辦公室接待標準流程（辦公室接待來訪14個注意事項）

2023-09-19 21:48:02 1

說起辦公室的工作

大家就會想到

接電話、下通知、收發報紙等等瑣碎的事情

但是事情雖小

卻也有著很多規矩

就比如

來訪人員，該如何接待呢？

一起來看下面這14個注意事項

保你學完之後不再犯錯！

1.立刻招待來訪的客人

大部分來訪的客人對單位來說都很重要，要表示友好熱情和願意提供服務的態度。如果你正在打字應立即停止，即使是在打電話也要對來客點頭示意，但不需要馬上起來迎接，也不必與來客握手。

2.熱情主動問候客人

打招呼時，應輕輕地點頭並面帶笑容。如果是老客戶，稱呼要顯得比較親切。

3.陌生的客人光臨時

務必問清其姓名及公司或單位名稱。通常可問：請問貴姓？請問您是哪家單位？

4.有客人未預約來訪時

不要直接回答領導在或不在，而要告訴對方：「我去看看他是否在。」同時婉轉地詢問對方來意：「請問您找他有什麼事？」如果對方沒有通報姓名則必須問明，儘量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與領導見面。

5.判斷來客的身份與種類

要事先了解領導是願意隨時接待任何來客，還是喜歡視情況而定，一般可以將來客分為幾個種類：（1）客戶；（2）工作上的夥伴，搭檔；（3）家屬，親戚；（4）私人朋友；（5）其他。在沒有預約的情況下，通常可按照以上順序來決定何者為先。如果來客非常重要，就不要私自擋駕。

6.謝絕會晤時要說明理由，並表示歉意

不要在沒取得領導的同意以前就確認你另定的約見時間，最好告訴來客：「我能否給您回電話再確認時間？」

7.未經領導同意，不要輕易引見來客

即使是事先有預約的來客光臨，也要先通報領導（用電話聯繫或親自前去報告），等候指示。倘若沒有預約，即使是你認為領導肯定會接見的客人，也不可擅自引見。

8.如果領導不在或一時聯絡不上

應該向重要來客說明原因，表示將主動聯絡或協助安排另一約見時間。如果對方表示同意，應向對方探詢其通訊地址以及聯絡時間。

9.讓來客等候時要注意

熱情招呼客人，以免使其感覺受到冷落。如果客人要提前來訪，請其等候為合情合理。請對方在適當的位置坐下，接待室平常要準備些報刊雜誌，最好備有介紹本單位的的宣傳品，供來訪客人閱讀。客人就坐的位置應與你的座位保持一段距離，這樣，在你離座時，對方不會看到你辦公桌上的文件。

10.帶路時走在客人前方，靠邊引導

帶路時要邊留意客人的步伐，走在客人前方2-3步遠的位置，邊引導，可說：「請往這邊走。」走到拐彎處時要暫停，以手指示方向，並向客人說：「請這邊走。」在乘坐電梯時要讓客人先上先下。按下電鈕後示意客人先進先出：「請上電梯。」「請下電梯。」開門關門時留意手不要交叉或背著手開門。手把在右側的門用左手開，在左側的用右手開，這樣姿勢會更優美。若是向內開的門，則應你先進，並用手按住門說：「請進」，等客人進來後再鬆開門。