英文郵件基礎知識大全（如何寫一篇專業的英文電郵）

2023-07-31 01:18:13 2

現在好像挺多人吐槽用微信來工作的。我從來覺得微信很不適合用來聊工作（事實上它也不是為工作而設計的）。然而我卻很喜歡電郵這個發明，它包容度很大，很適合用它來做很多方面的交流，甚至在沒有 MSN 和微信的時代，同事之間用電郵聊天也是常有的事情（我是不是說得有點多……

現在在國內，電郵的功能似乎已經退化為註冊帳號和收垃圾郵件。但在國外，電郵似乎還是很流行的溝通工具。我平時有聽 BBC 的 Podcast，每次聽到最後，主持人都說有任何想法，可以發送電郵到 [email protected]，我就翻一下白眼️：什麼鬼？誰還發 email？你咋不叫我寄信給你呢？……

對工作而言，我覺得電郵最好用的是它獨有的 thread 形式。回覆郵件時包含以前郵件的內容，這樣可以對整個工作項目的進展有一個全盤的跟蹤和了解。

這一點是微信很難做到的（至少我覺得做得不好），而一些團隊協作的工具可能在功能上和易用性上能做得更好，但是似乎只適合團隊內部使用，一旦涉及到跨公司的交流，它的不足就顯示出來。而電郵在這一點上再次顯示出它強大的包容性。

用電郵聊天當然是怎麼輕鬆怎麼來，但是在正式的工作當中，還是需要遵循一些撰寫電郵的規範，體現我們的專業性。

1. 郵件標題

郵件標題要一目了然，使用便於搜索的關鍵字。一般可以用項目的名稱、事件名，可以適當加入時間用以區分。如果是一些來回交流不需要很多，只需要對方回應的，也可以直接寫發郵件的目的。

✔ Annual Party 2021

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標題不宜過長，或者過於瑣碎或籠統，又或者是不同的項目使用相同的標題，更不能不寫標題直接發送。這樣在後續的交流和搜索中都會造成一定的麻煩。

✘ Weekly Meeting

✘ Let's have a meeting to discuss something about our website......

2. 郵件開頭

郵件開頭要開門見山，直切主題。不需要大談事件的背景或者來龍去脈，囉囉嗦嗦。最好能把 5個W（What/When/Where/Who/Why）都說清楚。

Example A: I am writing to confirm…Example B: In reply to your email dated Oct 15, we decided… Example C: As a follow-up to our phone conversation yesterday, I wanted to get back to you about…

Example D: Please note that…

3. 郵件正文

我認為對於和他人溝通的所有工作內容，都應該遵循「倒金字塔」結構，即最重要的事情放在最開頭，最次要的內容擺在最後面。寫郵件也是如此。也要遵循 KISS（Keep It Short and Simple）原則，不要洋洋灑灑寫一大堆廢話還沒有進重點。也不要怕對方搞不清來龍去脈而把 Day 1 的事情從頭說起。

寫郵件的重點，就是要告訴別人你想讓對方做什麼。不要模稜兩可，也不要讓對方猜。

Bullet points 可以很好地幫助我們把事情梳理清楚。

必要的截圖、示意圖或者表格，可以幫助對方迅速地了解你所說的內容。

避免發大於 20M 的附件，很多情況下，文件（例如 PPT，含圖片的 Word 等）都是可以被壓縮的。

4. 郵件結尾

如果是長郵件，可以總結一下已陳述的內容。最重要的是，在郵件結尾再次告訴對方，需要他/她做什麼。

Example A: To recap, … Example B: We would be grateful if you could… Example C: Please kindly send us… Example D: Looking forward to your…

Example E: May I have your reply by Nov 7?

5. 其他注意事項（通用郵件規則）

對於收件人，需要對方反饋的，放在收件人欄；不需要對方反饋的，放在抄送欄。

不要設置「要求對方發送已讀響應」。

不要使用背景圖（信紙），儘量不使用非系統默認字體，或者在同一封郵件中使用多種顏色和字號。對於郵件多次來回討論同一件事件，應該在已收到的最新郵件的基礎上回復，不要隨便另起新郵件。如果收件人比較多，可能有人會忽視或不回復。如果你希望每位都給意見，可以最後點明，請 XX （或 All）回覆意見。有些是逾期不候的，可以寫明（最好 Highlight），請在周三下班前回復（COB），如果沒有收到回復，我們將往下走。

如果是會議紀要，最好在當天或次日發出，以免有疏漏

如果需要轉給別的部門處理，需要看郵件下方過往的信息是否適合公開，可酌情刪掉部分信息。,