郵件發送前如何增加回復率（為什麼客戶郵件回復率低）

2023-04-15 05:35:12

郵件發送前如何增加回復率?作為跨境電商賣家，一般和客戶聯繫都是通過發開發信，直白的說法就是以互發郵件的形式進行來往溝通，現在小編就來說說關於郵件發送前如何增加回復率?下面內容希望能幫助到你，我們來一起看看吧!

郵件發送前如何增加回復率

作為跨境電商賣家，一般和客戶聯繫都是通過發開發信，直白的說法就是以互發郵件的形式進行來往溝通。

像很多訂單、客戶反饋、賣家向客戶索評等問題都是通過郵件來解決的。

因此，郵件成為賣家和客戶溝通的主要方式，在擴展跨境電商業務量和開發培養新客戶方面都起著關鍵性的作用。

但是，一直以來很多賣家往往很容易忽視郵件內容和郵件發送上的一些細節問題，導致郵件打開率和回復率很低。

這個時候我們就要在郵件內容到發送郵件的過程中，找出原因所在，並嘗試改進避免這些不必要的問題。

一般客戶郵件回復率低，最有可能是以下兩方面原因：

一、賣家忽略郵件內容書寫和發送的細節

1

郵件地址混淆或填寫錯誤

這種情況就是賣家發郵件的時候沒有注意填寫正確對應的客戶郵件地址，導致對應的客戶沒有收到你發的郵件，也就無從談起郵件的打開率和回復率了。

不過，正常情況操作下，這種問題出現的應該很少。

建議：賣家在發送郵件前，把相應客戶的郵箱地址匹配好，並記錄列表文檔；在發送郵件時，確認核對好客戶的郵箱地址無誤再進行發送。

2

客戶郵箱地址已失效

這種情況簡單地講就是客戶郵箱已經過時不再使用了。

建議：賣家找到客戶的郵箱時，也要儘可能地查證確定郵箱的真實性、有效性。

3

國內的免費郵箱被國外伺服器屏蔽

一般是中國賣家使用國內的一些免費郵箱給國外的客戶發送郵件，有些國內的免費郵箱存在被國外被伺服器屏蔽或者發送投遞不穩定，客戶還沒收到你的郵件就被伺服器攔截或刪除，導致郵件發送失敗。

建議：賣家最好還是使用企業郵箱、國際通用的郵箱。

比如：gmail，hotmail，yahoo等免費郵箱。

4

郵件的發送時機不對

因為國內和國外有時差，很多賣家常常不能在收到客戶郵件後，第一時間做出回復，而是利用國內的工作時間或者客戶的休息時間進行跟進郵件事務。

比如：亞馬遜歐洲和北美站點和中國的時差比較大，容易導致郵件被客戶忽略，這個時候賣家就要注意郵件的發送時機，日本站和中國時差只有一個小時，影響則不大。

建議：賣家在發送郵件時，要考慮到時差及客戶上班時間的問題，一般很多大郵箱都是支持定時發送功能的，可以設置定時發送，這樣很大程度上可以增加收到客戶的回覆的機率。

但對於賣家回復客戶郵件來說，可以設置郵件接收提醒，做好及時回復。

5

客戶外出或去休假了

一般來說出現這種情況的機率不大，如果是賣家提前和客戶溝通好了，那應該就不會有什麼問題；如果賣家事先沒有和客戶做過溝通，郵件已經發送，但過了好幾天，甚至一周、半個月等更長的時間，基本上可以不用看了，客戶再給你回覆郵件的可能性極為渺茫。

建議：賣家要了解國外的一些節假日，如果你是在這個時間段內給客戶發郵件，在郵件內容中可以加上一些詢問內容

比如：客戶最近是否會外出休假，後續什麼時間聯繫會方便等。最好的方式是避開這個時間段給客戶發郵件，或者嘗試隔幾天再發一次，注意不要發送過於頻繁。

6

郵件發送過於頻繁

如果郵件發送密度太高，會讓客戶感覺這是一種騷擾或者垃圾郵件，還有可能導致客戶退信或者把你拉進黑名單。

建議：賣家給同一個客戶發郵件溝通時，一天儘量保持在1-2封即可，如果有比較多的問題需要跟進處理，可以視具體情況而定；如果郵件發了近一周還沒有回覆，可以等幾天再發一次。另外，要注意的是，每次發送的郵件內容和標題最好不要每次都一樣，這樣顯得你更有誠意，也不會讓客戶反感。

7

郵件內容書寫不規範

郵件內容主要以郵件主題（標題）和郵件正文兩部分為主，很多賣家在寫郵件的時候，由於自己外語水平有限，容易出現語法錯誤；郵件標題中出現標點；使用非專業字體或過多的專業術語等。這些會讓客戶閱讀郵件，理解起來很困難。

建議： 郵件標題避免出現不必要的標點符號，比如：感嘆號、表情符號、星號等特殊符號。

減少專業術語的使用，使用簡單的詞彙進行編輯郵件內容，會讓客戶更好地理解你說的是什麼，也更容易抓住客戶的注意力。

郵件寫好後，使用預覽功能預覽郵件內容，經過預覽測試，確保郵件內容無誤並書寫規範，再發送郵件。

8

郵件被標記為垃圾郵件

郵件進入垃圾箱的原因很可能是賣家在郵件裡附帶了附件或者只是一張簡單的圖像郵件，會導致ISP（網際網路服務提供商）無法讀取到郵件正確的內容而被標記為垃圾郵件。

建議：賣家在發郵件是最好不要附帶附件文件或用一張圖像作為郵件內容，還是要在郵件內容上下功夫，可以圖文結合編輯郵件內容。

二、客戶自身的原因

1

客戶自己的問題，沒有成功回復

很多客戶在回覆郵件的時候，都比較隨便，也不清楚自己是否成功發送了回復，結果就導致賣家和客服雙方都在等對方的回覆。這種情況很難預料到，可能性也小，一般賣家在回覆郵件隔幾天可嘗試多發一個郵件詢問客戶是否收到。

2

客戶收到回復，可能還在等待結果

有部分客戶收到郵件後，需要花些時間去研究產品的功能、價格等信息，不會馬上回復賣家。這個時候，就需要考驗賣家的耐心，和前面處理方式一樣，嘗試隔幾天時間再發送郵件進行跟進，但不要發送太頻繁。

總之，出現客戶郵件打開或回復率低的情況，賣家要善於分析可能出現的問題，尋找合適的對策並跟進處理。