檔案整理的三個步驟（檔案整理怎麼做）

2023-10-09 15:21:08 2

任何一家單位，從成立到發展過程中，公司業務會產生很多的檔案，從而會有很多種分類，那麼檔案整理怎麼做？檔案整理是指將處於零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

　　檔案整理怎麼做

　　更全面地說，檔案整理是檔案實體整理和檔案內容整理的統稱，是檔案管理的一頊重要內容。檔案內容整理，主要包括對檔案文件的內容真偽的鑑別，對檔案內容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。檔案實體整理，主要是將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案，進行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。通常所說的檔案整理，主要指檔案的實體整理，它包括以下三方面的工作內容：

　　（一）檔案館對接收與徵集檔案的整理1、系統排列和編目在正規的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關檔案室根據入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的範圍內進一步系統地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

　　2、局部調整對於已經整理入館、入室保存的檔案，經過管理實踐的檢驗或專門質量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質量；另一方面，某些檔案材料由於保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發生了變化，因此也必須對其進行整理。

　　3、全過程整理檔案館、檔案室有時也接收和徵集一些零散的文件，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區分全宗、全宗內檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統排放等。

　　（二）照片檔案的整理步驟

　　按照《照片檔案管理規範》的要求，照片檔案的整理應本著有利於保持照片檔案的有機聯繫、有利於保管、有利於提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應分開存放。

　　1.照片檔案的分類

　　根據照片檔案的特點，從室藏檔案的實際出發，適當考慮照片檔案與其他類型檔案的聯繫，以達到分類的客觀性、邏輯性與實用性的要求。底片與照片應有不同的分類方法。

　　（1）底片的分類

　　按底片的製成材料分類，有軟質底片、硬質底片；按底片尺寸大小分類，有2寸、4寸、特大號；按年度分類，即按不同歷史時期產生的照片來分類；按內容分類，即按底片所反映的問題、劇目、工程、項目、產品類型來分類。對於底片數量較少的單位也可以不分類，按底片收到的先後次序流水編號即可。

　　（2）照片的分類

　　應在全宗內按保管期限——年度——問題進行分類。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——問題——年度進行分類。分類方案應保持前後一致，不應隨意變動。也可以考慮與文書檔案的分類方法保持一致。照片檔案數量較多的單位，還可以從攝影的目的、記載的內容和表現形式，劃分為記錄性照片和藝術性照片兩大類。

　　2.照片文字說明的編寫

　　文字說明同底片、照片一起構成了照片檔案的基本要素。如果沒有文字說明作補充，就會使人無法明白照片畫面上所反映的時間、地點與內容。文字說明與照片放在一起，可以起到相互印證、補充的作用。文字說明編寫得準確、簡明與否，直接影響到照片檔案的質量。文字

　　說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六個要素。這六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側或左側書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。

　　3.照片檔案的立卷

　　照片檔案分類後，應將照片檔案組合成案卷。一般情況下，一項內容一卷，內容相近的也可組成一卷，每卷不宜超過30個芯頁，照片檔案數量很少的單位，每一年的照片可組合成一卷。

　　一般按照重要程度或時間順序進行排列，按順序嵌進照片檔案裝具。然後編照片號，照片號是固定和反映每張照片在全宗內分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張號組成。

　　照片號有兩種格式，即全宗號——保管期限代碼——冊號——張號、全宗號——保管期限代碼——張號。

　　4.照片檔案目錄的編制

　　為了方便地查閱利用照片檔案，需要編制照片檔案目錄。照片檔案目錄是對每張照片編制的目錄，目錄的條目是按照照片號順序排列。照片檔案基本目錄的必備項目有照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備註，可根據需要增加項目。基本目錄的條目應按照編號排序。

　　照片檔案目錄參考格式

　　照片檔案目錄

　　（三）照片檔案的保管

　　照片檔案保管工作的主要任務是集中統一地管好照片檔案，採取必要的措施，保障照片檔案的完整與安全，防止一切可能使照片檔案損毀的因素，儘可能延長照片檔案的壽命。

　　1.照片檔案的庫房

　　既有條件又有必要建設照片檔案專門庫房的單位，應建設符合《照片檔案管理規範》要求的照片檔案庫房。而不具備條件的單位，應當選擇溫溼度比較適宜的房間作為保存照片檔案的場所，至少要有專門的櫃、箱來保管照片檔案。其中對於底片的保管條件，要求庫房內晝夜

　　溫度變化不應大於±3℃，溼度變化不應大於±5%。同時，庫房還要提高防火、防塵、防光、防汙染的條件。

　　2.照片檔案的裝具

　　照片檔案在形式、保管要求上與文書檔案有一定的區別。一般情況下，文書檔案案卷的裝具是不適用於照片檔案保管的。照片檔案的裝具目前主要有以下幾種：

　　（1）普通相冊

　　即採用一般商店出售的相冊作為保管照片檔案的裝具。其優點是方便、美觀；缺點是規格不一，不便於寫文字說明。

　　（2）自製相冊

　　即模仿一般商店出售的相冊的形式，自製相冊。雖然靈活但不規範，而且做工複雜，成本也不低。

　　（3）仿造文書檔案裝具規格自行設計的相冊每冊12張芯頁，裝入96張照片，並把照片用相角固定在芯頁相應的位置上，冊內芯頁用「三孔一線」法裝訂。它的規格與文書檔案裝具一致，有利於照片檔案與文書檔案的統一管理。

　　（4）新型照片檔案冊

　　它是按照國家標準，從封面到內芯，使用質量上乘的中性紙，並採用活頁裝訂，便於組卷，照片冊與底片冊相互對應，存用方便。對於大照片檔案的保管，應該按照《照片檔案管理規範》寫上文字說明，並在文字說明下方註明「此系大照片，存放於大照片X盒」。

　　同時，在照片檔案卷內目錄的備註欄內註明「大張」或「大照片」，這樣既方便查找，又利於大照片的單獨存放和保管。