企業選用協同軟體 需防忽悠經典三招
2024-10-26 04:23:10
如果你是一位從事採購業務的人員或者你是一位企業的管理者，你是否有過這樣的煩惱：公司要實現信息化，老闆交代儘快上一批管理軟體。打探一下發現市面上協同管理軟體各種品牌魚龍混珠，挑選的餘地大了可風險也高了;各個品牌的銷售員們隔三差五的上門拜訪、電話推銷，愣是把一個產品生生的妖魔化，讓你分不清信息的真偽。最後終於千挑萬選了一套，可用了沒幾天，底下部門就開始紛紛反映這問題那問題，最後在大家一片埋怨聲中「信息化的腳步」停止了，你悲劇了。
想必這種情況在如今管理軟體的市場上以是屢見不鮮了。要想成功選擇適合自己企業發展的協同辦公管理軟體，必須練就一身」真功夫」—— 防忽悠的真功夫。那麼如何練就這套「真功夫」？秘笈又在哪裡？下面先向大家傳授最重要的前三招：
1. 經典忽悠一：
我們的產品可以解決企業協同辦公的個性化需求，簡直就是為您的企業量身打造的。
防忽悠秘笈：
個性化產品是「小姐命」，價格貴危險係數高維護成本大，買得起養不起。
目前用戶在選擇協同軟體時一般有三種選擇：標準化產品，個性化(項目化)開發，產品+二次開發(局部定製)。對於大多數組織而言，項目化的成本是比較高的，開發、優化的周期也相對較長，很難進行後續的標準升級，維護成本較高，也很容易因技術人員或供應商的變動而引發風險。產品化+二次開發的形式對於很多企業來講也是高成本和高風險的，如果產品化的技術架構不支持模塊擴展，那麼用戶只能以調整架構從而放棄標準升級為代價。為多數用戶所接受的是標準化的協同軟體產品，它集合了廠商多年積累的客戶應用經驗，更是設計了由需求流程、概念設計、構架設計、程序代碼、測試流程、銷售、實施交付、售後服務、升級服務等多種崗位的專業人員協作構成專業系統，可以進行持續的服務與升級，不失為一個好的選擇。
雖然產品化存在不能一次滿足用戶所有細節需求的缺陷，但無數案例驗證二次開發最好也不要輕易去做，因為這其中的開發和維護成本是相當高的一筆數目。假如你的企業原本一至兩個人就可以完成日常的系統維護，如果做二次開發，那就得增加人手。而且其中關鍵的人員還不能發生變動，萬一發生調整，後面的人根本就接不上手，這個成本就翻了不止好幾倍。所以企業或組織一定要在充分評估二次開發的必要性、業務需求的迫切性和開發維護成本之後慎重決定。
2. 經典忽悠二：
我們產品的功能版塊相當的齊全，您買它絕對超值。
防忽悠秘笈：
功能多固然好，可是企業日常辦公中根本用不到，算一算，花那麼多錢買那麼多「雞肋」功能閒置著，真正平均到每一個常用功能身上的成本是不是更多了呢？無形中讓成本翻了好幾番，。更可怕的是很多「大忽悠們」只求全不求精，很可能到頭來丟了西瓜撿了芝麻，絕對是大大的不值!
近一段時間，英國貝恩管理諮詢公司一份調研報告指出，中國企業使用管理軟體不滿意率高達65%，在國內300多家企業所實施的軟體系統中，大約有55%的項目沒有達到用戶企業的預期目標——充分改善企業營銷管理水平、有力提高競爭效率。為什麼會有這種情況出現？除了廠商的原因以外，作為消費者也應該反思。不從企業實際需求出發一味的貪多是釀成這一苦果的直接原因，最終這顆苦果還得自己吃，得不償失。據權威部分近期發布的一份調研報告指出協同軟體在企業中的主要應用大分布在這五方面:企業內部的及時網上交流溝通(27.8%)、企業各個部門之間的信息共享(21.6%)、支持即時的文件資源共享和交流溝通(21.2%)、實現信息、資源、人員、流程的隨需而應(15.2%)、各種系統的集成(13.5%)。公布這些數據給大家，就是想說明一個問題：協同軟體的價值在與使用，使用頻率高了企業獲得的價值自然就大，錢也就沒白花;一大堆功能看著挺花俏，可一半以上都用不上，這錢就真的是花了也白花。惟有想清楚看明白企業或組織真正需要什麼，才能在面對忽悠時保持清醒頭腦，不吃虧上當。
3.經典忽悠三：
我們的產品界面漂亮，版塊設計搭配也都體現出一種科技美，您用著絕對cool!
防忽悠秘笈三：
選軟體和選老婆一樣，光漂亮可沒用。協同管理軟體要求全員應用的同時就必須要保證操作的簡單性和易用性。否則，軟體就成了給某一個人或某一群人購置的軟體，失去了它應有的價值。
很多人反映軟體的後期普及問題一樣讓人頭疼。一般的一套協同辦公系統上線後第一件事情就是全員的推廣使用。由於員工的年齡層不一，因此其信息化水平差異大，這樣全員推進企業的信息化就出現了阻礙，如果再加上購買的軟體晦澀不好用，甚至還可能會讓部分員工對這種新事物產生恐懼和牴觸。那麼如何在選型階段就將這種問題扼殺在搖籃裡呢？
軟體的簡單、易用、適用性是我們在前期選型時必須高度關注的一點。中國人有這樣一個毛病—認為簡單的東西就是便宜的東西。所以在選軟體的時候往往就比較青睞那些界面設計花俏，模塊又多又雜的產品，認為他們的溢價能力高，而真正簡單實用的產品卻被第一輪競選就淘汰出局。其實正是這種價值判定法才導致了之前所提到的如此之低的滿意度和成功率。企業要想真正實現信息化，首先就要拋棄這種狹隘偏激的價值觀，選擇那些簡單又易用的產品，一步步的實現全員應用。這時候也許你會發問「我也沒有一一試過哪些產品好用，哪些產品不好用，怎麼鑑別呀？這東西只有用了以後才知道呀!」下面是第四屆IT技術調查推薦的用戶最關注的協同管理軟體品牌，供大家在選型時參考：
協同管理軟體選型的成功與否對企業信息化發展的快慢程度起著至關重要的作用。選擇對的協同軟體會幫助企業在今後的發展道路上走的更快更穩;而錯誤的選擇卻往往阻礙企業的發展甚至會出現拖後腿的現象。所以請大家在選型時一定要擦亮雙眼，謹防忽悠，選擇那些內部資源雄厚，流程順暢，支撐保障機制健全的廠商，否則信息化發展將無從談起。■
