海泰方圓：電子文件管理系統的應用價值
2024-12-24 07:26:08
隨著電子文件的日益廣泛使用，世界各國都相繼認識到電子文件管理的重要意義，各發達國家大多通過制定法規、政策與標準，藉助技術與管理雙重手段，逐步建立科學、有效的電子文件管理體系，從而支撐各項電子化業務的順利開展，促進電子文件信息資產的價值實現，推動歷史文明保護與傳承。在我國，黨和政府也同樣對電子文件管理給予了高度重視。2009年，中辦發39號文《電子文件管理暫行辦法》對電子文件管理提出了總體要求，並陸續組織出臺了一系列標準規範。目前，電子文件管理已經上升為國家戰略，成為國家和社會發展的重要支撐。
電子文件管理系統(ERMS)是應用於電子文件形成單位，旨在捕獲電子文件並實施維護、利用和處置的專業系統。符合國家標準的電子文件管理系統是規範電子文件管理業務活動、確保電子文件質量要求的強有力技術保障措施，主要負責：
從各業務系統中捕獲/接收/分類匯總電子文件或電子化信息;
對電子文件的產生、作用、消亡的全生命周期過程提供真實、全面、完整的記錄;
維護文件之間、文件和業務之間的各種關聯;
提供方便的檢索利用手段;
並以有序的、系統的、可審計的方式進行處置;
管理範疇涵蓋文字、圖表、圖像、音頻、視頻等豐富文件類型。
電子文件管理系統，其目的是確保電子文件的真實性、完整性、可靠性和可用性，對電子文件的收集、存儲、利用、處置等主要過程進行管理，達到長期保存、統一規範管理、安全保密、高效利用的目標。通過對技術和管理手段的有效配合，使電子文件能夠對社會活動進行真實、全面、完整的記錄，並成為有效的電子證據，在社會活動中，發揮出應有的巨大功效。
電子文件管理的主要技術類需求應包括捕獲、登記、分類組織、鑑定、處置、統計分析、檢索、利用、審計等核心功能，並提供一系列系統配置管理功能及標準對外接口等。
北京海泰方圓科技有限公司作為國內最早一批投身該領域的電子文件管理產品及解決方案專業化提供商，首批通過國家電子文件測試中心的標準符合性測試，提供電子文件全生命周期的全流程管理服務。目前已經承建了眾多部委、省、地市級、企業的電子文件管理規劃、國家試點項目和電子文件管理標準體系設計等項目。
獨具特色的海泰電子文件管理系統(HT-ERMS)：
1、全面標準化與靈活開放性相融合
以國家標準、行業標準為產品基礎功能的主要依據，以地區標準、企業標準為輔助參考，全面研究有關元數據、電子文件格式、存儲、交換、安全保密要求等等方方面面的標準體系。
2、完善的安全防護體系建設
全面引入密碼應用技術和安全管理手段，保證系統具備高強度的信息安全防護要求。
3、方便高效的捕獲電子文件原始信息
支持多捕獲途徑並存;支持基於數據層、邏輯層的主動式、被動式捕獲手段，具備元數據自分析、自生成能力;既滿足標準又方便配置調整。
4、憑證中心的建立助力文件原始性、真實性保障體系
電子文件的內容與形式是相對獨立。認定電子文件的原始性，必須從電子文件生成開始，對電子文件生命周期、電子文件歸檔期、電子文件保管期三個不同階段，組成一個嚴密、系統、完整的電子文件原始性、真實性保障體系。
5、廣泛包容豐富的文件格式、文件存在形式、捕獲方式
可管理電子文件的格式覆蓋文本、圖形、圖像、音頻、視頻文件等等。支持對於單文檔文件、複合文件、組合文件的管理。支持多種捕獲方式(實時捕獲、定期捕獲、手工捕獲、在線編輯)，獨創的智能適配技術，方便異構、跨平臺、跨資料庫的系統的快速對接。
6、提供豐富的高效利用手段，切實提升效率
全文檢索與電子文件權限緊密結合，提供豐富的檢索手段，靈活的展現形式，並可以標準服務的方式提供，為業務系統提供嵌入式的電子文件檢索服務。■
