接收一個發卡機構的員工刷卡數據並存儲在一個資料庫中，每個刷卡數據均對應於一個信用卡識別碼，當員工以一個員工識別碼登入系統時，系統即根據員工識別碼從資料庫中搜尋對應該員工識別碼的信用卡識別碼所對應的刷卡數據，供該員工編輯而重新存儲在資料庫中，並由其主管確認及會計系統支付該員工差旅費用。
文檔編號G06F17/30GK1393805SQ0112204
公開日2003年1月29日 申請日期2001年6月25日 優先權日2001年6月25日
發明者鄭文哲, 林佩儀, 範翠菁 申請人:緯創資通股份有限公司, 宏碁股份有限公司