英語書信齊頭格式範文
2023-09-14 11:35:00 3
導語：在手機，電話與電腦這些簡單快捷的交流工具遍布全球的今天，仍有一部分人情願使用書信來互通信息。以下小編為大家介紹英語書信齊頭格式範文文章，歡迎大家閱讀參考!
英語書信齊頭格式範文
一般來說，現在使用的商務英語書信的格式主要有兩種：傳統的縮頭式(theconventionalindentedform)和現代的齊頭式(themodernblockedform)。
根據英國傳統做法，縮頭式要在信文每一段縮進五或六個字母的空間，有時可能會縮進更多。現在，齊頭式在商務英語書信中使用得非常普遍。它的突出特點就是所有信的內容都從信紙的左邊開始，段落與段落之間要比縮頭式多空出兩到三行，以便於區分。這種格式被稱作齊頭式(thefullblockedform)。但是，有時把日期放在信紙的左邊會給查找帶來不便，所以，人們使用了一種改良的齊頭式(themodifiedblockedform)，即把日期放在右邊，而把其他內容放在左邊。
一般來說，我們通常使用單行距來布局一封信，這會使我們所寫的信有一種緊湊感，但有些人在寫簡訊的時候，更喜歡用雙行距。
根據個人或公司的喜好，可以選擇使用齊頭式或縮頭式。但不論選擇哪一種格式，一般商務英語書信的結構都包括以下幾部分內容:
(1)信頭(theletter-head)
(2)案號和日期(thereferenceanddate)
(3)封內名稱和地址(theinsidenameandaddress)copyrightwwwyaoqinghancom
(4)開頭稱呼語(thesalutation)
(5)信文(themessageorthebodyoftheletter)
(6)結尾敬語(thecomplimentaryclose)
(7)寫信人籤名或籤署(thewriter’ssignatureanddesignation)
(8)注意事項(theattentionline)
(9)事由、標題(thesubjectline)
(10)經辦人代號(thereferencenotation)
(11)附件(theenclosure)
(12)抄送(thecarboncopynotation)
(13)附言(thepostscript)
在商務英語書信中，上述每一部分內容都有自己固定的位置，包含自己獨特的內容，它們是不能隨意互換的。
信頭所包含的是寫信人的基本情況，包括他的姓名、地址、電話號碼、電傳號碼以及傳真號碼甚至E-mail地址。信頭在信紙的最上方，有的公司把信頭直接印在所使用的信紙上。質量優良的信紙以及一個整潔、勻稱的信頭，可以展示一個公司的風採，增強公司的信譽。
案號是寫信時所給的、以便查詢的字母或數字。經常以「Ourref」和「Yourref」來區分。它的位置一般是在信頭的右邊。而日期在信頭以下三行或四行，不管是齊頭式還是縮頭式，一般把日期放在右端，這可起到行尾的作用，使信看上去更整齊。在商務英語書信中，日期一定要寫全，不能用數字的形式，因為美國和英國的日期標示法是不同的。英國的日期標示法是「24thMarch.2002」，而美國的日期標示法則是「March24，2002」。月、日的後面用逗號，年份後面不用標點。
封內名稱和地址即收信人的名稱和地址，要放在信紙的左上方，在日期以下三行或更多行，這可根據信的長短來定。
封內名稱和地址要用齊頭式，緊靠信紙的左邊，這樣會使信看上去整齊。
開頭稱呼語是寫信人開始信文的禮貌用語，一般商務英語書信中多用DearSir，DearSirs或Gentlemen，並且獨立成行，在封內名稱和地址以下三行。在DearSir或DearSirs後面用逗號，而在Gentlemen後面用冒號。
信文是實質性的內容，信文的書寫要求是簡潔、清晰、禮貌;語法正確，切中要點;段落劃分明確，每段集中於一個話題;列印準確，布局要有藝術性，使你的信件看上去賞心悅目。尤其注意頁邊空欄，它是信文的框架。信文多用單行距，有些簡訊可用雙行距。
結尾敬語是信件結束時的一種禮貌用語。它只是一種禮貌用語，在信中沒有實際意義，傳統使之成為必須，並已成為習慣，所以一直沿用至今。傳統的結尾敬語有：Yoursfaithfully，Yourstruly(多用於美國)等，也有人用倒裝的Faithfullyyours，Trulyyours等。結尾敬語必須和信文緊連一起，不能分開，更不能把它單獨放到另一頁。如遇此種情況，則信件必須重新安排、列印。
籤署是寫信人或其所代表公司的名稱或標記。公司名稱可以列印，而主管人籤名則必須是手寫，兩者都不可用印章代替。這部分在結尾敬語以下三行，大約留出五行或更多的空間。
注意事項的習慣用語是：Fortheattentionof或簡單的Attention，下面一般要加上橫線。當信件是寫給特定的人或主辦部門時，則用此用語。它在開頭稱呼語以上兩行。除齊頭式外，可放在信文以上中間。
事由或標題在開頭稱呼語以下兩行，下加橫線，除齊頭式外，一般放在信文以上中間。經常是用一詞或簡單的幾個詞來表示信文的主題，讓收信人先對所談內容有所了解。
經辦人代號在籤署以下兩行。是打字員名字的首字母縮寫，可用小寫，也可用大寫。
附件在經辦人代號以下兩行。寫信人可標示出一個或多個信中所提到的附件。經常使用的形式有:Enclosure，Enclosures，Encl.，Enc.等。
抄送在附件以下兩行。抄送有明、暗兩種方式。明示的標記為cc，後面加上收件人或公司的名字，可列印在原件和複印件上。暗示的標記為bcc，後加收件人或公司的名字，只列印在複印件上，並且只有寫信人和收信人知道。
附言在抄送以下兩行。如寫信人想增加些信中忘記提到的內容，可用此方式，但應儘量避免使用。因為它可能會給人一種錯覺，即在寫信前，你未能很好地安排你的信件。這可能會影響到你的信譽。
在上述十三部分內容中，前七部分是每一封商務英語信件所必需包含的內容，而後幾部分則是可有可無的。
總之，當你書寫商務英語書信的時候，必須謹記：選定一種格式，堅持使用，不能變來變去;結構中的內容要安排合理得當，所必需的七部分內容一個都不能少。布局好的信件是雙方交易的好的開始。一封布局優雅、端莊勻稱的信件，會留給人一種良好的印象，促進雙方的進一步往來，直至交易的達成。
範文：
DearDavid,
I＇mgladyou＇llcometoBeijingtolearnChinese.Chineseisveryuseful,andmanyforeignersarelearningitnow.It＇sdifficultforyoubecauseit＇squitedifferentfromEnglish.YouhavetorememberasmanyChinesewordsaspossible.It＇salsoimportanttodosomereadingandwriting.YoucanwatchTVandlistentotheradiotopractiseyourlistening.DoyourbesttotalkwithpeopleinChinese.YoucanlearnChinesenotonlyfrombooksbutalsofrompeoplearoundyou.Ifyouhaveanyquestions,pleaseaskme.I＇msureyou＇lllearnChinesewell.
HopetoseeyousooninBeijing.
Yours,
WangMing
