年會策劃流程公司(如何策劃公司年會)
2023-04-27 16:36:21 1
辦年會,可以說是公司一年中的一件大事,不僅是企業對這一年發展的展示,也是對辛苦工作了一年的員工的回報,更是企業文化和員工凝聚力的體現。臨近年關,操辦年會就成了行政工作的重中之重,對於首次參與或首次主持年會的職場新人來說既是挑戰又是機會。這裡簡單梳理年會流程,希望可以幫助到大家。
一、年會策劃
做任何事之前都要有計劃,一個合理的計劃,就會讓事情變得條理有序,會更加的有效率,即使發生變故,也能更好地應變。特別是對於第一次辦年會的人,更應該重視年會策劃這件事!從這幾步做起。
1.需求調研
詢問老闆的想法。俗話說萬事不由東,累死也無功。首先,要與老闆溝通,詢問他想要什麼樣的形式,預算是多少,在這個基調上才能接著往下開展行政工作。這裡建議在詢問老闆意見之前,自己事先準備幾個備選方案作為老闆的參考,如果有相中的方案那直接可以開展工作了。
員工調查徵求意見。既然是公司的年會,那就是屬於全公司員工的盛會,每位員工都為年會提出好的想法,更增加的參與感,也許會給我們帶來意外的驚喜。但對於員工數量多的大公司,這項工作就需要提前去進行了,而且也要進行甄別,對行政也是不小的工作量。
2確認方案
需求調研後,行政要結合意見以及預算,著手確定年會的策劃方案。公司年會基本都在每年12月下旬到次年1月上旬這期間舉行,如果公司有自己的報告廳或者禮堂可以作為年會的場所那還好,如果需要租用場地,那就需要提前一個月左右就開始著手租用場地了。所以年會的方案最好提前一個月確定並寫完。
年會的策劃方案一般包含了這些內容:
基本信息(日期、場地、參與人員等);
年會內容(節目、遊戲、互動、抽獎,以及其他一些老闆想通過年會來傳遞的信息);
預算分配(場地、餐飲、禮品、交通、住宿等);
工作分類(活動文案、會場布置、年會節目、禮儀迎賓、後勤)等。
行政可以根據公司的情況,再做增減,打造一個最適合公司的方案,再與老闆溝通。
3制定執行計劃並推進
年會籌備的時間長、工作量大且瑣碎,如果沒有一份切實有效的流程計劃表,很有可能會導致年會日期到了,年會籌備卻還沒完全到位的局面。面對這複雜流程、待確定的事項,如何安排合理的時間呢?
這時候,可以用倒推法來梳理流程哦:
二、推進落地
在推動落地的過程中,可以按照工作類別來分塊進行,將需要提前準備或者時間籌備比較長的項目放在前面。包括這幾方面工作要落實。
A.預訂場地,B.人的調動,C.活動的安排,D.設立亮點環節,E.現場布置,F.解決餐飲,G.交通住宿,H.活動宣傳
三、注意事項
越是大型的活動越要把握細節,要使整個流程運行完美,細節很關鍵。
1、電子設備做好備份。年會現場的PPT要事先複製到另一臺電腦上,避免電腦臨時罷工。
2、年會節目和參演人員發生變化,要事先通知並安排,留出時間調整。避免年會當天節目出紕漏。
3、整個年會的文檔清單,除了相關負責人要有以外,年會總負責人都要有備份。
4、年會結束後,要記得檢查現場,將能回收的物品整理好,第二年還能用。現場有遺落的物品,要記得保管好並聯繫到個人。
5、如果年會需要用到供應商,一定一定一定要再三確認供應商的品質。
每次年會,都是行政壓力和工作量最大的時候之一。但其實懂得將大事項分割成一塊塊待解決的小事項,就能讓行政工作更輕鬆一點,開展年會的思路更清晰。
也許這是有些行政部門第一次辦年會,還沒有經驗。但隨著時間的積累,相信每個人都能有獨當一面的一天。
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