圖像形成裝置、文檔管理系統以及文檔管理方法

2023-09-20 00:59:15 2

專利名稱：圖像形成裝置、文檔管理系統以及文檔管理方法
技術領域：
本發明涉及一種圖像形成裝置、文檔管理系統以及文檔管理方法。
背景技術：
電子文件可對誰進行了訪問等跟蹤信息進行管理。但是，由於列印了電子文件的 圖像後的紙張可以很容易地進行複印，因此很難進行管理。在現有技術中，具有利用隱藏字 符印刷等來防止複印的技術。但是隱藏字符印刷的技術很難管理表示複印後的紙張的分發 對象等的跟蹤信息。

發明內容
本發明的目的在於提供一種可有效地管理列印有圖像的圖像形成介質的圖像形 成裝置、文檔管理系統以及文檔管理方法等。本發明的第一方面提供一種圖像形成裝置，包括用戶信息取得部，用於取得用戶 信息；掃描部，用於對附加有跟蹤ID的複印對象的原稿圖像進行掃描；顯示器，基於從所述 掃描器掃描的圖像所提取的跟蹤ID和所述用戶信息取得部所取得的所述用戶信息，顯示 能選擇的分發對象的一覽表；處理部，取得從所述顯示器顯示的分發對象一覽表中選擇的 分發對象用的印刷中所附加的跟蹤ID，取得將所取得的所述跟蹤ID與所述掃描器掃描的 原稿圖像合成而成的列印數據；印表機，將所述處理部取得的列印數據列印在紙張上。本發明的第二方面提供一種文檔管理系統，包括圖像形成裝置和伺服器，其中，所 述圖像形成裝置，包括用戶信息取得部，用於取得用戶信息；掃描部，用於對附加有跟蹤 ID的複印對象的原稿圖像進行掃描；分發對象請求部，向所述伺服器請求基於從所述掃描 器掃描的圖像所提取的跟蹤ID和所述用戶信息取得部所取得的所述用戶信息的分發對象 信息；顯示器，基於根據所述分發對象請求部的請求從所述伺服器取得的所述分發對象信 息顯示能選擇的分發對象的一覽表；ID發放請求部，向所述伺服器請求從所述顯示器所顯 示的所述分發對象一覽表中選擇的分發對象用的列印中所附加的跟蹤ID ；處理部，取得將 根據所述ID發放請求部的請求由所述伺服器發放的所述跟蹤ID與所述掃描器掃描的原稿 圖像合成而成的列印數據；以及印表機，將所述處理部取得的列印數據列印在紙張上，所述 伺服器包括分發對象選出部，根據所述圖像形成裝置的請求選出能選擇的分發對象；分 發對象通知部，向所述圖像形成裝置發送包含所述分發對象選出部所選出的所述分發對象 一覽表的分發對象信息；發放部，根據所述圖像形成裝置的請求發放跟蹤ID ；以及ID通知 部，向所述圖像形成裝置發送所述發放部發放的跟蹤ID。本發明的第三方面提供一種圖像形成方法，其中，取得用戶信息；對附加有跟蹤ID的複印對象的原稿圖像進行掃描；基於從所述掃描器掃描的圖像提取的跟蹤ID和取得 的所述用戶信息，顯示能選擇的分發對象的一覽表；取得從所顯示的所述分發對象一覽表 中選擇的分發對象用的印刷中所附加的跟蹤ID ；取得將所取得的所述跟蹤ID與所掃描的 所述原稿圖像進行合成而成的列印數據；將所取得的所述列印信息列印在紙張上。


圖1是表示文檔 f理系統的構成例的概略圖。圖1是表示數字複合機以及伺服器的控制系統的構成例的框圖。圖3是表示被付與了跟蹤ID的圖像的印刷例的示意圖。圖4是表示用戶 f理表的構成例示意圖。圖5是表示文檔 f理表的構成例示意圖。圖6是表示跟蹤 f理表的構成例示意圖。圖7是表示動作 f理表的構成例示意圖。圖8是用於說明_女字複合機中的複印動作處理例的流程圖。圖9是用於說明_女字複合機中的複印動作示例的流程圖。圖10示出了掃描指示畫面的顯示例。圖11示出了分發對象選擇畫面的顯示例。圖12示出了動作選擇畫面的顯示例。圖13示出了列印中畫面的顯示例。圖14示出了管理登記薄的示例。圖15示出了確認畫面(列印完成畫面)的顯示例。圖16是用於說明伺服器的動作例的流程圖。
具體實施例方式下面，參考附圖對實施例進行具體說明。圖1是表示文檔管理系統的構成例的概略圖。如圖1所示，文檔管理系統具有數字複合機1、伺服器2以及用戶終端3。文檔管 理系統利用區域網5連接數字複合機1、伺服器2以及用戶終端4。上述數字複合機(MFP) 1作為圖像形成裝置(印刷裝置)以及圖像讀取裝置來發 揮功能。上述數字複合機1具有掃描器功能、印表機功能和網絡通信功能等。上述數字復 合機1具有通過各區域網5與各設備(伺服器2、用戶終端幻進行數據通信的通信功能。 例如，上述數字複合機1作為網絡印表機執行用戶終端3要求的列印處理。伺服器2是伺服器計算機。伺服器2具有通過各區域網5與各設備進行數據通信 的功能。伺服器2具有管理文檔的文檔管理伺服器、管理用於跟蹤列印了圖像的紙張的跟 蹤信息的跟蹤管理伺服器以及管理用戶信息的用戶管理伺服器的功能。伺服器2也可以具 有作為管理用戶終端3等各設備所要求的列印任務的列印伺服器的功能。用戶終端3是用戶使用的終端裝置。用戶終端3具有通過區域網5與各設備進行 數據通信的通信功能。用戶終端3也可以是能通過各區域網5進行數據通信的設備。例如， 用戶終端3可以是個人電腦，也可以是可攜式終端裝置。另外，區域網5也可利用無線通信來實現。下面，對數字複合機1的構成進行說明。圖2是表示數字複合機1以及伺服器2的構成例的框圖。如圖2所示，數字複合機1具有讀卡器6、操作面板7、掃描器(圖像讀取部)8、打 印機(圖像形成部)9以及系統控制部10等。數字複合機1具有用於輸出輸入數據的各種 外部接口。數字複合機1具有複印機、掃描器、印表機或者網絡通信設備的功能。上述讀卡器6從存儲有用戶信息的存儲介質讀取用戶信息。例如，讀卡器6可以 是從用戶持有的IC卡讀取用戶信息的IC卡讀卡器，也可以是從用戶持有的IC標籤(tag) 讀取用戶信息的標籤閱讀器(tagreader)。上述操作面板7是用戶接口。操作面板7例如具有各種操作按鈕以及觸摸面板7b 內置的顯示部7a。操作面板7作為用於用戶輸入操作指示的操作部、以及向用戶顯示指南 等的顯示部發揮功能。上述掃描器8將原稿面的圖像作為彩色圖像數據或黑白圖像數據進行讀取。上述 掃描器8通過對原稿面進行光學掃描，將原稿面上的圖像轉換成圖像數據。上述掃描器8 具有掃描機構、光電轉換部以及原稿輸送裝置(ADF)等。上述印表機9在紙張上形成彩色圖像或黑白圖像。例如，印表機9是電子照像方 式的圖像形成裝置。電子照像方式的印表機9具有紙張收納部、輸送機構、曝光裝置、感光 鼓、顯影裝置、轉印帶、轉印裝置以及定影裝置等。但印表機9不限定於電子照像方式，也可 以是通過噴墨方式或熱轉印方式等印刷方式來進行圖像形成的裝置。下面，對數字複合機1的控制系統的構成進行說明。系統控制部10總括控制數字複合機1的各部分。例如，系統控制部10在數字復 合機1中控制讀卡器6、操作面板7、掃描器8以及印表機9。如圖2所示，系統控制部10具 有處理器(CPU) 11、隨機存取存儲器(RAM) 12、只讀存儲器(ROM) 13、非易失性存儲器14、圖 像處理部15、網絡接口 16、頁存儲器17、硬碟驅動器(HDD)IS以及時鐘19等。處理器11例如是CPU。處理器11通過執行存儲在非易失性存儲器14或HDD 18中 的控制程序來實現各種處理功能。RAM 12是作為工作存儲器來發揮功能的主存儲器。ROM 13存儲管理數字複合機1的動作的控制程序和控制數據等。非易失性存儲器14是可改寫 的非易失性存儲器。非易失性存儲器14存儲用於實現各種處理功能的控制程序和控制數 據。例如，非易失性內存14保存設定信息。圖像處理部15對掃描器8讀取的圖像數據或經過網絡接收的圖像數據進行圖像 處理。網絡接口 16是通過區域網5與外部裝置進行通信的接口。頁存儲器17是具有至少 擴展一頁的圖像數據的存儲區域的存儲器。HDD 18是數據存儲用的大容量存儲器。HDD18 例如存儲作為印刷對象的圖像數據。時鐘19對當前的日期和時間進行計時。下面，對伺服器2的構成進行說明。如圖2所示，伺服器2具有處理器(CPU) 21、RAM 22、R0M23、HDD 24、網絡接口 (I/ F) 25以及時鐘26。處理器21例如是CPU。處理器21負責伺服器2整體的控制。處理器21通過執行 存儲在ROM 23或HDD M中的程序來實現各種處理功能。例如，處理器21具有文檔管理功 能、跟蹤管理功能以及用戶認證功能。處理器21通過執行程序來實現這些功能。例如，作為文檔管理功能，處理器21管理包含作為數字複合機列印對象的圖像的文檔。此外，作為 跟蹤管理功能，處理器21管理用於跟蹤列印有圖像的紙張的跟蹤信息。此外，作為用戶認 證功能，處理器21通過對照核對來自數字複合機1的用戶信息(例如用戶ID和密碼等) 和存儲在HDD 24中的用戶認證用數據，判斷用戶認證的成功與否。RAM 22是工作存儲器。RAM 22例如臨時存儲作業用數據等。ROM 23存儲負責服 務器2的基本動作的控制程序和控制數據等。網絡接口 25是用於與區域網5內的各裝置 進行數據通信的接口。時鐘26對當前的日期和時間進行計時。HDD M是數據存儲用的存儲裝置。HDD M存儲在整個系統中管理作為列印對象 的圖像的信息。HDD M具有用戶管理表Ma、文檔管理表Mb、跟蹤管理表Mc以及動作管 理表Md。用戶管理表2 存儲用戶信息。文檔管理表24b存儲作為列印對象的文檔(原 稿)的相關信息。跟蹤管理表2 存儲用於跟蹤列印有圖像的紙張的跟蹤信息。動作管理 表24d存儲可執行動作條件等信息，該可執行動作條件用於判斷對應於各用戶可以執行的 動作。此外，數字複合機1也可具有伺服器2所具有的一部分或全部功能。例如，也可使 數字複合機1的處理器11來實現用戶認證功能、文檔管理功能、跟蹤管理功能或動作判斷 功能。並且，各表2 24d可設置在數據複合機1的HDD 18上，也可設置在與網絡5連 接的其他伺服器裝置等設備上。下面，對列印有文檔(圖像)的紙張的管理進行說明。文檔管理系統管理列印有圖像的紙張。文檔管理系統管理列印在紙張上的圖像的 版數(圖像形成次數)。文檔管理系統可利用版信息來限制圖像的列印。文檔管理系統發 放作為識別信息的跟蹤ID，該識別信息用於跟蹤複印或列印有一個圖像的紙張。跟蹤ID例 如是可轉換成二維條形碼等碼信息的信息。文檔管理系統將表示跟蹤ID的條形碼等信息 與列印用圖像一起列印在紙張上。文檔管理系統通過從列印在紙張上的條形碼獲得的跟蹤 ID識別、管理紙張。圖3示出了在紙張上列印有圖像和表示跟蹤ID的條形碼的示例。在圖3的示例中，在紙張上與原稿圖像一起列印有表示作為識別信息的跟蹤ID的 信息。表示跟蹤ID的信息只要是處理器可從掃描圖像中識別跟蹤ID的信息即可。例如打 印在紙張上的表示跟蹤ID的信息是可0CR(光學字符識別)的字符、一維條形碼、二維條形 碼、QR碼、彩色碼、隱藏字符或紫外線墨水(ink)等。在文檔管理系統中，伺服器2對應於應列印在紙張上的各圖像(原稿圖像)來發 放跟蹤ID。伺服器2將包含已發放的跟蹤ID的信息轉換成條形碼。伺服器2將文檔名、用 戶(持有者)名、有效期、版數(列印次數)等信息與所發放的跟蹤ID相互對應地存儲在 跟蹤管理表Md中。數字複合機1創建在應列印的圖像數據上附加了伺服器2發放的表示跟蹤ID的 條形碼C的列印數據。例如，數字複合機1創建在紙張的基準位置(在圖3所示的示例中 為右上)上配置條形碼C的列印數據。也可由伺服器2創建列印數據，並發送到數字複合 機1。如果獲得了列印數據，數字複合機1則通過印表機9將列印數據列印在紙張上。下面，對用戶管理表2 進行說明。圖4是表示用戶管理表Ma的構成例的示意圖。8
在圖4所示的構成例中，用戶管理表2 存儲用戶ID、用戶名、所屬、權限級別以 及認證信息。用戶ID是用於識別用戶的識別信息。權限級別表示付與用戶的權限。在圖 4所示的示例中，各用戶的權限級別從低權限起依次是「 1 (最低)」 「5 (最高)」，其中的 任意一個權限級別被分配給用戶。認證功能是用於認證用戶的信息。例如認證信息是密碼寸。下面，對文檔管理表24b進行說明。圖5是表示文檔管理表Mb的構成例的示意圖。在圖5所示的示例中，文檔管理表24b相互對應地存儲文檔ID、文檔名(文件名)、 頁ID、創建日期和時間、更新日期和時間、有效期、版數限制以及安全級別。文檔ID是用於 識別文檔的文檔識別信息。發放有文檔ID的文檔由一頁或多頁組成。在列印新文檔的情 況下，伺服器2發放針對該文檔整體的文檔ID。文檔名(文件名)是作為文檔的電子數據 的名稱。文檔名也可與文件名各自分別存儲。頁ID是用於識別構成文檔的各頁的圖像(作為列印對象的各圖像)的識別信息。 頁ID在文檔管理系統內可以是完全唯一(unique)的信息，也可以是與文檔ID組合而成為 唯一的信息。在列印新文檔的情況下，伺服器2發放針對該文檔的每一頁的頁ID，並登記在 文件管理表24b中。創建日期和時間是表示該頁的創建日期和時間的信息。更新日期和時 間是表示該頁的更新日期和時間的信息。有效期是表示在各頁上設定的有效期的信息。版數限制是表示在各頁上設定的打 印次數的限制值的信息。安全級別是表示針對各頁圖像的安全設定的信息。安全級別是用 於確定針對各頁的圖像可以執行的動作的信息。例如，有效期、版數限制以及安全級別可以 由第一個列印文檔的用戶來設定，也可以是管理員來設定，還可以通過文檔的屬性信息等 進行設定。下面，對跟蹤管理表2 進行說明。圖6是表示跟蹤管理表Mc的構成例的示意圖。在圖6所示的示例中，跟蹤管理表Mc相互對應地存儲跟蹤ID、文檔名、持有者、創 建日期和時間、更新日期和時間、有效期、版數、分發對象組以及許可動作。跟蹤ID是用於 識別列印有圖像的紙張的識別信息。文檔名(文件名)是表示已列印文檔的信息。跟蹤管理表2 也可以與文檔名不 同地另外存儲文件名。持有者是表示持有列印有文檔或頁的紙張的用戶的信息。並且，跟 蹤管理表2 也可存儲表示列印有文檔或頁的用戶信息。創建日期和時間是表示已列印文 件或頁的創建日期和時間的信息。更新日期是表示已列印文件或頁的更新日期和時間的信 肩、ο有效期是表示針對列印有各頁的紙張(利用識別ID識別的紙張)的有效期的信 息。版數是表示列印有該頁的紙張的版數的信息。版數是列印了該頁的次數。例如，在打 印了原本的情況下，版數為「0」。在複印了列印有該原本(版數為「0」的圖像)的紙張的情 況西，版數為「1」。如果進一步複印了列印有版數為「1」的列印圖像的紙張，則版數為「2」。 這樣，版數是針對通過該列印處理進行了列印的圖像的累計列印次數。分發對象組是表示 分發對象的用戶(持有者)所屬的組(所屬)的信息。許可動作是表示根據已列印文檔的 安全級別以及分發對象的用戶(持有者)的權限級別而確定的可執行動作的信息。9
下面，對動作管理表24d進行說明。圖7是表示動作管理表Md的構成例的示意圖。在圖7所示的示例中，動作管理表Md相互對應地存儲安全級別、可延長期限的權 限以及可增加版的權限。圖7所示的動作管理表24d按安全級別存儲用戶的權限級別作為 可執行各種動作的條件。動作管理表24d按安全級別存儲可執行條件不同的動作相關的 信息。在圖7所示的動作管理表的示例中，作為是可執行條件的權限級別在各安全級別中 不同的動作，就有效期變更和複印版數限制的變更存儲針對各安全級別的可執行的權限級 別。安全級別例如根據安全性的級別從級別「 1 (最低)」設定到級別「5 (最高)」，是與 設定在各文檔的各頁(作為列印對象的每個圖像)上的安全性的級別對應的信息。「可延 長期限的權限」表示可變更(延長或縮短)按安全級別複印(列印)有圖像的紙張的有效 期的用戶權限。「可增加版的權限」表示可變更(增加或減少)複印(列印)有安全級別的 圖像的紙張的版數限制的用戶權限。下面，對文檔管理系統中的複印動作進行說明。圖8和圖9是用於說明數字複合機1的複印動作示例的流程圖。在進行跟蹤複印的情況下，處理器11為了進行用戶認證而取得用戶信息 (ACTll)。例如，處理器11通過讀卡器6從用戶持有的IC卡取得用戶信息。並且，處理器 11也可取得用戶通過操作面板7輸入的用戶ID和密碼等用戶信息。如果取得了用戶信息， 處理器11則向伺服器2請求用戶認證(ACT12)。例如，處理器11在請求用戶認證的同時向 伺服器2發送所取得的用戶信息。伺服器2通過來自數字複合機1的用戶信息進行用戶認 證。伺服器2將用戶認證結果反饋到數字複合機1。在從伺服器2接收了用戶認證結果的情況下，數字複合機1的處理器11判斷用戶 認證是否成功(ACT13)。如果判斷出用戶認證失敗(ACT13中為「否」)，處理器11則進行錯 誤處理(ACT14)。例如，處理器11在顯示部7a上顯示用戶認證失敗的信息作為用戶認證失 敗時的錯誤處理。如果判斷出用戶認證成功(ACT13為「是」)，處理器11從伺服器2取得作為用戶 認證結果所得到的該用戶的用戶名和權限信息(ACT15)。如果取得了認證成功的用戶名和 權限信息，處理器11則在顯示部7a上顯示用於指示開始跟蹤複印(掃描)的掃描指示畫 面(ACT16)。圖10是掃描指示畫面的顯示例。在圖10所示的掃描指示畫面中，處理器11在顯 示部7a上顯示功能指南、用戶名、用戶權限、動作指南以及掃描按鈕Bll等。例如，作為功 能指南，處理器11顯示表示動作模式是跟蹤複印功能的圖標和字符指南。在圖10所示的 示例中，顯示「◎跟蹤複印」作為功能信息。「◎」是表示跟蹤複印功能的圖標。「跟蹤複印」 這樣的顯示是表示動作模式是跟蹤複印的字符指南。圖10所示示例中的「 □品川花子」這樣的顯示是分配給該用戶的圖標「 □」和用 戶名「品川花子」。例如，分配給用戶的圖標也可以是縮小了該用戶的頭像照片的圖像。圖 10所示示例中的「權限」這樣的顯示表示顯示該用戶的權限的顯示區域。用戶權限例如是 是否可進行彩色列印、是否可進行無跟蹤ID列印、是否可進行無水印列印等。並且，也可顯 示用戶權限級別。
圖10所示示例中的「請掃描付與了跟蹤ID的原稿」這樣的顯示是對用戶的動作 指南。在圖10所示示例中，處理器11顯示用於指示開始掃描(複印)的掃描按鈕B11。可 利用觸摸面板7b選擇掃描按鈕B11。掃描開始也可利用設置在操作面板7上的硬鍵(例如 開始鍵)等來指示掃描開始。如果檢測到用戶輸入了掃描指示(ACT17中為「是」)，處理器11則通過掃描器8 進行原稿掃描(ACT18)。處理器11將掃描有原稿的掃描圖像存儲在頁存儲器17或HDD 18 中。一旦進行了原稿掃描，處理器11則從原稿掃描圖像中提取跟蹤ID(ACT19)。例如，跟蹤 ID與圖像一起被列印在原稿面的一部分上。在圖3的示例中，跟蹤ID被轉換成條形碼，打 印在原稿的右上方。作為在該文檔管理系統中列印的紙張的原稿是具有轉換成條形碼等圖 像的跟蹤ID。例如，處理器11從掃描圖像中提取表示跟蹤ID的條形碼圖像，通過將所提取 的條形碼圖像進行解碼來獲取跟蹤ID。在未從原稿掃描圖像中得到跟蹤ID的情況下(ACT20為「否」)，處理器11進行錯 誤處理(ACT14)。例如，作為未從原稿得到跟蹤ID時的錯誤處理，處理器11在顯示部7a上 顯示內容為不能確認跟蹤ID的錯誤指南。處理器11也可在顯示部7a上顯示內容為指示 確認原稿並再次進行掃描的指南。在從原稿掃描圖像中得到了跟蹤ID的情況下(ACT20為「是」)，處理器11向服務 器2請求基於該跟蹤ID所判斷的分發對象信息(ACT21)。例如，處理器11在請求傳送分發 對象信息的同時向伺服器2發送通過用戶認證所得到的用戶認證信息和從原稿獲得的跟 蹤ID。伺服器2根據從數字複合機1接收到的用戶認證信息和跟蹤ID創建分發對象一覽 表。伺服器2向數字複合機1發送包含所創建的分發對象一覽表的分發對象信息。在從伺服器2接收了分發對象信息的情況下(ACT22)，數字複合機1的處理器 11判斷是否有可選(有效)的分發對象(ACT23)。在判斷沒有可選的分發對象的情況下 (ACT23中為「否」)，處理器11進行錯誤處理(ACT14)。例如，作為不存在可選分發對象時 的錯誤處理，處理器11在顯示部7a上顯示內容為不存在有效的分發對象的錯誤指南。在 判斷有可選分發對象的情況下(ACT23中為「是」)，處理器11在顯示部7a上顯示用於選擇 分發對象的分發對象選擇畫面(ACTM)。圖11是分發對象的選擇畫面。在圖11所示示例中，作為分發對象的選擇頁面，處 理器11在顯示部7a上顯示功能指南、用戶名、用戶權限、操作指南、組選擇按鈕B21 (B21a、 B21b)、分發對象一覽表、分發對象添加按鈕B23、新分發對象按鈕B24、下一步按鈕B25等。 各按鈕是用戶可通過觸摸面板7b選擇的圖標。例如，作為功能指南，處理器11與圖10—樣 顯示表示操作模式是跟蹤複印功能的內容的圖標和字符指南。並且，與圖10同樣，處理器 11顯示「 □品川花子權限」這樣的用戶名和用戶權限。作為操作指南，處理器11顯示「請 選擇分發對象」這樣的指南。組選擇按鈕B21是選擇作為分發對象的組的按鈕。組選擇按鈕B21是表示可選 分發對象的組的圖標。在圖11所示的顯示例中，作為組選擇按鈕B21，處理器11顯示圖標 B21a和圖標B21b，該顯示圖標B21a顯示「戰略委員會」，該圖標B21b顯示「安全WG」。如果 在一個畫面上不能顯示全部可選組的按鈕，處理器11也可顯示上下按鈕，根據上下按鈕的 輸入來顯示其他組的按鈕。所選擇的組的按鈕以表示選擇狀態的顯示狀態來進行顯示。在 圖11所示的顯示例中，處理器11通過倒轉顯示表示「戰略委員會」的圖標B21a，來表示作為分發對象的「戰略委員會」是選擇狀態。分發對象一覽表是作為候補分發對象的用戶的一覽表。在圖11所示顯示例的分 發對象一覽表中，處理器11顯示與作為候補分發對象的各用戶相對應的複選框B22(B22a、 B22b、B22c)。與作為分發對象的用戶對應地顯示複選框B22。處理器11在每次通過觸摸 面板7b檢測到用戶觸摸了複選框B22時，都切換該複選框B22內的核對(check)記號的有 無。處理器11將在複選框B22中有核對記號的用戶作為分發對象。例如，處理器11也可 以默認的方式在可分發的所有用戶的各複選框B22中加入核對記號。在這種情況下，用戶 (操作者)進行撤消不需要的分發對象所對應的複選框B22中的核對記號的操作。在一個 畫面上不能完整顯示分發對象一覽表的情況下，處理器11也可顯示滾動條，根據對滾動條 的指示來切換分發對象一覽表的顯示範圍。分發對象添加按鈕B23是用於添加分發對象的按鈕。如果用戶想在本次複印中添 加分發對象，則按下分發對象添加按鈕B23。在按下了分發對象添加按鈕B23的情況下，處 理器11也可顯示搜索分發對象的分發對象搜索畫面。處理器11也可在分發對象畫面添加 用戶指定的分發對象。另外，也可以是只有規定的權限級別的用戶才能添加分發對象。處理 器11也可在用戶(操作者)具有添加分發對象權限的情況下顯示分發對象添加按鈕B23， 在用戶(操作者)不具有添加分發對象權限的情況下不顯示分發對象添加按鈕B23。新分發對象按鈕BM是用於定義新的分發對象的按鈕。在定義新的分發對象按鈕 時，用戶按下新分發對象按鈕B24。如果用戶按下了新分發對象按鈕B24，處理器11則顯示 用於定義新的分發對象的分發對象登記畫面。例如，處理器11在分發對象的登記畫面中將 用戶指定的分發對象組作為新的分發對象進行登記。新的分發對象組可以從預先準備的共 享地址薄中進行搜索。此外，新的分發對象組也可以從專門為本文檔管理系統準備的共享 地址薄中進行搜索，還可以從每個人的地址薄中進行搜索。顯示部7a可切換顯示共享地址 薄和每個人的地址薄，也可同時顯示。此外，也可以是只有規定的權限級別的用戶才能定義新的分發對象。處理器11也 可在用戶(操作者)具有定義新的分發對象權限的情況下顯示新分發對象按鈕B24，在用戶 (操作者)不具有定義新分發對象權限的情況下不顯示新分發對象按鈕。下一步按鈕B25是指示進入下一個動作的按鈕。在該分發對象選擇畫面中完成了 選擇分發對象的用戶按下下一步按鈕B25。如果用戶按下下一步按鈕B25，處理器11則確 定分發對象，進入下一個動作。在該分發對象選擇畫面中按下了下一步按鈕B25的情況下(ACT25中為「是」)，處 理器11向伺服器2請求表示在各分發對象可以執行的動作的可動作信息(ACD6)。例如， 處理器11在請求傳送可動作信息的同時向伺服器2發送表示所選擇的分發對象的信息、通 過用戶認證所獲得的用戶認證信息以及從原稿獲得的跟蹤ID。伺服器2根據從數字複合機 1接收的分發對象、用戶認證信息以及跟蹤ID，創建表示在各分發對象可執行的動作的信 息的一覽表。伺服器2將包含所創建的信息的一覽表的可動作信息向數字複合機1發送。 由此，數字複合機1從伺服器2取得可動作信息(ACT27)。另外，不存在可執行的動作信息的分發對象也可以不作為分發對象信息中包含的 分發對象來檢測。在這種情況下，在分發對象一覽表中不顯示不存在可執行的動作信息的 分發對象。在作為分發對象選擇了不存在可執行的動作信息的分發對象的情況下，用戶需12要通過分發對象添加按鈕B23或新分發對象按鈕B24明確地作為分發對象來進行添加。對 於所添加的分發對象不存在有效的可選動作。對不存在可執行動作的分發對象在操作一覽 表上不顯示候補動作。如果選擇針對不存在可執行動作的分發對象的動作，用戶需要通過 添加按鈕B34或新操作按鈕B35明確地指定添加。在從伺服器2接收了可動作信息的情況下(ACT27)，數字複合機1的處理器11在 顯示部7a上顯示用於選擇在各分發對象的動作的動作選擇頁面(ACD8)。用戶在顯示部 7a上顯示的動作選擇畫面上按分發對象從動作一覽表中選擇所期望的動作。例如可參考動 作管理表、通過列印圖像的安全級別和分發對象的權限級別確定針對各分發對象可以執行 的動作。圖12示出了動作選擇畫面的顯示例。在圖12所示示例中，作為用於設定各分發對象的動作的動作選擇畫面，處理器11 在顯示部7a上顯示功能指南、用戶名、用戶權限、操作指南、分發對象選擇按鈕B31 (B31a、 B31b)、動作一覽表、動作修改按鈕B33、動作添加按鈕B34、新動作按鈕B35、登記薄複選框 B36、返回按鈕B37以及OK按鈕B38等。各按鈕和複選框是用戶通過觸摸面板7b可選擇的 圖標。與圖10和圖11相同，處理器11顯示功能指南、用戶名、用戶權限作為功能指南。處 理器11顯示「請按照分發對象選擇動作」這樣的指南來作為操作指南。分發對象選擇按鈕B31是選擇設定動作的分發對象的按鈕。分發對象選擇按鈕 B31是表示可選分發對象的圖標。在圖12所示的顯示例中，處理器11顯示圖標B31a和圖 標B31b作為分發對象選擇按鈕B31，該圖標B31a顯示為「職員A」，該圖標B31b顯示為「職 員B」。如果在一個畫面內不能顯示全部分發對象選擇按鈕B31，處理器11也可顯示上下按 鈕，切換根據上下按鈕的輸入所顯示的分發對象按鈕。所選擇的分發對象按鈕以表示選擇 狀態的顯示狀態來進行顯示。在圖12所示的顯示例中，處理器11通過倒轉顯示表示「職員 A」的圖標B31a，表示作為分發對象「職員A」是選擇狀態。動作一覽表是可對選擇狀態的分發對象進行設定的動作的一覽表。在圖12所 示的顯示例的動作一覽表中，處理器11顯示與各候補動作對應的複選框B32(B32a、B32b、 B33b) 0複選框B32表示是否執行對應的動作。處理器11在每次通過觸摸面板7b檢測到 用戶觸摸了該複選框B32時，都切換該複選框B32內的核對記號的有無。例如，處理器11 也可以默認方式在可設定的所有動作的各複選框B32中加入核對記號。在這種情況下，用 戶(操作者)撤消與不需要的動作對應的複選框B32中的核對記號即可。如果在一個畫面上不能完整顯示動作一覽表，處理器11也可顯示滾動條，根據對 滾動條的指示來切換動作一覽表的顯示範圍。並且，動作一覽表也可同時顯示動作內容和 附屬信息。例如，如果進行複印等列印，處理器11也可作為附屬信息顯示列印份數。例如， 在圖12所示示例中，處理器11顯示動作內容為「複印」的同時，顯示複印份數為「(三份)」。 並且，在圖12所示的例中，處理器11顯示動作內容為「延長期限」的同時，顯示當前的期限 為 「 (9/28) 」。動作修改按鈕B33是用於修改動作的按鈕。如果要修改動作內容，用戶就按下動 作修改按鈕B33。如果用戶按下動作修改按鈕B33，處理器11則顯示用於修改用戶所選的 動作內容的動作修改畫面。處理器11根據在動作修改畫面中用戶指定的修改內容來修改 動作。例如要給職員A複印兩份的情況下，用戶按下動作修改按鈕B33。如果用戶按下動作修改按鈕B33，處理器11則顯示動作修改畫面。在動作修改畫面中，作為複印動作的附屬信 息可將複印份數修改為兩份。只要修改內容在可執行條件的範圍內，處理器11則進行動作 修改處理。此外，只有具有規定權限級別的用戶可以指示修改動作。例如，在具有變更複印版 數權限的用戶按下動作修改按鈕B33的情況下，處理器11根據用戶的指示修改複印版數。 此外，在具有變更有效期權限的用戶按下動作修改按鈕B33的情況下，處理器11根據用戶 的指示修改有效期。也可以是動作修改本身也只有具有規定權限級別的用戶才能執行。處理器11可 在用戶(操作者)具有動作修改權限的情況下顯示動作修改按鈕，如果操作者不具有修改 動作的權限，則不顯示動作修改按鈕。動作添加按鈕B34是用於添加動作的按鈕。如果用戶要添加動作，則按下動作添 加按鈕B34。如果用戶按下動作添加按鈕B34，處理器11則顯示搜索動作的動作搜索畫面。 處理器11也可在動作搜索畫面中添加用戶指定的動作。此外，追加動作也可以是只有具有 規定權限級別的用戶才能執行。即、處理器11可在用戶(操作者)具有添加分發對象權限 的情況下顯示動作添加按鈕B34，在操作者不具有添加分發對象權限的情況下不顯示操作 添加按鈕B34。新動作按鈕B35是用於定義新動作的按鈕。在定義新動作時，用戶(操作者)按 下新動作按鈕B35。如果用戶按下新動作按鈕B35，處理器11則顯示用於定義新動作的動 作登記畫面。例如，處理器11在動作登記畫面中將用戶定義的動作作為新動作以用戶指定 的動作名來進行登記。可通過處理器執行的本文檔管理系統用的管理工具程序等來定義新動作。例如， 處理器通過執行管理工具程序，可以定義選擇了動作時的舉動，也可以僅作為元數據在服 務器中作為屬性信息來進行定義。這樣定義的新動作成為動作添加的對象，可在動作搜索 畫面中進行選擇(顯示)。此外，可以是只有規定權限級別的用戶才能執行新動作的定義。處理器11可以在 用戶(操作者)具有定義新的分發對象的權限的情況下顯示新動作按鈕B35，在用戶(操作 者)不具有定義新的分發對象的權限的情況下不顯示新動作按鈕B35。登記薄複選框B36用於設定是否輸出管理登記薄。管理登記薄是列印了該複印處 理的相關信息的紙張。如果登記薄複選框B36中加入了核對記號，處理器11則列印管理登 記薄。例如，處理器11在管理登記薄上列印登記薄本身的跟蹤ID、作為複印對象的圖像的 屬性信息(例如跟蹤ID)、複印的屬性信息(複印的執行者、複印日期和時間等)、對應各分 發對象的分發對象屬性信息(持有者名)、已列印紙張的跟蹤ID、作廢(回收)日的填寫區 域等作為管理登記薄。返回按鈕B37是指示返回上一個動作的按鈕。例如，要返回分發對象的選擇動作 的用戶按下返回按鈕B37。如果用戶按下了返回按鈕B37，處理器11則取消動作的設定，轉 到上一個動作(例如設定分發對象)。OK按鈕B38是完成動作設定後指示轉到下一個動作的按鈕。在動作選擇畫面中 完成了針對各分發對象的動作的選擇後，用戶按下OK按鈕B38。如果用戶按下了 OK按鈕 B38，處理器11則確定針對分發對象的動作設定，轉到下一個動作。
如果在動作選擇畫面中指示了動作修改(ACD9中為「是」)，處理器11則顯示用 於修改動作內容的動作修改畫面(ACT30)。例如，在用戶「品川花子」在圖12所示的動作選 擇畫面中按下「操作修改按鈕B33」的情況下，處理器11在顯示部7a上顯示以用戶「品川 花子」的權限修改動作的動作修改畫面。例如，處理器11在動作修改畫面中顯示當前複印 的剩餘份數和有效期。處理器11也可根據用戶的權限變更動作修改畫面的顯示內容。例 如，在認證後的用戶具有添加複印版的權限的情況下，處理器11在動作修改畫面中顯示復 印的剩餘份數的修改輸入欄。在認證後的用戶具有有效期延長的權限的情況下，處理器11 在動作修改畫面中顯示有效期的修改輸入欄。用戶在動作修改畫面中輸入了複印的剩餘份數的修改值或有效期的修改值等動 作修改的情況下，處理器11委託伺服器2根據用戶指定的修改內容修改動作(ACT31)。接 到動作修改委託的伺服器2登記動作的修改內容，向數字複合機1發送動作修改完成通知。 處理器11基於從伺服器2接收動作修改完成通知，結束動作修改(ACT32)。此外，在指示了動作設定完成的情況下(ACT33中為「是」)，處理器11在顯示部7a 上顯示用於指示開始列印(複印)的列印指示畫面(ACT34)。如果用戶在列印指示畫面中 指示列印開始(ACT35中為「是」)，處理器11則向伺服器2請求對列印在紙張上的圖像發 放新的跟蹤ID(ACT36)。例如，處理器11在顯示表示需要新跟蹤ID的圖像的信息的同時， 向伺服器2發送跟蹤ID的發放請求。伺服器2接收來自數字複合機1的跟蹤ID的發放請 求，發放新的跟蹤ID。伺服器2將所發放的跟蹤ID與表示圖像的信息相互對應地向數字復 合機1發送。如果接收到伺服器2新發放的跟蹤ID，處理器11則顯示表示正在列印的列印中畫 面(ACT38)。例如，處理器11在列印中畫面中顯示列印的進行狀況。圖13示出了列印中 畫面的顯示例。在圖13所示的顯示例中，作為列印對象，處理器11排列顯示各分發對象和 管理登記薄。處理器11對於完成了列印的項目依次附加核對記號來進行顯示。在圖13所 示的顯示例中，處理器11對作為第一分發對象的職員A付與了核對記號並進行顯示，對作 為第二分發對象的職員B付與了表示正在複印的記號(「 」)並進行顯示。此外，在圖13 所示的顯示例中，處理器11也顯示用於用戶指示中止列印(複印)的取消按鈕B41。如果用戶按下了取消按鈕B41，處理器11則中斷針對各分發對象的列印(複印)。 如果中斷了列印，處理器11可取消列印管理登記薄，也可只輸出已列印(複印)部分的管 理登記薄。在中斷了複印的情況下，處理器11可以通過用戶的設定或針對各文檔的設定內 容來判斷是否進行管理登記薄的列印。並且，如果伺服器2接收了新發放的跟蹤ID，數字複合機1的處理器11則通過圖 像處理部15等創建在原稿的圖像上附加了新跟蹤ID的列印數據(ACT39)。處理器11通過 印表機9執行列印數據的列印(ACT40)。在完成了一部分的列印後，處理器11判斷是否完成了所有的列印(ACT41)。如果 判斷為未完成所有的列印(ACT41中為「否」)，處理器11則返回ACT36，發放針對下一個列印 圖像的跟蹤ID，繼續進行列印處理。此外，如果判斷為已完成所有的列印(ACT41為「是」)， 處理器11則判斷是否需要列印管理登記薄(ACT42)。如果判斷為需要列印管理登記薄(ACT42為「是」)，處理器11則向伺服器2請求打 印到管理登記薄上的新的跟蹤ID(ACT43)。作為管理登記薄，處理器11列印例如該管理登記薄本身的跟蹤ID、作為複印對象的圖像的屬性信息(例如跟蹤ID)、複印的屬性信息(復 印的執行者、複印日期和時間等)、對應於各分發對象的分發對象的屬性信息(持有者名)、 已列印紙張的跟蹤ID、作廢(回收)日的填寫區域等。該管理登記薄本身的跟蹤ID之外的 信息是由處理器11進行編輯並創建列印用圖像的信息。在這種情況下，處理器11向服務 器2請求付與管理登記薄的新跟蹤ID。伺服器2發放管理登記薄用的新跟蹤ID。伺服器 2向數字複合機1發送所發放的新跟蹤ID。如果從伺服器2取得了新的跟蹤ID(ACT44)，數字複合機1的處理器11則將所取 得的新跟蹤ID作為管理登記薄的跟蹤ID，創建編輯了各信息的管理登記薄用的列印數據 (ACT45)。如果得到了管理登記薄用的列印數據，處理器11則將管理登記薄用的列印數據 列印在紙張上(ACT46)。列印有管理登記薄用的列印數據的紙張成為管理登記薄。但是，伺服器2也可創建作為該管理登記薄進行列印的列印數據。在這種情況下， 伺服器2從數字複合機1接收管理登記薄所需要的信息。伺服器2發放管理登記薄用的新 的跟蹤ID。伺服器2通過從數字複合機1接收的信息和新跟蹤ID創建管理登記薄的列印 數據。伺服器2將所創建的管理登記薄的列印數據向數字複合機1發送。數字複合機1將 從伺服器2取得的列印數據作為管理登記薄進行列印。圖14示出了管理登記薄的示例。圖14所示的管理登記薄列印有管理登記薄本身 的相關信息、與已列印的原本的相關信息以及各分發對象的相關信息等。作為管理登記薄 本身的相關信息，列印登記薄本身的跟蹤ID、表示執行了列印的用戶的信息以及將這些信 息編碼而成的條形碼等。作為已列印的原本的相關信息，列印作為複印對象的圖像的屬性 信息(例如跟蹤ID)、複印的屬性信息(複印的執行者、複印日期和時間等)以及將這些信 息編碼而成的條形碼等。作為各分發對象的相關信息，對應於各分發對象列印分發對象的 屬性信息(分發對象名、持有者名)、已列印的紙張的跟蹤ID、將這些信息編碼而成的條形 碼以及回收(作廢)日的填寫區域等。在回收(作廢)日的填寫區域中寫入回收(或作廢)該紙張的日期。數字複合機 1也可利用掃描器8掃描填寫了回收日期的管理登記薄。在數字複合機1掃描了填寫有回 收日期的管理登記薄的情況下，向伺服器2通知回收日期以及已回收紙張的跟蹤ID。由此， 伺服器2可管理已回收(作廢)的紙張。並且，關於被確認了作廢或回收的文檔(分發對 象)，數字複合機1也可以列印包括回收日等的信息(例如回收方法、回收地點、回收設備名 稱等的信息)來作為再次管理登記薄。而且，數字複合機1也可利用掃描器8對作廢的紙張(列印有跟蹤ID的紙張)本 身進行掃描。在數字複合機1對作廢的紙張進行了掃描的情況下，從掃描圖像取得跟蹤ID， 並通知伺服器2。由此，伺服器2可通過跟蹤ID指定已處理的紙張，並作為已作廢的紙張進 行管理。此外，文檔管理系統也可將具有可與伺服器2通信的掃描器的碎紙機與網絡連接。 碎紙機掃描作廢的紙張，並將掃描的圖像通知伺服器2。伺服器2可通過從來自碎紙機的掃 描圖像取得的跟蹤ID，對作廢的紙張進行管理。在完成了管理登記薄的列印、或判斷無需列印管理登記薄的情況下，處理器11通 知伺服器2列印完成(ACT47)。例如，處理器11對應已列印的跟蹤ID通知伺服器2列印完 成。此外，在完成了管理登記薄的列印或判斷無需列印管理登記薄的情況下，處理器11在 顯示部7a上顯示表示列印完成的確認畫面(列印完成畫面)(ACT48)。16
圖15示出了確認畫面的顯示例。在圖15所示的顯示例中，處理器11顯示表示復 印完成的指南和確認按鈕B51。如果用戶按下確認按鈕B51，處理器11則使顯示部7a的顯 示狀態返回初始畫面。此外，從列印完成起經過了規定的時間後，處理器11也可使顯示部 7a的顯示狀態返回初始畫面。初始畫面例如是分發對象的選擇畫面或用於進行用戶認證的 用戶認證畫面。下面，對伺服器2的動作進行說明。在跟蹤複印動作中，伺服器2根據數字複合機1的請求輸出信息。例如，伺服器2 根據用戶認證請求進行用戶認證處理，並輸出認證結果。伺服器2根據分發對象信息的傳 送請求創建分發對象的列表，並作為分發對象信息輸出。伺服器2根據可動作信息的傳送 請求按分發對象選擇可執行的動作，並輸出包括所選擇的動作一覽表的可動作信息。服務 器2根據跟蹤ID的發放請求發放跟蹤ID，並輸出所發放的跟蹤ID。圖16是用於說明跟蹤複印中的伺服器2的動作的流程圖。在從數字複合機1接收了用戶認證請求的情況下(ACT50中為「是」)，伺服器2的 處理器21基於與用戶認證請求一起接收的用戶信息和存儲在用戶管理表Ma中的認證信 息進行用戶認證(ACT51)。例如，在作為用戶信息接收了用戶ID和密碼的情況下，處理器21 基於所接收的密碼與存儲在用戶管理表Ma中的與該用戶ID對應的認證信息是否一致來 判斷用戶認證是否成功。如果要判斷用戶認證是否成功，處理器21向請求用戶認證的數字 複合機1發送用戶認證結果(ACT52)。在認證成功的情況下，處理器21將與該用戶相關的 信息(用戶名以及該用戶的權限級別等信息)與用戶認證結果一起向數字複合機1輸出。並且，在從數字複合機1接收了分發對象信息請求的情況下(ACT55中為「是」)，服 務器2的處理器21創建表示可以作為列印分發對象選擇的用戶的分發對象信息(ACT56)。 例如，處理器21從數字複合機1接收分發對象信息請求的同時，接收用戶信息和原稿的跟 蹤ID。處理器21根據跟蹤管理表2 指定跟蹤ID所對應的複印對象、即文檔圖像(文 檔)。處理器21基於文件管理表24b指定有效期、版數限制以及安全級別等作為複印對象 的圖像的相關信息。處理器21基於作為複印對象的圖像的相關信息選出可選擇的分發對象(ACT56)。 處理器21創建將所選擇的分發對象作為分發對象一覽表的分發對象信息(ACT57)。處理器 21將包括分發對象一覽表的分發對象信息向數字複合機1發送(ACT58)。並且，在從數字複合機1接收了可動作信息請求的情況下(ACT60為「是」)，服務 器2的處理器21選出對應各分發對象的可執行的動作(ACT61)，創建表示所選擇的各分發 對象的候補動作的可動作信息(ACT62)。例如，處理器21從數字複合機1接收可動作信息 請求的同時，接收表示所選擇的分發對象的信息、用戶認證以及原稿跟蹤ID。處理器21基 於用戶管理表2 指定分發對象的用戶權限級別。處理器21基於跟蹤管理表2 和文檔 管理表Mb，指定有效期、版數限制以及安全級別等作為與跟蹤ID對應的複印對象的圖像 的相關信息。處理器21參照動作管理表Md、根據分發對象的權限級別和作為複印對象的圖像 的安全級別選出可執行的動作(ACT61)。處理器21通過關於各分發對象選出可執行的動 作，創建包括對應各分發對象的候補操作一覽表的可動作信息(ACT62)。處理器21向數字 複合機1發送包括對應各分發對象的候補操作一覽表的可動作信息。
並且，在從數字複合機1接收了動作修改請求的情況下(ACT65為是)，伺服器2的 處理器21根據接收的修改內容修改動作內容(ACT66)。例如，在變更了有效期的情況下，處 理器21對存儲在文檔管理表中的列印對象的圖像進行有效期變更。例如，在變更了複印版限制的情況下，處理器21對存儲在文檔管理表Mb中的打 印對象的圖像進行版限制數變更。此外，處理器21也可通過用戶權限和列印對象的圖像安 全級別確認是否有動作修改權限。在這種情況下，指示了動作修改的用戶如果沒有動作修 改權限，處理器21則向數字複合機1發送錯誤通知。如果完成了動作修改的登記，處理器 21則向數字複合機1通知完成了動作修改。並且，如果從數字複合機1接收了發放跟蹤ID的請求(ACT70為「是」)，伺服器2 的處理器21則按接收了發放請求的列印對象的圖像發放跟蹤ID(ACT71)。處理器21將所 發放的跟蹤ID與表示所列印的圖像的信息相互對應地向數字複合機1發送(ACT72)。並且，如果從數字複合機1接收了列印完成的通知(ACT75為是)，伺服器2的處理 器21根據完成了列印的紙張的相關信息更新跟蹤管理表2 (ACT76)。在處理器21發放了 跟蹤ID的情況下，也可將跟蹤ID的相關信息登記在跟蹤管理表Mc中。數字複合機1也可執行上述伺服器2執行的各處理(ACT50 76)的一部分或全 部。ACT50 76的各處理是可通過處理器執行程序來實現的功能。因此，數字複合機1的 處理器11也可執行ACT50 76的各處理。如果數字複合機具有各表2 Md、數字複合 機1的處理器11執行ACT50 76的各處理，則上述的跟蹤複印也可由數字複合機1單獨 進行。如上所述，本文檔管理系統是數字複合機在掃描了複印用原稿的情況下，從掃描 圖像中提取跟蹤ID，通過組合所提取的跟蹤ID和用戶信息，向用戶提供可選擇的候補分發 對象。根據本文檔管理系統，用戶在開始列印之前就可把握原稿的分發對象，可可靠地列印 附加了新跟蹤ID的圖像，用於用戶預想的分發對象。而且，本文檔管理系統在用戶指示了分發對象的情況下，向用戶提供對應各分發 對象可選擇的動作一覽表。根據本文檔管理系統，用戶可按分發對象容易把握可執行的候 補動作，容易按分發對象選擇適當的動作。而且，在本文檔管理系統中，根據用戶的指示，對 可按分發對象進行選擇的動作一覽表進行動作修改或添加新的動作。根據本文件管理系 統，用戶可適當地修改或添加動作。本發明的實施方式並不限定於上述各實施方式，在實施階段中，在不脫離本發明 的發明點及效果的範圍內，可以變形構成要素從而具體化。此外，通過組合上述各實施方式 所開示的多個構成要素，可以形成很多實施方式。例如，也可以從各個實施方式所示出的所 有構成要素中刪除幾個構成要素。也可以組合不同的實施方式中的構成要素。
權利要求
1.一種圖像形成裝置，包括用戶信息取得部，用於取得用戶信息；掃描器，用於對附加有跟蹤ID的複印對象的原稿圖像進行掃描； 顯示器，基於從所述掃描器掃描的圖像提取的跟蹤ID和所述用戶信息取得部所取得 的所述用戶信息，顯示能選擇的分發對象的一覽表；處理部，取得從所述顯示器顯示的所述分發對象的一覽表中選擇的分發對象用的列印 中所附加的跟蹤ID，並取得將所取得的所述跟蹤ID與所述掃描器掃描的原稿圖像合成而 得的列印數據；以及印表機，將所述處理部取得的列印數據列印在紙張上。
2.根據權利要求1所述的圖像形成裝置，還包括顯示控制部，在從所述分發對象的一覽表中選擇了分發對象的情況下，在所述顯示器 上對應於所選擇的各分發對象顯示能執行的動作候補的一覽表。
3.根據權利要求2所述的圖像形成裝置，其中，根據所述用戶信息的用戶權限選出所述能執行的動作候補。
4.根據權利要求2所述的圖像形成裝置，其中，根據所述用戶信息的用戶權限和從所述掃描圖像中提取的跟蹤ID的組合選出所述能 執行的動作候補。
5.根據權利要求2所述的圖像形成裝置，其中，所述顯示控制部顯示表示根據所述用戶信息的用戶的動作修改的指示進行了修改後 的動作的信息。
6.根據權利要求5所述的圖像形成裝置，其中， 所述動作修改是有效期的變更。
7.根據權利要求5所述的圖像形成裝置，其中， 所述動作修改是複印限制數的變更。
8.一種文檔管理系統，包括圖像形成裝置和伺服器，其中， 所述圖像形成裝置包括用戶信息取得部，用於取得用戶信息；掃描器，用於對附加有跟蹤ID的複印對象的原稿圖像進行掃描； 分發對象請求部，向所述伺服器請求基於從所述掃描器掃描的圖像提取的跟蹤ID和 所述用戶信息取得部所取得的所述用戶信息的分發對象信息；顯示器，基於根據所述分發對象請求部的請求從所述伺服器取得的所述分發對象信息 顯示能選擇的分發對象的一覽表；ID發放請求部，向所述伺服器請求從所述顯示器所顯示的所述分發對象的一覽表中選 擇的分發對象用的列印中所附加的跟蹤ID ；處理部，取得將根據所述ID發放請求部的請求由所述伺服器發放的所述跟蹤ID與所 述掃描器掃描的原稿圖像合成而得的列印數據；以及印表機，將所述處理部取得的列印數據列印在紙張上， 所述伺服器包括分發對象選出部，根據所述圖像形成裝置的請求選出能選擇的分發對象；分發對象通知部，向所述圖像形成裝置發送包含所述分發對象選出部所選出的所述分 發對象的一覽表的分發對象信息；發放部，根據所述圖像形成裝置的請求發放跟蹤ID ；以及 ID通知部，向所述圖像形成裝置發送所述發放部發放的跟蹤ID。
9.根據權利要求8所述的文檔管理系統，其中， 所述圖像形成裝置還包括動作請求部，向所述伺服器請求對應於所選擇的各分發對象的能執行的動作候補；以及顯示控制部，在所述顯示器上顯示根據所述動作請求部的請求從所述伺服器取得的對 應於各分發對象的能執行的動作候補的一覽表， 所述伺服器還包括動作選出部，根據所述圖像形成裝置的請求選出對應於各分發對象的能執行的動作候 補；以及動作通知部，向所述圖像形成裝置發送包含所述動作選出部所選出的所述動作候補的 一覽表的能動作信息。
10.根據權利要求9所述的文檔管理系統，其中，所述動作選出部根據所述用戶信息的用戶權限選出所述能執行的動作候補。
11.根據權利要求9所述的文檔管理系統，其中，所述動作選出部根據所述用戶信息的用戶權限和從所述掃描圖像中提取的跟蹤ID的 組合選出所述能執行的動作候補。
12.根據權利要求9所述的文檔管理系統，其中，所述顯示控制部顯示表示根據所述用戶信息的用戶的動作修改的指示進行了修改後 的動作的信息，所述圖像形成裝置還包括修改委託部，向所述伺服器發送所述用戶信息的用戶指定的動作修改內容， 其中，所述顯示控制部基於來自於所述伺服器的動作修改完成通知在所述顯示器上顯 示表示修改後的動作的信息， 所述伺服器還包括動作修改部，根據來自於所述圖像形成裝置的請求登記所述動作修改；以及 動作通知部，根據所述動作修改部的動作修改登記，向所述圖像形成裝置發送動作修 改完成通知。
13.根據權利要求12所述的文檔管理系統，其中， 所述動作修改是有效期的變更。
14.根據權利要求12所述的文檔管理系統，其中， 所述動作修改是複印限制數的變更。
15.一種圖像形成方法，包括 取得用戶信息；對附加有跟蹤ID的複印對象的原稿圖像進行掃描；基於從掃描的圖像提取的跟蹤ID和取得的所述用戶信息，顯示能選擇的分發對象的一覽表；取得從所顯示的所述分發對象的一覽表中選擇的分發對象用的列印中所附加的跟蹤ID ；取得將所取得的所述跟蹤ID與所掃描的所述原稿圖像進行合成而得的列印數據； 將所取得的所述列印數據列印在紙張上。
16.根據權利要求15所述的圖像形成方法，其中，在從所述分發對象的一覽表中選擇了分發對象的情況下，對應於所選擇的各分發對象 顯示能執行的動作候補的一覽表。
17.根據權利要求16所述的圖像形成方法，其中，根據所述用戶信息的用戶權限選出所述能執行的動作候補。
18.根據權利要求15所述的圖像形成方法，其中，顯示表示根據所述用戶信息的用戶的動作修改的指示進行了修改的動作的信息。
19.根據權利要求18所述的圖像形成方法，其中， 所述動作修改是有效期的變更。
20.根據權利要求18所述的圖像形成方法，其中， 所述動作修改是複印限制數的變更。
全文摘要
本發明提供一種圖像形成裝置、文檔管理系統以及文檔管理方法。該圖像形成裝置包括用戶信息取得部，用於取得用戶信息；掃描部，用於對附加有跟蹤ID的複印對象的原稿圖像進行掃描；顯示器，基於從所述掃描器掃描的圖像所提取的跟蹤ID和所述用戶信息取得部所取得的所述用戶信息，顯示能選擇的分發對象的一覽表；處理部，取得從所述顯示器顯示的分發對象一覽表中選擇的分發對象用的印刷中所附加的跟蹤ID，取得將所取得的所述跟蹤ID與所述掃描器掃描的原稿圖像合成而成的列印數據；印表機，將所述處理部取得的列印數據列印在紙張上。
文檔編號H04N1/00GK102055880SQ20101028749
公開日2011年5月11日 申請日期2010年9月17日 優先權日2009年10月30日
發明者井田俊博, 富沢肇, 小倉一泰, 藤原彰彥 申請人:東芝泰格有限公司, 株式會社東芝