怎麼批量做邀請函電子版（批量製作邀請函）

2023-08-13 02:41:52 1

您好，歡迎來到【爆炒Office】，這裡有原創的實用辦公軟體技巧。

概述

如果需要製作成百上千張邀請函、成績通知單等單頁，而且每張邀請函或通知單上都是針對不同的人物、錄入不同的內容，然後列印出來，再發送給不同的對象，看起來工作量挺大，但是如果使用Word的郵件合併功能，也是分分鐘的事情。一起來操作看看。

_

第一步：建立Excel源數據表格

例如，需要製作學生的成績通知單，每張通知單對應不同的學生，而且通知單上錄入該學生不同科目的成績和總分。第一步要做的是建立一個Excel表格（可以命名為"成績單"），在Excel表格中把學生的姓名、科目成績和總成績錄入清楚。

第二步：設計Word文檔「通知單」

建立一個Word文檔，可以命名為"通知單"，設計出成績通知單，空出學生姓名、各科成績和總分。

第三步：開始批量製作

成績單設計好後，點擊郵件選項卡—開始郵件合併組—開始郵件合併—郵件合併分布嚮導，跟著嚮導一步一步製作。

第1步

在右側將打開郵件合併設置窗口，第1步：點選默認的"信函"，再點擊"下一步：開始文檔"。

第2步

點選默認的"使用當前文檔"，再點擊"下一步：選擇收件人"。

第3步

點選默認的"使用現有列表"，再點擊下方的"瀏覽"。

接著，將打開"選取數據源"窗口，找到之前建立的"成績單"Excel表格，再點擊"打開"。

接著，將彈開"成績單"Excel表格中有的各個工作表，選擇成績數據所在的工作表，"數據首行包含列標題"這一項保持默認勾選，再點擊"確定"。

接下來還會彈出一個窗口，保持全部數據勾選，點擊"確定"。

這一步就完成了，點擊"下一步：撰寫信函"。

第4步

先把光標置於預留的學生姓名空白處，點擊右側的"其他項目"。

則將打開一個"插入合併域"窗口，保持默認選擇"資料庫域"，因為插入點是需要輸入學生姓名，所以在"域"列表中選擇"姓名"，再點擊"插入"。

可以看到，在光標所在的位置多了一個《姓名》域。

同樣的操作，把光標放在語文成績下方的空白單元格中，也是點擊"其他項目"，在打開的"插入合併域"窗口中選擇"語文"，再點"插入"。

同樣，得到一個《語文》域。

無需多言，使用同樣的操作，得到《數學》、《英語》、《總分》各個域。

各個域設置完成後，點擊"下一步：預覽信函"。

則在之前插入域的地方可以看到某個學生的各科成績和總分。

可以點擊"收件人"前後的左右箭頭，預覽一下其他學生的信息是否正確。

確認無誤後，點擊"下一步：完成合併"。

第6步

點擊"編輯單個信函"。

則將彈出一個"合併到新文檔"窗口，保持默認選擇"全部"，點擊"確定"。

接著，將自動生成另一個名為"信函1"的Word文檔，其中就是每一名學生單獨的成績單了。例如，有50名學生，則新生成的文檔就將有50份不同的成績單。把這個新的Word文檔執行保存，也就得到了最終結果。

總結

整個操作到此結束，這也許是郵件合併最簡單的用法，不過相當的實用。下次需要製作批量的文檔時，不妨考慮一下Word的這一功能。

本文純屬工作經驗原創，不當之處，敬請包涵。如果喜歡，請點讚鼓勵一下吧。謝謝閱讀。

,