採購成本的核算與帳務處理（採購與財務核算流程詳解）

2023-04-12 10:23:28

在生活工作中，我們可能會經歷採購核算的過程。基於對供應鏈和財務的關係以及財務的整體框架的梳理，本文重點來拆解一下採購業務的財務核算細節，希望對你有所啟發。

前言

由於對財務一知半解，在學習的過程中，我總覺得財務是個比供應鏈還要枯燥和晦澀的領域，供應鏈雖然也比較晦澀，但我們可以去現場真實的感受到物流和信息流的變動，那流動的實物，就像血液在心臟裡的收縮一樣，讓供應鏈有了靈魂和呼吸。而且在供應鏈領域裡，無論是業務還是系統建設，通常是不同的部門負責不同的職責，幹好本職工作就行，雖然有協同，但是相對解耦。

而財務處理的全都是信息的匯集和計算，通常一個報表就要涉及到所有部門聯動，一旦出錯，自上而下都要跟著調整，而且還涉及到各種合規限制（主體合規、稅務合規），通常一個項目一旦涉及到財務部門，難度係數就會大大增大，這也是很多業務部門發起項目時，通常不願意讓財務參與的原因（但是又躲不過，生生的無奈）。在他們看來，財務就是古板先生，業務前進路上的絆腳石，因為開會時，財務部的同事說得最多的就是「不行」、「不合規」這些詞。

（這裡木筆只是描述一些公司的現狀，對財務並沒有偏見哈，相反，我本人是非常欣賞財務同學的專業和鐵面無私的，哈哈）

上一篇文章，我們梳理了供應鏈和財務的關係，以及財務的整體框架，感興趣的朋友可以回顧前一篇《業財一體化：從供應鏈業務到財務核算的全貌解析》，本篇文章，我們重點來拆解一下採購業務的財務核算細節。

01 採購入庫與財務核算全流程‍

根據付款時機的不同，主要有兩種採購入庫類型：現購和賒購。

①現購：一手交錢，一手交貨，貨款當面結清。

②賒購：購銷雙方利用商業信用交易，先接收貨物，再支付帳款。

現購就像我們去超市買東西，想要把商品拿走，必須先支付。賒購就像我們小時候去隔壁王叔叔的小賣部買雪糕，先記帳，等拿到零花錢了再補上。

企業與企業之間的採購行為，賒購比較常見，購銷雙方基於採購合同送貨，到達帳期後，再支付採購帳款。賒購模式下，因為錢貨不同步，在進行財務記帳時，就會出現應付帳款和暫估入庫等一系列財務行為。

下圖為賒購模式下的採購入庫及採購核算全流程：

採購入庫業務與財務全流程（賒購）

①採購員發起採購申請，審批通過後，開始和供應商談判、籤合同；

②有些採購需要支付預付款，供應商才發貨，這時，需要先向財務申請支付預付款；

③供應商送貨到指定倉庫，倉庫收貨入庫後，財務以入庫明細做暫估入庫，核算存貨成本；

④供應商的發票送達財務以後，生成應付單衝暫估，出納基於應付單給供應商支付餘款。

在財務處理的過程中，預付款、應付款、付款和存貨都會生成對應的總帳憑證。

02 退供應商與財務核算全流程

如果採購的商品賣不動，或者出現了質量問題，按照採購合同約定，如果供應商願意接收退貨的話，可以對商品進行退供應商。退供應商是採購入庫的逆向流程，即公司將商品發給供應商，供應商把錢退給公司。

退供應商的業務及財務核算流程如下圖所示：

退供應商業務與財務全流程（賒購）

①採購員發起退供應商申請，在系統中創建退供單，退供單一般需要指定退供的批次，可以基於原採購入庫單創建，也可以基於商品的批次庫存創建；

②倉庫接到退供單以後，按照需要退供的商品明細揀貨發貨，發貨明細回傳採購系統；

③供應商收到商品以後，辦理退款（前提是已經收到了企業的採購付款）；

④財務基於發貨明細對應付帳款進行衝紅處理，並生成總帳憑證

03 採購入庫的業務到財務信息流

從採購開始到最終的財務付款流程中，單據流向如下圖所示（當然每家公司業務不一樣，在設計時，各單據之間的處理方式未必相同，所以本圖僅供參考）：

採購入庫單據流向

①採購員創建採購訂單後，採購系統中會生成一張採購單，記錄向供應商採購的商品和採購成本等信息；

②庫房收到供應商的來貨後操作入庫，會生成倉庫的入庫單，記錄實際入庫的商品批次、數量信息，此入庫信息也會同步給採購系統和財務系統；

③財務系統基於入庫明細和採購成本生成向供應商付款的應付單，應付單記錄應該向供應商支付的款項，以及已經支付和結算的款項信息；

④到帳期後，需要向供應商付款，採購員（或財務）會基於應付單提交付款申請，申請財務付款。付款申請單記錄本次需要向供應商支付的款項，需要關聯應付單；

⑤財務出納基於付款申請單x向供應商支付應付帳款，生成付款單，並將付款單與發票進行核銷。付款單記錄付款人、付款金額和付款方式等信息。

04 什麼是財務預付款？

在採購時，如果與供應商的合作不是很深入，或者商品比較緊俏，供不應求時，在採購時需要提前支付一部分採購費用，類似於定金，這部分金額稱為預付款。

支付過預付款的商品，在財務核算時會與採購應付款進行衝銷，即實際支付採購款項時，只需要支付剩餘的金額即可，例如採購金額100元，提前預付款30元，則採購入庫以後，還需付款70元。

常見的預付款有兩種方式：第一種是和採購訂單掛鈎，按照採購訂單的金額支付一定比例的預付款金額；第二種是和採購訂單不掛鈎，即籤訂合同後就支付一部分定金，然後才下採購單。

第一種預付款在系統實現上相對清晰，採購發票、預付款、應付款、付款單可以自動完成勾稽和核銷（勾稽和核銷下面我們來介紹），而第二種預付款無法很好的關聯採購訂單，處理財務應付帳款時只能人工勾稽和核銷，財務處理上會相對繁瑣一些。

05 啥叫暫估入庫？

暫估，顧名思義，就是暫時估算的意思。暫估入庫指的是企業購買商品，商品已經驗收入庫，但是企業還沒有收到發票，在月末合理估計入庫成本。

為什麼要暫估呢？我的理解是財務是以發票做最終結算依據的，但現實情況下，供應商往往會先送貨，再補發票，這就會導致商品先入庫了，發票還沒到的情況。但既然實物已經入庫了，就應該做財務的核算，但沒有發票怎麼辦？那就只好先以入庫明細做暫估入庫咯。

暫估入庫後，會基於採購入庫明細生成入庫成本和暫估應付單，待真實發票錄入以後，會對暫估進行回衝，然後以真實的發票金額進行結算。

暫估入庫

暫估回衝時，如果發生了實際確認的入庫成本與暫估金額不一致，該如何處理呢？財務系統會根據實際成本與暫估金額的差額自動生成暫估補差單來調整入庫成本，若實際成本大於暫估成本，則生成一張金額為正的暫估補差單；反之，則生成一張金額為負的暫估補差單。

關於入庫成本的計算，我們在後續梳理財務存貨功能時再詳聊。

06 財務勾稽與核銷

介紹兩個會計在編制會計報表時常用的財務術語：勾稽和核銷。

勾稽：也叫鉤稽。是指某個會計報表和另一個會計報表之間以及本會計報表項目的內在邏輯對應關係，如果不相等或不對應，這說明會計報表編制出現問題。在採購入庫的財務處理環節，勾稽發票的意思是將外購入庫單與發票設置成關聯單據，相互鎖死，聯查單據相互可以照應。已勾稽的發票才能執行入庫核算。

核銷：核指的是「審核、核實」，銷指的是「註銷、銷帳」，是對即將入帳的記錄與原始記錄做關聯銷帳的過程。在入庫付款環節，核銷是確定付款單與原始發票、應付單之間對應關係的操作，即指明每一次付款是支付哪筆採購業務的款項，只有經過核銷的應付單才能真正作為付款處理。

簡單的說，勾稽就是將兩個單據之間相互關聯，核銷就是對於對單據進行核實並銷帳。

勾稽與核銷

07 講一個採購的案例

最後，我們以一個實際業務案例來理一下採購的財務核算、預付款、暫估入庫、採購退貨等流程。

老李是X公司的採購員，負責食品的採購，馬上要到七夕節了，需要提前備一批巧克力做促銷，老王向供應商詢價後，以11.3元/盒的含稅成本價採購了1000盒，共計需支付採購貨款11300元。「這是採購流程」

按照合同約定，需要先支付採購訂單金額20%的預付款，於是老李向財務申請了2260元（11300*20%）的預付款，7月1日，財務出納打款。「這是預付款流程」

7月5日，供應商按時將1000盒巧克力送往X公司的庫房，庫房分批收貨入庫。入庫明細同步到財務系統中生成暫估入庫記錄。「這是暫估入庫流程」

7月10日，老李收到供應商郵寄來的採購增值稅發票，遞交財務錄入系統後，生成實際應付單，系統以實際應付入帳，並回衝暫估應付。「這是實際應付衝暫估」

7月20日，到了付款日期，老李根據應付單向財務申請支付供應商尾款9040元（本應付單已預付2260元，還剩9040元）。「這是付款申請流程」

7月25日，付款申請審核通過後，出納基於付款申請向供應商的銀行轉帳9040元，並在系統裡生成付款單，本付款單與應付單和發票進行核銷。「這是付款流程」

8月10日，七夕過後，巧克力還剩200盒，按照合同約定，老李在採購系統中創建退供單，按原價將剩餘庫存退給供應商，倉庫按照退供單中的信息發貨「這是退供應商流程」

8月15日，供應商收到倉庫發出的退貨後，為X公司辦理退款2260。財務收到退款後，創建退款單記錄回款，並生成一張金額為負數的應付單回衝原應付單。「這是退款的財務流程」

專欄作家

scm木筆，供應鏈產品筆記，人人都是產品經理專欄作家，著有《實戰供應鏈》一書，成為既懂業務又懂系統的供應鏈實戰專家

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