北京智慧數字檔案室建設包括哪些（專業解讀智慧城市視角下的智慧檔案館）

2023-06-27 21:21:07

青島市檔案館是國內第一家啟動「智慧檔案館」建設項目的國家綜合檔案館（一期工程於2014年3月正式啟動，2015年年中建成上線），無疑再一次引領了國內檔案信息化建設的潮流。筆者有幸全程參與了青島市智慧檔案館建設一期、二期工程項目，從項目規劃、工程建設、系統試運行到切割上線、項目驗收、課題研究全過程深度參與，對「智慧檔案館」的涵義和定位有了自己的理解，現藉助數字羅塞塔計劃公眾號將相關研究成果分享給各位讀者。

筆者在參與青島市智慧檔案館建設項目過程中得到了青島市檔案館相關領導的悉心指導和幫助，在此表示衷心的感謝！特別值得一提的是，基於青島市智慧檔案館建設一期工程項目成果啟動的研究課題「智慧檔案館建設關鍵技術研究與應用」獲得2015年度國家檔案局科技成果一等獎。

PART ONE

「智慧檔案館」定義

給一個剛剛出現的新名詞、新事物下定義是一件非常有難度的事情，往往質疑聲不斷，吃力不討好，而且每個人都有自己的立場和角度，很難達成共識。但是筆者認為，給「智慧檔案館」下一個不管準確與否但別人挑不出什麼毛病的定義並不難。這主要是有兩個可以借鑑的上位定義：

1、檔辦[2010]116號《數字檔案館建設指南》中對於「數字檔案館」的定義：是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息技術對數字檔案信息進行採集、加工、存儲、管理，並通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。

2、智慧城市是在IBM公司2008年提出的「智慧地球」的基礎上發展而來的，在2010年左右逐步達成共識：所謂智慧城市是把新一代信息技術充分運用在城市的各行各業之中的基於知識社會下一代創新的城市信息化高級形態。智慧城市基於網際網路、雲計算、人工智慧等新一代信息技術以及大數據、社交網絡、微創新、綜合集成法等工具和方法的應用，營造有利於創新湧現的生態，實現全面透徹的感知、寬帶泛在的互聯、智能融合的應用以及以人為本的可持續創新。

那麼，我們只要基於兩個假設：

智慧檔案館是數字檔案館的2.0版，它也是一個信息系統；

智慧檔案館是智慧城市的一個組成單元，必然體現智慧城市的四大基本特徵。

再結合當前具有代表性的新一代信息技術，就可以得到智慧檔案館的定義如下：

智慧檔案館是以雲計算、物聯網、大數據、人工智慧、移動互聯等新一代信息技術為支撐，在數字檔案館建設基礎上，以全面透徹的感知、互動協同的互聯、智能融合的應用以及以人為本的可持續創新為主要建設內容，對數字檔案信息進行異構採集、智能管理、安全保存，並通過各種平臺提供公共檔案信息主動服務和共享利用的智慧信息管理系統。

PART TWO

假設一分析

智慧檔案館是數字檔案館的2.0版

在智慧檔案館之前，檔案信息化管理經歷過三個階段：檔案數位化階段、數位化檔案館階段和數字檔案館階段，我們認為智慧檔案館正是第四階段，也是數字檔案館的升級版。

其中檔案數位化階段主要實現的是實體檔案的數位化，是一個將實體檔案轉換成電子副本的過程；數位化檔案館階段實現了數位化成果的基本管理、利用，是實體檔案管理向數位化管理的跨越；數字檔案館階段則實現了更大範圍的收集、更全面的管理和更便捷的利用，實現了對數位化存量檔案和電子化增量檔案的雙重管理，是如今檔案館主要採用的檔案管理方式。而智慧檔案館延續了數字檔案館的主要特性，同時又引入當下最新的、主流的信息化技術，保證了在未來5－10年間內的技術領先性，是開啟「智慧城市」建設背景下智慧檔案建設的必由之路。智慧檔案館將是檔案信息化發展歷程中的一次重大變革，它將融合全方位的資源、最先進的技術、更智能的方式，為人們提供智慧檔案服務。

可以說，智慧檔案館是對數字檔案館的繼承、延展和提升：

繼承

智慧檔案館是在數字檔案館建設成果的基礎上，進一步建設能夠體現智慧特徵的內容，無法完全摒棄原有業務和功能，而是繼承其建設成果；

延展

從各個方面對數字檔案館建設內容進行延展，比如從PC到智能終端；從被動查詢到主動推送；從獨立工作到廣泛協作；從文書檔案到業務檔案直至各類信息資源，等等；

提升

應用雲計算、物聯網、大數據、人工智慧等先進技術，充分體現全面透徹的感知、互動協同的互聯、智能融合的應用和以人為本的可持續創新四大智慧特徵，全面提升數字檔案館各方面功能。

PART THREE

假設二分析

智慧檔案館是智慧城市的一個組成單元

隨著智慧城市建設如火如荼的推進，各級政府部門都產生並積累了大量的政務信息資源，毫無疑問，這些信息資源都是政務大數據的重要組成部分，信息部門和檔案部門必須收好、管好、存好、用好這些數據，讓數據發揮其應有的價值。但現實的情況是數據來源四面八方、數據類型五花八門、數據格式千姿百態、數據流向千變萬化，先不說如何發揮其價值，連最基本的數據收集和數據安全問題都沒有解決，大量有價值的政務信息資源面臨散落和損毀的危機。而這正是智慧城市建設背景下檔案部門已經面臨、也亟待解決的問題。

智慧檔案館作為智慧城市背景下應運而生的新興產物，理應成為智慧城市的重要組成部分，在智慧城市體系建設中發揮廣泛而獨特的作用。因此，智慧檔案館建設應該置於智慧城市建設的框架之下並融入其中、服務於智慧城市建設，使其成為智慧城市建設過程中產生的各類信息資源的保存中心、管理中心、開發中心和利用中心。

由此可見，智慧檔案館是智慧城市的一個組成單元，也必然繼承智慧城市的四大智慧特徵，具體特徵體現如下：

全面透徹的感知

通過BAS接口、RFID、資料庫檢測等技術，實現檔案館建築、檔案實體、檔案內容、檔案管理等多方面綜合感知，使信息化的觸角無處不在，並對感知數據進行融合、分析和處理；

互動協同的互聯

依託區域網、政務網、網際網路等網絡平臺，充分考慮檔案業務中各個環節、單位和系統之間的協同工作機制和工作模式，並完成和政務網電子政務平臺的無縫對接，實現各類政務信息資源歸檔；

智能融合的應用

通過智能融合技術實現海量數據的存儲、計算、處理與分析，為館內用戶提供自動化、智能化應用功能，為各級領導提供全方面、多角度、深層次的檔案信息服務，以實現檔案資政服務；

以人為本的創新

強調以人為本，加強工作人員、市民、社會的參與度，提供檔案信息的主動服務，通過人機互動充分發揮檔案大數據的價值，並實現系統自我優化、可持續創新。

智慧檔案館功能框架與四大智慧特徵的對應關係如下圖所示：

最後，我們再來分析一下智慧城市視角下智慧檔案館的定位和作用。智慧檔案館在智慧城市中的定位和作用可以用「向日葵模型」進行生動的展示，如下圖所示：

如果把智慧城市建設比喻為向日葵的花盤，各個花瓣即是智慧城市的各個業務條線，包括城管、交通、環境、醫療、社區、食品安全等各個方面；而智慧檔案館就可以比喻為向日葵的花盆，一方面，智慧城市建設過程中產生的各類電子文件和信息資源，最終都將匯聚到智慧檔案館中進行保存和管理，形成檔案信息資源的智慧管理中心和保存中心，另一方面，智慧檔案館又可以基於豐富的檔案信息資源對其進行深入的挖掘和展示，為智慧城市的各個業務條線提供智慧信息服務，成為檔案信息資源的智慧開發中心和利用中心。

數字羅塞塔計劃公眾號致力於作為中立的第三方客觀公正地表達自己對於檔案信息化領域的看法和觀點。真理越辯越明，我們也衷心歡迎越來越多的人投身到檔案數字資源管理和保存這一領域的研究中來並發表真知灼見，共同為人類文明的傳承而努力奮鬥！