公文寫作的三個最基本要素（幾種常用公文的區別）

2023-10-10 01:49:55

　按照公文文種分類，公文大約有20種之多。由於方方面面的原因，幾種常用公文容易混淆，甚至由此造成工作混亂。下面，筆者就幾種常用公文文種的區別發表個人淺見，以期為「筆桿子」或「準筆桿子」提供借鑑。

一、請示與報告

「請示」和「報告」是行政機關公文使用頻率較高的文種，都是上行文。實際工作中，有的將「請示」用「報告」的文種呈送上級機關，請求上級機關批覆（答覆）。這樣不僅會鬧出文種混淆的笑話，而且容易貽誤工作。因此，在撰寫「請示」和「報告」時，要特別注意二者之間的區別。

一是功能作用不同。「請示」是向上級機關請求指示、批准；「報告」是向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答覆上級訊問，報送文件、物品等。

二是內容實質不同。「請示」是本單位無力無權解決或按規定須上級批准之後才能實施的事項；「報告」是本單位職責範圍內比較重大的工作或向上級機關建議，須上級機關知道的事項。

三是公文容量不同。「請示」應一文一事；「報告」可多事一報，但不得夾帶請示的事項。

二、請示與函

「函」是不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項的公文。「函」可分為商函、詢答函、請批函。「函」在公文往來中使用比較廣泛，其主要作用有兩個方面：一是不相隸屬的同系統部門之間詢問和答覆工作；二是請求平行或不相隸屬的職能部門批准有關事項，不能用「請示」或「報告」，應使用「請求批准函」。

在公文撰寫中，容易出現「請求批准函」誤認為就是「請示」或「報告」，在與平行或不相隸屬的機關行文時使用「請示」或「報告」，是欠妥的。「請示」與「請求批准函」有嚴格的區別，主要有：

一是類型不同。「請示」是上行文；「請求批准函」是平行文。

二是主送機關不同。「請示」的主送機關是具有領導、指導關係的上級；「請求批准函」的主送機關是平行或不相隸屬的職能單位。

三是內容範圍不同。「請示」是請求批准、指示；「請求批准函」是請求批准某項職能事項。

四是行文語氣不同。「請示」的用語應尊敬上級機關；「請求批准函」應互相尊重。

五是辦複方式不同。「請示」的事項由上級機關批覆下級機關；「請求批准函」的有關批准事項由受文單位復函（審批函）。

三、報告與總結

報告與總結的主要區別之一就是行文方向不同。「報告」是上行文，其主要作用是向上級機關匯報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問等。「總結」是下行文，但在實際工作中，部分單位將工作總結直接呈送上級機關，如「某某單位某某年工作總結」等，這樣的標題是不對的，它混淆了行文方向。其實，向上級機關匯報工作，只能使用「報告 」文種。主送上級機關（可多頭主送），抄送有關機關。如將上述公文標題改為「某某單位關於某某年某某工作情況的報告」，這樣就比較規範了。

四、意見與建議

「意見」與「建議」在實際工作中混用的現象比較突出。「意見」是對重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種。可用於上行文、平行文和下行文。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理；作為平行文，提出的意見供受文單位參考執行，不帶有強制性；作為下行文，對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行，無明確要求的，下級機關可參照執行。作為下行文的「意見」。在實際工作中，部分擬稿人往往將「工作打算」、「工作安排」和「工作計劃」作為公文文種行文，如：「某某單位某某年某某工作打算」或「工作安排」、「工作計劃」等，都是欠妥的。「工作打算」、「工作安排」和「工作計劃」不是公文文種。可直接使用下行文的意見文種，規範的標題應為「某某單位關於某某年某某工作的意見」。

綜上所述，抓住以上幾種常用公文的異同點，就可以有效避免混用、亂用，保證公文的草擬和運轉有序進行。