秘書禮儀的五個手勢（當秘書的三種類型）

2023-09-18 09:53:58

受文革後興起的傷痕文學的影響，我曾經對秘書這一職業頗有成見。

許多小說和影視作品對秘書的描寫是：精瘦的臉型，戴著金絲邊眼鏡，在領導的耳邊竊竊私語。似乎領導犯的錯誤都是聽了秘書的讒言所致。

陰差陽錯，我「不幸」也擔任過常務副縣長的秘書，深深感覺到秘書並非文藝作品刻畫的陰險形象。

當好一名稱職的秘書非常不易：文字水平要高、辦事能力要強、特別是參謀輔佐更難。

我通過工作實踐的觀察和體會，把秘書的作用大致分為三種類型。

一、固定型文字秘書

所謂固定型文字秘書是指常年伏案寫作文字稿件的秘書。

固定，就是以辦公室工作為主，經常列席和聆聽領導講話，閱讀各類文件資料，研究領會上級意圖，撰寫各類文件、報告、通知、領導講話稿等。

文字秘書的文字功夫絕對一流，久而久之，筆桿子成為其標籤。但是，此種現象既好又不好。

1、從好的方面講，如果文字秘書對上級精神有敏銳的視角、獨到的分析、深刻的領悟，再撰寫出高質量的、有創新性的稿件，那肯定是深受領導器重。

2、從不好的方面講，每天從事文字工作，撰寫官式文稿，並非自己興趣創作，感覺枯燥乏味。再加上相對固定在辦公室內，較少接觸外界，成了寫作文字的機器人。

特別是現在許多年輕人耐不住寂寞，不願意長期從事文字工作。他們親眼目睹許多前輩筆桿子一搖就是幾十年，臨近退休才安排一個級別，略表安慰之意。

我曾看到某省報的幹部提拔公示內容，許多人的經歷都是在辦公室、調研室、政研室、督查室、黨史辦、社科院等部門輪流轉，一幹就是幾十年。其中少數優秀的筆桿子臨近退休才安排個副廳級別待遇。看看級別不低，其實就是搖了一輩子筆桿子。

有些秘書不甘寂寞，動了歪腦筋。有一個幽默故事是這樣說的：

甲秘書文字水平高，領導從未挑剔其文字。乙秘書的文字稿時常有錯別字，經常被領導批評。

然而，乙秘書被提拔了。甲秘書自然憤憤不平。於是，甲乙兩位秘書約了一次飯局。

酒過三巡，乙秘書道出了提拔秘訣：「老兄啊，我寫錯別字是故意的，目的是給領導修改文字的機會，以體現領導的水平。你老兄愚鈍啊，竟然一字不錯，一點都不給領導機會和面子」。

二、被動型辦事秘書

所謂被動型辦事秘書是指按照領導的指示，必須在規定的時間內，完成領導交辦的各項事宜。

被動，是指被迫完成領導交辦的任務，沒有自主和靈活機動的選擇。

任務完成了，領導覺得是應該的。沒有完成，批評是正常的。

優秀的秘書，會按照輕重緩急，把領導交辦的工作有條不紊地完成好。

思路不清晰的秘書，或者想發揮一下自己的小聰明，辦事過程中滲入了個人的機動靈活，結果是吃力不討好，被斥責是免不了的。

總之，辦事型秘書好像是個打工者，領導永遠是派工的，秘書的職責就是按時完成工期。所以，辦事型秘書總是被動的。

就是有疑惑，也不能、不敢向領導諮詢、解惑。只能邊執行任務，邊體會和揣摩。

辦事型秘書雖然被動辦事，但好處是獨立處事，實踐鍛鍊，在實幹中快速成長。

由於辦事型秘書在工作過程中接觸的都是各部委辦局和鄉鎮、街道的領導幹部，所以，上傳下達的辦事過程，是非常難得的學習過程。一旦提拔到領導崗位，實幹能力會非常突出，進入領導角色較快。

三、主動型參謀秘書

所謂參謀型秘書，是秘書這個圈子裡最高的層面。

由於在重要節點能為領導提供建設性的意見，深得領導倚重，成為領導身邊不可或缺的助手。

領導也是在實際工作的鍛鍊中成長的。上了新的臺階後，工作中碰到的各種挑戰不計其數。此時如果身邊的秘書能如同古代謀士般的存在，領導頓感如虎添翼。

久而久之，領導會敞開心扉和秘書說心裡話；秘書也感激領導的知遇之恩而知恩圖報；兩人的關係也變成亦師亦友。

要成為這樣的關係，領導的氣度和雅量是關鍵。秘書的作用是次要的。主次分明，才能相得益彰。

參謀型秘書有以下幾個特點：

1、堅決維護領導的形象。

舉例：縣府辦主任、副主任拿著副縣長的批示嘀咕著，要不要請領導修改批示呢？糾結而為難！

此時副縣長秘書主動說：「我去找領導修改」。秘書知道，一旦批示發出去，其後果有損領導形象。但請領導修改批示，確實很不禮貌。

「縣長，可能是我沒有向您匯報清楚，情況是這樣的……」。（記住：首先要批評自己）。

副縣長臉上顯露出怒色，猶豫片刻，重重地用筆塗去原批示，再寫上新批示，然後將批文高高舉起。

秘書趕快拿著新批文，快速逃離領導辦公室。秘書相信：領導的怒氣很快就會消失，負責任的秘書他會銘記。

2、關鍵時刻要敢於諫言。

舉例：上半年全縣工業各項指標很難看，分管副縣長每個月例會都會批評有關經濟主管部門的負責人。

半年度例會召開在即。計經委主任找到副縣長秘書，建議秘書向領導進言，能否在半年度例會上少批評，多鼓勵，以提振士氣，振興經濟。

副縣長爽快地採納了秘書的建議，例會開得很成功，達到了團結一致的目的。

3、參謀型秘書要謙虛謹慎，決不能忘乎所以。

舉例：領導和秘書關係親密之後，在某些場合會自然流露出來，此時秘書要有清醒的頭腦。

比如在討論某件事時，副縣長突然當著部門領導或鄉鎮領導的面，詢問秘書的看法或態度。此時秘書採取了迴避策略。

事後，秘書向領導表示：本人會私下大膽諫言，公開場合要求禁言。因為職不配位，絕不越線。

參謀型秘書最大的職業風險來自於亦師亦友的領導。跟對人，則一榮俱榮；跟錯人，則一損俱損。

上述三種類型的秘書是各有所長，沒有高低好壞之分。

這三類秘書的形成，和每個人的性格、愛好、專業、教育、閱歷、經歷等等有關聯。

當然，從理論上講，會寫、會辦事、會獻計獻策的全能型秘書是存在的。但實際工作中，此類人才純屬稀有。

術有專長，即為人才。試著把秘書分為三種類型，也是最大限度的挖掘人才、培養人才、使用人才。

您是屬於哪類秘書呢？恭請對號入座。