企業檔案小常識
2023-03-28 21:51:39
一、檔案管理指檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用的活動。
包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑑定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。 二 、文件點收 文件結案移送歸檔時，依如下原則點收： 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。
文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。
三 文件整理 1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
3、文件如有皺摺、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切摺疊，使其整齊劃一。 4、宜三孔線裝（易拆開複印） 四、檔案分類 1、檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。
先以部門別區分，部門別之後依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 2、檔案分類應力求切合實用。
倘因案件較多，前款三級不敷應用時得於第三級之後另增第四級「細類」。如案件不多，亦可僅使用「部門」及「大類」或「小類」二級。
3、同一「小類」（或細類）之案件以裝訂於一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，並於小類（或細類）之後增設「卷次」編號，以便查考。 4、每一檔夾封面內頁應設「目次表」，案件歸檔時依序編號、登錄，並以每一案一個「目次」編號為原則。
5、檔號之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2,A1A2為經辦部門代號，B1B2 為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。
6、有的也可按照時間，如外來文件、公司內部文件，財務資料等，以及工商變更信息，章程變更信息等 五、檔案名稱及編號 1、檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容 性質為原則，且有一定範疇，不宜籠統含混。 2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。
3、檔案分類各級名稱經確定後，應編制「檔案分類編號表」，即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。
5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，並擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 六 檔號編定 1、案件如系新案，應就「檔案分類編號表」，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。
2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。 3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。
4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫於案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫於右上角。 七 歸檔與檔案清理 1、歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂於相關類別的檔夾內，並視實際需要 使用「見出紙」註明目次號碼，以便翻閱。
2、檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。 八 保存期限 文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理： 1.永久保存：（1）公司章程；（2）股東名簿；（3）組織規程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務報表；（6）政府機關核准文件；（7）不動產所有權狀及其他債權憑證；（8）工程設計圖；（9）其他經核定須永久保存的文書。
2、10年保存：（1）預算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業計劃資料；（4）其他經核定須保存10年的文書。 3、5年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經核定保存5年的文書。
4、1年保存：結案後無長期保存必要者。 5、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
九 檔卷清理 1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時， 依規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核准，必 要時向主管官署報備，並於目錄表之附註欄內註明銷毀日期。
2.保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將「 收（發）文登記單」第五聯附註在其保留文件上，並在第五聯上註明部分銷毀之日期。 十、電子文檔 企業管理最好把所有資料予以掃描，做成電子文檔。
檔案目錄與紙質一致，查找方便。且可以無紙化辦公，聯合OA軟體快速方便。