單位電子印章管理辦法（介紹信及印章管理辦法）

2023-10-04 22:09:04

1、目的：為規範公司證照管理，便於各類證照的新辦、變更、年審；規範公司介紹信使用管理；加強各類印章的保管、使用等方面的管理，規範印章的刻制、領用、保管、使用、交接、回收、銷毀，明確印章的權限和使用程序；特制定本管理辦法。

2、適用範圍：本管理制度適用於廣東中旗新材料股份有限公司各分廠、部門。

3、主要內容：

3.1職責履行

3.1.1行政人事部

3.1.1.1負責營業執照、組織機構代碼證、資質證書等證件的新辦、變更和年審。

3.1.1.2負責對印章的刻制、領用、保管、使用、交接、回收、銷毀實行全面管理。

3.1.1.3負責管理公司行政人事章、勞動合同專用章。

3.1.2財務中心

3.1.2.1負責稅務登記證的新辦、變更和年審。

3.1.2.2負責管理財務專用章、發票專用章、法定代表人名章。

3.1.3其他部門

3.1.3.1負責所分管業務相關證照的辦理。勞動、社保相關證照由行政人事部辦理；銷售許可證由營銷部辦理；國有土地使用權證、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、建設工程施工許可證由基建部辦理。

3.1.3.2負責管理部門印章。

3.2證照管理制度

3.2.1證照的類型

公司證照包括：企業開辦時股東的出資協議、公司章程、各種政府批覆、驗資報告和營業執照正副本；公司稅務登記證正副本；法人代碼證書正副本；房地產開發企業資質證書正副本；公司業務經營中諸如《建設工程規劃許可證》、《開工證》、《銷售許可證》、《土地使用權證》、《建設用地規劃許可證》等各種證書以及各類專項工程的驗收合格證等證件。

3.2.2證照的新辦、變更、年審

3.2.2.1營業執照、組織機構代碼證、資質證書等證件的新辦、變更和年審由行政人事部負責辦理；

3.2.2.2稅務登記證由財務部負責辦理。

3.2.2.3其他證照按管理權限由相關部門負責辦理。如：勞動、社保相關證照由行政人事部辦理；銷售許可證由營銷部辦理；國有土地使用權證、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、建設工程施工許可證由基建部辦理等。

3.2.3證照管理

3.2.3.1證照的保管。公司所有證照原件由公司文檔管理員統一保管，並登記造冊（附表1：《證件存檔登記表》），所有證照的原件出借、複印件申領、管理人員變更移交等，均須登記備案。

3.2.3.2證照的移交。證件辦理移交時，原各項登記資料必須一併完整移交。

3.2.3.3證照的借用。公司證照的正本原則上不得帶出公司，如因特殊情況需帶出時，須報總經理同意並辦理借用登記手續後方可借用；如需將證照副本帶出公司，須報公司主管領導批准並辦理借用登記手續後方可辦理（附表2：《證照外借、複印件申領審批單》）。證照正、副本用完後及時歸還，並辦理撤銷手續。

3.2.3.4證照的複印。公司證照複印件由文檔管理員統一複印和保管，領取複印件需辦理登記手續（附表3：《證照外借、複印件申領登記表》）。

3.3介紹信管理制度

3.3.1介紹信管理規定

3.3.1.1介紹信由公司總經理辦公室設專人保管，實行使用審批制度。

3.3.1.2各部門人員外出開展企業經營範圍內的工作業務時，經過所在部門負責人和主管領導籤字同意後憑《開具介紹信審批單》（附表4），到公司總經理辦公室開具《介紹信》（附表5）。《開具介紹信審批單》與介紹信存根一起存檔。

3.3.1.3介紹信要統一編號並蓋騎縫章。介紹信的存根要妥善保管，並按保密要求歸檔。

3.3.1.4原則上不得開出空白介紹信。各部門如有特殊情況，必須攜帶空白介紹信外出時，需經公司主管領導審核並經總經理批准，在存根上加以註明，並由用信人籤字。

3.3.1.5用信人因故沒有使用的介紹信，應交回行政人事部，將信貼在原存根處，一併歸檔保存。

3.4印章管理制度

3.4.1印章類型

3.4.1.1公司公章；

3.4.1.2公司各職能部門公章（以下簡稱：部門公章）；

3.4.1.3各種專用章，包括：財務專用章、發票專用章、合同專用章、法定代表人名章、總經理籤名章等；

3.4.2印章管理部門

3.4.2.1印章主管部門是公司行政人事部。

3.4.2.2行政人事部代表公司對印章的刻制、領用、保管、使用、交接、回收、銷毀實行全面管理。

3.4.3印章刻制的審批

3.4.3.1印章的刻制實行審批制度。需要刻制印章的公司或部門，需由本公司或本部門提交書面申請（附表6：《印章刻制申請表》），報公司行政人事部經理審核，經公司總經理審批後，方可刻制。

3.4.3.2印章由行政人事部委託具有印章刻制相關資質的公司刻制。

3.4.3.3刻制印章的內容必須與《企業法人營業執照》核准登記的名稱完全一致，部門專用章應與公司內部的規定名稱一致，規格和式樣要符合政府規定或市場規律。

3.4.3.4政府或銀行指定的公司印章（公司公章、財務專用章、法定代表人名章）刻制完成後，應按照有關規定對刻制好的印章辦理備案手續。

3.4.3.5所有印章刻制完成後，均需在總經理審批同意的《印章刻制申請表》和《印章備案登記表》（附表7）上印上印章模樣，並由行政人事部存檔。

3.4.4印章的領用和交接】

3.4.4.1領用印章的分廠或部門負責人必須與行政人事部籤訂《印章保管人責任書》（附表8），並作為本分廠或部門印章管理負責人，協助行政人事部執行印章管理規定。其他領用印章的人員必須與所在廠和部門籤訂《印章保管人責任書》，並按照印章管理規定做好印章管理工作。

3.4.4.2印章負責人離職或工作調動時，需對所保管印章與公司指定印章接收人進行交接，交接時必須按公司要求辦理印章交接手續，新的印章負責人需要重新與行政人事部籤訂《印章保管人責任書》。

3.4.5印章的保管

3.4.5.1原則上實行印章保管和印章審批分開。總經理、公司主管領導、部門的第一負責人是用章審批人。

3.4.5.2行政人事部章、合同專用章由行政人事部專人管理。

3.4.5.3財務專用章、發票專用章、公司公章、法定代表人名章由財務部專人管理。

3.4.5.4公司各部門印章由部門負責人管理。

3.4.5.5印章管理人應具備以下條件：責任心強，為人正直，做事細心；是公司的正式員工（已轉正員工）。

3.4.6印章的使用

3.4.6.1公司級章的使用規定

公司級章包括公司公章、合同專用章、總經理籤名章。

‚公司級章的使用由部門或子公司申請，報公司主管領導審批後方可使用。（附表9：《用（借）印審批單》）

ƒ公司級章的使用必須登記。登記項目應包括：用印日期、事由、批准人、用印人。（附表10：《用印登記表》）

④所有加蓋公司級章的文件、資料等必須設立分類檔案並做好登記。

⑤不得在空白介紹信、空白紙張、空白合同以及其他空白文本上蓋章。如遇特殊情況，經總經理審批後方可用印，且應予以登記。事畢，用印人應向印章管理人匯報使用情況，並將空白加印文本使用內容的複印件和未使用的空白加印文本一併交還印章管理人。印章管理人應立即在未使用的空白加印文本上註明「作廢」字樣並存檔。

3.4.6.2財務類專用章的使用

財務專用章、發票專用章由會計人員管理，法人人名章由出納人員管理，時常使用時必須兩個人同時在場使用。

‚財務專用章、發票專用章、法人人名章不得外借，如有需要必須由法人或財務總監同意方可出借。

ƒ財務人員外出時必須將本人所管理印章妥善保管。

財務人員使用支票、收據、發票時用一張蓋一張，不得先前加蓋保存。

④財務人員不得用財務類專用章與外界籤訂任何形式的合同、協議、承諾等法律文件。

⑤財務類專用章由公司統一製作，任何部門不得私自製作。財務類專用章由財務部統一管理使用。

3.4.7部門印章的使用

3.4.7.1以部門名義與總公司其他部門及子公司進行工作聯繫，對部門內部頒發通知、下達工作指令時，用部門印章。

3.4.7.2部門印章不得用在對外發出的文件，如對方有特殊要求須蓋部門印章的，經部門負責人批准後方可外發文件及信函。

3.4.7.3部門印章不能代表公司對外出具文件或進行籤約等。

3.4.7.4部門印章的使用須經部門負責人批准。

3.4.7.5部門印章的管理參照公司級章的管理辦法，由各部門自行制定。

3.4.8印章的回收和銷毀

3.4.8.1印章丟失時，必須在24小時內登報申請予以作廢。

3.4.8.2已撤銷的公司或部門，其印章由行政人事部統一回收並按印章銷毀程序進行銷毀。

3.4.8.3印章汙損需要重新刻制時，原印章應由行政人事部統一回收並按印章銷毀程序進行銷毀。

3.4.8.4印章銷毀程序：行政人事部印章管理人回收擬銷毀印章，並提出銷毀申請（見附表11：《印章銷毀申請表》），經印章原保管公司/部門負責人確認，並經行政人事部負責人、公司主管領導、總經理認可，在《印章銷毀證明書》（附表12）上留存待銷毀印章印模後，由行政人事部負責人、印章原使用公司/部門負責人、印章原保管人現場監督，對印章進行銷毀。

3.4.8.5違規責任：公司或部門負責人、印章保管人、使用人有以下行為之一者，按公司有關行政處罰措施進行處罰；造成損失的，將追究其經濟責任；構成犯罪的，將移交司法機關追究其刑事責任。

私刻印章。

‚未經批准私自使用印章或濫用印章。

ƒ私自保存應回收、銷毀的印章。

④因失職行為導致印章丟失、被盜、損毀。

⑤違反本規定的其他行為。