化繁為簡，惠普HP M401 助力期貨企業
2024-11-19 08:56:10
泡泡網企業頻道頻道5月20日 業內人士指出，今年將是期貨行業創新發展的時期。在充滿變數而又嚴謹細緻的期貨市場，期貨企業面對機遇的同時，挑戰也無處不在。在創新這個大概念下，是對企業日常業務和客戶服務上的更高要求。近日，筆者探訪了某大型期貨企業北京營業部，公司財務高女士介紹道：「在這個行業中，『時間就是金錢』這一觀念尤為凸顯， 專業和效率是兩大重要的關鍵詞。」
目前，該公司北京營業部共有員工20餘人，主要由業務開發、財務以及客服部門組成，擁有客戶約1,000人，這個數字還在不斷的壯大中。業務的快速發展使得各部門對不同列印輸出的需求也愈發明顯：業務需要速度和A4列印的支持、財務的大量憑證以及客服人員在處理客戶申請的時候則要求A5規格的列印。公司已有的設備已經陳舊，單一的A4列印功能還給財務和客服部門帶來了大量額外的「手工裁紙作業」。因此，公司引入了惠普LaserJet Pro400 M401黑白雷射印表機，機器採用的惠普專業A5列印技術很好地協調了各個部門和工作流程，帶來了不小的變化。
專業A5技術，省去「裁紙功夫」
在該期貨公司，新客戶開戶之後會得到公司提供的只具有基本交易功能的初級軟體免費使用，而待客戶熟練並掌握期貨交易規則後，可申請更加增值靈活的附加交易軟體。由於公司要求對申請的客戶進行內部備案歸檔，同時又十分重視紙張資源的合理使用，客服部門會根據申請協議進行簡化，做成一個簡單的表格，既能保留所需的客戶信息又節省了歸檔所佔的空間。但是受已有設備的限制，以往客服部會先使用A4列印輸出表格，再手工裁剪成A5大小進行存檔。然而裁開的文件不僅不夠美觀，而且隨著該公司北京營業部門客戶群體的成熟，越來越多的客戶紛紛開始申請附加交易軟體的使用，手工裁紙也變成了客服部門的一項日常工作，佔用了大量的時間。
除此之外，該公司對A5列印的強勁需求也體現在製作歸檔財務憑證方面。提到這一點，公司財務高女士連連搖頭並說到：「這實在是一件讓人頭大的事兒。」以北京營業部為例，每個月要整理兩三本財務憑證，多的時候則能達到五六本。據我們觀察，每本財務憑證冊子的厚度大約在3cm左右，如果100張70克A4紙的厚度是1cm的話，那麼這樣一本冊子大概有300張。這樣算來，財務每個月要裁約450頁A4紙，多的時候則是近千頁。對於該營業部唯一的一名財務人員來說，高女士不僅要清算每月產生的大量財務數據，甚至需要經常加班加點來進行裁紙和製作，讓人苦不堪言。
在使用HP M401後，這種情況得到了很大的改善，高女士說到，「幾百頁的憑證以及客服部需要的申請表格沒一會兒功夫就列印好了，速度比一般的複印還要快。除了內容更加清晰、看起來更專業，它更為財務部和客服部節省了大量的人力和時間！」出色的效果離不開 HP M401採用的惠普專業A5列印技術的支持。在使用普通的A4印表機輸出A5文件時，往往會出現卡紙、漏粉等情況，同時還會對設備造成損傷，增加使用成本，而HP M401優化的紙路設計則為用戶免去了這種煩惱，並且保證了每分鐘高達60頁的A5輸出速度！A5列印的運用不僅節約了公司的辦公成本，大量的單據做成冊進行歸檔備份也比A4規格的紙張節省了50%的空間。高女士告訴我們，公司充分利用空間，在辦公室內購置了桌上足球設備，讓員工在分秒必爭的緊張之餘放鬆身心，創造更多的可能。這只是A5列印應用在龐大的金融行業領域中的一個縮影，而其帶來的效益遠不止於此。資源的匱乏、環境的汙染等環境問題讓整個行業都開始重視環境的保護和維護，每個企業的一個小舉措，就是行業和社會的大進步，對建立生態社會號召的非常好的回應。
高品質A4輸出，讓業務辦理更順暢
在該期貨公司的業務開發部門，員工不僅需要時刻關注著電腦顯示屏上不斷跳動變化的數字記錄觀察成交信息，還時常要為來到公司諮詢期貨行業信息、辦理開戶的客戶服務。公司非常重視服務細節，在每一次與客戶籤訂協議的時候，都儘可能地讓各種手續辦理起來更加快捷，避免在文件列印上浪費時間、給客戶造成拖沓、效率低的印象。而很多期貨專業文件都是統一的A4格式，並且內容較多，為了給客戶提供完美的服務體驗，公司對列印設備就有著很高的要求。
高女士說道，「在客戶較多的時候，很擔心列印輸出速度慢、噪音大，會讓整個辦公環境因此顯得非常喧鬧。」HP M401每分鐘33頁的A4輸出還可支持自動雙面列印，每月5萬頁的負荷量完全滿足公司的需求，而安靜的列印輸出體驗更能為客戶留下高效、專業、可靠的印象，讓業務辦理在省時之餘也會更加順利，這一切對公司贏得客戶的信任都至關重要。
智能環保，辦公更簡單更愉快
由於該期貨公司已配備有其它列印設備，在引入HP M401後，利用其強大的共享功能，輕鬆實現了多人共享一臺列印設備。HP M401安裝操作十分簡便，小巧的體積可以任意放置在任何角落。在列印使用方面，高女士說，「我們使用HP M401的兩個進紙盒分別放入A4和A5的紙張，部門在列印不同文檔時只需選擇一下類型即可，大容量的紙盒省去了頻繁換紙的麻煩。」
在智能辦公領域，M401系列可謂同類型設備的集大成者，囊括了惠普非常先進的智慧驅動、雲列印等技術。 此外， 配置了自動開關機技術的M401系列能夠幫助用戶主動節省印表機的耗電量，並進一步減少氣體排放，全面優化的列印體驗為用戶帶來集人性化、高效率、自由移動於一身的辦公享受。
這家1996年就成立的期貨公司在行業內表現不俗，多年來獲得了多項業界好評。榮譽的背後，是公司對專業性和客戶服務水平的高要求，相信有了HP M401的支持，公司能夠以更高效的運作、更專業的服務迎接期貨行業創新時代的挑戰。■
