柯尼卡美能達綜合提案服務助特殊行業

2024-11-22 03:51:10

    泡泡網企業頻道頻道6月19日 特種設備檢測與社會經濟發展和人民生活息息相關，由於行業的特殊性，檢測單位對日常辦公的周邊配套設施也提出了很高要求。以某市特種設備檢測研究院為例，在原有的辦公設備無法滿足現有工作需求的情況下，通過導入柯尼卡美能達OPS綜合提案服務，極大改善了工作流程，使辦公效率得到了大幅提升。

    量身定製的OPS綜合提案服務

    OPS（Optimised Print Services）綜合提案服務是柯尼卡美能達所提供的全球統一的辦公輸出環境最優化服務項目，鑑於目前企業用戶的辦公輸出環境大多為列印、複印、掃描、傳真等設備拼湊而成，且缺乏系統有效的管理或維護，柯尼卡美能達OPS綜合提案服務綜合運用諮詢、硬體、軟體實施以及工作流程相結合的形式，通過前期諮詢、改善實施、後期管理三個環節的銜接運作，能夠對設備、流程、成本、安全、環保5個關鍵領域進行整體性改善。

    針對不同的辦公輸出環境，柯尼卡美能達「量身定製」地提出不同的改善提案，比如，對該特種設備檢測研究院的特殊辦公輸出環境，通過導入OPS綜合提案服務，得到了顯著的改善效果。據該單位相關負責人表示，「以往辦公設備故障頻發，辦公效率低下，文檔處理安全和成本控制等方面存在諸多問題。柯尼卡美能達通過實施OPS綜合提案服務，使我們的工作流程得以優化，工作效率提升40%，辦公成本下降20%，而且更好地保障了機密文件信息不被洩露，並且降低了紙張和電力等資源的消耗，環保效益更佳，各部門對導入效果十分滿意。」

    刷卡認證解決日常管理多重難題

    實現辦公設備的集中管理是該研究所的當務之急，據用戶介紹，原有的文檔輸出設備品牌和採購時間不統一，許多設備到了使用期限還在超負荷工作，導致IT部門耗費大量時間進行日常設備維護，無法專注開展核心業務，各部門的辦公支出也難以核算。老舊的辦公設備缺少加密設置，導致列印出來的「機密」測試報告常常被誤拿，面臨洩密的風險。

    柯尼卡美能達OPS綜合提案服務中的刷卡管理解決方案就能很好地解決這些問題。

    導入IC卡用戶認證系統後，員工只需在電腦上確認列印任務，走到任何一臺空閒的複合機前直接刷卡即可得到自己的列印文件。這樣的好處是，首先規避了列印輸出信息洩露的風險；其二，均衡了設備負荷，員工也無需排隊等待列印，減少了時間浪費；其三，由於個人IC卡信息唯一，通過刷卡錄入，個人列印信息將自動歸入所屬部門以便統計。對於不必使用彩色列印的部門，可以設置列印權限和使用限量。系統每月將生成自定義格式報表，成本和使用情況一目了然。

    柯尼卡美能達的先進設備還為用戶大力推行雙面列印和掃描到郵件（scan to me）等降低紙張成本的舉措，減少了不必要的紙張和碳粉的浪費，經後期統計已實現了20%的辦公成本縮減，環保效益也隨之提高。方案導入帶來的便捷性使得工作效率提升40%，從根本上促進該研究所辦公效率全面升級。

    運用二維碼實現文件智能歸檔

    檢測研究院時常有大批量報告文件需要歸檔，純手工操作不僅浪費時間，還容易出現錯漏。研究院迫切希望以「智能」化自動歸檔系統來取代傳統的人工操作，全面提升辦公效率和業務精準度。而如何讓複合機像「人眼」一樣自動識別掃描信息並進行分類？柯尼卡美能達給出了創新的二維碼分割系統。

    當今二維碼已被廣泛應用於現代商業活動中，在研究院每一套檢測記錄資料的首頁，也標誌了唯一識別的二維碼。柯尼卡美能達的二維碼分割系統，在複合機自動批量掃描並初步歸檔之後，自動訪問文件夾，「搜尋」帶有二維碼的文件，並將其推送到指定的分類文件夾中。據初步測算，實施此系統之後至少減少了約80%的時間浪費，歸檔準確，避免了人工出錯。

    全保服務 保全用戶利益

    為保證企業辦公系統的正常運轉，全面的售後服務也被整合進OPS體系。柯尼卡美能達為用戶提供全面的產品與服務，除了傳統的維修服務外，還增加了設備及相關配套軟體的培訓。針對研究院非常關注的維修效率，柯尼卡美能達採取多種措施保證在最短時間內完成維修任務。

   「自從實施了OPS綜合提案服務，以往辦公上存在的繁瑣和不便一掃而空，各部門都能更加專注於本部的核心工作。我們非常感謝柯尼卡美能達，能夠針對我們自身的特殊性以及出現的問題實施個性化解決方案，這讓我們看到柯尼卡美能達公司真誠的合作誠意以及專業化的技術水平。」研究院負責人再次強調。

    柯尼卡美能達OPS綜合提案服務幫助特殊行業用戶成功實現了高效、智能的辦公管理，提高安全性，並最大化縮減辦公成本，充分體現了「增值服務」的價值所在，為用戶引領產業升級奠定了堅實基礎。■