一種電子文件會籤流程處理系統與其方法
2023-10-08 21:35:39 1
專利名稱：一種電子文件會籤流程處理系統與其方法
技術領域：
本發明涉及一種電子文件會籤流程處理系統與其方法，特別是關於一種可以讓使用者自行設定會籤流程與順序的電子文建會籤流程處理系統與其所使用的方法。
背景技術：
隨著信息系統的發展，企業對信息系統的依賴也日益增加，尤其是當企業的規模漸漸擴大時，為了讓企業內部的溝通執行更加有效率，依靠電子化的流程管理，提升工作執行效率，加強競爭優勢。目前，企業內部的文件日常管理作業中，雖然普遍已經以電子化的作業替代傳統的紙本作業，以電子化文件的會籤流程來說，是將每個部門的籤核流程預先設定好，當各部門的人員起始一項籤核工作時，系統則自動套入其所屬部門的籤核流程並依照順序會籤。然而企業在面對競爭激烈的外在環境時，常常彈性調整企業內部的組織結構來應對各種挑戰，因此，其內部的文件日常管理系統更應具有彈性與可調性，才能更符合企業所
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發明內容
本發明主要提出一種電子文件會籤流程處理系統，通過一伺服器與一網絡相連結，提供使用者利用一終端裝置通過網絡與伺服器對電子文件會籤流程處理系統進行一電子文件會籤流程的處理，此電子文件會籤流程處理系統包括有一文件連結單元，用以提供使用者利用終端裝置將網絡連結至伺服器，以使文件連結單元與一會籤文件相連結；—對象生成單元，提供使用者產生一會籤對象；一數據輸入單元，提供使用者通過數據輸入單元輸入至少一籤核者至會籤對象；一流程處理單元，用以提供使用者自行設定會籤對象內的籤核者的會籤順序；一數據存取單元，用以將使用者在流程處理單元所設定的會籤順序儲存至會籤對象；一任務派送單元，依據會籤對象內的籤核者與流程處理單元所設定的會籤類型或會籤順序，依次將文件連結單元通過網絡發送任務給籤核者，使籤核者通過文件連結單元看到預計會籤的文件內容，並完成會籤。據此，本發明的電子文件會籤流程處理系統可特別適合內部組織變動頻繁的企業，利用本發明所提出的電子文件會籤流程處理系統自行設定電子文件會籤流程。此外，本發明所提出的電子文件會籤流程處理系統系在使用者有電子文件會籤需求時，提供使用者以會籤對象自行設定籤核者與會籤順序。本發明再提出一電子文件會籤流程處理方法，是通過一伺服器與一網絡相連結， 提供使用者利用一終端裝置通過網絡與伺服器對一電子文件會籤流程處理系統進行一電子文件會籤流程的處理，電子文件會籤流程處理方法包括有
令一文件連結單元與伺服器連結，用以提供使用者利用終端裝置將網絡連結至伺服器，以使文件連結單元與一會籤文件相連結；令一對象生成單元產生一會籤對象；在一數據輸入單元輸入至少一籤核者至會籤對象內；通過一流程處理單元設定會籤對象內的籤核者的會籤順序；一任務派送單元依據會籤對象內的會籤順序依次通過網絡發送文件連結單元給會籤對象內的籤核者，使籤核者通過文件連結單元看到預計會籤的文件內容，並完成會籤。據此，本發明的電子文件會籤流程處理方法特別適合內部組織變動頻繁的企業， 利用本發明所提出的電子文件會籤流程處理系統自行設定電子文件會籤流程。此外，本發明所提出的電子文件會籤流程處理方法是在使用者有電子文件會籤需求時，提供使用者可自行設定此會籤文件的籤核者與會籤順序。
圖1為本發明的電子文件會籤流程處理系統示意圖；圖2為本發明的電子文件會籤流程處理系統示意圖；圖3為本發明的電子文件會籤流程處理方法示意圖。其中
電子文件會籤流程處理系統 10 伺服器20終端裝置40
網絡30
企業資料庫50
文件連結單元11
對象生成單元12
會籤對象121
數據輸入單元13
數據擷取單元131
流程處理單元14
數據存取單元15
任務派送單元16
時間設定單元17
訊息提醒單元18
具體實施方式
為了使本發明的目的、技術方案及優點更加清楚明白，以下結合附圖及實施例，對本發明的一種電子文件會籤流程處理系統與其方法進行進一步詳細說明。應當理解，此處所描述的具體實施例僅僅用以解釋本發明，並不用於限定本發明。由於本發明揭露一種電子文件會籤流程處理系統與其所使用的方法，所利用的伺服器與網絡連線作業原理已為本領域技術人員公知技術，故在下文中的說明，不再作完整描述。同時，在下文中所對照的附圖，是表達與本發明特徵有關的結構示意圖，並未也不需要依據實際尺寸完整繪製，預先聲明。請參考圖1，為本發明的第一實施例的一種電子文件會籤流程處理系統10，此電子文件會籤流程處理系統10是通過一伺服器20與一網絡40相連結，提供使用者可利用一終端裝置30與網絡40與伺服器20相連之後，通過電子文件會籤流程處理系統10可自行設定電子文件會籤的流程。在此所指的網絡40可為一網際網路(Internet)企業網絡 (Intranet)或企業間網絡(Extranet)皆可。而終端裝置30可以是一個人計算機(PC)、筆記型計算機(NB)或工作站(Workstation)皆可。而本發明的電子文件會籤流程處理系統 10可以架構在Windows、Microsoft. NET、Linux、Unix、COM或Java的平臺。所使用的程序語言可以為 ASP. NET, ASP, VB. NET、CFM、C#、C++、J#、Office hfoPath、Java、J2EE、JSP、或 PHP皆可。電子文件會籤流程處理系統10包括有一文件連結單元11、一對象生成單元12、一數據輸入單元13、一流程處理單元14，一數據存取單元15、一任務派送單元16。文件連結單元11，是用以提供使用者利用終端裝置30通過網絡10連結至伺服器20，以使文件連結單元11與一會籤文件相連結，也就是說，使用者可以通過電子文件會籤流程處理系統10的文件連結單元11連結一預計會籤的文件，主要是讓籤核者通過此文件連結單元11即可看到預計會籤的文件內容，用附文件或是使用路徑連結的方式皆可。對象生成單元12提供使用者產生一會籤對象121，會籤對象的產生依賴於 OOP (Object Oriented Programming，面向對象的程序設計)技術，所謂「對象」就是一個或一組數據以及處理這些數據的方法和過程的集合。而數據輸入單元13提供使用者通過此數據輸入單元13將籤核者的信息輸入會籤對象121，並加以儲存。值得注意的是，本發明所提出的電子文件會籤流程處理系統10是可以與企業內部原有的資料庫連結，因此，請參考圖2，數據輸入單元13進一步還包含一數據擷取單元131，經由伺服器20與一企業資料庫 50連結，提供使用者通過數據擷取單元131自企業資料庫50提取籤核者信息，其中籤核者信息可包括籤核者的組織、部門、群組、姓名、職級以及代理人等相關信息，因此，使用者可以利用數據擷取單元131自行選擇單一籤核者的姓名，或選取某個部門或群組，並通過數據輸入單元13輸入至會籤對象121，以提高選取籤核者的效率。流程處理單元14系提供使用者自行設定會籤對象121內的籤核者的會籤順序，並通過數據存取單元15將設定好的會籤順序儲存至會籤對象121內。值得注意的是，流程處理單元14可包括一預設的會籤類型，包含多人同時會籤、順序會籤以及分支會籤等類型， 使用者可自行選取適合的會籤類型，而使流程處理單元14自動排定會籤對象121內的籤核者的會籤順序。任務派送單元16可依據會籤對象121內所儲存的籤核者與會籤順序，通過網絡20 依序發送文件連結單元11給籤核者。較佳的方式是使用電子郵件的方式發送給籤核者，當籤核者收到信件後，可通過文件連結單元11看到預計籤核的文件內容，進行籤核動作。其中，為了提高會籤的效率，本發明的電子文件會籤流程處理系統10還可包括一時間設定單元17與一訊息提醒單元18，時間設定單元17用以設定一處理時間，當籤核者於所設定的處理時間內，尚未完成籤核，訊息提醒單元則通過網絡發送提醒訊息給籤核者。請看圖3，為本發明所提出的一種電子文件會籤流程處理方法，為使用本發明的電子文件會籤流程處理系統10通過一伺服器20與一網絡40相連結，提供使用者利用一終端裝置30與網絡40連接，通過伺服器20對電子文件會籤流程處理系統10進行一電子文件會籤流程的處理，此電子文件會籤流程處理方法包括有令一文件連結單元11與伺服器20相連結，以提供使用者利用終端裝置30通過網絡40連結至伺服器20，以使一會籤文件與此文件連結單元11連結(Sll)，接著，令一對象生成單元12產生一會籤對象121 (S22)，於一數據輸入單元13輸入至少一籤核者至會籤對象121內(S13)，通過一流程處理單元14設定會籤對象121內的籤核者的會籤順序(S14)， 而流程處理單元14還可包括一預設的會籤類型，包含多人同時會籤、順序會籤以及分支會籤等類型，據此，使用者可自行選取適合的會籤類型，而使流程處理單元14自動排定會籤對象121內的籤核者的會籤順序。再來，使任務派送單元15依據會籤對象121內的會籤順序通過網絡40發送文件連結單元11給會籤對象121內的籤核者。較佳的方式是使用電子郵件的方式發送給籤核者，當籤核者收到信件後，可通過文件連結單元11看到預計籤核的文件內容，進行籤核動作。其中，為了提高會籤的效率，本發明的電子文件會籤流程處理方法10還可包括利用時間設定單元17設定一預設的處理時間，當籤核者於所設定的處理時間內，尚未完成籤核，則由訊息提醒單元18通過網絡40發送提醒訊息給籤核者，以利會籤流程順利進行。此外，本發明的電子文件會籤流程處理方法進一步還包含一數據擷取單元131經由伺服器20與一企業資料庫50連結，提供使用者通過數據擷取單元131自企業資料庫50 提取籤核者信息，其中籤核者信息可包括籤核者的組織、部門、群組、姓名、職級以及代理人等相關信息，因此，使用者可以利用數據擷取單元131自行選擇單一籤核者的姓名，或選取某個部門或群組，並通過數據輸入單元13輸入至會籤對象121，以提高選取籤核者的效率。以上所述僅為本發明的較佳實施例，並非用以限定本發明的申請專利權利；同時以上的描述，對於本領域普通技術人員應該能夠理解並實施，因此其它未脫離本發明所揭示的精神下所完成的等效改變或修飾，均應包含在申請專利範圍中。
權利要求
1.一種電子文件會籤流程處理系統，所述電子文件會籤流程處理系統通過一伺服器與一網絡相連結，提供使用者利用一終端裝置通過所述網絡與所述伺服器對所述電子文件會籤流程處理系統進行一電子文件會籤流程的處理，其特徵在於，所述電子文件會籤流程處理系統包括有一文件連結單元，用以提供使用者利用所述終端裝置將所述網絡連結至所述伺服器， 以使所述文件連結單元與一會籤文件相連結；一對象生成單元，提供使用者產生一會籤對象；一數據輸入單元，提供使用者通過所述數據輸入單元輸入至少一籤核者至所述會籤對象；一流程處理單元，用以提供使用者自行設定所述會籤對象內的籤核者的會籤順序；一數據存取單元，用以將使用者在所述流程處理單元所設定的會籤順序儲存至所述會籤對象；一任務派送單元，依據所述會籤對象內的籤核者與所述流程處理單元所設定的會籤類型或會籤順序，依次將所述文件連結單元通過網絡發送任務給籤核者。
2.根據權利要求1所述的電子文件會籤流程處理系統，其特徵在於，所述數據輸入單元還包括一數據擷取單元，經由所述伺服器與一企業資料庫連結，提供使用者通過所述數據擷取單元從所述企業資料庫提取籤核者信息。
3.根據權利要求2所述的電子文件會籤流程處理系統，其特徵在於，所述企業資料庫的籤核者信息包括籤核者的組織、部門、群組、姓名、職級以及代理人等相關信息。
4.根據權利要求1所述的電子文件會籤流程處理系統，其特徵在於，所述流程處理單元包括一預設的會籤類型包括多人同時會籤、順序會籤以及分支會籤等類型，提供使用者選取預設的會籤類型而自動排定所述籤核者的會籤順序。
5.根據權利要求1所述的電子文件會籤流程處理系統，其特徵在於，還包括一時間設定單元與一訊息提醒單元，所述時間設定單元用以設定一預設的處理時間，當所述籤核者在預設的處理時間內未完成會籤，所述訊息提醒單元則通過所述網絡發送提醒訊息給所述籤核者。
6.根據權利要求1所述的電子文件會籤流程處理系統，其特徵在於，所述的電子文件會籤流程處理系統是架構在Windows、Microsoft. NET、Linux、Unix、COM或Java的平臺的系統。
7.根據權利要求1所述的電子文件會籤處理系統，其特徵在於，所述的電子文件會籤流程處理系統是程序語言為 ASP. NET、ASP、VB. NET、CFM, C#、C++、J#、Office InfoPath, Java、J2EE、JSP、或 PHP 的系統。
8.一種電子文件會籤流程處理方法，通過一伺服器與一網絡相連結，提供使用者利用一終端裝置通過所述網絡與所述伺服器對一電子文件會籤流程處理系統進行一電子文件會籤流程的處理，其特徵在於，所述電子文件會籤流程處理方法包括有令一文件連結單元與所述伺服器連結，用以提供使用者利用所述終端裝置以所述網絡連結至所述伺服器，以使所述文件連結單元與一會籤文件相連結；令一對象生成單元產生一會籤對象；在一數據輸入單元輸入至少一籤核者至所述會籤對象內；通過一流程處理單元設定所述會籤對象內的所述籤核者的會籤順序；一任務派送單元依據所述會籤對象內的會籤順序依次通過所述網絡發送所述文件連結單元給所述會籤對象內的所述籤核者。
9.根據權利要求8所述的電子文件會籤流程處理方法，其特徵在於，所述數據輸入單元還包括一數據擷取單元，經由所述伺服器與一企業資料庫連結，提供使用者通過所述數據擷取單元從所述企業資料庫中提取籤核者信息。
10.根據權利要求9所述的電子文件會籤流程處理方法，其特徵在於，所述企業資料庫的籤核者信息包含籤核者的組織、部門、群組、姓名、職級以及代理人等相關信息。
11.根據權利要求8所述的電子文件會籤流程處理方法，其特徵在於，所述流程處理單元還包括一預設的會籤類型包含多人同時會籤、順序會籤以及分支會籤等類型，提供使用者選取預設的會籤類型而自動排定所述籤核者的會籤順序。
12.根據權利要求8所述的電子文件會籤流程處理方法，其特徵在於，還包括一時間設定單元與一訊息提醒單元，所述時間設定單元用以設定一預設的處理時間，當所述籤核者在預設的處理時間內未完成會籤，所述訊息提醒單元則通過所述網絡發送一提醒訊息給所述籤核者。
全文摘要
本發明公開一種電子文件會籤流程處理系統與其方法，是通過伺服器與網絡相連結，提供使用者利用終端裝置進行電子文件會籤流程的處理，電子文件會籤流程處理系統包括一文件連結單元與一會籤文件相連結；一對象生成單元提供使用者產生一會籤對象；一數據輸入單元提供使用者將籤核者信息輸入並存至會籤對象；一流程處理單元提供使用者自行設定一會籤順序；一數據存取單元將此會籤順序儲存至會籤對象；一任務派送單元依據會籤對象內的籤核者信息與會籤類型或會籤順序，依次將文件連結單元通過網絡發送任務給籤核者。
文檔編號G06Q10/00GK102324065SQ20111024810
公開日2012年1月18日 申請日期2011年8月26日 優先權日2011年8月26日
發明者林權一 申請人:林權一