合同管理的六個重點（合同管理的七個基本階段）

2023-04-30 21:40:53

有效的合同管理不僅包括制定和籤署協議，這是一系列行動，從最初階段就指導你制定處理每份公司協議的整體流程，直到完成合同的所有步驟。

清楚了解每一階段的情況，是確保合同管理過程符合所有要求和目標，以取得最佳結果的重要方法。以下是合同管理的七個基本階段：

1. 規劃階段

在實現一個流程之前，開發一個最適合你公司需求和資源的系統很重要。為了保持精簡有序，開發可以在全公司範圍內實施的合同管理流程也很重要。

你的合同管理策略是一個靈活的路線圖，包括考慮所有類型的公司協議的流程，從標準的僱傭合同到非常具體和複雜的交易的文書工作。制定策略的第一步是確定你的需求，包括回答以下問題：

○需要管理哪些類型的合同和數量是多少？○是否有反覆使用的標準協議？這些標準協議需要包括什麼？○誰負責合同管理的每個階段，他們需要什麼來完成工作？○過去發生過哪些常見問題，或者在典型合同的管理過程中可能出現哪些問題？○執行合同策略需要哪些資源？

了解合同管理的其餘階段有助於為流程提供信息。

2. 實施階段

對合同管理流程進行概述後，就需要在開始使用之前實施你的計劃。這包括部署合同管理軟體來幫助執行與合同相關的任務，以及將你的合同遷移到一個集中的存儲庫。

實施計劃的關鍵部分是入職培訓——確保每個參與人都理解你的合同管理願景和目標，並熟悉他們將使用的工具。

3.合同前階段

建立了合同管理基礎後，就可以開始為新合同實施它了。這意味著為更標準的情況制定新的合同或實施樣板協議。合同管理這一階段的關鍵挑戰是制定一份具體的文件，以滿足你的需求並降低風險。

4. 交接階段

參與執行合同的個人與談判合同的人不同是很常見的。因此，為了保證合同如期履行，保證順利交接尤為重要。與其假設利益相關者已經擁有他們需要的一切，不如花一些時間瀏覽合同細節並確認角色、職責和裡程碑。

5. 合同階段

合同階段是合同的所有目標都實現的時候——如果你管理得當的話。到目前為止，你所做的很多合同管理工作都是為了讓你做到這一點。

但合同階段並不能自行管理——在這個階段，你必須密切關注協議中列出的所有條款，並定期進行監督，確保一切都按計劃進行。為此制定一個計劃是很有用的，對關鍵裡程碑和績效指標有清晰的認識，這讓你確認一切都在軌道上——或者在出現任何問題時提供一個早期預警系統。

6.續籤前階段

沒有什麼東西是永恆的——即使是你的合同。你的協議可能會以幾種方式結束：一次性協議可能會自然結束，你可以續籤協議，或選擇終止協議。通常會有特定的條款——甚至可能是懲罰或違約行為，如果你沒有做任何事情，那可能會影響結果，這就是為什麼要積極和及時地考慮合同結束的重要性。

評估你的合同執行情況，決定你是否想續籤或做任何變更。確保所有利益相關者都知道終止日期和續籤日期，並且你有足夠的時間在做出任何決定之前考慮所有信息。

7. 合同後階段

當合同結束，仍有一些工作要做，以確保一切都妥善處理。這包括確保已滿足終止條件、開具或支付最終發票，並將合同存檔。執行合同事後分析也很有用，它可以提供有價值的信息，從而改進未來合同的結果。

有效的合同管理工具

通過上述七個階段，可以更好地掌握合同流程並避免一些挑戰。管理所有這些任務，現代合同管理工具能簡化整個合同管理流程。

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