跟單員需要做表格步驟（如何做好準時出貨）

2023-09-23 22:23:20 2

歡迎點擊關注【歐博工廠管理教育】頭條號，希望一起加速成長，成為一名優秀的工廠管理者

趙貴忠老師：

好，今天談的主題也是執行力提升系統，我們圍繞著計劃的執行來談。為什麼在大部分企業中，計劃的執行力不高，或者說計劃的達成率不高？為什麼計劃在企業裡這麼難執行？我上午也談了很多，那麼接下來，主要是來講一講計劃在內部執行的過程當中，在部門和部門之間，特別是平級崗位之間，怎麼讓計劃真正地執行起來。

我們來看一看計劃的橫向系統，我們一般把它的橫向系統按照企業的幾個部門來構成，有哪幾個部門呢？

首先，按照訂單的順序是從業務部門開始。業務部門的代表是哪個職位？有些就直接是業務員，有些也叫業務內勤，我們在這裡把它統一一個崗位叫「跟單」，這是好的企業都有的，負責跟訂單的，跟客戶對接的。或者說對外是跟客戶直接對接，對內是跟PMC來對接，他是跟單這個崗位，這是業務部門。按照這個順序走，由業務部門到PMC，PMC部門分計劃員以及物控員，是計劃和物控這兩個崗位。那麼按這個順序，又到了哪個部門？物料的供應主要是哪一個部門？

馮景宏老師：

採購。

趙貴忠老師：

採購部門，所以採購部門也有一個核心的崗位，就是主要做採購工作的崗位，把它叫「採購員」。而物料回來以後又從哪個部門開始？物料會送到哪裡去？首先是倉庫，所以倉庫裡面我們又有一個直接做倉庫管理的崗位，叫「倉管員」。那麼再順著順序，物料到了倉庫以後，它會到哪裡去？到車間會流到車間，車間裡面具體幹活的崗位是誰？

馮景宏老師：

班組長。

趙貴忠老師：

班組長下面是員工，管理崗位就是我們的組長、領班，我們一般就稱為「班組長」。那麼在這個產品製造過程當中，怎麼保證這個產品的品質？那又是哪個崗位？品管部裡面主要靠誰？我們經常把它叫「品管員」。不管你是來料品檢還是製成還是終檢，總之是品管員這個職務。

那麼這個產品的技術標準、工藝標準，包括員工的作業標準，由誰來指導和監督？就到了技術部門。技術部門也有一個最直接的職務叫「技術員」。所以這麼一來，從跟單一直到技術，核心跟我們計劃執行有關的是八個崗位、八個職務。所以，我們也把橫向控制系統稱為八大員的橫向管理。因為這些管理做好了，計劃鏈條、物料鏈條能不能通起來？能夠快速的流動起來。

我們先來看一下跟單員的位置，看他具體在監督什麼，或者說他對下一個工序，它主要要定一些什麼樣的內容。跟單員主要是根據他的職責，一般跟單就是對著訂單走，一方面是訂單，還有一個訂單之前他要跟樣品。這就是跟單員他最直接的職務，一個是樣品的跟，一個是訂單進來以後訂單過程的跟進。如果他跟計劃員來對接，他首先應該是從評審這個地方開始，訂單評審的時候跟單員就要參與了。因為他要得到計劃員給他的回覆。所以在訂單評審這個環節，我們的計劃員他就要在規定的時間之內，要把交期給到跟單，這樣我們訂單的時間才能夠快速地回復給客戶。

假如我們的計劃員他不是在規定時間內回復交期，到了我們的工廠以後，這個時間能不能得到準時的回覆？回復不了。有的時候好長，等不及的時候，跟單員或者業務員會不會自作主張？跟客戶拍個胸脯，這個訂單沒問題的，10號就能交。這是業務員或者跟單員單方面的一個答覆。所以這個時候主要盯什麼？盯計劃在規定時間之內回復交期。如果不在規定時間內回復，就要提醒，就要去開始去問責。所以這裡面有一個核心的一個動作規定，叫《訂單評審動作控制卡》。這個是確保計劃執行的一個入口，也是個很關鍵的入口。《訂單評審動作控制卡》有一個很清楚的規定。

那麼訂單處理完以後，計劃員在接到業務部的客戶訂單以後，如果是常規訂單，馬上要進行內部評審，它必須要在四個工作小時之內完成評審工作。PMC主管要將填寫好的《訂單評審表》發給業務部和製造副總各一份，所以這裡面就有個執行的標準這裡頭，什麼執行標準？是一個量化的執行標準：多長時間。一般的訂單進來以後要四個小時之內，PMC這個部門主要是計劃員，他就要完成這個事情。如果不完成後面就有責任追究，跟單員可以依據這一條規定，只要這個動作沒執行，他就可以對計劃員進行開單處理。這個單的回覆超過時間了，他會隨時地提醒我們的計劃員，你要抓緊時間了，或者說你超過時間了。所以這裡面就有樂捐就開出來，這是對於常規單的評審規定。

還有一個情況，是接到非常規訂單的。什麼叫非常規訂單？主要是指沒有做開的產品，新產品進來、新單進來。所以對這中訂單的處理也是有要求。主管在接到非常規訂單以後，業務員也要給到工程部、採購部、品管、生產部依次進行評審。就這一類的訂單需要給到多個部門，大家集中地參與，各部門的評審時間這裡也有一個標準規定。比如要在兩個工作小時之內完成，然後主管要對各部門的評審情況進行綜合評定，要在兩個工作小時之內確定交貨時間，並且要將確定好的評審表發給業務員和製造副總一份。假如對各部門的評審時間還有疑問的，PMC部門可以在第二天的評審會上再拿出來做第二次的集中評審。就是評審交期回復以後，業務部門或者跟單員他不接受，這裡面也有規定，再進行第二次的評審工作。

總之這個事情，這個訂單的回覆及不及時，誰對誰又產生了一個什麼關係，就是我們的跟單員對PMC的計劃員，他可以依據這個規定來進行監督工作，確保這個事情、訂單評審這個工作能夠在規定的時間完成。後面都是類似的訂單準交率的考核，包括跟計劃一直到樣品的管理，還包括到最後成品進倉出倉成品檢驗，包括退貨，一系列的監督都是依據動作控制卡裡詳細的規定來展開、來進行。

總之是確保從訂單進來一直到最後出貨，與跟單員相關的工作，前後相關聯的工作都有人在盯。事情一發生就有人可以開單，可以去問責。這麼一來，每一天發生的事情，跟單員和他關聯的崗位之間就有人在管了，我們把它稱之為細節管理。

所以這是我要跟大家講的第一段，業務部門對它關聯的一些部門，事情一發生就可以來進行問責，進行監督。這個的確是強化了計劃的執行。

歡迎在微信上搜索、關注公眾號【歐博管理諮詢】，有更多內容與您分享

駐廠輔導第一家，成倍提升企業利潤！

工廠難管找歐博，中小企業精益管理落地領先者！詳情諮詢：13316131427（譚老師）

《國學與管理直播間》第37期:「精益管理與知行合一（六）三九控制法！」