電商平臺退貨表格怎麼做（退貨與財務核算流程詳解）

2023-09-14 06:39:06

供應鏈和財務的業務一樣，都是在解決物流、信息流和資金流的一致性問題。本文從電商用戶下單的視角出發，介紹了電商銷售出庫從供應鏈到財務核算的核心業務，對電商銷售、退貨與財務核算流程進行一個詳細的解析，希望對你有所幫助。

上篇文章，我們梳理了供應鏈從採購到財務核算的全流程，感興趣的朋友可以參見前一篇《採購與財務核算流程詳解》，本篇文章，我們一起來梳理一下電商銷售的業務及財務處理流程。

在電商業務中，商品從平臺倉庫發往用戶，這是物流，用戶通過支付平臺將資金打給平臺，這是資金流，而在交易和履約的過程中產生了信息流，物流、資金流和信息流合在一起，構成了電商供應鏈的正向銷售鏈路。如果用戶發生了退貨，則將商品退回平臺售後，售後處理完成後，將資金退還給用戶，物流、資金流和信息流的逆向流程，構成了電商供應鏈的銷售退貨流程。

在供應鏈的正向和逆向交易鏈路中，財務負責處理資金的收入和支出，保證實物流、資金流和信息流的一致性。

01 銷售出庫與財務核算全流程

在電商的正向交易鏈路中，從用戶下單到所有業務處理完結，會經歷下單、履約、發貨 、物流和財務對帳結算等幾步，如圖：

電商銷售出庫與財務核算全流程

①用戶在平臺下單，如果是在線支付訂單，可以通過支付寶、微信或者銀行卡進行支付。當然，有些平臺支持貨到付款，用戶也可以選擇暫不支付，等收到貨以後再向配送員支付貨款；

②訂單經交易系統下發至電商履約系統（或者OMS系統）進行分倉、拆合單、匹配物流等系統履約行為後，將訂單下發指定倉庫WMS系統；

③訂單在倉儲系統中安排波次，然後進行揀貨、播種、覆核打包等系列作業後，交接給物流。倉庫發貨後，財務系統會同步獲取發貨明細扣減財務存貨庫存，同時核算存貨成本，並生成應收帳款（to C通常由發貨明細直接生成應收，to B業務支持在財務系統中錄入銷售發票生成應收）；

④物流將包裹派送至用戶手中，用戶完成籤收後，在平臺上確認收貨（或超過指定天數後，系統自動收貨）。如果企業在三方平臺上開店銷售，通常在這個環節以後，企業才會收到用戶的支付金額，如果是企業自建平臺，貨款通常在用戶支付後的T 1 天到帳；

⑤財務出納收到用戶的支付金額後，會將到帳金額與訂單應收款，以及到帳帳戶（支付寶、微信、銀行卡等）的流水進行對帳，保證收款金額與訂單應收能對應上，對帳無差異後，生成財務系統收款單，並與應收單進行核銷；

⑥ 由於物流配送途中會產生物流運費，如果是使用的三方物流，財務在月末或次月初會對產生的物流費進行對帳（拿物流公司提供的帳單與發出去的訂單包裹進行比對），核實無誤後，物流公司開具物流運費發票，財務會計在收到物流發票後，基於物流部提交的付款申請支付物流費給物流公司。

02 訂單取消與財務處理全流程

在倉庫沒有發貨前，如果用戶不想要了，可以發起訂單取消，取消流程如下圖所示：

訂單取消與財務處理全流程

訂單在不同的節點取消，系統處理的流程不盡相同：

①如果訂單尚未支付，直接取消訂單，無需給用戶退款；

②如果訂單已支付，但尚未下發訂單履約中心（或OMS），在交易側取消訂單，並觸發支付中心給用戶退款，錢款、紅包、積分、優惠券等信息原路返回用戶的帳戶；

③如果訂單已下發履約中心，但尚未下發倉庫，則由履約中心（或OMS）發起訂單取消，並將取消結果告知交易中心，訂單取消成功後，觸發財務原路退款；

④如果訂單已下發倉庫，但尚未出庫，則由履約中心調用WMS的接口發起訂單攔截，如果倉庫攔截訂單成功，則取消訂單成功，履約中心將取消結果告知交易中心取消訂單，並觸發退款；

⑤如果訂單已經打包出庫交接給物流了，通常就不支持取消訂單了，如果用戶還想退貨，需要走售後退貨流程。

取消訂單時，由於實物還在庫內，不會涉及財務的庫存變化，所以涉及財務系統處理部分較少，主要是處理退款。

03 售後退貨與財務核算全流程

如果訂單已經發貨，用戶需要退貨，需要走售後流程。關於售後節點的定義，市面上有兩種說法，第一種是倉庫發貨以後就算售後，第二種是用戶收到貨以後才算售後。如果站在企業的視角看，適合第一種，如果站在用戶視角看，適合第二種。不管哪種方式，在系統的處理上，都是發貨後即按售後退貨流程來處理。

售後的處理分為退貨、換貨、維修，本文我們主要介紹售後退貨流程，業務及財務處理流程如下圖所示：

售後退貨與財務核算全流程

①用戶申請售後，經客服審核通過後，告知用戶售後寄回地址；

②用戶按照回寄地址將售後商品寄回到公司的售後庫；

③售後庫收到商品後，進行收貨和驗收，並根據驗收的結論進行責任判定：如果符合退貨退款標準（非用戶人為損壞），則同意退款並為用戶辦理退款，實物入倉存儲；如果不符合退貨退款標準（用戶責任導致損壞），則與用戶溝通協商，將商品退回用戶或折價退（退款時扣除部分金額）；

④如果商品符合退款，售後系統會生成退款單，財務根據退款單為用戶辦理退款，並退還支付的可用紅包、積分、優惠券等。退款完成後，財務系統會同時生成衝紅的收款憑證，衝銷原訂單收入。

↑以上銷售與財務處理流程圖，可以在本公眾號對話框中回復關鍵字「銷售」下載源文件。

04 銷售出庫的業務到財務信息流

在供應鏈管轄範圍裡，需要保證帳帳一致以及帳實一致：

帳帳一致：不同系統之間的庫存數量一致，例如WMS與中央庫存、WMS與財務存貨的庫存數量，在業務靜止時，三方必須是一致的，如果不一致，說明系統之間存在帳差，需要立即排查和修復。

帳實一致：主要針對WMS裡的庫存數量和實物的一致性，理想情況下，商品上架，則在WMS庫存表裡體現為加庫存，商品從貨架上拿下來，則在庫存表裡體現為減庫存，這樣無論何時盤點，系統和實物都是對得上的。

在財務管轄範圍裡，需要保證錢貨一致，即存貨和資金的一致性，比如庫房有100個商品，成本10元/個，則應該對應有1000元的存貨金額。但在銷售出庫業務裡，存在商品從庫房出庫，庫存扣減了，但錢款還沒到帳的情況，為了保證錢貨一致，就需要在財務系統中產生應收單（應該收取但還未到帳的商品金額），待錢款到帳後，再生成收款單與應收單進行核銷。

通常，一張銷售訂單會生成一張與之對應的應收單，而一筆應收可能會分多筆收款，會生成多張收款單，三者的關係如圖所示：

銷售出庫單據流向

①銷售訂單記錄用戶下單的詳細信息，在用戶下單後生成，包含用戶信息、支付信息、促銷紅包信息等；

②應收單記錄企業應收的錢款信息，在訂單發貨後，在財務系統中基於庫房的發貨單或者銷售發票生成，包含業務單信息、付款人信息、結算金額、結算方式（銀行卡、支付寶、微信等）、已核銷金額（已經收款的金額）、未核銷金額等。一張應收單可以包含多條應收明細，用於記錄不同的收入類型，比如銷售收入、佣金收入等。

③收款單記錄企業收到的款項，在收到錢款並核實無誤後手工錄入或由系統自動生成，包含收款方、收款方式（銀行卡、支付寶、微信等）、收款金額等。

05預收款的財務處理相對於採購業務中的預付款，企業在經營過程中也可能存在預收款的情況，即還沒有發貨之前，先收到買家支付的定金，這部分金額稱為預收款金額。財務在收到預收款後，需要在系統中錄入生成預收款單。

當銷售業務真實發生後，銷售明細會生成應收單，在結算時，由於已經收到了部分預收款，故需要將預收款單與應收單進行核銷，剩餘金額才是還未收款金額。如：某銷售業務提前收到了客戶支付的100元預收款，待正式銷售後，產生了500元應收款，將預收款與應收款核銷後，剩餘應收為400元。

06 銷售出庫業務的勾稽與核銷

同採購業務一樣，銷售出庫業務在財務處理過程中也需要進行勾稽與核銷。

出庫勾稽：確認出庫信息與應收款信息的對應關係，降低由於發貨和開票時間不一致，從而導致漏登或錯登應收信息的風險；

出庫核銷：確認收款信息與應收信息的對應關係，避免重複收款或漏收款。

由出庫明細或銷售發票生成的應收單需要與銷售出庫單進行勾稽，收款單和預收款單生成後，需要與應收單進行核銷。

銷售出庫勾稽與核銷

07 財務對帳流程

每到結算日之前，財務都有一塊很重要且繁瑣的工作，就是對帳，保證收付的金額與業務發生一致。財務對帳通常分為如下5步：

①財務會計整理對帳明細

②導入對帳明細至對帳系統中

③人工或系統將對帳明細與系統記錄進行對帳

④針對有差異的明細進行核實，繼續匹對

⑤如果所有對帳明細均已匹配上，或者少量壞帳在可接受範圍內，則結束本次對帳。

財務對帳流程

在銷售業務裡，對帳工作主要涉及支付流水對帳和物流對帳兩部分：

①支付流水對帳：將用戶通過三方平臺（微信、支付寶、銀行卡等）支付的金額和平臺記錄的訂單應收金額進行比對，保證金額和明細的一致性。通常從第三方支付平臺下載或者導出支付流水，通過支付流水號與系統中的訂單應收明細進行匹對，完成對帳。

②物流帳單對帳：將順豐、京東等物流公司提供的物流帳單明細與系統中發出的包裹明細進行匹對。物流對帳有三部分工作：一、核對物流公司提供的物流單號是否是本公司發出的，通過物流單號與發貨明細中的物流單號繼續比對；二、核對每個包裹的物流費用是否合理，這部分工作需要企業先試算物流費，再與物流公司的物流費用進行比較；三、如果有代收貨款，還需要拿物流公司返回的金額與系統應收的貨到付款金額進行比較。

支付流程與物流費對帳

以上從電商用戶下單的視角出發，介紹了電商銷售出庫從供應鏈到財務核算的核心業務，希望對大家有所幫助。

專欄作家

scm木筆，供應鏈產品筆記，人人都是產品經理專欄作家，產品一俗生，深耕於供應鏈領域。

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