怎麼書寫會議紀要(如何做一個會議紀要)
2023-05-01 05:17:33
原創文章來自個人公眾號:月球來信
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我為什麼要寫這篇文章
國慶參加了一個線下的職場心理學培訓講座,出於個人習慣的原因,帶了電腦過去做記錄。
後面整理了一份相關的紀要文檔到群裡,得到很多小夥伴的認可。
其實這一版我也沒有做的細化到自己100%滿意的程度,僅是對於日常分享已經足夠了。
(思維導圖的形式,也並非適用於所有類型的記錄。)
然後,就有小夥伴專門跑來加我微信,說,自己很難做好類似的講座的紀要,常常只會記一兩個自己感興趣的要點。覺得做紀要很困難。
這個其實有一點點超乎我的預料,因為現在在職場上或者是單純的自我提升也好,我們聽課、參加會議、參加活動,常常都需要進行復盤。
好記性不如爛筆頭,做好紀要,無論是對於說的人,還是都有非常多的好處。
大家常碰到的問題
但是實際生活中,我曾經也遇到過和很多人一樣的問題。
不知道為什麼要做紀要
不知道為什麼要做,就缺少去做的動力,連回溯的信息都沒有,自然就不存在復盤一說。
可能的結果就是不明確重要信息,成長速度低於其他人等等...
不明確紀要的要素(重點)
當我們不知道什麼東西需要被記錄下來的時候,其實是個蠻危險的信號,我們可能會恨不得把所有東西都先馬下來。
但是存檔太多也不好啊,馬又做錯了什麼,要天天那麼疲憊呢?
不知道如何快速準確的記錄
在這一點上出問題的夥伴就很可惜,我們有太多的方式去提升記錄的速度和準確程度。
不會復盤整理記錄的信息
如果是在這裡有問題,要麼是自己對經歷的流程不夠熟悉,俗話說的開小差,或者是真的沒有理解。
那當我們意識到自己不夠了解的時候,正是學習的好機會,不是嗎?
問題1:不知道為什麼要做紀要
首先,我們為什麼要做講座紀要,肯定不是大家都閒得慌的才去搞的,對吧?
紀要可以方便我們進行內容和流程的復盤,查漏補缺;
加深學習的程度,延長遺忘曲線;
整理復盤,使知識內化成為自己的能力。
很多公司舉行例會或者主題會議的時候,也都會要求專人進行會議紀要。
做好針對職場的會議紀要,在不同的階段也有不同的好處。
做好會議紀要的好處還有其他很多...
能否做好不同類型的紀要,也能在一些方面上體現出一個人的能力,比如:
很多職場的老人,可能已經不需要自己親自做公司的會議紀要,但是他們對誰說了什麼重要的話,出於什麼目的去表達,都是門兒清的。
這種能力,非在實際過程中去鍛鍊不可。
所以,做好不同類型的紀要,是百利而無一害的。
問題2:紀要的要素有什麼
那麼我們再來看,紀要的要素一般有哪些。
紀 要,顧名思義,就是記錄重要的信息。
它的整體邏輯一般是這樣的:
常見的紀要有幾種,可能是會議紀要、講座紀要、培訓/課程紀要、其他流程紀要...
這裡我以我之前參加過的NLP職場心理學講座為例,這樣的講座,有哪些要素可以記載?
那麼我以活動的流程為主,它的記載要素的邏輯可能是這樣的:
那麼從內容上來說,他可以是這樣的:
大板塊:比如這次我們的板塊一共有4個,如圖
知識點:以板塊「學習 奉獻」為例,在這個版塊,內置的最重要的知識點就是NLP的三字塔思考法。如圖
論點/案例/證明方式:讓學員用三字塔的方式,對自己進行一個梳理。
使用知識的練習方式:那麼如何使用三字塔的方法呢,可能我們就是需要帶著「目的」去想的,同時講師不斷地給我們進行現場的引導。
練習的分享:冥想之後,講師邀請了學員做分享。
所以看到沒有,儘管一個活動的時間長達2-3個小時,每個人都說了非常多的話,但是邏輯上是一環扣一環,一列壓一列,非常的清晰。
只要我們明確了自己要記什麼,何愁不能把接收到的信息,分門別類的放到不同的板塊裡去呢?
辦一個活動的流程可能不一樣,但是要素都是一樣的,當我們能夠完整的、有重點的記錄一場活動,也是預示著我們可以反推任何一個活動的設計者的思考路徑。
多參與不同的活動,獲得不同的要素偏向,你的活動紀要自然也能越做越好。
換句話說,給你一個同類型的活動,你也可以有模有樣的複製了。
你甚至可以加上自己的新的想法,和去糟取精,做出質量更高、水平更好的活動!
這樣的復盤,不可謂不高效。
再以一般的會議紀為例,會議紀要,我們需要去記錄一些什麼。
職場會議,肯定不是當玩笑一樣開的,多數是因為遇到了需要公開說明、集思廣益、調配資源等的問題,所以我們帶著問題和目的去記錄。
可能有些會議,也不一定是完全要解決問題,可能只是周會啊例會啊,匯報型的。
那麼我們可能就偏向於以發言人和匯報的內容為主,比如是這個樣子的:
關於紀要的要素,我就先寫到這裡。
不同的紀要,需要記錄的要素,不一定是完全統一的,我們需要什麼,要前置考慮的問題是「我們為什麼需要?」
為什麼需要→需要什麼→抓住重點
想好這個問題,無論是記什麼東西,都能很快的找到要素,也就是重點。
問題3 怎麼快速記錄
這個呢,我們可以從硬體和軟體兩方面去提升。
硬體,顧名思義,就是已經存在的條件。
工欲善其事必先利其器嘛對不對,電腦肯定比手寫快,找到對的記錄軟體,肯定比單純用WORD要快。
熟練地五筆輸入肯定比拼音快(劃重點:熟練)。
天天打字的肯定比不怎麼用鍵盤的快。
以上沒啥爭議,就我常用的幾種記錄方式,可以根據自己的需求去選擇:
在某些特定場合,如果沒辦法用電腦記錄,用手寫也可以,那麼就要注意自己的分區使用方法,可以查詢一些手寫速記的方式,因為不是我的強項,我這裡就不一一列舉了。
再來說軟體,其實能夠弄清楚自己要記得重點是什麼,記錄的速度就肯定可以加快很多。
搞清楚講座的環節設計,基本可以做好講座的紀要。
搞清楚會議的目的,基本可以做好會議的紀要。
至於拿手寫,還是電腦記,只是提高效率的一種途徑。
你都提前知道接下來主要講什麼,還不能提前做好重點選取嗎?
這裡以做一個交流講座的紀要為例,梳理步驟
任何一個專業的講座,都會考慮到流程和銜接的設計,所以我們有4個途徑去明確講座的流程,以幫助我們把記錄的信息分門別類。
一般講座,有開頭、過度、高潮、結尾,就像寫文章一樣的,那麼就可以根據流程去區別,哪一個遊戲是為了引導學員進行哪一個知識點的嘗試。
實在不行,我說一個笨方法:
如果是自己熟悉的領域的講座,帶著目的去記載,比如你想解決什麼問題,或者想要了解什麼主要的知識點;
如果是不熟悉的領域,那麼最好的方式就是全部記下來,復盤整理的時候,重新疏導邏輯,摘取重點。也等於二次學習了,肯定比空著腦子去的效果要好得多。
問題4 不會復盤整理信息
最後一個問題,當我們把所有的內容都記下來了,如何整理成為所有人都能看得懂的內容。
嗯,一個小技巧,以印象筆記的記錄為例,它有添加項目符號列表的功能。
問題在上,答案在下,添加項目符號列表,這個方式,怎麼看都很清晰了吧,也不會上下混淆。
再以幕布為例,不同的板塊,分解成為不同的小知識點,思維導圖的方式,也是非常的明確。
如果你是在記錄之前就帶著問題去記錄,那麼整理的時候也可以圍繞你的目的和問題層層遞進的整理。
比如我假設一個問題,我可能記錄的方式就是這樣:
如果是按照流程進行整理,那麼理出清晰地邏輯關係就可以了。
結尾
以上的內容,我基本已經說完了,希望這些有幫助到你,解決不會做紀要這個問題。
先說明一下,雖然本篇我用到了比較多的簡單的思維導圖,但是思維導圖並不適用於所有類型的記錄和整理。
根據實際需求更換記錄樣式。
寫完這一篇工作量也不算小,一開始寫大綱就寫了一千多字。
那些可能剛開始工作的時候不理解的事情,越做越發現,其實都有很深的含義。
這也算是給到自己成長的一種很好的禮物了~
整理自己,不是為了完美,而是為了不斷地反饋和進步。
最後貼上一句話:
既已發生,都值得懷疑。
每個信息都可能是錯的,我也可能是錯的,所以如果你有什麼意見,也可以在留言區反饋給我,我使用之後覺得確實不錯,就會重新梳理分享出來~
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