書信的正確格式及注意事項

2023-09-13 09:02:20 1

　　書信，是我們日常生活中經常使用的一種應用文。下面，小編為大家分享書信的正確格式及注意事項，希望對大家有所幫助！

　　書寫格式

　　①稱呼：頂格，有的還可以加上一定的限定、修飾詞，如親愛的等。

　　②問候語：如寫「你好」、「近來身體是否安康」等,可以接正文。（不過很少。）

　　③正文。這是信的主體，可以分為若干段來書寫。

　　④祝頌語。以最一般的「此致」、「敬禮」為例。「此致」可以有兩種正確的位置來進行書寫，一是緊接著主體正文之後，不另起段，不加標點；二是在正文之下另起一行空兩格書寫。「敬禮」寫在「此致」的下一行，頂格書寫。後應該加上一個驚嘆號，以表示祝頌的誠意和強度。

　　稱呼和祝頌語後半部分的頂格，是對收信人的一種尊重。是古代書信「抬頭」傳統的延續。古人書信為豎寫，行文涉及對方收信人姓名或稱呼，為了表示尊重，不論書寫到何處，都要把對方的姓名或稱呼提到下一行的頂頭書寫。它的基本做法，為現代書信所吸收。

　　⑤署名和日期。寫信人的姓名或名字，寫在祝頌語下方空一至二行的右側。最好還要在寫信人姓名之前寫上與收信人的關係，如兒×××、父×××、你的朋友×××等。在下一行寫日期。

　　如果忘了寫某事，則可以在日期下空一行、再空兩格寫上「又附」，再另起一行書寫未盡事情。

　　書信歷史悠久，其格式也幾經變化。今天，按通行的習慣，書信格式主要包括五個部分：稱呼、正文、結尾、署名和日期。

　　稱呼

　　也稱「起首語」，是對收信人的稱呼。

　　稱呼要在信紙第一行頂格寫起，後加「：」，冒號後不再寫字。稱呼和署名要對應，明確自己和收信人的關係。（具體可參見第四編《應酬稱謂》）稱呼可用姓名、稱謂，還可加修飾語或直接用修飾語作稱呼。這裡簡要說明幾條細則：

　　（1）給長輩的信。若是近親，就只寫稱謂，不寫名字，如「爸」、「媽」、「哥」、「嫂」等；親戚關係的，就寫關係的稱謂，如「姨媽」、「姑媽」等。對非近親的長輩，可在稱謂前加名或姓，如「趙阿姨」、「黃叔叔」等。

　　（2）給平輩的信。夫妻或戀愛關係，可直接用對方名字，愛稱加修飾語或直接用修飾語，如「麗」、「敏華」、「親愛的」等；同學、同鄉、同事、朋友的信，可直接用名字、暱稱或加上「同學」、「同志」，如「瑞生」、「老紀」、「小鄒」、「三毛」等。

　　（3）給晚輩的信。一般直接寫名字，如「樂毅」、「君平」、「阿明」等；也可在名字後加上輩分稱謂，如「李花侄女」等；亦可直接用稱謂作稱呼，如「孫女」、「兒子」等。

　　（4）給師長的信，通常只寫其姓或其名，再加「老師」二字，如「段老師」、「周師傅」、「宏海老師」等。對於十分熟悉的師長，也可單稱「老師」、「師傅」。假如連名帶姓，在信首直稱「孫松平老師」、「王達夫師傅」，就顯得不大自然且欠恭敬。對於學有專長、德高望重的師長，往往在姓後加一「老」字，以示尊重，如「戴老」、「周老」，亦可在姓名後加「先生」二字。為鄭重起見，也有以職務相稱的，如「董教授」、「陳大夫」、「佟工程師」等。

　　（5）給一個單位或幾個人的信，又不指定姓名的，可寫「同志們」、「諸位先生」、「XX等同志」等。給機關團體的信，可直接寫機關團體名稱。如「XX委員會」、「XX公司」。致機關團體領導人的信，可直接用姓名，加上「同志」、「先生」或職務作稱呼，亦可直接在機關團體稱呼之後加上「領導同志」、「負責同志」、「總經理」、「廠長」等。

　　如果信是同時寫給兩個人的，兩個稱呼應上下並排在一起，也可一前一後，尊長者在前。

　　上述五種場合，有時還可按特殊對象，視情況加上「尊敬的」、「敬愛的」、「親愛的」等形容詞，以表示敬重或親密之情。當然，這要用得適宜，如對好友稱「尊敬的」，反而顯得見外，對無特殊關係的年輕女性貿然稱呼「親愛的」，那就有失檢點了。

　　正文

　　正文通常以問候語開頭。問候是一種文明禮貌行為，也是對收信人的一種禮節，體現寫信人對收信人的關心。問候語最常見的是「您好！」「近好！」依時令節氣不同，也常有所變化，如「新年好！」「春節愉快！」問候語寫在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段。

　　問候語之後，常有幾句啟始語。如「久未見面，別來無恙。」「近來一切可好？」「久未通信，甚念！」之類。問候語要注意簡潔、得體。

　　接下來便是正文的主要部分——主體文，即寫信人要說的話。它可以是稟啟、復答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請託、慰唁，也可以是敘情說理、辯駁論證等。這一部分，動筆之前，就應該成竹在胸，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當，最好是一件事一段落，不要混為一談。

　　結尾

　　正文寫完後，都要寫上表示敬意、祝願或勉勵的話，作為書信的結尾。習慣上，它被稱做祝頌語或致敬語，這是對收信人的一種禮貌。祝願的話可因人、因具體情況選用適當的詞，不要亂用。（可參見下節《常用書信用語》的「祝頌語」。）

　　結尾的習慣寫法有兩種：

　　（1）在正文寫完之後，轉一行空兩格寫「此致」，再換一行寫「敬禮」。

　　（2）不寫「此致」，只是另起一行空兩格寫「敬禮」、「安好」、「健康」、「平安」等詞。

　　（3）也可以寫「平平安安」「天天開心」等詞語。

　　署名

　　在書信最後一行，署上寫信人的姓名。署名應寫在正文結尾後的右方空半行的地方。

　　如果是寫給的親屬、朋友，可加上自己的稱呼，如兒、弟、兄、侄等，後邊寫名字，不必寫姓。

　　如果是寫給組織的信，一定要把姓與名全部寫上。

　　而在署名之後，有時還視情加上「恭呈」、「謹上」、「敬上」等，以示尊敬。上述自稱，都要和信首的稱謂相互吻合。

　　日期

　　用以註明寫完信的時間，寫在署名之後或下邊。有時寫信人還加上自己的所在的地點，尤其是在旅途中寫的信，更應如此。

　　注意事項

　　書信要用黑毛筆、或藍色水筆、原子筆、鋼筆寫。不能用鉛筆，以防模糊不清。也不能用紅筆寫，這會讓對方以為是絕交信。信紙要用專門信紙或稿紙。

　　（1）稱呼、問候用語及信中語氣、措詞要符合寫信人的身份。

　　（2）要考慮收信人的文化水平及經歷，使收信人看得懂信。

　　（3）要抓住重點，力求寫得充實、圓滿、簡短。

　　首先，要寫得清楚明白，使對方一看就懂。寫信是單方面談話，不像當面拉家常那樣，對方聽不懂時，還可以解釋說明，直至弄懂為止。因此，寫信時，要告訴對方什麼事情，要求對方辦什麼事情，或者回答對方什麼問題，都要寫得清楚明白，一目了然。要做到這一點，其實並不難。這就是：仍照日常說話一樣，話怎麼說，信就怎麼寫，樸實無華，本色本香。如果裝模作樣，堆炮辭藻，反而會顯得不親切，不誠懇，影響雙方感情的交流；甚或因咬文嚼字，弄巧成拙，鬧出笑話。

　　其次，要寫得簡潔利索，使對方一看就能抓住要領。本來麼，書信的目的是最為明確的，或是相互問好，或是交流思想，或是傳遞信息，或是研討問題，或是有事相託，等等。寫信時，若不兜圈子，不說車軲轆話，而是開門見山，直抒胸臆，自然就會收到句無虛發，經濟明快的效果。而且這種書信，自己寫起來，一定是得心應手；對方一看也準能心領神會。如果信的內容，涉及面廣，談的問題也較多，像交流思想、研討問題等，那麼就要和寫文章一樣，動筆之前，要想好先寫什麼，後寫什麼，並做出通篇的安排與布局，切不可語無倫次，信筆寫來。

　　再次，要寫得優美得體，使對方一看就深感真摯可親。書信多是親朋或同志之間的談話。因此，書信的語言除簡潔利索之外，還要注意道德風尚，講究文明禮貌，能夠通過書信的往來，反映出我國人民的精神面貌和整個社會風貌來。這就要求我們在寫信時所用的語言、語氣要視不同對象、用途和內容而異。就對象而言，對長輩要謙恭，對平輩要尊重，對晚輩也要避免用教訓的口吻，即使對犯有錯誤的人，也只能以理服人，而不能盛氣凌人，更不能出口傷人。就內容而言，表示問候，要親切熱情；報喜祝賀，要熱烈歡快；研討問題，要心平氣和；請教求助，要謙虛誠懇；規勸教育，要以心換心，喻之以理，等等。同時，還要注意稱呼、問候和致敬語的選用。

　　最後，還想談談寫字的問題。字是書信這一特殊交際工具的輔助性的工具。字寫得正確工整與否，必直接關係到這封信能否發揮其交際效能。寫信應該用行書，也可以用楷書，一般情況下不提倡用草書，更不應該龍飛鳳舞，筆走龍蛇，潦草得叫人辨認不出是什麼字來，以致耽誤了事情。我國有個優良傳統，給別人寫信，特別是給長輩寫信，必須每個字都寫得端端正正，工工整整，否則不夠禮貌。有時寫得匆忙，字寫得不夠規矩，還要在最後寫上一句：「草草不恭。敬希原宥！」我們應該繼承並發揚這一優良傳統。

　　另外，不少的書信，往往是一氣呵成。這就很有必要在寫完之後，逐字逐句地再檢查一遍，看是否由於遺字掉句，或由於寫了錯別字，而使語意有不夠清楚的地方。