合同管理流程各環節注意事項（合同管理小知識）

2023-05-08 19:28:08

——合同的籤訂，其實是一個系統工程

#普法行動#

有些人比較重視「合同談判」，但談判下來後，卻不是很重視合同的籤訂，導致正式籤訂的那一份合同遺漏了很多重要條款。

有些人比較重視「合同條款」，但合同籤訂後，卻不是很重視合同的履行，導致合同的籤訂並沒有帶來商業利益，反而導致了很多糾紛和各種損失。

有些人重視收集「合同範本」，但為了簡潔簡約，按個人理解大量刪改各種合同條款，導致很多關鍵的合同條款缺失，甚至無法確認對方的主體資格，導致維權困難。

可見，合同是一個「系統工程」，合同怎麼籤訂、合同怎麼履行、哪些關鍵條款要保留，都要兼顧，只有這樣，才能確保合同符合雙方利益，並順利走完整個合同生命周期，讓合同雙方都能達到籤約時的預期目標。

一、合同怎麼籤訂？

1.合同籤訂前的談判、協商的情況，要寫成合同的具體條款，落實到合同條款中。

（1）假設將款項出借給對方，雙方約定有利息，那麼合同中也要明確約定利息。

如，「借款期間每月支付利息xxx元」；

又如，「借款期間每月支付利息，月利率為xx%」。

否則，如果沒有約定利息，且無其他證據證明有利息的，可能會被裁判機關認定無需支付利息。

（2）假設將房屋出租給對方，雙方約定租金遞增，那麼合同中也要明確租金遞增的情況。

如，「每年遞增xx%」；

又如，「租金每年遞增6%，其中2020年1月1日至2020年12月31日期間的租金為50000元/月，2021年1月1日至2021年12月31日期間的租金為53000元；2022年1月1日至2022年12月31日期間的租金為56180元」。

否則，如果沒有明確約定租金的遞增情況，或者只有非常籠統的約定，可能導致雙方就租金是否遞增及遞增標準出現糾紛，需要由裁判機關根據個案具體認定。

（3）假設一方向另一方採購產品，雙方要約定產品的規格、標準、數量、交付時間。

如，「甲方向乙方採購10萬件N95口罩，口罩標準為XXXX（須有XXX認證），乙方分三批交付，第一批交付時間為xxxx年xx月xx日之前，第二批交付時間為xxxx年xx月xx日之前，第三批交付時間為xxxx年xx月xx日之前」。

2.合同的文本表述要準確、明確

（1）涉及到日期的，要儘量明確起止時間。

如，xxxx年xx月xx日至xxxx年xx月xx日，；

（2）涉及到金額的，要明確貨幣單位及金額。

如，人民幣XXX元（大寫XXX元）；

如，港幣XXX元（大寫XXX元）。

（3）涉及到多種事項、服務、規格的，最好是具體列舉、逐一列舉。

如，甲方為乙方提供XXX註冊許可證諮詢及服務，具體包括，輔導乙方註冊XXX產品、取得XXX註冊證書及XXX生產許可證。

如，甲方為乙方供應XXXX薄膜，具體包括XXX規格（重量xxx千克）、XXX規格（重量xxx千克）、XXX規格（重量xxx千克）。

3.合同的條款應當公平合理。

無論是作為合同甲方，還是合同乙方，條款的約定應當對雙方「公平合理」，且雙方的權利義務也應當「基本平等」，否則一旦發生糾紛，條款明顯「顯失公平」的，一方有權請求撤銷相關條款，導致相關條款被視為沒有約定，由裁判機關根據「公平原則」具體確定。

比如，合同約定乙方違約要支付利息，但沒有約定甲方違約要支付利息的，如果最終是甲方違約，此時乙方可以根據公平原則，請求按乙方的違約標準，訴求甲方支付相關違約金。

4.合同有「特定目的」，建議明確約定。

根據法律的規定，如果一方的違約行為導致「合同目的無法實現」，另一方可以提出解除合同。

但是，在實際的糾紛中，對於何為「合同目的」，雙方往往各執一詞，難以認定。為了避免這個情況，如有必要，可以明確約定合同的目的。

比如，甲方向乙方採購的產品，是用於「2022年春節期間銷售」，如乙方未能在XXXX年XX月XX日之前交付，甲方有權解除合同。

5.涉及到第三方，且需得到第三方同意的，合同籤訂前要取得第三方的明確同意。

如，房屋租賃合同涉及到「轉租」，一般要取得出租人的同意，否則可能影響轉租合同的效力。

6.涉及到相關資質、政府審批的，合同籤訂前，要了解合同相對方是否已經獲得相關資質和審批，且最好在合同中詳細註明，並將相關資質和審批作為合同附件。

對於一些商業交易，比如提供金融類的業務，如果沒有相關資質和審批，通常是不能自行開展的，否則有可能被認定合同無效，甚至有違法風險。

比如，雙方籤訂承攬合同（或其他名稱的合同、協議），甲方委託乙方拆解電氣設備，甲方應當審核乙方是否具有「電工證」等資質。否則，如果乙方不具備電工證等相關資質，在拆解電氣設備時遭遇爆炸、燒傷等事故，此時即使合同約定乙方自負全部責任，由於甲方沒有審核乙方的電工資質，存在「選任過失」，此時甲方也要對乙方的人身損害承擔一定比例的賠償責任，司法實踐中可能高達80%，甚至更多。

再如，如果該拆解電氣設備的業務，是A公司發包給個人B某，個人B某再委託沒有電工證的C某實際施工，最終C某在施工中遭遇電氣事故，導致受傷的，B某、A公司由於存在選任過失，都需要對C某的受傷承擔一定比例的賠償責任（注，有可能是連帶責任，也可能是B某承擔賠償責任，A某承擔補充賠償責任等）。

7.涉及到「相關證件」的，合同籤訂前，要了解合同相對方是否具有該證件，並在合同中詳細註明。

以「房屋租賃合同」為例，作為租賃物的「房屋」，應當取得「建設工程規劃許可證」，至少應當在一審法院判決前取得，否則裁判機關可以認定房屋租賃合同「無效」。

在房屋租賃合同「無效」的情況下，雖然出租人可以請求裁判機關按雙方約定的「租金標準」支付「佔有使用費」，但出租人一般無法請求承租人支付合同約定的「違約金」、「違約責任」等，因為租賃合同無效，相關條款不產生約束力。

8.除了要重視「合同」本身，還要重視可能被視為「合同附件」，或者「合同補充」的相關材料。

如果雙方在籤約前，還籤訂了「意向書」、「合作協議」、「會議紀要」，或者有其他往來函件、電子郵件或微信的溝通記錄……等，一方對另一方作出了明確承諾，但合同未明確約定這些承諾的，另一方可以依據相關材料，訴求一方兌現這些合同以外的承諾——除非雙方籤訂的合同中，明確排除了這些情況。

如果雙方在籤約後，又籤訂了「補充協議」，且補充協議修改了合同本身的約定，或者增加了合同的約定，此時補充協議具有同等甚至更優先的法律效力，也不能忽視。

9.合同以外的因素也要考慮，

（1）合同相對方是否有履行能力？

比如，合同相對方是一個公司，要看這個公司是否有穩定的收入現金流，是否穩健經營，而不能是一個具有「收入不穩定」、「參保人數為0」，「未實質開展業務」、「剛成立不久」……等不利情況的「空殼公司」。

（2）合同相對方是否具有妨礙合同履行的法律風險？

比如，合同相對方是否有難以償還的對外債務，是否正在被起訴，是否已經成為被執行人？這些都可以委託律師開展盡職調查，調查合同相對方的涉訴情況，做到心裡有底。

（3）合同標的，是否涉及智慧財產權方面的糾紛？

比如，合同交付的產品，是否存在仿冒他人商標、侵犯他人專利的情況，如果有，相關合同履行後，可能會遭到權利人的維權，導致合同無法正常履行。

10.合同相對方是否可以提供履約擔保？

在合同履行周期較長，且對方履行能力存在不確定性的情況下，可以要求對方提供履約擔保，比如對方提供本人名下房產，就合同履行設立「最高額抵押擔保」；又如，對方提供擔保人，對合同的履行提供「連帶保證責任」等。

二、合同怎麼履行？

（一）雙方都要嚴格依照合同約定的條款履行各自的權利義務，雙方可以定期確認合同的履行情況。

涉及到「合同款項」的，對於付款情況、欠款情況，雙方要定期對帳——比如，雙方可以定期籤訂《對帳單》、《合同款項支付情況確認函》等。

涉及到「施工進度」的，雙方要定期確認施工進展情況——比如，雙方可以定期籤訂《施工進度表》、《施工情況明細表》等。

（二）一方履行合同出現違約時，另一方要及時提出異議，並保留提出異議的證據。

從便於舉證的角度，可以使用EMS（註：通過EMS發函的，函件要一式兩份，寄出一份，自己保留一份，且EMS的內件品名上要註明函件名稱，並保留EMS回執原件）、傳真、會議紀要等比較正式的方式提出，也可以使用雙方認可的電子郵件、實名制的微信等可以留下痕跡的書面方式提出。

如果平時主要是使用「上門溝通、打電話、當面溝通、員工之間溝通」等無法留下痕跡的「口頭溝通」方式，最好定期採取前述書面方式補一份較為正式、便於舉證的溝通記錄。

（三）遭遇不可抗力、突發事件的，要及時通知對方，且要採取減少損失的措施

在遭遇不可抗力的情況下，根據法律規定，雖然可以免除履行不能的相關責任，但是前提是要通知對方，且要採取合理的減少損失的措施，而且在可以繼續履行的情況下，在不可抗力消除後，還要繼續履行合同。

（四）合同履行中，因對方違約遭遇損失的，要注意保留相關證據。

（五）合同履行中，因對方違約遭遇損失的，必要情況下要及時起訴。

（六）合同需要解除的，要依法通知解除，或者起訴解除。

三、哪些關鍵條款要保留？

（一）主體資格

主體資格，通俗地說，是指自然人的「身份證信息」（如姓名、身份證號碼，最好是身份證複印件），或者公司等主體的「工商登記信息」（如名稱、統一信用代碼），以及其他主體的登記信息（如醫院、學校、事業單位等）。

之所以要明確對方的主體資格信息，是因為雙方一旦發生糾紛，需要向人民法院起訴時，法院會要求提供被告的主體資格信息，才能受理立案。

如果對方是自然人，但合同中只籤了姓名（註：有些只籤了一個「姓」，不知全名），但沒有註明身份證號碼，此時很難向法院直接起訴。雖然在知道對方微信號的情況下，可以向法院申請律師調查令，調取對方的微信實名制信，但並非所有的法院在立案階段同意出具調查令的。

如果對方是公司，但是無法查詢到任何工商登記信息，說明該公司可能是其編造，無法直接起訴該所謂的「公司」，可能要另行起訴相關個人。

綜上，合同中要詳細註明雙方的主體資格信息，自然人要註明姓名、身份證號，公司要註明名稱、統一信用代碼等。

註：如果籤訂合同是某公司的員工，除了要審查該公司是否真實存在，還要核對該員工是否有該公司的授權或追認。

（二）違約責任

合同中約定「違約責任」，可以增強合同的可操作性。一是可以明確相關違約成本，防止對方動輒違約，二是一旦發生糾紛，在追究對方違約責任時比較容易計算，且有據可依，也更容易獲得裁判機關的支持。

違約責任中，可以約定違約方要承擔「律師費、擔保費、訴訟費、保全費、交通費、公證費」等維權成本。此時，守約方可以訴求法院判決違約方承擔「律師費」等相關維權費用。如果沒有該特別約定，法院一般僅支持「訴訟費、保全費」等維權成本。

違約責任中，可以約定違約金的具體金額（比如，違約金人民幣5萬元），也可以約定違約金的計算方式（比如，違約金為每天支付合同金額的萬分之五，即XXX元，最高不超過合同金額的30%）。

違約責任中，可以約定守約方解除合同的條件及沒收履約保證金。比如，違約方拖欠款項達到30天的，守約方有權提出解除雙方的合同，且不予退回保證金。

（三）糾紛解決

1.雙方可以約定通過「仲裁」的方式解決雙方的糾紛，但是需要注意仲裁條款的有效性。

（1）雙方應當明確選定某個仲裁機構，或者可以確定某個仲裁機構，否則可能會導致仲裁條款無效；

（2）雙方不能同時約定仲裁和法院訴訟，否則會導致仲裁條款無效。

（3）約定有效的仲裁條款後，不得再向法院起訴，否則會被駁回。

（4）仲裁實行一裁終局，具有效率高，快捷解決糾紛的特點，但需要產生仲裁費等費用，一般比訴訟費用要高一些。

2.雙方也可以約定通過「法院訴訟」解決雙方的糾紛，且可以明確約定管轄法院。

（四）籤訂地點、時間

明確合同的籤訂地點、時間，有助於確定合同管轄，合同生效時間等。

（五）送達地址

在合同溝通、合同糾紛解決中，經常遇到「送達難」的問題，這往往是由於雙方沒有在合同中明確約定送達地址所致。

為了避免這種情況，雙方可以在合同中明確約定相關「送達地址」，包括郵寄地址（含地址、電話、收件人、郵編等）、電子郵箱、實名制的微信號、聯繫電話等。

在約定「送達地址」的情況下，相關合同溝通、正式的意思表示，都應當儘量向該送達地址作出，對方不得隨意拒籤，否則裁判機關可以視為已經送達。

如果沒有約定送達地址，對方為自然人的，一般需要向其戶籍地或經常居住地郵寄，但戶籍地往往比較遠，且可能無人籤收，而經常居住地也可能比較難以查詢。對方為公司的，一般需要向其工商註冊所在地郵寄，但該地址可能只是一個專門用來註冊公司的地址，或者不是對方的實際辦公地址，導致郵寄送達不是很順利。

綜上，可見合同的籤訂需要考慮眾多因素，並不是拿到一份範本就可以萬事大吉。

作為合同籤約方，既要重視合同條款本身，還要在合同籤訂前開展必要的調查，在合同籤訂後關注合同的動態履行等等。只有給予充分、長期、動態的關注，合同的相關風險才可以降到最低，幫助各方實現合同目的。

註：本文觀點僅供參考。