英語商務書信格式範文
2023-09-14 12:42:10 3
英語商務書信的格式是怎麼樣的，你知道嗎？各位，我們看看下面的範文，學習一下吧！
英語商務書信格式範文
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Sincerely,
（1）並列式
16FuxingStreet
HaidianDistrict
Beijing
PostCode:100035People’sRepublicofChina
Tel:63211234
Aug.20,2004
（2）斜列式（IndentedForm）
16FuxingStreet
HaidianDistrict
Beijing
PostCode:100035
People’sRepublicofChina
Tel:63211234
Aug.20,2004
寫信端時，先寫發信人的地址，地點的名稱按由小到大的順序排列，然後是其它項目和發信日期。具體次序是：第一行寫門牌號和街名；第二行寫區名、市（縣）名、省（州、邦）名，往國外寄的信，還要寫上國家的名稱；國家名稱的前面加上郵政編碼，其後可寫上電話號碼，最後一行寫發信日期。如果寫信人的地址是機關單位的名稱，則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號碼和街名，則第一行可寫上所在班級或專業組的名稱；第二行寫系、科、室名稱；第三行寫學校名稱；第四行寫市（縣）、省（州）名稱；然後再寫郵政編碼、國名、電話號碼、發信日期等項。
如果使用標點符號，則在每行末尾加逗號，最後一行的末尾加句號。但當前的信件中行末大都不加標點符號，但在每行之內該用標點符號的地方，仍要用標點。特別要注意的是，門牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家，城市名稱之後往往寫有字母或數字（如NewYork,103），表示城市的郵政編碼。
關於發信日期的寫法，應注意以下幾點：
①年份應完全寫出，不能簡寫。
②月份要用英文名稱，不要用數字代替。
③月份名稱多用公認的縮寫式。但May,June,July,因為較短，不可縮寫。
④寫日期時，可用基數詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數詞lst,2nd,3rd,4th,5th,……28th,29th,30th,31lst等。但最好用基數詞，簡單明了。
日期可有下列幾種寫法：
①Oct.20,2004
②10May.,2004
③3rdJune,2004
④Sept.16th,2004
其中，①最為通用。
2、商務信函信內地址（InsideAddress,IntroductoryAddress）
信內地址收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開始寫，低於寫信人地址和發信日期一二行，也分並列式和斜列式兩種，但應與信端的書寫格式保持一致。其次序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，佔一二行，然後寫地址，可佔二至四行，例如：
①並列式
Ms.JoannaKerry
PekingUniversity
HaidianDistrict,100871
Beijing
China
②斜列式
Ms.JoannaKerry
PekingUniversity
HaidianDistrict,100871
Beijing
China
3.商務信函稱呼（Salutation）
對收信人的稱呼應自成一行，寫在低於信內地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開始寫，每個詞的開頭字母要大寫，至於末尾處的符號，英國人用逗號，但美國和加拿大英語則多用冒號。稱呼用語可視寫信人與收信人的關係而定。給外國人寫英文信時，稱呼用語要注意以下幾點：
①對沒有頭銜的男性一般稱呼Mr.。Mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如對的稱呼，應該是：Mr.或Mr.White,不可是：Mr.Phil。若稱呼多個男性，則在姓名前用Mr.的複數形式Messrs.。對一般以人名為名稱的公司和企業常用這種稱呼，例如：Messrs.BlackandBrothers布萊克兄弟公司。
②對女性一般稱呼Mrs.，Madam或Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前Madame此詞可以單獨使用或加在丈夫的姓名之前Mrs.沒有複數形式。若稱呼多個女性，則在姓名前用Mme.的複數形式Mmes.而對以女子名字為名稱的公司、企業可用Mesdames稱呼。Miss多用於未婚女子，此詞可縮寫為Ms，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用於名字之前。
③對收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如Professor（縮寫為Prof.），Doctor（縮寫為Dr.），General(縮寫為Gen.)。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如Prof.（Phil）White等。
④對外公函中對收信人的稱呼，可用Gentlemen（而不是Gentleman），DearSir(s)和MydearSir(s)等。Gentlemen之前不能加Dear，後面也不能帶姓名。用Sirs時，前面常用Dear一詞，但也可單獨用Sir。若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨使用Madam或其複數Mesdames。
⑤對外國高級官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir，（Dear）Mr.Chairman，（Dear）Mr.Premier，（Mydear）Mr.Ambassador，YourExcellency（複數為Excellencies）。
⑥對君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以Sir稱呼，對女王、女皇和皇后等女性君主，可用Madam稱呼。有時也用YourMajesty稱呼以表示。客氣和尊敬YourMajesty可兼指男性和女性，其複數為YourMajesties。
⑦對王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（Dear）Sir或（Dear）Madam但在正式尊稱時，一般用YourHighness(複數為Highnesses)。
收信人稱呼
先生（男人）Mr./Esq.
夫人（已婚）Mrs.
小姐（未婚）Miss
夫人、小姐統稱Ms.
夫婦倆人Mr.andMrs.
兩位或兩位以上男子Messrs
兩位或兩位以上女子（已婚）Mesdames
兩位或兩位以上小姐（未婚）Misses
常見的頭銜（漢英對照）如下：
教授Professor
博士Doctor(Dr.,Ph.D.)
醫學博士MedicalDoctor(M.D.)
總統或校長President
主席或董事長Chairman
副主席或副董事長ViceChairman
副總統或副校長VicePresident
首相PrimeMinister
總理Premier
省長或州長Governor
市長Mayor
參議員Senator
大使Ambassador
秘書長SecretaryGeneral
一秘FirstSecretary
二秘SecondSecretary
院長Director,Dean
副院長ViceDirector
系主任Dean,Head,Chair
館長ChiefLibrarian,Curator
閣下Excellency
神甫Father
4.商務信函信的正文（BodyoftheLetter）
信的正文每段第一行應往右縮進約四五個字母。在寫事務性信件時，正文一般開門見山，內容簡單明了，條理清楚。在寫私人信件時，信寫好之後若有什麼遺漏，可用P.S.表示補敘。
5.商務信函結束語（ComplimentaryClose）
結束語是寫信人表示自己對收信人的一種謙稱，只佔一行，低於正文一二行，從信紙的中間或偏右的地方開始寫。第一個詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號。結束語視寫信人與收信人的關係而定例如寫給機關、團體或不相識的人的信，一般用：
Yours(very)truly,Yours(very)faithfully,Yours(very)sincerely，等等。
寫給上級和長者的信一般可用：
Yours(very)respectfully,Yours(very)obediently,Yoursgratefully,Yoursappreciatively,Yourobedientservant,等等。
寫給同志或同事的信一般可用：
Fraternallyyours,Comradelyyours，等等。
寫給熟人或朋友的信可用：
Yours,Everyours,Yoursaffectionately,Asever,YourssincerelyYoursdevotedly,(Most)Fondlyyours,Yoursexcitedly,Intimatelyyours，等等。
寫給親屬或摯友的信一般用：
Yours,Everyours,Yoursasever,Asever,Yoursaffectionately,Lovinglyyours,(Much)Love,WithLove,Lovingly,Yourlovingson,Yourmostaffectionate,Yourdevotedfriend,Devotedly,等等，意即：「您的」、「永遠是您的」、「您的親愛的」、「您的愛子（孩子、姐妹、侄、侄女、祖母）」、「您的摯友」等。
寫給摯友的信有時也可用：
Yourshurriedly,Yourshastily,Yoursinhaste,等等。
寫信給摯友，表示歉意時，可用：
Contritelyyours,Regretfullyyours,Yoursin(with)regret,Yoursin(with)deepremorse等。
在歐洲一些國家裡，多把Yours放在sincerely等詞的前面。在美國和加拿大等國，則多用，把yours放在Sincerely等詞之後。Yours一詞有時也可省略。
6.籤名（Signature）
信末的籤名一般低於結束語一二行，從信紙中間偏右的地方開始寫。若寫信人是女性，與收信人又不相識，則一般在署名前用括號註上Miss,Mrs.或Ms.，以便對方回信時知道如何稱呼。有的還有署名後寫上自己的職稱、職務或頭銜
7.附件（Enclosure）
信件若有附件，應在左下角註明Encl.或Enc.。若附件不止一個，則應寫出2（或3，4，5等）Encls.，例如：
Enc:Resume
Encls:GradeCertificate
8.再啟（Postscript,縮寫為P.S.）
再啟部分用於補敘正文中遺漏的話，一般應儘量少用，正式的函件中更應避免使用。
9.私人和公務信函--注意事項
首先，寫信者應設身處地想到對方，尊重對方的風俗習慣。
其次，英文信應該行文流暢、言簡意賅，避免冗長。這就是說，寫信者應用儘可能少的文字表達其必須傳遞的信息，而且寫信者應將其所需傳遞的信息表達清楚，以免對方產生誤解。書信交往，同樣需要以禮待人。因而在寫信過程中，要避免傷害對方感情，措辭上多選用些禮貌婉轉詞語。
最後，除了避免語法、拼寫、標點錯誤外，信中所引用的史料、數據等也應準確無誤.私人和公務信函--常用句式。常用的起首語有：
1）ThankyouforyourletterdatedDec.22,1969.
2)ManythanksforyourletterofSept.5，1997.
3)AthousandthanksforyourkindletterofJune5,1997.
4)YourkindletterofNovember22tharrivedthismorning.
5)Yourletterwhicharrivedthismorninggavemegreatcomfort.
6)Inreplytoyourletterdated4thJuly,Iwanttosay…
7)ThankyouverymuchforyourletterofAugust2andthegiftyousentmeonChristmasEve.
8)WhatatreattoreceiveyourkindletterofMay5th!
9)Itisalwaysathrilltoseeyournicehandwriting.
10)FirstofallImustthankyouforyourkindassistanceandhighattentiontome.
11)WithgreatdelightIlearnfromyourletterofthisSundaythat…
12)Iwishtoapplyforteachingpositionyouareoffering.
13)Iamtooexcitedanddelightedatyourgoodnews.
14)Iamveryobligedtoyouforyourwarmcongratulations.…
15)Iamverymuchpleasedtoinformyouthatmyvisittoyourcountryhasbeenapproved.
常用的結束語有：
1）Awaitingyourgoodnews,
2)Lookingforwardtoyourearlyreply,
3)Hopingtohearfromyousoon,
4)Weawaityourgoodnews.
5)Ihopetohearfromyouverysoon.
6)Welookforwardtoyourreplyatyourearliestconvenience.
7)IlookforwardtoournextmeetingthereinLosAngeles.
8)Yourearlyreplywillbehighlyappreciated.
9)Anyotherparticularswantedweshallbepleasedtosendyou.
10)Thehelpyougivemeissincerelyvalued.
11)Ihopeeverythingwillbewellwithyou.
12)Pleaseletusknowifyouwantmoreinformation.
13)Ihopeyoualwaysenjoyyourself.
14)Iwishyouverysuccessinthecomingyear.
15)Pleaseremembermetoyourfamily.
16)Withbestregardstoyourfamily.
17)Allthebest.
18)Withloveandgoodwishes.
