辦公室會務接待流程（辦公室會務精要）

2023-07-30 01:17:27 2

政府常務會議是政府最高行政決策性會議。會務工作的水平直接影響到政府決策及其落實的質量。通過多年實踐我們體會到，要提高政府常務會議的辦會質量，必須著重抓好三個環節。

一、把握三要點，譜好會前「曲」

會前準備工作是否充分，是決定會議是否成功的關鍵環節。因此，為了確保會前準備工作嚴謹周全，超前主動，不出紕漏，必須牢牢把握三個要點。

（一）制定方案，要周密詳細。會前準備工作主要涉及到收集議題、領導會籤、議題把關、會議通知、收集參會名單、制定議程、材料準備等多項工作，每一項任務、每一個細小的環節、每一項具體工作都嚴謹細緻。會議方案主要內容包括會議名稱、時間、地點、主持、出席、列席、請假、議題（名稱、匯報人、匯報時間）、固定列席單位及人員、議題列席單位及人員等。在編排議程時，主要是根據議題內容、性質、急緩程度等因素安排議題討論順序。

（二）分工落實，要準確高效。會議籌備環節繁多，工作瑣碎，需要會務人員認真負責，紮實細緻，責任到人，避免沒有頭緒、工作混亂。會務人員在會前要安排專人負責擬寫擬定審議提綱、下發會議通知、催促材料印製等工作，特別是要準確收集參會人員情況，及時做好相應準備。認真做好會場布置工作，提前組織好設備維護人員和茶水服務人員，保證會議期間及時到位。在會議召開前，提前半天通知會議中心管理員調試燈光、音響、空調、麥克風、投影等儀器設備，提前通知服務員準備好茶水，仔細檢查會議室桌椅，以免臨時出現差錯。

（三）會前檢查，要嚴格細緻。會議籌備必須環環相扣，反覆檢査，不得有任何失誤或疏漏。會務人員要在會前對各個環節做全面檢查，及時發現並解決問題，做到防患於未然。在會前1小時，重點檢查領導材料、座牌順序、會場衛生、空調音響、時鐘調校等細節。會議材料要按照會議議題單、匯報材料的順序擺放，在桌面上擺放位置要統一、規範、對齊。會場布置注意檢查主持人面對投影幕布而坐，匯報人正對主持人而坐，其他單位按先左後右依次安排座位。

需要注意的幾個問題

1.會前協商是否充分。特別注意議題涉及相關部門、單位的內容是否會商並形成一致意見，上會依據、利弊分析、效果預期、措施建議是否充分合理，解決方案是否符合有關政策、法規，有無漏商情況。所以一定要把好關口，不該上的堅決不上，不成熟的一律不上，避免非特殊緊急事項臨時動議上會，造成分歧意見大、議而不決的情況，甚至造成較高的決策風險。在日常工作中，這個會前協商環節很重要但又最容易被忽視，會前議題不成熟、協商不到位甚至臨時動議的情況時有發生，直接影響到議題能否順利過會。

2.審批單填寫是否規範。議題審批單是確定上會事項在正式上會前的再審流程單，包括審議的主要事項、會前協商的主要過程，以及從申報部門到辦公室再到區政府領導的審批流程，其目的是確保議題絕對成熟、協商絕對充分、審核絕對到位。但在實際工作中，往往未引起足夠重視，簡單籤字畫押，造成遺漏和疏忽。另外還要特別注意議題單上議題名稱與匯報材料標題不一致，填寫的列席人員不準確或有遺漏等情況，避免會上領導點到的列席單位不在會場。

3.材料把關是否認真。匯報材料是指對會議文件內容的濃縮和必要的補充說明，一般是由議題申報單位起草送審和印製。因此，辦公室經辦人員在審核把關時往往容易忽略，造成上會材料格式不規範、文字不流暢，表述不準確，有錯字、漏字、錯頁等現象，經辦人員需對各上會議題材料認真把關，仔細校對，確保上會的材料格式規範、表述準確、簡明扼要。

二、搞好三服務，唱好會中「戲」

會中是從參會人員入場至會議結束的時間階段。這一段作為會務服務的重頭戲，從地點上分為場前、場內、場後服務三個部分。

（一）超前主動，做好場前服務。場前服務主要包括會議籤到、會議接待、引導入座、核對與會人員、提醒人員參會、會議材料分發等工作。會務人員要專人負責招呼參會人員在侯會室休息等候，及時引導議題列席人員入場就座，隨時統計到場人員人數以備領導查詢，提前15分鐘提醒未到場人員參會。根據議題順序，通知參會人員依次匯報或列席，注意分發列席人員會議材料。

（二）嚴謹細緻，搞好場內服務

1.做好會議記錄。會議記錄是對會議內容最直接、最初始的反映。它的內容比較口語化，強調的是原汁原味、真實客觀，但卻是字字千鈞，是會議重要成果之一，是具有法律效力的文本。因此，要安排專人負責會議記錄，書面記錄力求確保內容完整、邏輯嚴密、筆跡清晰、整體美觀、有據可查，主要觀點和內容不錯記、漏記。

2.謹慎會議報導。會議召開時，要根據會議審議情況，把握好哪些議題需要作為重點報導，哪些議題不作報導或簡略報導，由會務人員提前與有關新聞單位溝通，注意結合會議性質，通過電視、報紙等形式對會議內容進行選擇性的宣傳報導。

3.維持會場秩序。會場內，注意提醒與會人員遵守會場紀律，不得在會場上使用通信工具和錄音錄像設備，不得隨意走動或出入會場。妥善處理提醒參會領導發言未開啟麥克風、匯報人超出匯報時間、燈光音響設備故障排除等情況。

（三）密切協作，抓好場後服務。場後服務主要包括場外安全保衛、有效處理其他突發情況等工作。會議進行中，注意防止與會議無關的人員進入會場，或在會場附近逗留、喧譁，確需向參會領導報送緊急文件或會議材料的，應通過會務人員傳送。如發生混亂等意外情況，要及時制止和調停。遇到其他突發事件，應靈活應對，及時請示。

需要注意的幾個問題

1.注重會議的嚴肅性。會務人員應精心策劃、認真組織議題匯報順序。提前檢查第一議題出列席人員到會情況，促請參會領導和相關人員進入會場，特別注意參會人員變更情況和因故不能及時參會的情況，並將有關情況匯總後及時報告會議主持人。

2.注重會議的緊湊性。在議題轉換時，會務人員要及時清場，並通知侯會人員迅速、安靜地進入會議室，發放有關會議材料，保證會議組織的連貫性、緊湊性，同時提醒與會人員遵守會議紀律，關閉通訊工具。

3.注重會議的時效性。提醒匯報人提前做好匯報準備，按議題匯報材料作簡要匯報。匯報發言要開門見山，言簡意賅，匯報時間原則上控制在10分鐘內，議題內容較複雜的不超過15分鐘。會議討論期間，與會人員發表意見時，應把握重點，簡明扼要。特別要提醒出席會議的區領導發言時使用話筒。

三、堅持三件事，彈好會後「琴」

會後工作是保證會議達到預期目的的重要一環，也是最容易讓人鬆懈、容易失誤的一環。一次成功的會議，不僅要求有充分的會前準備，周到的會中服務，而且要求有高質量的會後工作，三者缺一不可。會後工作，主要是抓好三件事：

（一）善始善終，做好會後工作。會後工作主要有回收會議資料、整理會議記錄、起草會議紀要、報常委會議題、審核新聞稿件、會議材料歸檔等。對會議的記錄、整理、新聞發布工作，每次明確專人負責，做好全程記錄，並及時整理完善相關內容。

（二）查漏補缺，及時會後總結。會議結束後及時召開會務經驗總結會，由辦公室分管副主任主持，召集會務工作人員交流情況，認真總結，找出問題，立即整改，防止同樣的錯誤重複發生。

（三）力求實效，抓好會後督查。會後督促檢查工作，是狠抓工作落實、確保政令暢通的重要途徑。會議結束後，由區政府督查室根據會議決定事項及時分解立項，明確責任單位，搞好情況跟蹤，加強督查催辦，確保會議有始有終，推動決策落實。

需要注意的幾個問題

1.重視資料會後回收。會議結束後要注意及時清理和收拾會場，仔細整理會議文件和貴重物料。要安排工作人員對會議資料立即回收，需要銷毀應立即銷毀。會議所用辦公用品儘可能不浪費，回收下次再用。

2.重視領導審批制度。對會議文件、會議紀要、會議新聞等材料的印發工作，要堅持領導審批制度，確保內容達到紀實、扼要、符合行文程序，無負面效應。會議紀要原則上在會議當天完成初稿，經辦公室分管副主任、主任和常務副區長審核後，送區長籤發。涉及法律法規事項的還應送區政府法制辦主任核稿。

3.重視材料立卷歸檔。會務人員要在會後及時整理材料並全面歸檔。歸檔材料主要包括部門請示文件、議題審批單、議題單、匯報材料、會議紀要、會議記錄等。對會上明確提出有修改要求的議題，責任單位必須按要求修改完善補齊後，再送區政府辦公室存檔。會議原始記錄原則上不對外借閱，確需查閱會議記錄的，需經辦公室主任同意。

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