企業人員的檔案由誰管理（企業人事檔案管理制度）

2023-04-21 21:32:53 1

1.目的

員工人事檔案是公司、人力資源部在人員招聘、調動、任免、培訓、考核、獎懲等工作中形成的有關個人經歷、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的有關材料，是歷史地、全面地考察了解員工和正確選拔使用員工的重要依據。為規範人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，使之更科學化、規範化、制度化，同時為了更有效的對員工人事檔案進行妥善的保護和利用，維護人事檔案材料的完整，使人事檔案的建立、整理與管理工作有所依據，特制定本管理制度。

2.適用範圍

適合公司全體員工。

3.檔案管理的機構和職責

3.1機構：員工人事檔案管理工作由人力資源部專設檔案室進行統一管理，由專職或以人事檔案工作為主的兼職檔案工作人員負責日常管理，同時接受上級組織、其他部門的監督、檢查與指導；另外人力資源部要不斷建立健全查（借）閱、收集、鑑別歸檔、轉遞、檢查核對、保管保密、管理人員職責、送交檔案材料歸檔工作的各項制度及各項工作程序。

3.2檔案管理員職責：

3.2.1要嚴格執行保密原則，不向無關人員洩露員工人事檔案內容。

3.2.2貫徹執行國家及上級主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關條例，管理好本單位員工人事檔案，接受上級的監督、檢查與指導，參加業務培訓。

3.2.3負責公司人事檔案信息的維護與管理，檔案材料的收集、鑑別、整理、傳遞、保管和提供查（借）閱等工作。確保員工人事檔案的安全保管，防止各類事故的發生，並做好防火、防蛀、防潮、防光、防高溫、防盜等六防工作。

3.4辦理其他相關事宜。

4.人事檔案分類

4.1基礎人事檔案

（1）個人簡歷、員工應聘登記表；身份證、學歷學位證書、各類資格證書複印件等個人入職基本信息。

（2）勞動合同、保密合同、補充協議等。

（3）員工花名冊、圖像資料、電子作品等電子版檔案。

（4）員工離職申請表，離職工作交接清單。

4.2培訓檔案

（1）新員工入職培訓試卷、培訓心得、培訓籤到表。

（2）參加培訓登記表、外派培訓總結、培訓申請表、培訓效果評估表。

（3）培訓服務協議。

4.3職位檔案

職務任命書、職務變動申請、職位職務變更記錄。

4.4薪酬考核檔案

（1）試用期考核表、員工試用期總結、轉正申請表。

（2）月度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。

（3）調薪申請單、調薪/降薪記錄。

4.5其他檔案

（1）公司出臺的相關政策，文件。

（2）各類獎勵、處罰記錄。

5. 人事檔案的內容

5.1檔案管理的基本要求

人力資源管理部門必須按照員工花名冊中的檔案編號進行編號，各個部門人員按檔案編號順序排放並做明顯標記，方便查找。

5.1.2檔案編原則：檔案編號是在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，員工檔案編號與員工工號保持一致。檔案編號是存取檔案的標記，並具有統計監督作用。具有唯一性、方便查找的特徵，每個員工有且只有一個檔案號，離職員工的檔案標號將作為歷史記錄，不再重複使用；新進員工延續上一個編號以此類推，編號原則參照《河南蓬勃實業有限公司員工工號編碼原則》。

5.1.3檔案歸檔要求

（1）集團各分子公司管理層及後勤人員每人一個檔案袋，檔案袋上註明姓並按部門檔案編號從小到大順序存放。

（2）一線員工檔案資料統一按照：勞動合同→員工應聘登記表→學歷證書複印件→身份證複印件→戶口本複印件→各種資格證書複印件順序排好裝訂。

5.2人事檔案的收集、整理與更新

（1）在職員工檔案：日常收集員工轉正審批表、調動審批單、職務任免、各種獎勵與懲罰、培訓協議等材料；定期進行全面更新維護。

（2）新進員工人事檔案，必須於辦理入職一周之內，將新員工的人事檔案錄入電子版花名冊；並編號、整理歸檔。

（3）離職員工檔案，每周周三整理一次，將離職員工檔案另行存放於指定位置，妥善保管。

（4）員工電子檔案中的花名冊，按照《河南蓬勃實業有限公司員工花名冊填寫標準》填寫，每天核對更新，將新入職的員工信息及時錄入，將調動、離職及時移動。

6.人事檔案管理流程

（1）身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、戶口本（戶主所在頁及本人所在頁印在同一頁上，A4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的複印件。

（2）勞動合同2份（必須保證本人籤名處所籤名字為勞動者親自所籤）。

（3）特殊崗位須保密的，入職前必須籤訂《保密協議》，並按手印確認。

6.2轉正檔案

（1）轉正申請書，由本人撰寫，主要內容以工作以來的感悟和收穫、工作中的不足和優勢及轉正後的計劃等為主。

（2）《員工轉正審批表》此表由員工本人填寫，經部門負責人、人力資源部籤署轉正日期，並籤字批准。

6.3調動檔案管理流程

6.3.1員工異動流程：由員工本人填寫《員工異動審批單》，人力資源部相關負責人核實員工入職時間、薪資水平、社保繳納情況；然後由調出部門負責人、調入部門負責人、人力資源部籤字批准後方可調離。

6.3.2轉出的檔案管理流程

（1）必須填寫人事檔案轉遞通知單，並密封包裝。

（2）對轉出的檔案材料，應齊全，不得扣留或分批轉出。

（3）接收單位收到檔案經核對無誤後，應在回執單上簽名蓋章，並將回執單立即退回。逾期一個月轉出單位未收到回執應及時催問，以防檔案丟失。

6.4離職檔案管理流程

6.4.1正式員工離職提前一個月告知人力資源部，並至少提前一周到人力資源部領取《員工離職申請表》，由本人填寫完整後，退還公司物品，經部門負責人及人力資源部批准後，人力資源部開具《解除勞動合同書》後與該員工解除勞動關係。

6.4.2在員工辦理完離職手續的次日，檔案管理員應將相關離職員工檔案由正式員工文件夾中轉移進離職員工檔案文件夾中；另外，電子版花名冊中將離職員工移入離職員工表中。

6.5人事相關的獎懲檔案管理流程

需要歸檔的資料必須第一時間（三個工作日內）歸檔，當獎懲已落實公布之後，檔案管理人員應及時跟進相關的獎懲材料，將獎懲紙質材料整理入檔。

6.6基本檔案資料變動流程

當員工的基本資料有變動時如學歷、住址、聯繫電話、個人技術職稱、婚姻狀況等，應及時將相關資料複印交人事部歸檔，原件當場查驗。

7. 人事檔案的借閱、轉移與保存

7.1檔案借閱

7.1.1凡借用人事檔案，必須填寫《人事檔案借閱登記表》，由人力資源部門的人資專員核實理由，經人力資源負責人籤批後，方可借閱，在查閱檔案時必須有人力資源部人員在場；人事檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告，說明理由，經主管領導批准，並嚴格履行登記手續，並在規定時間內歸還完整檔案。

7.1.2查閱、借用檔案的部門或個人，不得擅自摘抄、拍攝、複製檔案內容。如因工作需要從檔案中取證的，應事先徵得主管人事部門同意，經批准後方可摘抄、複製拍攝。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、洩密和汙損，不準抽換、折卷和轉換。