如何快速整理紙質會計憑證（學會這幾招你也可以做出）

2023-09-12 19:49:20

古人云：無規矩不成方圓。軍人要疊「豆腐塊」樣的被子強化紀律性，會計也要會做「豆腐塊」樣的會計憑證冊，以展示企業財務管理水平和相關從業人員的職業素養。

一本優秀的會計憑證冊子，應該同時具備以下幾個特點：

1、摘要要輕重之別。該詳細的詳細，該模糊的模糊的。

2、某些憑證應從中間科目過帳，以便查帳、統計。如現款銷售，也從"應收帳款"過一下;發放工資或福利，通過"應付職工薪酬"過一下。

3、錯誤憑證調整或衝銷應在原始憑證備註說明。

4、做好替票問題的處理。

5、明確憑證附件的張數如何計算

記帳憑證附件張數計算的原則是：沒有經過匯總的原始憑證，按自然張數計算；經過匯總的原始憑證，每一張匯總單或匯總表算一張，因為原始憑證張數已在匯總單的"所附原始憑證張數"欄內已作了登記。　

6、有應對原始憑證丟失的處理方法

從外單位取得的原始憑證如有遺失，應當取得原開具單位蓋有公章的證明，並註明原來憑證的號碼、金額和內容等，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位領導人批准後，才能代作原始憑證。如果確實無法取得證明的，如火車、輪船、飛機票等憑證，由當事人寫出詳細情況，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位領導人批准後，代作原始憑證。

7、票據審核的後續處理

視情況而定，有退回、報銷、作廢三種情況。

①退回：單據不齊(應附而未付)、籤字不全，退回報銷人補充完善。　

②報銷：完全符合要求則直接報銷;如果單據齊全，籤字齊備，只是個別票據不能報銷，則不能直接塗改報銷金額，也不應退回報銷人重新填報、重新走籤字流程，而應在報銷單上寫"核報金額XX元"後報銷。

③作廢：如果報銷人弄虛作假，經核實後，則直接作廢，不予報銷。　

8、數個單位共擔電費和物業代收電費的處理

公司與其他企業、個人共用水電的，可憑租賃合同、共用水電各方蓋章(或籤字)確認的水電分割單、水電部門開具的水電發票的複印件、付款單據等入帳。

水電費由物業公司代收且無法單獨取得發票的，憑物業公司出具的水電費使用記錄證明、水電部門開具的水電發票的複印件、付款單據等入帳。否則，在所得稅彙算清繳時，稅務不會允許稅前扣除。

那麼我們在日常工作中該怎麼處理會計憑證呢？

第一步，會計憑證的粘貼

1. 粘貼多張憑證的時候，要對齊背後的粘貼單粘完一張票據之後，約錯開1釐米左右的距離，繼續貼下一張，如圖

如果票據比較多的情況，可以適當增加數量，採用魚鱗貼票法，分類粘貼妥當。示例：

注意啦：★首推用膠水，其次是固體膠棒，雙面膠點點膠不推薦使用★憑證粘貼的順序，由左往右，從小到大開始粘貼★ 如果遇到發票面積較大，超過粘貼單上下限或左右限則可以：1）在不影響內容的情況下縮放，以縮放的複印件作為憑證或2）裁剪摺疊在一起①裁剪時，需要注意憑證的內容不要被裁剪

②需要摺疊的憑證（發票超過了粘貼單），粘貼單的右上角為基準對齊粘貼。超出部分，則摺疊起來。

最後，報銷匯總單上需要註明實際附件張數。（每張票據均需蓋附件章。付款單位（或客戶）處請蓋本單位名稱章。）

第二步，會計憑證裝訂

分為手動版和機動版，機動版又分為廉價版和高級版

先說手動版：要裝備的工具有：裝訂線、迴形夾、大夾子（兩個）、對角紙

步驟：

1.將記帳憑證同封面、封底、封角弄整整齊齊的，用夾子固定住

2. 在憑證上打兩個孔。（孔的位置、兩孔的距離需要注意）

3. 然後針線穿過，要裝訂牢固（針線是財務專用的）。在背面線打結。

4. 針線穿好，牢固後，封角上抹固體膠

5. 固體膠抹好後，封角延虛線斜向上摺疊，反到背面繼續整齊摺疊

有條件的可以選擇購買機械輔助，如果每月憑證不多的，手動裝訂也可以。