一種電子文件一體化外發的方法
2023-05-11 14:55:21
一種電子文件一體化外發的方法
【專利摘要】本發明公開了一種電子文件一體化外發的方法，該方法的步驟包括：提供發送端，發送端將需要外發的電子文件製作成外發一體化文件，外發一體化文件包括外發文件和外發環境，外發環境包括外發瀏覽器和外發策略文件；提供接收端，接收端使用一體化的安裝方法對外發文件進行操作。本發明方法對電子文件的外發一體化過程進行控制管理，通過製作外發一體化文件，將外發文件和外發環境打包成一個可執行的安裝文件，在接收端提供了一種簡便高效的瀏覽電子文檔的方法，該方法直接自帶外發環境，雙擊運行外發一體化文件便可以直接瀏覽外發的文件，降低了用戶安裝外發環境的複雜性，同時隱藏了外發文件的位置，減少了文件外洩的可能性。
【專利說明】一種電子文件一體化外發的方法
【技術領域】
[0001]本發明涉及電子文件安全管理，尤其涉及一種電子文件一體化外發的方法，屬於計算機信息安全【技術領域】。
【背景技術】
[0002]隨著計算機技術和信息技術的飛速發展，計算機已經成為了人們辦公和學習的重要工具，越來越多的數據信息通過電子文件的形式進行傳輸、外發。這種形式在給人們帶來便利的同時也存在安全性的問題。由於電子文件具有易於複製、易於傳輸的特點，一些機密性的文檔很容易被隨意的閱讀和篡改，電子文件一旦被借閱，則借閱者對文件就具有了完全的權利，無法像傳統媒介文件一樣實施收回或歸還操作，因此需要有效地保護自己的智慧財產權，降低因數據外洩造成的風險。
[0003]目前主要採取的方式是利用加密和認證技術來控制非法操作者對電子文檔的訪問，例如利用各種密鑰機制對文件加密，或利用數字證書來驗證操作者的身份，從而防止非法操作者訪問文件。上述方法雖然提高了電子文檔的安全性，但是電子文檔接收者接收文檔的同時也需要自行安裝相關軟體，並進行配置，在這個過程中不僅配置過程可能出錯，還有可能因為缺少管理員權限導致軟體安裝失敗。
[0004]因此，如何高效安全的解決電子文檔安全外發問題，同時去掉複雜的安裝過程，提供一種安全性更高、保護手段更強、可操作性更簡單、適用性更廣的電子文件安全外發方法成為一個亟待解決的問題。
【發明內容】
[0005]本發明公開了一種電子文件一體化外發的方法，解決了電子文件外發過程中的安全性問題。
[0006]為實現上述發明目的，本發明採取的技術方案是:一種電子文件一體化外發的方法，該方法包括:
提供發送端，發送端將需要外發的電子文件製作成外發一體化文件，外發一體化文件包括外發文件和外發環境，外發環境包括外發瀏覽器和外發策略文件；
提供接收端，接收端使用一體化的安裝方法對外發文件進行操作。
[0007]進一步地，發送端將需要外發的電子文件製作成外發一體化文件的過程為:外發初始化:將需要外發的電子文件設置為密文文件，註冊客戶資料，制訂外發流程策略，外發流程策略為系統制定規則，包括是否需要審批、具體審批人、審批人的審批次序、審批人的審批時間；文件外發申請:文件外發 申請人:填寫申請單，並附上需要外發的文件，通過安全郵件外發時需要填寫外發目的郵件地址；待審批文檔通知:當文件外發 申請人:提交申請後，系統根據規則確定是否需要審批以及審批人，如果需要審批，接著系統將申請通知發送到審批人的桌面上，審批人根據文件內容確定是否通過並提交；審批完成通知:當外發文件審批完成後，系統根據要求把該密文文件轉換為外發密文並通知 申請人:已經審批完成；形成外發策略文件:將外發文件和外發環境打包，製作成外發一體化文件。
[0008]進一步地，接收端使用一體化的安裝方法對外發文件進行操作的實現過程為:啟動外發一體化文件，將外發一體化文件自動釋放文件到指定目錄；啟動指定目錄下的指定程序，打開外發環境；用戶通過外發環境對外發文件進行操作；用戶對外發文件操作完成後關閉外發環境時自動銷毀指定目錄內的文件。
[0009]進一步地，外發一體化文件為可執行的安裝文件。
[0010]進一步地，外發策略文件包含發送方信息、接收方信息以及文件操作策略。
[0011]進一步地，文件操作策略包括允許使用的計算機、使用時間、使用次數、是否允許拷貝、是否允許截屏、是否允許列印、是否允許修改。
[0012]進一步地，用戶根據文件操作策略對外發文件進行操作。
[0013]進一步地，接收端運行一次可執行文件之後，將外發文件的路徑隱藏，用戶只能通過外發環境訪問外發文件，避免用戶直接從路徑拷貝文件。
[0014]進一步地，在有使用次數限制的情況下，每次打開外發一體化文件或者外發一體化文件的拷貝份，系統中外發一體化文件的訪問次數都會減一，嚴格控制了外發文件的使用次數，避免通過拷貝一體化外發文件這種方式實現無限次的訪問。
[0015]本發明方法對電子文件的外發一體化過程進行控制管理，通過製作外發一體化文件，將外發文件和外發環境打包成一個可執行的安裝文件，該方法對外發文件的全生命周期進行管理，提供多種安全策略支持，構建了一個安全外發的工作環境，其中加解密過程、信息植入過程，外發環境的部署過程對用戶透明。同時本發明著重簡化接收端的外發環境部署過程，在接收端提供了一種簡便高效的外發環境瀏覽電子文檔的方法，該方法直接自帶外發環境，雙擊運行外發一體化文件便可以直接瀏覽外發的文件，省去了用戶自行安裝外發環境的過程，降低了用戶安裝外發環境的複雜性，同時隱藏了外發文件的位置，減少了文件外洩的可能性。本發明方法適用範圍廣，無需額外硬體支持，不改變用戶的操作習慣，性價比高。
【專利附圖】
【附圖說明】
[0016]圖1為本發明方法中發送端製作外發一體化文件的功能模塊圖。
[0017]圖2為本發明方法中發送端製作外發一體化文件的流程示意圖。
[0018]圖3為本發明方法中接收端處理外發一體化文件的流程圖。
【具體實施方式】
[0019]下面結合附圖和【具體實施方式】，對本發明作進一步詳細說明。
[0020]在本實施例中，虛擬了一個外發場景。某設計單位A內部構建了一個安全環境，所有設計文件均為加密文件，現需要將一份重要電子文件(機密源文件.doc)外發到單位B，只允許在指定計算機①上使用2天，且不允許拷貝、不允許拷屏、不允許列印、不允許修改。
[0021]發送端管理從外發申請到申請結束，自動製作外發文件整個過程。發送端的功能模塊圖如圖1所示。發送端具備以下功能模塊:註冊客戶資料模塊，用於註冊需要外發的接收方客戶資料，供外發請求時使用；請求外發模塊，包括 申請人:填寫客戶資料，上傳需要外發的文件，說明保護策略，記錄請求過程；審批外發模塊，用於對 申請人:提出的外發請求進行審批，系統定時搜索外發請求消息提示審批人，審批人根據流程策略進行審批，系統將審批結果發送給 申請人:；外發製作模塊，用於將審批通過的文件自動製作成外發一體化文件，外發審批通過後，外發伺服器製作外發一體化文件。
[0022]在本實施場景中，外發一體化文件的審批製作流程如下:發送方(單位A)的 申請人:填寫申請單並上傳需外發的電子文件，其中:客戶名稱選擇單位乙；限定機器選擇計算機①；使用時間填寫48小時；使用次數未作要求不填寫；安全郵件地址未作要求不填寫；操作權限不允許拷貝、不允許拷屏為預設設置無需操作，只要不勾選允許列印、允許修改選項即可。上傳的電子文件為密文文件(機密源文件.doc)。申請單填寫完成後提交。
[0023] 申請人:提交外發申請後，系統自動按場景設定審批流程確定審批人是部門經理，根據規則將申請通知發送到 申請人:所在部門經理的桌面上。
[0024]部門經理根據文件內容確定是否通過並提交。如通過，系統自動按場景設定審批流程確定審批人是分管副總，根據規則將申請通知發送到 申請人:所在部門的分管副總的桌面上。如不通過，系統自動通知 申請人:外發申請被拒絕。
[0025]分管副總根據文件內容確定是否通過並提交。如通過，系統自動按場景設定審批流程確定流程結束，通知 申請人:外發申請完成。如不通過，系統自動通知 申請人:外發申請被拒絕。
[0026]外發申請完成後，系統首先將審批通過的文件製作成外發文件，外發文件為密文文件(機密外發文件.doc)，並植入發送方信息、接收方信息以及文件操作策略。在本實施場景中，外發文件中被植入單位甲，單位乙，不允許拷貝、不允許拷屏、不允許列印、不允許修改文件操作策略等信息，然後自動將外發文件，外發環境打包製作成外發一體化文件。
[0027]接收端處理外發一體化文件的流程圖如圖3所示。在本實施場景中，單位B收到外發一體化文件，此時計算機①通過直接運行發送方發來的可執行程序(外發一體化文件)，安裝外發環境，安裝成功後，自動打開外發環境，用戶就可以瀏覽相應的外發文件。
[0028]以上所述的僅為本發明的較佳實施例而已，並不用以限制本發明，凡在本發明的精神和原則之內所做的任何修改、等同替換和改進等，均應包含在本發明的保護範圍之內。因此，本發明的保護範圍當視權利要求書所界定者為準。
【權利要求】
1.一種電子文件一體化外發的方法，其特徵在於:提供發送端，發送端將需要外發的電子文件製作成外發一體化文件，外發一體化文件包括外發文件和外發環境，外發環境包括外發瀏覽器和外發策略文件；提供接收端，接收端使用一體化的安裝方法對外發文件進行操作。
2.根據權利要求1所述的電子文件一體化外發的方法，其特徵在於:發送端將需要外發的電子文件製作成外發一體化文件的過程為:外發初始化:將需要外發的電子文件設置為密文文件，註冊客戶資料，制訂外發流程策略，外發流程策略為系統制定規則，包括是否需要審批，具體審批人，審批人的審批次序，審批人的審批時間；文件外發申請:文件外發 申請人:填寫申請單，並附上需要外發的文件，通過安全郵件外發時需要填寫外發目的郵件地址；待審批文檔通知:當文件外發 申請人:提交申請後，系統根據規則確定是否需要審批以及審批人，如果需要審批，接著系統將申請通知發送到審批人的桌面上，審批人根據文件內容確定是否通過並提交；審批完成通知:當外發文件審批完成後，系統根據要求把該密文文件轉換為外發密文並通知 申請人:已經審批完成；形成外發策略文件:將外發文件和外發環境打包，製作成外發一體化文件。
3.根據權利要求1所述的電子文件一體化外發的方法，其特徵在於:接收端使用一體化的安裝方法對外發文件進行操作的實現過程為:啟動外發一體化文件，將外發一體化文件自動釋放文件到指定目錄；啟動指定目錄下的指定程序，打開外發環境；用戶通過外發環境對外發文件進行操作；用戶對外發文件操作完成後關閉外發環境時自動銷毀指定目錄內的文件。
4.根據權利要求1所述的電子文件一體化外發的方法，其特徵在於:外發一體化文件為可執行的安裝文件。
5.根據權利要求1所述的電子文件一體化外發的方法，其特徵在於:外發策略文件包含發放方信息、接收方信息以及文件操作策略。
6.根據權利要求5所述的電子文件一體化外發的方法，其特徵在於:文件操作策略包括允許使用的計算機、使用時間、使用次數、是否允許拷貝、是否允許截屏、是否允許列印、是否允許修改。
7.根據權利要求5所述的電子文件一體化外發的方法，其特徵在於:用戶根據文件操作策略對外發文件進行操作。
8.根據權利要求1所述的電子文件一體化外發的方法，其特徵在於:接收端運行一次可執行文件之後，將外發文件的路徑隱藏，用戶只能通過外發環境訪問外發文件，避免用戶直接從路徑拷貝文件。
9.根據權利要求6所述的電子文件一體化外發的方法，其特徵在於:在有使用次數限制的情況下，每次打開外發一體化文件或者外發一體化文件的拷貝份，系統中外發一體化文件的訪問次數都會減一，嚴格控制了外發文件的使用次數，避免通過拷貝一體化外發文件這種方式實現無限次的訪問。
【文檔編號】G06F21/12GK104281789SQ201410514999
【公開日】2015年1月14日 申請日期:2014年9月30日 優先權日:2014年9月30日
【發明者】張曉波, 孫桂銀, 畢永政 申請人:南京新模式軟體集成有限公司